El Email se ha convertido en una especie de segundo disco duro en paralelo al que continuamente volvemos para recuperar información que necesitamos. Y ese gesto tan nuestro puede ser foco de desorganización, pérdidas de tiempo y distracciones. Porque, en el Email, la información útil, prioritaria y vital que necesitamos para trabajar, convive con la innecesaria y la basura.
No hay que pararse mucho a pensarlo, pero habitualmente por Email recibimos información, detalles, instrucciones, especificaciones o archivos que son esenciales para nuestro trabajo y proyectos. ¿Y qué hacemos con todo eso? Lo dejamos ahí mismo. Medio oculto entre cadenas interminables de correos, mensajes irrelevantes, notificaciones de redes sociales, invitaciones, enlaces enviados por mí mismo, newsletters obsoletas, spam no filtrado o correos de mis amigos donde me preguntan dónde vamos a cenar el viernes.
Y luego, naturalmente, pasa lo inevitable:
- La información clave es difícil de localizar o lleva más tiempo del deseado (porque además no sabemos buscar bien).
- Separar lo útil de lo inútil se ha convertido en un gesto innecesario y gratuito que ya repetimos sin que nos duela.
- Es un lugar más donde tener la información clave, que se viene a sumar a los que ya tenemos (papeles, libretas, notas digitales…)
Equivocadamente hemos convertido el Email en un lugar de archivo. Alguien nos ha hecho creer que el Email (sea la aplicación que sea) es el sitio más idóneo para almacenar información sensible y útil, cuando, en la mayoría de los casos, el Email es lo más parecido a un trastero… cuando no un estercolero. Es nuestras rutinas de trabajo hemos olvidado una regla de oro en la organización: ten más a mano lo que más uses o aquello más importante, y esconde el resto.
Yo esto lo expreso de otra forma, utilizando una frase que me has escuchado decir más de una vez (y que por cierto, algún listillo ya se ha apropiado y la va repitiendo por ahí como suya): La información no vale cuando la guardas, vale cuando la necesitas. Si aplicamos esta máxima al Email nos queda esto: la información no vale cuando la recibes, vale cuando la necesitas. Es decir…
- Esa información clave y sensible tiene que poder encontrarse de forma ágil y rápida.
- Esa información clave y sensible tiene que estar aislada del inherente ruido y la confusión del Email.
- Esa información clave y sensible tiene que estar junto al resto de información del mismo tema (agrupada y bien organizada).
- Esa información clave y sensible requiere muchas veces actualizaciones, cambios, anotaciones y nuevas indicaciones (en el Email no puede modificarse o añadir).
Lo que yo hago es lo siguiente: cuando recibo información sensible, importante o que necesitaré para alguno de mis proyectos o próximas tareas, la saco inmediatamente del Email. En el instante de procesar un email, si veo que contiene algún dato, contacto, archivo, instrucciones o detalles valiosos para mí o para mi trabajo, lo saco de ahí sin perder ni un segundo. En mi caso reenviando ese correo a mi Evernote.
Porque aplicaciones como Evernote, la veterana Yojimbo, pero también Springpad o OneNote facilitan esa labor. Te permiten extraer la información clave con la que trabajas y ponerla junto al resto de información útil que ya tienes, organizada por proyectos, temas o clientes, lo que tú decidas. Esto ante todo te brinda tres grandísimos beneficios:
Toda tu información útil (tanto profesional como personal) está centralizada en solo sitio. Donde sólo hay información útil.
Encontrar algún dato concreto para tu trabajo posterior es una operación más cómoda, ágil y agradable.
Permite reducir la dependencia del Email, porque la información que necesitas para trabajar ya no está ahí.
Este último punto es un beneficio que personalmente me encanta. Déjame ilustrarlo con una pequeña historia.
Hace poco, en un seminario que impartí en una empresa, pregunté lo siguiente: «Si vas a preparar una propuesta para un cliente, ¿qué necesidad tienes de dejar abierto el Email? ¡Ciérralo!» A lo que uno de los asistentes me contestó: «Es que precisamente en el Email tengo la información que necesito para elaborar esa propuesta».
Así es. Como casi todo el mundo tiene la información que necesita para trabajar en el Email, pues se ven obligados (claro) a tenerlo abierto para recuperar, copiar o consultar cualquier dato. ¿La consecuencia? Tenemos un ojo en la tarea y otro en el Email, en los correos que llegan, en el notificador, en leer y responder nada más entra algo… Al final, desencadena todos los problemas habituales del chequeo constante: multitarea, distracciones, pérdidas de tiempo…
Nunca como ahora había sido tan fácil dejar de utilizar el Email para almacenar información útil. Porque esas aplicaciones que mencionaba (y alguna otra que hay por ahí), hacen que la clasificación, consulta y utilización de toda la información útil que un día llegó por el Email, sea algo cómodo y rápido. Y desde cualquier lugar y dispositivo.
La clave para mí es esta: cuando llegue información útil por Email… sácala de ahí.