Carpetas, filtros, reglas o buzones inteligentes. El nombre no importa tanto como lo que consiguen: hacer que el trabajo con el Email sea menos doloroso, más ágil y más productivo.
Hoy te traigo tres nuevas ideas para integrar en tu aplicación de Email y que te facilitarán el proceso de identificar ciertos correos. Recuerda que, aunque todos entran por la misma puerta, no todos deben ir a la misma habitación. Los correos, al igual que las tareas y los japoneses, no son todos iguales.
Hay que identificar cada mensaje para tratarlo en su medida. Saber distinguirlos te ayudará a racionalizar y dosificar el tiempo y energía que consumen unos y otros. Y a la hora de conseguirlo de un manera rápida, los filtros inteligentes tienen mucho que decir ya que automatizan la clasificación de gran parte de tu correo entrante.
Si todavía no trabajas con este fabuloso e indispensable complemento en tu Email, empieza hoy mismo. La diferencia de trabajar con o sin filtros inteligentes, es abismal, sideral. Tu Productividad se disparará. (Si no los conoces te recomiendo la lectura de este artículo.)
1Filtro para los VIPs
Crear una carpeta (un filtro, una regla) para los mensajes enviados por ciertas personas o empresas ofrece numerosas ventajas. Te ayuda a aislar esos correos del resto, evitando que se mezclen con otros de escasa importancia. Y te permite agilizar el procesado del Email ya que empezarás siempre por esos mensajes, por poner dos ejemplos
Puedes crear una carpeta donde filtrar los correos de tu jefe o supervisor, o bien los de tus clientes o proveedores principales. Bajo ningún concepto esos mensajes pueden estar a la par del resto.
Para ello identifica qué personas o empresas envían los correos IMPORTANTES y crea una carpeta para ellos. Ahí irán a parar los mensajes que exigen acciones y que producirán resultados. Correos que de verdad tienen que ver con tu trabajo.
2Filtro para un Proyecto
¿Estás trabajando en un proyecto especial y recibes muchos correos? Si participan muchas personas y si se genera mucha actividad en torno a él, es facilísimo acumular 10 ó 20 correos diarios relacionados con el mismo proyecto. Aíslalo del resto con una carpeta especial.
Eso evitará que satures tu Bandeja de Entrada —con el consiguiente aumento del estrés—, te permitirá reunir fácilmente y confinar en un mismo lugar los correos de ese proyecto tan importante, y si tu actividad actual gira en torno a él, podrás empezar a procesar tu correo empezando desde esa carpeta.
3Filtro para tu Equipo
A día de hoy hay formas mucho más eficaces y eficientes de trabajar y colaborar en equipo que intercambiar emails. Pero si es el caso puedes valerte de un filtro para clasificar automáticamente todos los correos que te envíen tus compañeros de departamento y que tienen que ver con varios proyectos distintos.
Y si acordáis un criterio común a la hora de redactar los «asuntos» de los mensajes, todavía serán más útiles. Así, mensajes que empiecen por «ERROR, «FALLO», «CLIENTE», «TAREA» o similares, serán mucho más fáciles de identificar, clasificar y naturalmente atender. Ganaréis todos y vuestro trabajo será más cómodo.
Recomendaciones sobre los Filtros
Unas rápidas sugerencias para conseguir que nuestra estructura y política de filtros sean, de verdad, de ayuda real:
- Planifica con lápiz y papel. Tómate unos minutos porque en juego está agilizar tu Email diario.
- No multipliques innecesariamente los filtros. Pon sólo los que de verdad necesites y de verdad agilicen tu flujo de trabajo.
- Revisa, ajusta y elimina con frecuencia. El Email es algo vivo y lo mismo le ocurre a los filtros. Ayer podían ser necesarios pero ya no aportan nada. Cámbialos.
- Estudia con la naturaleza de tus mensajes. Precisamente como es algo vivo, se crean oportunidades para mejorarlo con nuevos y mejores filtros.