Guía paso a paso para Gestionar tu Email como un ‘Champion’

Gestionar el correo electrónico es una de las actividades diarias fijas a las que más tiempo dedicamos y donde deberíamos esforzarnos en ser ágiles, eficaces y productivos. Sin embargo, rara vez es así. No desarrollamos unas sólidas costumbres a la hora de responder a nuestros correos y sobre todo no calibramos el impacto que tienen nuestros malos hábitos de correo en nuestra Productividad diaria.

Es sorprendente comprobar, al cabo del día, la cantidad de tiempo que le dedicamos al correo electrónico. ¿De verdad lo estamos haciendo bien? ¿Podríamos reducir ese tiempo y tener un flujo de trabajo más óptimo y eficaz? Seguramente sí, casi todos podríamos mejorar.

Ahí van algunas de las recetas que mejor me han funcionado a la hora de gestionar el correo de un modo productivo. Recuerda que generalmente el «éxito» verdadero en estas cosas reside en la mejorar poco a poco los pequeñas detalles.

Fija horas determinadas para revisar/leer/procesar

Tanto si recibes muchos mensajes al día como si no, una buena medida es fijarte momentos concretos para revisar y leer el tu email —a mí me gusta decir «procesar—. Y más importante que fijar esos momentos, es no saltártelos ni alterarlos. Porque ir a ver si me ha entrado un mensaje de correo es una de las actividades favoritas de la distracción. (Ya no hablo de los notificadores, una bomba de relojería para nuestra Productividad.)

Si recibes pocos mensajes puedes procesar tu email al comienzo del día y a última hora de la tarde, antes de empezar tu descanso al final del día. Y si tienes un volumen mayor de correo por ejemplo puedes revisar al principio y al final de la mañana, a media tarde y a última hora. Concíbelas como «reuniones» diarias que tienes a una hora determinada y que «no te puedes/debes saltar».

Recuerda, revisar tu correo «una y otra vez» es improductivo, no conduce a nada y rompe cada dos por tres tu ritmo de trabajo.

Clasifica automáticamente con reglas o filtros

Todas las aplicaciones de correo, tanto de escritorio como web, ofrecen la posibilidad de clasificar automáticamente el correo entrante en función del destinatario o asunto, entre otros muchos criterios.

Un alto porcentaje de nuestros correos son «previsibles»: notificaciones de una red social, boletines o newsletters, publicidad que hemos autorizado, compañeros de trabajo o nuestro jefe, etc. Deja que tu aplicación de correo adelante trabajo por ti clasificando en carpetas o con etiquetas esos correos. Es sorprendente el tiempo que llegarás a ahorrar.

Recuerda, revisar tu correo “una y otra vez” es improductivo, no conduce a nada y rompe cada dos por tres tu ritmo de trabajo.

Vacía por completo tu Buzón de Entrada

Cuando vayas a procesar tus mensajes, en los momentos que tú decidas, hazlo hasta completarlos todos. No dejes ningún mensaje suelto sin revisar en tu Buzón de Entrada. Por el motivo que sea —pereza generalmente o porque requiere una acción— dejamos uno o dos mensajes sueltos «para revisar más tarde». Piensa que luego van a seguir estando ahí, «molestando» y que tarde o temprano tendrás que atenderlos. Hazlo ahora que puedes, procesa y vacía por completo tu Buzón de Entrada.

Utiliza las 3 carpetas comodín

(Ojo, utiliza esto en la medida en que lo necesites. No se trata de complicar tu flujo sino de mejorarlo.)
Si necesitas un pequeño sistema de organización dentro de tu correo puedes utilizar 3 carpetas «comodín» que te ayudarán a clasificar los mensajes según su estado. (Aunque estos nombres pueden guardan similitud con el GTD no están relacionados, al menos directamente. Puedes ponerles —por supuesto— los nombres que prefieras.)

  • @Acción. Son mensajes que tengo que contestar, reenviar o atender y que requieren de mi algo, una acción: buscar una información, adjuntar un documento que tengo que terminar, etc.
  • @Espera. Correos importantes sobre los que tendrás que volver próximamente que «esperan» algo de otra persona: unas cifras, un documento, etc.
  • @Archivo. Todo aquello que ya se ha completado, que has revisado y que quieres almacenar para futuras referencias o consultas. (Hay gente que lo manda directamente a la Papelera, tú decides.)
  • @Importante. Adicionalmente, si lo ves conveniente, puedes crear una carpeta «especial» donde alojar correos verdaderamente vitales que tienes que atender. (En Gmail por ejemplo existe ya la carpeta «Destacados».)

