Hay una constante —bueno hay varias— que se repite en todos los cursos y talleres de Productividad que doy a empresas y grupos de trabajo: «Berto, tengo un problema con el Email». Da igual el cargo, perfil, edad, sexo, empresa en la que trabajen o actividad que desarrollen. La inmensa mayoría de nosotros tenemos un problema con el Email.
Y es lógico. Nadie nos ha enseñado a relacionarnos y utilizar el correo electrónico. Un día nos pusieron delante de un Outlook o similar y nos dijeron: «hala majo, ahí lo tienes, sé productivo». Tuvimos que aprender por nosotros mismos o por lo que nos sugerían otros y hemos aprendido mal. Hemos desarrollado malos hábitos.
En los últimos años he llevado a cabo algunos cambios en mi vida y en mi trabajo. Unos me han salido bien, otros mal y otros muy mal. Entre los que han funcionado está el haber reconstruído y rehecho por completo mi relación con el Email. Casi desde cero. Y ha sido un cambio dramático no tanto por los nuevos hábitos desarrollados como por los colosales resultados que he conseguido.
Mejorar mi relación con el Email ha tenido un impacto formidable en mi Productividad y en mi capacidad para «estirar» mis horas de trabajo. El Email, de verdad y en serio, era un problema para mí.
Ahí van algunos hábitos —sólo algunos porque se podría escribir un libro— que me han ayudado a mejorar DE VERDAD (por cierto los comparto porque ése es mi trabajo y parte de mi vida. Yo aprendo más y vivo más cuando comparto con otros… no cuento estas cosas para intentar dar lecciones a nadie o pretender ser un sabelotodo. Lo comparto porque creo que puede ayudar):
1Si tienes un problema, cambia algo ya
Si todos los días sufres el correo y se ha convertido en un verdadero agujero negro para tu Productividad, ¿a qué esperas para cambiar algo? Las cosas no se solucionan solas y mucho menos algo como el Email. Tienes que decidir e intervenir.
Hacer justo lo mismo que ayer y que anteayer no va a solucionar tu problema. Lo único que conseguirás es perpetuar tu estado de insatisfacción, ansiedad o incluso crisis. No hacer nada es la mejor fórmula para seguir sufriendo el Email.
2«Emailear» no es tu trabajo
Es parte de tu trabajo, pero tu trabajo será otro distinto y desde luego mucho más importante. El Email, como tantas otras herramientas digitales es eso, una herramienta y nada más. Está ahí para ayudarte a conseguir cosas, a cerrar tareas, a generar resultados.
En una ocasión en una oficina de una conocida empresa de Internet escuché esto: «Qué bien, hoy casi no recibo emails… por fin puedo trabajar en paz». ¿Pero cómo alguien puede permitir que el Email le marque su ritmo de trabajo o la planificación del día? Si tus esperanzas para tener un día productivo las depositas en recibir pocos mensajes, mal vamos.
Resulta esencial liberarnos de esclavitudes, sin duda, pero sobre todo distinguir nítidamente qué actividades y tareas son nuestro trabajo de verdad. Qué cosas me van a ayudar a mí a dejar huella y a generar resultados tangibles de verdad. El problema lo tenemos cuando creemos que contestando emails hacemos mejor nuestro trabajo o, peor, que es nuestro trabajo. Confundimos la carretera con el coche.
3Cerrar tu Email no te va a matar
Cuando propongo a alguien que cierre su aplicación de Email y que sólo la abra dos o cuatro veces al día me miran como si fuera un pederasta o un terrorista. «¡Pero cómo osas decir tamaña blasfemia!», parecen decirme.
Hay personas cuyo día y cuya actividad gira en torno a la aplicación de Email. Y si no la tienen abierta creen que se están perdiendo algo, que son malos trabajadores o que son improductivos (!). El problema no es tener abierta la aplicación sino que los mensajes que vas a ir viendo van a condicionar, limitar y debilitar tu atención, tu ritmo de trabajo y tu planificación.
Ciérrala ya mismo y reduce el número de veces que la abres. Verás que de forma sorprendente y sustancial tu concentración y tu capacidad de trabajo se multiplican.
Salvo que tu trabajo sea justo ése, tu trabajo NUNCA puede ser gestionar el Email.
4¿Desayunas cereales o emails?
Hay gente que lo primero que hace al levantarse (incluso de pie y en pijama) es ver cuántos y qué mensajes han recibido durante la noche. Prueba mañana mismo a romper con ese malísimo hábito que sólo consigue condicionar y desbaratar tu plan de trabajo para el comienzo del día.
Retrasa 45 minutos o una hora esa lectura de mensajes y ponte cuanto antes con la primera Tarea Clave del día. ¿De verdad no puedes contenerte y esperar una hora? Si lo haces verás que el mundo no se viene abajo y tendrás 60 minutos de absoluta tranquilidad y concentración para hacer y terminar una de las grandes tareas del día.
Prueba mañana mismo, no esperes, prueba a hacerlo así y luego me cuentas qué ha pasado, si un rayo te ha partido a la mitad o si ha sobrevenido una nueva glaciación. O si por el contrario has podido empezar el día con más control y relajación.
5El arte de escribir correos
Es increíble ver lo mal que escribimos los emails. Y por dos motivos: primero porque es difícil y segundo porque nadie nos ha enseñado. Mis tres recetas favoritas para ser más eficaces y eficientes a la hora de redactar (una actividad que consume mucho más tiempo y energías de lo que parece):
- Sé directo. No te enrolles, ni escribas el Génesis ni el Quijote. Vete al grano, sé conciso y hazlo ágil.
- Sé preciso. ¿De verdad le estoy contestando lo que me pedía? ¿Tiene toda la información que necesita? Ser preciso, específico y explícito te ayudará a ti y los otros.
- Cuida el «asunto». Escríbelo tras escribir tu mensaje, del mismo modo que una noticia se titula tras ser redactada. Sé directo y preciso en el Asunto y te ayudarás a ti y a los otros.
Sobra decirlo porque cae de cajón pero por si acaso: esta es MI FÓRMULA personal. Entiendo que cada caso, cada trabajo y cada persona son distintas y tienen sus particularidades. Puede que lo que me funcione a mí no lo haga contigo pero si me preguntas te diré: actuar, modificar y mejorar los hábitos y gestos del Email tendrá un impacto brutal en tu Productividad.
Si sufres el Email, te animo a cambiar «algo» YA. Si no, no habrá mejora.