10 Pistas Básicas para Convertir tu Mac en un Arma Productiva

ProductiviMac, así es como he bautizado yo a la Productividad-en-el-Mac. Es un matrimonio perfecto, la Productividad con mayúsculas y el Mac se llevan muy bien, pero siempre se puede mejorar.

Ahí va un decálogo a modo de pequeñas píldoras y recetas que nos pueden ayudar a mejorar nuestro trabajo diario en el Mac. Alguna hay que vale para cualquier sistema operativo o entorno, la verdad. Algunas de las pistas os resultarán más evidentes, otras hasta de perogrullo y otras tienen más miga de lo que parecería a primera vista. Te invito además a compartir tus pistas de «ProductiviMac» en los comentarios.

1Ten a mano una aplicación para capturar ideas

¿Cuántas ideas tienes al día? ¿Y a la semana? ¿Y al año? ¿Las recoges todas o dejas que se pierdan por el camino? Haz justicia a tu creatividad y no dejes escapar tus ideas, no importa si son pequeñas o grandes ideas, son tuyas y si no valen para hoy pueden ser oro puro mañana mismo o dentro de un año. Puede estar relacionado con tu entorno profesional o personal, o quizá tenga que ver con un proyecto que te gustaría emprender. Anótala y déjala macerar, es tu idea y ha salido de ti.

En ThinkWasabi «no paro de hablar» de Evernote, una herramienta que para estas cosas… es sencillamente formidable. Pero ni mucho menos es la única alternativa ahí fuera. Vale un trozo de papel, una aplicación web, un documento de texto o un simple .txt. Sólo que hacerlo en una aplicación siempre nos permitirá luego realizar búsquedas, transferir a un correo, ordenar las ideas más eficazmente… No es el Inbox de tu GTD, ojo. Es un gran cajón donde van a parar tus ideas… porque todos las tenemos, ¿no?

Email

Tener permanentemente abierto el email a veces va contra nuestra productividad

2No te obsesiones revisando el mail cada tres minutos

Salvo que trabajes en un entorno de soporte al cliente por email… ¿de verdad necesitas tener siempre abierto tu cliente de correo? Lo único que conseguirás es mirarlo de reojo o que un correo inoportuno te interrumpa justo cuando estabas concentrado en tu presentación, en tu hoja de cálculo o en tu Photoshop.

Si vas a hacer (y completar) un trabajo, cierra el correo durante un tiempo. A veces es una distracción gratuita de la que nos podemos deshacer fácilmente, aunque sea por una o dos horas. Los mensajes seguirán estando allí para cuando termines tu tarea.

3Ojo con las «aplicaciones festivaleras»

Si la llegada de correos nos despista, qué me decís de las aplicaciones que yo llamo «festivaleras» y que son terreno abonado para la destrucción de nuestra productividad: iChat, Adium, Twitter… Twittear es genial, yo lo hago mucho. Cuando tengo que contar o comunicar algo o cuando necesito liberarme y soltar alguna tontería. Pero tenerlo abierto siempre o cuando vamos a acometer una tarea que requiere concentración, es como ponernos zancadillas a nosotros mismos. Si de verdad quieres completar tu tarea hazte un favor y cierra esas aplicaciones durante unos minutos, o unas horas.

4La música para concentrarse, no para despistarse

He dejado de utilizar aplicaciones como Coversutra, CoverStream o Bowtie porque eran una fuente inagotable de despistes. Al menos en mi caso. La carátula ahí, bien bonita en el Escritorio queda muy bien, el reproductor es precioso… pero no paraba de cambiar de canción o buscar nuevos temas para reproducir. Entonces me dije: ¿pongo la música para que me ayude a concentrarme o me dedico al negocio de los DJs? Más bien lo primero.

Coversutra

Estas aplicaciones son una maravilla visual, pero a veces nos despistan mucho…

Al final he sustituído estas aplicaciones por Quicksilver, desde donde también puedo buscar en la música de mi iTunes y no lo tengo delante todo el tiempo. Arranco un disco e inmediatamente me pongo a trabajar. Porque se supone que éso es lo que persigo, ¿no?

