Guía rápida: Spotlight en 5 minutos

Icono SpotlightSpotlight es una herramienta de búsquedas muy potente y rápida, a medida que vas utilizando no deja de sorprenderte su extrema agilidad para localizar resultados. Pero es cuando descubres algunos de sus «secretos» cuando de verdad comprendes lo flexible y poderoso que es.

Yo que siempre hablo de productividad, de eficacia, de hacer nuestras tareas comunes y repetitivas con el menor esfuerzo y en el menor tiempo, no puedo dejar de recomendar el uso (y el abuso) de Spotlight aplicando además una serie de pequeñas recetas para incrementar más si cabe la eficacia de esta herramienta. Hoy os traigo algunas de esas recetas en forma de Guía Rápida.

Ordena y personaliza los resultados

Spotlight busca todo tipo cosas: aplicaciones, archivos, carpetas páginas web, mensajes de correo, tipos de letra, presentaciones, contactos, etc. Pero no todos los resultados tienen la misma importancia para nosotros. Es posible que para nosotros sean más importante los Mensajes de correo, las Carpetas y los Documentos, por ejemplo. Indicarle a Spotlight que busque eso en primer lugar, antes que el resto de cosas, es muy sencillo.

Vamos a Preferencias del Sistema > Spotlight > Resultados de la búsqueda. En ese cuadro de diálogo hacemos lo siguiente: pinchamos sobre los elementos que queremos poner en primer lugar, los más importantes para nosotros, y los arrastramos hasta el comienzo de la lista, reordenando cada uno según nuestra preferencia y criterio de importancia.

Ahí mismo, en ese mismo cuadro, también podemos deshabilitar elementos. Es muy posible que haya muchas de esas cosas que no nos interesa que busque (y que catalogue) Spotlight. Por ejemplo no queremos que en los resultados de Spotlight aparezcan Tipos de letra, Presentaciones y Páginas Web. Sencillamente hacemos clic en la casilla que está junto a su nombre para desactivarlos y Spotlight no volverá a incluirlos en futuras búsquedas.

Spotlight personaliza resultados

Personalizar, ordenando y excluyendo, nos permite mejores y más rápidos resultados

Localiza un fichero sin abrirlo

En la mayoría de las ocasiones utilizamos Spotlight para buscar y luego abrir algo. Pero, ¿qué pasa si no queremos abrirlo y sólo acceder al lugar (carpeta) en la que está? Por ejemplo buscamos Star Wars y nos sale en primer lugar Star Wars.avi. Si pulsamos Enter o hacemos clic sobre el resultado se abrirá la película en nuestro reproductor predeterminado, pero en este caso realmente yo sólo quiero ir a su carpeta. Sólo tienes que situarte sobre el resultado y pulsar simultáneamente Comando+Enter e inmediatamente se abrirá una ventana del Finder con la localización de esa película.

Encuentra el teléfono de tus contactos

Este es un pequeño truco que me encanta y si no fuera porque utilizo Quicksilver para mis contactos lo usaría con bastante frecuencia.

Abro Spotlight, busco el nombre de uno de los contactos que guardo en mi Agenda e inmediatamente me sale en lo alto de la lista. Abrirlo para ver su teléfono en la Agenda sería perder algo de tiempo. En lugar de eso pon el cursor sobre el nombre (el resultado) y al cabo de un segundo aparecerá justo ahí su número de teléfono.

Practica las búsquedas por fecha

Imagina que ayer estuviste manipulando un archivo .psd pero no recuerdas cómo lo nombraste, ni siquiera por qué letras empezaba. Lanza Spotlight y escribe esto fecha:ayer psd. Inmediatamente buscará todos los archivos de Photoshop creados o manipulados ayer.

Este truquillo yo lo utilizo bastante con Apple Mail y lo recomiendo. Si quiero localizar un mensaje que «Pepito Pérez» me envió ayer u hoy mismo, no tengo por supuesto que abrir Mail y luego buscarlo. Lanzo Spotlight y pongo fecha:hoy Pepito y voilá, ahí aparece en un segundo y puedo abrirlo rápidamente.

Pero es que las búsquedas por fecha dan para mucho más. Ahí van otros ejemplos:

  • fecha:>1/5/2009. En este caso buscarás todos los archivos, carpetas, etc. creados o modificados DESDE el 1 de Mayo de 2009.
  • fecha:<1/5/2009. Buscarás todos los archivos, carpetas, etc. creados o modificados ANTES del 1 de Mayo de 2009.
  • fecha:1/4/2009-1/5/2009. Buscarás todos lo creado o modificado ENTRE el 1 de Abril Y EL 1 de Mayo de 2009.

