Palabras Clave en tus Correos para una Comunicación más Clara

Piensa en unos instantes en todos los emails que sueles recibir todos los días. Generalmente siempre proceden de las mismas personas: tu jefe, tus colaboradores, tu equipo, algún cliente en especial… y la mayoría del correo que envías seguramente va a parar a las mismas personas. Ellos mismos. ¿No sería genial si todos utilizárais un “sistema de señales” que os ayude a distinguir y priorizar vuestros correos?

Mediante un sistema de Palabras Clave o Keywords dentro de los Asuntos de vuestros mensajes podréis destacar, procesar y reaccionar más rápidamente ante los correos más importantes. Y arrinconar y leer en momentos de baja Productividad aquéllos menos relevantes.

En cada seminario o taller que imparto en una empresa o grupo de trabajo les animo a introducir este nuevo hábito que ofrece fantásticos resultados. Por un lado cuesta muy poco poner en marcha y por otro alivia el trabajo de todo el mundo. Empezando por ti.

Las Palabras Clave en el Asunto de vuestros emails os ayudarán a interpretarlos sin abrirlos y, sobre todo, a que los filtros automáticos adelanten trabajo.

Hace unos días escribía sobre buenas prácticas a la hora de redactar los correos-tarea. Precisamente en el último punto te animaba a escribir el Asunto de tus mensajes al final. El Asunto es el titular que sintetiza el interior del mensaje. Pero más importante que eso es el componente de acción que transmite: debe indicar la prioridad e importancia del mensaje sin que la otra persona tenga incluso que abrirlo.

Esto es la teoría, claro. Luego en la vida real a la hora de redactar el Asunto vamos con tantas prisas que ponemos cualquier cosa. Y así redactamos Asuntos ambiguos, imprecisos y confusos. No ayudamos a la otra persona a interpretar su importancia/prioridad y por tanto no nos ayudamos a nosotros mismos. Y es aquí donde las Palabras Clave intervienen y cambian radicalmente el panorama. Eliminan esa redacción aleatoria-imprecisa en la que tú y yo caemos para ceñirse a unas palabras acordadas entre vosotros. Esas palabras son las que determinan qué hay detrás de ese mensaje.

Así, podéis acordar entre vuestro equipo o con las personas con las que más correos intercambies, cuáles serán esas palabras. Fijáis un grupo de 5-8 palabras que definen la mayoría de los correos y temas que tratáis entre vosotros, y luego las incluís al comienzo del Asunto para distinguirlos claramente. Primero ponéis la Palabra Clave y a continuación el resto del Asunto.

emailkeywords

Una palabra clave al comienzo del Asunto indica qué hay detrás de él y te ayuda a reaccionar mejor.

Por ejemplo, podéis definir las siguientes palabras (naturalmente las que se adapten a vuestras necesidades):

    ASUNTOS IMPORTANTES

  • Error o Fallo
  • Modificación
  • Contrato
    ASUNTOS MENORES

  • Info o FYI (acrónimo de For Your Information)
  • Reunión
  • Briefing

El hecho de fijar por adelantado estas Palabras Clave no sólo os ayuda a entender mejor el correo sin tener que abrirlo, lo que ya es la leche. Sino que os permitirá clasificarlo, destacarlo y priorizarlo de forma automática. ¿Cómo? Mediante filtros y reglas inteligentes. Y es aquí donde la cosa todavía mejora más y este nuevo hábito resulta tan práctico y eficaz para todo el mundo.

Así, puedo definir filtros para los correos de tal o cual persona y destacarlos o separarlos en función de las palabras clave que mis compañeros o jefe incluyan en sus Asuntos. Por ejemplo:

  • Si recibo un correo de mi jefe con las palabras ERROR o MODIFICACIÓN lo pones en alguna de mis “Carpetas Calientes”.
  • Si recibo un correo de un cliente y en el Asunto lleva la palabra REUNIÓN lo mueves a una “Carpeta Fría”.
  • (No te pierdas este otro post donde te cuento qué demonios es eso de carpetas “calientes, templadas y frías”.)

Esto supone un avance monstruoso en tu correo diario. Probadlo y todos notaréis la diferencia. Exige (claro) un poco de voluntad de mejorar las cosas y sentarse para acordar esas Palabras Clave. Y aunque sólo lo hagas con dos o tres personas, aquéllas con quienes más mensajes intercambias, notarás una diferencia espectacular. Podrás organizar, clasificar, atender y priorizar tus mensajes con mucha más precisión y rapidez. Ganáis todos.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Me ha encantado leer sobre esto Berto. Es una cosa que practico a menudo puesto que uso Gmail y es bastante potente con las búsquedas así que lo uso en parte como archivador de ficheros adjuntos o de ficheros susceptibles de ser necesitados en varios entornos. Me autoenvío contenido con palabras clave porque el e-mail es accesible desde cualquier sitio. Una vez creado el e-mail con el fichero adjunto o información, simplemente lo cargo de palabras clave y las búsquedas resultan siempre fáciles.

    un saludo

  • joserramon

    El problema viene, no sólo, cuando recibes muchos mails siendo el destinatario, que quizá puedas pedir que utilicen unas determinadas reglas, el problema es cuando estás en copia de mails que van destinados a clientes o otras personas donde no puedes utilizar estas palabras clave. Yo si que distingo mediante una regla que los mail dirigidos a mi estén en cursiva y subrayados para distinguirlos de los que estoy solo en copia.

    Saludos

    • Evidentemente este hábito de las Palabras Clave no vale para todo tu mail. Pero si lo podéis aplicar al 10, 15 ó 20% de correo que recibís todos los días, es algo que ya ganáis y que ayer no teníais.

      Los correos en copia masiva no valen para nada. La gente los envía para “informar” o cubrirse el culo y quienes los reciben no se dan por aludidos.

  • Niklaus

    Muy buena idea Berto. Vamos a intentar ponerlo en práctica y te contamos que tal nos va :)

  • Jose Luis

    Buen consejo. Lo único es que algunos asuntos pueden quedar un tanto extraños, según las key que incluyas en ellos.

    Gracias por el artículo.

    Un saludo.

    Jose Luis
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