Todos los días pagas una hipoteca. Hay una serie de tareas que repites cada día y que, ineludiblemente, roban tiempo-y-atención. Y se lo quitan a otras tareas, mucho más importantes, y de las que depende tu trabajo. ¿Tienes claro cuánto pagas por esa hipoteca?
Dependiendo de cada persona, de su puesto y de su trabajo, esa hipoteca puede ser desde moderada hasta llegar a ser astronómica. ¿Por qué no la calculas? A continuación te invito a hacer un ejercicio que siempre propongo a los asistentes a mis cursos y seminarios. Es un ejercicio sencillísimo pero muy revelador, que te ayudará a comprender mejor la pesada carga con la caminas cada día.
Paso 1: Qué tareas forman esa hipoteca diaria
Esa hipoteca se forma con las tareas que repites cada día o incluso varias veces al día. Tareas rutinarias, periódicas y mecánicas que repites por inercia, porque siempre lo has hecho así, o porque así lo hacen los demás. Por ejemplo leer el Email, comprobar visitas a tu web o blog, revisar cifras de venta, ordenar facturas o papeles, procesar documentos o informes, tareas de mantenimiento y backups, hacer llamadas de seguimiento, revisión de logs, lectura de feeds, etc.
¿Cuáles son en tu caso? Es necesario identificarlas con nombre y apellidos. Toma lápiz y papel y elabora una lista con todas ellas. Piensa unos instantes en tu trabajo, recorre mentalmente tu día a día en busca en las tareas que ineludiblemente repites. Vete escribiéndolas una a una. Una debajo de otra.
Paso 2: Cómo calcular la hipoteca diaria
Inexcusablemente cada una de ellas, por pequeña o insignificante que parezca, te quita tiempo-y-atención. La Atención es mucho más importante que el Tiempo pero más difícil de medir/calcular. No obstante, sí puedes saber aproximadamente cuánto tiempo te quita cada una de esas tareas.
Con tu lista a la vista, vete analizando cada tarea y preguntándote cuánto tiempo (de media) te quita cada una. Escribe esa cifra en minutos y anótala a su lado. Hazlo con cada una de las tareas de la lista y procura ser lo más preciso (aproximado) posible.
Una vez que hayas terminado haz lo siguiente: suma todas las cifras hasta obtener una cifra total. Es decir, todos los minutos que todos los días les dedicas a esas tareas. Lo más habitual es que de esa suma resulte una cantidad bastante alta. Y, dependiendo de las personas/trabajos, muy alta.
El quid del ejercicio es ver que si inviertes tu tiempo-y-atención en esas tareas rutinarias, te queda menos para las importantes.
Y ahora, la pregunta final para calcular tu hipoteca: ¿Cuánto vale un minuto de tu vida y tu trabajo?. Tienes que poner un precio, sí, un precio, a un minuto de tu tiempo. Tienes que elegir una cantidad (y la moneda que manejes en tu país? ¿0,25€?, ¿0,50€?, ¿1€?, ¿2€?, ¿más? Multiplica ese “precio” por la cifra total de minutos y obtendrás la cantidad total que cada día “pagas” por esas tareas.
Cuando yo por primera vez hice este ejercicio me quedé atónito. “Pagaba” una burrada. Y la consecuencia, y aquí está el quid de todo este ejercicio, es que si invertía tanto tiempo-y-atención en todas esas tareas rutinarias, no podía invertirlo en mi trabajo de verdad. Mientras te dejas liar por todas esas tareas, cada vez te queda menos para las importantes.
Paso 3: Cómo reducir esa hipoteca diaria
Si ha resultado una cantidad media o alta, creo que lo peor que puedes hacer es quedarte cruzado de brazos. Porque de lo contrario seguirás pagando siempre esa cantidad, todos los días. Hay que renegociar esa hipoteca como sea, cambiar las condiciones para aliviar la carga. Por tanto, ¿qué hacer?
- Eliminar. ¿Es posible desprenderte de alguna de estas tareas? Que hagas algo todos los días por rutina no significa que no puedas trabajar sin ello. Analiza si hay alguna de la que puedes prescindir.
- Delegar o Compartir. Puede que alguna de esas tareas no te corresponda a ti (por ejemplo por atribuciones o puesto), y tal vez puedas delegarla o desviarla hacia otra persona o departamento. También puedes valorar la posibilidad de compartirla junto a otros y repartir así el trabajo.
- Cambiar la periodicidad. Si es algo que repites todos los días, o incluso en varios momentos del día, estudia la posibilidad de cambiar su regularidad. Tal vez puedas hacerlo una sola vez al día, o cada dos días o incluso cada semana. La inercia de hacerlo siempre así hace que no nos percatemos de que ciertas tareas podrían hacerse en otro momento y de otra forma.
- Reducir (al máximo). Si finalmente no puedes eliminar, ni delegar, ni cambiar su periodicidad, al menos esfuérzate para que es hipoteca te robe lo menos posible. Trata, por todos los medios, de comprimirla y reducirla hasta el extremo. Si habitualmente te lleva 30 minutos cada día, por ejemplo, busca la forma de rebajarlo a 25 ó 20 minutos o incluso menos.
Por poco que elimines, delegues, cambies o comprimas aquí y allá, la diferencia que experimentarás será muy grande. Y, según las personas/trabajos, puede llegar a ser monumental. Tendrás más tiempo-y-atención para dedicarte a las tareas importantes. A tu trabajo de verdad. Y además lo harás mejor.