Seguro que tienes claro lo que tienes que hacer, ¿verdad? Genial… ¿Y también tienes claro lo que NO tienes que hacer? ¿No? Yo empezaría por estos 9 errores productivos que se les suelen escapar a la mayoría, y que se nos cuelan cada día. Yo lo tengo muy claro: si DE VERDAD quieres acertar en la diana y trabajar de forma inteligente, tienes que escapar de ellos sí o sí.
La gran trampa de estos 9 y los otros (muchos) errores productivos de los que podríamos hablar, es que la mayoría no llaman la atención. El filtro del «¡Eh! ¡Ahí hay un Mal Hábito!» no surte efecto.
La trampa de lo diario y pequeño
De lo que voy a hablar son cosas pequeñas, que igual haces desde hace un montón de tiempo, y que incluso ves en otras personas. Algo minúsculo, de cada día, que siempre pasa desapercibido. Como el paisaje de una ventana al que ya le haces caso.
¿Qué hay de malo en eso? No, en serio… ¿O es que todo tiene que ser un «problema»?
¿Sabes dónde está la trampa? En repetir pequeños o minúsculos errores. Diaria y constantemente. De uno en uno, o de forma puntual… pues bueno, tampoco es para tanto, no hay que llevarse las manos a la cabeza. Pero ¿qué pasa cuando se suman?
Errores y malos hábitos de Productividad Personal hay muchos. De hecho en decenas de artículos anteriores he hablado sobre ellos. Por eso en esta nueva entrada me he querido centrar en cosas pequeñas que se repiten a diario, y que cada vez afectan a más personas.
La pregunta es… ¿eres tú una de ellas?
¿Te parece que veamos esos 9 errores productivos (típicos) de cada día?
1Retener tareas y recordatorios en tu cabeza
Obligar a tu mente a retener y «gestionar» tareas y recordatorios tiene un doble efecto negativo: 1) Es ineficiente, torpe y complicadísimo (cientos de tareas, detalles, fechas y horas); 2) Carga tu mente con un peso y ruido cada vez mayor, que luego le impide centrarse en lo importante. Terminarás estresado y despistado… y se te escaparán cosas.
2Empezar el día sin saber con qué vas a empezar
¿Consecuencia? Das vueltas, pierdes tiempo, preguntas al de al lado o, peor, terminas abriendo el Correo… Porque ahí siempre hay algo que hacer. Te interesa empezar el día como un cohete para marcar ya en el minuto uno del partido, para coger ritmo e inercia, para hacer antes y mejor lo más importante de tu día.
3Aceptar hacer algo sin antes preguntar ¿PARA CUÁNDO?
Nunca, nunca, nunca, nunca, nunca, nunca, nunca, nunca, nunca, nunca… nunca te comprometas a hacer algo, o aceptes una tarea de nadie, sin antes preguntar: «¿para CUÁNDO tiene que estar listo?». Si esa tarea la tienes que entregar, devolver o terminar para alguien, TIENES que anotar la fecha en ese momento. Es un fallo gordísimo y muy obvio que cada vez veo en más personas. Desde becarios a directores generales.
4Ir a una reunión a ciegas y con las manos vacías
Expresiones ambas que significan dos cosas: por un lado no conocer bien los puntos a tratar (agenda) y lo que se busca con cada uno de esos puntos (objetivos). Por otro, que no has preparado esos puntos, así que tú tampoco estás preparado. Cuando vas así a una reunión, y es con clientes o tu jefe, casi seguro que quedarás con el culo al aire.
5Dejarte llevar por lo último que te piden
Tenemos una habilidad increíble para desviarnos del camino. Venga quien venga, sea lo que sea lo que entre por la puerta, lo antendemos de inmediato. Da igual lo que estuviéramos haciendo, o el plan previsto para hoy. Lo último tiene prioridad… solamente por haber llegado ahora. Y así nos va.
Tú eres lo que sumas cada día. Suma pequeños errores y ¿qué tienes al final del año?
6Escribir correos sin antes tener claras las ideas
Una pregunta rápida: ¿antes de redactar un correo piensas antes lo que vas a decir? ¿O eres de los que desarrolla las ideas a medida teclea? Bastan 5-10 segundos para fijar en tu mente las 1-2-3 ideas clave de tu mensaje, y ser mucho más claro, breve y directo. La diferencia es brutal y el mundo sería mejor.
7Hacer de tu Descanso un sucedáneo de Descanso
Mirar tu Facebook o curiosear en Internet mientras descansas entre tareas. O estar contestando correos de noche mientras intentas ver una peli, NO es descansar. Es una pobre imitación de lo que debería ser el Descanso: total desconexión y hacer algo distinto a lo habitual que refresque y regener tu mente.
8Manejar muchas tareas que no tienen fecha
Otra plaga que crece. A más tareas sin fecha, más problemas sobrevolando tu tejado. Como si fueran los «Pájaros de Hitchcock». Hay más ruido e interferencias en tu trabajo, y aumentas las posibilidades de que alguna o varias se terminen convirtiendo en urgencias. Lo que suele ser bastante habitual, por cierto.
9Creer que se puede colaborar bien solo con correos
Veo muchas personas que trabajan en un equipo pero que no trabajan en equipo. Por ejemplo: toda la coordinación y colaboración la reducen al intercambio de correos no siempre claros y eficaces. Y eso tiene un precio: desconocen qué cosas hay pendientes, si hay retrasos, qué fase toca completar esta semana, qué información y datos necesito del otro antes de empezar… Cada uno va a su bola pero ¡eh!, todos tranquilos porque «eso te lo envié por correo».
9 errores productivos…
Hay muchos foros y ocasiones donde escucho una expresión que me encanta: «Hay que tener Foco».
No puedo estar más de acuerdo. Hay que tener Foco… en uno mismo. TODO empieza por ahí. Primero Enfócate tú, Dirígete tú, Aclárate tú. Luego ya veremos lo demás.