Mirar qué hay de nuevo en el Email, o más familiarmente «chequearlo», no implica hacer nada productivo con él. Suele fomentar las distracciones, multitarea, dejar cosas para luego, calentar la cabeza, ponerte con cosas indebidas, o interrumpir el flujo de ideas o la actividad en la que estabas. Tenemos que empezar a procesar más que chequear.
El proceso de Procesar
Procesar es la actividad de leer, analizar, decidir y asignar a cada email una acción o una tarea. Y todo eso ocurre en unos pocos segundos. Cuando leo un mensaje, decido qué es y qué hay hacer con él, y le asigno una acción:
- Si es una tarea de cierto tamaño o para otro momento, anoto la tarea en mi lista de tareas y archivo el mensaje. SIEMPRE anotando la fecha límite.
- Si es una tarea pequeña de sólo un minuto la hago en ese instante y archivo el mensaje.
- Si me envían información o datos de una tarea, los saco del Email para otra aplicación (como Evernote o tu gestor de tareas si lo permite).
- Si me proponen una cita (reunión, comida…) lanzo mi agenda y la anoto en el acto.
- Si me confirman o me dan un ok archivo o borro el mensaje.
UN EMAIL = ACCIÓN
5 detalles clave
Hay por tanto muchas diferencias con el típico chequeo que se hace de reojo y mientras se está en otra actividad (una reunión, una comida o en medio de una tarea). Hay cinco aspectos a los que les doy importancia:
- En sí es una tarea más: no es una actividad a la que recurro cuando me pica la curiosidad o cuando no sé qué hacer. Es algo que tiene principio y fin, y que se hace como otras tareas. He de elegir bien el momento del día en el que lo voy a hacer.
- Es una tarea repetitiva: así que me interesa fijarle un tiempo máximo, un número tope de repeticiones, e intentaré que cada día dure lo menos posible. (Las repetitivas tienden, sin que te des cuenta, a devorar el tiempo de otras cosas.)
- Ha de convivir con otras tareas: que el procesado nunca afecte a otras tareas o actividades de mayor peso en tus resultados. Que el hecho de repetir algo diariamente 3, 4 ó 6 veces, no te lleve a darle más importancia que a tus tareas clave.
- Requiere atención: al procesar, elimina distracciones, cierra otras aplicaciones (salvo las que necesites para anotar información del Email), y céntrate al 100% en ello. Haz esa tarea y sólo esa tarea.
- Requiere ritmo y agilidad: cuanto antes termines el procesado, antes te pondrás a trabajar. Porque procesar no es trabajar, sino prepararte para trabajar. Más tiempo con tus mensajes significa menos energía para cosas de mayor peso. Hazlo rápido.
Chequear es rápido, cómodo y a veces algo a lo que recurrimos cuando no sabemos qué hacer (fíjate si no en una cola de gente esperando). Además satisface un rincón muy humano: la curiosidad. Pero a la larga, genera malos hábitos y adicciones. Ni de lejos es tan útil, eficaz y productivo como el procesado: una tarea que hace que los emails que recibes se combinen mejor en tu flujo de trabajo.