Digamos que quieres buscar todos los archivos de texto creados en tu Mac desde el 15 de Abril al 1 de Mayo de este año. Pondrías fecha:15/4/2009-1/5/2009 txt .

Como ves esta opción da mucho juego y bien utilizada nos puede ahorrar un montón de tiempo en nuestras frecuentes búsquedas. ¡Sácale partido!

Spotlight busca fecha

Las búsquedas directas por fecha son muy flexibles y nos ahorrarán mucho tiempo

Averigua dónde se aloja un fichero o carpeta

En ocasiones buscamos algo pero no queremos abrirlo, sencillamente averiguar dónde está, en qué carpeta se me ocurrió meterlo el día que lo copié y que ya no me acuerdo. Búscalo con Spotlight y cuando aparezca en la lista haz lo mismo que el truco de los contactos de tu Agenda. Pon el cursor sobre él y al cabo de un segundo aparecerá, justo ahí, la ruta completa con la localización de ese fichero. (Esto me ha ayudado muchas veces a la hora de localizar ficheros alojados en mi Dropbox, por ejemplo, donde también busca Spotlight.)

Privacidad: dile a Spotlight que no busque ahí

¿Hay alguna carpeta o disco duro externo que quieres excluir de Spotlight? Vete a Preferencias del Sistema > Spotlight y especifícalo en la pestaña "Privacidad". Todo lo que añadas ahí no será ni catalogado ni escudriñado por Spotlight.

Busca con comillas para encontrar antes

Muchas veces utilizamos Spotlight para encontrar ficheros utilizando una palabra o parte del nombre del fichero. A medida que introducimos las letras Spotlight va buscando en todos nuestros discos. Pero, ¿qué pasa si sabemos el nombre exacto del fichero y sólo queremos localizarlo? Y no queremos, claro, que se ponga a buscar otras cosas. Sólo tienes que poner entre comillas su nombre. Para que únicamente busque eso. Por ejemplo: "Star Wars.avi".

Para lo más complejo utiliza la ventana de Spotlight

Hasta ahora hemos visto cómo trabajar con el Spotlight "clásico", el que lanzas con Comando+Barra Espaciadora desde la Barra de Menú. Pero tienes a tu disposición un Spotlight más "específico", tipo aplicación que se abre en ventana. Pulsa para ello las teclas Alt+Comando+Barra Espaciadora.

Inmediatamente verás que desde ahí puedes realizar búsquedas más avanzadas o más bien diría visuales, ya que permite restringir la búsqueda añadiendo criterios específicos: dónde buscar, qué clase de objeto ha de buscar, cuándo se creó o modificó, su nombre por supuesto, etc. Son las "Búsquedas Inteligentes".

Mucha gente utiliza el Spotlight "clásico" cuando quiere buscar algo rápido y si necesitan afinar más lanzan la ventana para indicar más cómodamente los criterios de búsqueda.

Spotlight guardar busquedas

¿Buscas algo con mucha frecuencia? Guarda la búsqueda y ahorra más tiempo

Guarda las búsquedas frecuentes como Búsquedas Inteligentes

Y precisamente en ese ventana, en la parte superior derecha, verás claramente un botón que pone "Guardar". Eso nos permite guardar esa búsqueda con todos los criterios que hayamos especificado, las "Búsquedas Inteligentes". ¿Y eso para qué? Eso te ahorrará mucho tiempo en aquellas búsquedas que se repiten que relativa frecuencia y para las que tienes que indicar varios criterios de búsqueda. Una vez hayas guardado la búsqueda, aparecerá en la Barra Lateral, en las ventanas del Finder.

Digamos que habitualmente descargas muchas películas y en ocasiones no sabes ni cuáles son las últimas en llegar a tu disco duro, o a tu carpeta "Películas":

  • Lanza Spotlight en ventana
  • En el primer criterio pon Clase > Películas
  • Luego añade otro criterio (pulsando el botón circular + de la derecha.
  • Pon Fecha de creación > en los últimos 2 días u otro criterio que tú quieras
  • Una vez hecho pulsa en Guardar y dale un nombre a esa búsqueda, con el que aparecerá en la Barra Lateral. Por ejemplo: "Últimas Pelis"

Spotlight, como muchas de las aplicaciones que Mac trae de serie, son muy potentes y flexibles de por sí, sin necesidad de instalar software de terceros o plugins. Pero muchas veces desconocemos sus verdaderas posibilidades porque no conocemos a fondo la aplicación. Confío en que estas Guías Rápidas sirvan de ayuda para descubrirlos un poco más.


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