5Ten siempre a mano papel y un bolígrafo

Aunque soy partidario de trabajar con aplicaciones y gestionar tareas e ideas en digital, jamás me separo de un bloc de notas y un paquete de notas adhesivas. Siempre los tengo junto a mi teclado. Me llaman y tengo que anotar un número de teléfono o un contacto, dibujo pequeños diagramas rápidos con ideas o esbozos de un diseño, etc. Son un complemento genial para tu productividad… y muy barato.

6Apóyate en las herramientas del sistema

En seguida nos lanzamos a instalar como locos aplicaciones de terceros, las compramos, las fusilamos desde un torrent… lo que sea con tal de instalar compulsivamente. Pero ¿de verdad le sacamos todo el partido a las aplicaciones que de serie trae nuestro Mac? iCal, las Tareas de Mail.app, las notas adhesivas y hasta TextEdit, que es buenísimo para hacer listas rápidas de cosas y que parece que sólo lo utilizamos para abrir los readme.txt. Desde luego para muchas cosas estas aplicaciones se quedan cortas y cojas… pero ¿les sacamos todo el provecho que podríamos? Yo creo que no.

7Instala menos software, pero conócelo mejor

Hilando con lo anterior hace unas semanas que me propuse empezar a trabajar con menos aplicaciones. Limpiar de mi disco toda la basurilla que instalo y que luego termino por utilizar sólo una o dos veces. Y al mismo tiempo, me he propuesto conocer a fondo las 5-7 aplicaciones que utilizo a diario. Digo convertirme en un experto de esos programas. Eso se traduce en acortar los tiempos de trabajo, en hacer cosas que antes no sabía, en definitiva, en versatilidad y una mayor productividad.

8Utiliza una solución de GTD… si la necesitas

La gestión moderna de tareas es cada vez más compleja. Nos llegan las tareas por mail, por teléfono, por Twitter, por Messenger, por un compañero de la mesa de al lado, etc. Gestionarlas todas a mano o de memoria es pasaporte directo al caos, la frustración y el estrés. Ya sabéis por mi serie de artículos: «GTD fácil» que defiendo este método, esta filosofía para organizarse mejor. Saca partido de las herramientas gratuitas que hay por Internet para organizarte con eficacia y sin agobios. Porque es posible.

9Ojo con Growl

A mí Growl me encanta para cierto tipo de aplicaciones, por ejemplo Transmit o Coda, pues sus avisos me comunican cuando he modificado o subido correctamente un fichero a mi servidor. Pero en otras ocasiones es también una poderosa fuente de distracciones. Esos avisos en pantalla tan agradables y vistosos son una tentación, pero, repito, una distracción pura y dura que periódicamente nos hace desviar la mirada de lo que estamos haciendo. Ya sabes que puedes deshabilitar esos avisos para una aplicación en particular. Sólo tienes que ir al panel de Growl y desactivarla en la pestaña «Aplicaciones».

Dropbox

Dropbox es un disco online que se integra perfectamente en nuestro Mac

10Apóyate en la sincronización o aplicaciones web

Siempre que te fijes en una aplicación procura asegurarte que tiene la posibilidad de sincronizarse, con un servidor (tipo Evernote) o bien con MobileMe (si tienes el servicio), o bien opta directamente por una aplicación web (Backpack, Google Docs, etc) o soluciones como iDisk y sobre todo Dropbox, que personalmente me encanta y al que desde luego tengo que dedicarle un screencast. Gracias a ellas podrás acceder a tu trabajo e información desde cualquier sitio y trabajar con varias máquinas sin mayor problema. Una de las claves esenciales de la productividad moderna.

Bueno, hasta aquí esta primera lista… Realmente he puesto 10 pistas como podría haber puesto 100 ó 1.000. Pero tampoco quería extenderme mucho más en este post. Tiempo habrá de hacer más series con nuevas claves o recetas para mejorar nuestra particular ProductiviMac, porque seguro que tú tienes muchas más…


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