A veces organizar nuestra agenda es lo más parecido a jugar con un Tetris. Piensa en ello. Hay un montón de piezas que tienes que encajar, hay un espacio limitado donde todo debe acoplarse perfectamente y a medida que se acumulan las piezas ves que la cosa sube y te agobias más (el «fin de la partida» está cerca).
Y muchos días no es exageración. Viendo lo abarrotado de ciertas agendas y la cantidad de colorines que aparecen en pantalla aquello es un Tetris.
¿Se puede planificar y organizar mejor? Claro que cada caso es un caso. Pero sí hay tres pautas generales que a mí siempre me han resultado y que me apetece compartir contigo.
Deja espacio entre eventos o citas
Una planificación demasiado ajustada, en la que empalmas citas y los eventos se suceden sin margen alguno siempre da problemas. Retrasos, tareas inesperadas, marrones de última hora… sabes que siempre van a llegar. Así que lo mejor es dejar un espacio prudencial entre cada tarea-cita-evento. Máxime cuando hay otras personas involucradas (reuniones, eventos…) o hay desplazamientos por el medio (atascos…).
Sé prudente y hasta un pelín rácano a la hora de planificar. Si ibas a poner 10 cosas quita 2-3 y deja margen para hacer las cosas bien y lidiar mejor con los imprevistos. Días nos regala el año para cumplir con las tareas, lo que cuenta es hacerlas bien.
Cuida y protege las tareas Clave
Ya me has oído hablar de ellas más de una vez. Son las dos o tres grandes tareas del día que por su impacto, la concentración y la energía que exigen, debes cuidar y proteger. Son la columna vertebral de tu rendimiento. Empezar el día con una de estas tareas siempre genera resultados, te da satisfacción y te da más ritmo de trabajo.
A la hora de planificar tus citas y eventos trata por todos los medios de que no dañen ninguna de esas tareas. De alguna forma son intocables. Por ejemplo no pongas una comilona antes de una tarea Clave o una salida a ver a un cliente inmediatamente después del tiempo para hacerla (puede complicarse y la harás precipitadamente mal.)
Planifica semanalmente, no diariamente
Naturalmente muchas tareas vienen y deben hacerse en el día a día. Pero hacer una única planificación diaria te llevará a sobrecargar unos días y otros no. Sin embargo, combinarla además una «fotografía» semanal te dará más perspectiva y capacidad para visualizar en conjunto todo lo que hay que hacer.
Fijando objetivos semanales (además de los diarios) evitarás atracones, balancearás mejor todo el trabajo y conseguirás tiempo extra para otras cosas. Tres básicas pistas para esa planificación semanal:
- Elige un rato del viernes para sacar la foto de la semana próxima.
- Distribuye las «piezas» de acuerdo a tus objetivos y necesidades.
- Si hay muchas reuniones intenta concentrarlas el mismo día y tener «un día de reuniones». (De otro modo sólo contribuirán a romperte el ritmo diario y te impedirán hacer tus propias tareas. Las reuniones son terribles. Un mal necesario que hay que saber manejar.)