Utiliza la técnica del «escáner humano»

Es una técnica que personalmente aplico también a la lectura de feeds. Primero hago una lectura MUY rápida de los destinatarios y los asuntos de los correos para ver si de verdad hay algo urgente. Pero tiene que ser una lectura rapidísima.

Luego vuelvo al comienzo de la lista y comienzo a leer los mensajes para ordenar todo aquello que no se ha organizado automáticamente mediante filtros y las reglas y que por fuerza he de hacer a mano.

¿Puedo contestarlo en un minuto?

Si encuentras un mensaje que puedes contestar en un minuto, hazlo, justo en ese momento y «quítatelo de encima». Si requiere una contestación más reposada o que busque información complementaria, envíalo a @Acción y si requiere la intervención de otra persona lo puedes enviar a @Espera. Si ya lo has leído y no has de hacer nada con él o la tarea o el asunto está terminados, puedes guardarlo en @Archivo.

Sé sucinto en tus contestaciones, emplea pocas frases pero que sean directas, que vayan al grano.

Si las necesitas, utiliza respuestas prediseñadas

Es posible que por tu trabajo o por un tipo determinado de mensajes —consultas de soporte técnico, mensajes del formulario de contacto— te encuentres a ti mismo contestando una y otra vez lo mismo. Puedes utilizar párrafos o textos prediseñados para agilizar esas respuestas.

Ojo, no me refiero enviar a todas las personas el mismo mensaje, sino que en muchas ocasiones buena parte del mensaje se repite una y otra vez (generalmente el saludo y la despedida). Utiliza las respuestas prediseñadas y gana un tiempo precioso que puedes dedicar a leer otros mensajes u otras tareas.

Guarda las búsquedas como «inteligentes»

Una de las actividades que más repetimos con el correo electrónico es volver sobre mensajes antiguos para buscar algo. Si detectas que una búsqueda se repite con mucha frecuencia, guarda esa búsqueda como «búsqueda inteligente». La mayoría de las aplicaciones ofrecen esa posibilidad. Es muy cómodo y te ahorrará tiempo.

Emplea respuestas cortas y directas

Es algo que muchos tendemos a olvidar con facilidad. Y tiene mucho que ver con el valor que le otorgamos a nuestro tiempo pero sobre todo al de la otra persona. Si de verdad lo valoras, sé sucinto en tus contestaciones, emplea pocas frases pero que sean directas, que vayan al grano. En la medida que puedas/debas, claro.

Es un ejercicio que cuesta, que hay que practicar, pero que poco a poco verás que funciona y que te ayudará a procesar el correo con mayor agilidad. Te «atrancarás» menos con cada correo.

Sé preciso en tus contestaciones

Muchas veces nuestras contestaciones son tan vagas o imprecisas que obligamos a la otra persona a enviarnos un nuevo correo aclarando o preguntando o pidiendo. De modo que lo que seguramente se podía solucionar con un simple correo se convierte en tres o cuatro. ¿Realmente estoy contestando a esa persona? ¿Le estoy dando toda la información que me pide? Se efectivo y ciérrale la puerta a la llegada de más mensajes.

Recuerda, gestionar el correo electrónico es una parte muy importante de tu trabajo y vida personal, por el tiempo, atención y energía que requiere.

Cuida la composición del «Asunto» del mensaje

Generalmente prestamos poca atención a este detalle y en más de una ocasión resulta determinante si estamos buscando una rápida respuesta. Al igual que las dos reglas —consejos— anteriores, trata de que el asunto sea directo, breve y muy preciso. Ello ayudará a la otra persona a identificarlo y tratarlo en su justa medida.

Del mismo modo, si vas a enviar una broma o una curiosidad sin importancia, no emplees frases o mayúsculas que obliguen a la otra persona a priorizarlo por encima de otros correos más importantes. Sé respetuoso con el tiempo de la otra persona.

Remarca con un filtro los mensajes enviados sólo a ti

No es lo mismo un mensaje que alguien te envía directamente y solo a ti que otro en el que estás copiado junto a más personas. Puede ser una idea filtrarlo y remarcarlo mediante alguna regla en tu aplicación de correo. Eso te ayudará a detectar rápidamente aquellos mensajes para los que su respuesta depende sólo de ti.

Revisa tu flujo, perfecciona tus hábitos

Recuerda, gestionar el correo electrónico es una parte muy importante de tu trabajo y vida personal, por el tiempo, atención y energía que requiere. Y para determinadas personas se trata de una actividad fundamental. Es por ello que debamos desarrollar unos sólidos hábitos, corregir los errores, implementar nuevas soluciones, probar un nuevo software o ensayar algún nuevo método en busca de la permanente mejor. Y todo ello sólo se consigue con la revisión constante: ¿realmente me está funcionando? ¿qué problemas he encontrado? ¿dónde estoy fallando y qué debo cambiar?


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