Cómo Potenciar tu Organización Utilizando Colores

Los colores nos acompañan desde niños. Son algo accesible, intuitivo y fácil de reconocer. Aplicados a tu organización, pueden ayudarte a la hora de clasificar y encontrar de un modo muy eficiente. ¿Lo mejor? Que puedes «colorear productivamente» en montones de sitios.

Colorear productivamente consiste en utilizar un conjunto de colores elegidos por ti, y que en el día a día te ayudan a…

  1. Clasificar mejor para encontrar antes.
  2. Distinguir sin tener que abrir o comprobar.
  3. Identificar acciones para actuar antes.

Tu propio código de colores

Todo empieza por elegir una serie de colores. Tres, cuatro… tal vez cinco. No más, no se trata de utilizar toda la paleta Pantone. Cada color tiene un significado muy concreto para ti. Lo eliges tú. Y cuando lo asignas a algo, ese color te permite identificar, procesar, decidir o encontrar con mucha más rapidez.

Un ejemplo básico de mi código de colores:

  • Rojo: cosas que requieren mi atención, mi acción. Son cosas que tengo que revisar, utilizar, terminar. Son cosas sobre las que tengo que actuar.
  • Verde: cosas para guardar, para archivar, para utilizar a largo plazo.
  • Azul: cosas que tengo que encargar, delegar o enviar a otros.

¿Dónde utilizarlos?

Los colores vienen genial en sitios donde hay muchas cosas y además están todas juntas. Y lo bueno es que puedes utilizarlos tanto en digital como análogico (papel). Bien asignando a golpe de clic, o bien con un rotulador, notas adhesivas, o incluso clips (de colores).

Algunos ejemplos donde sacar partido de tu sistema de colores:

  • Mensajes de Email (utilizando reglas y filtros)
  • Carpetas en tu ordenador.
  • Aplicaciones de notas (Evernote, OneNote…), cambiando el color de los textos.
  • Calendarios.
  • Carpetas, archivadores (utilizando post-its).
  • Informes, dossieres, facturas (idem).
  • Pizarras, corchos u organizadores de pared.
  • Tus propios apuntes y notas manuscritas.

¿Por qué recomiendo el uso de colores en tu sistema de organización? Porque es un sistema muy intuitivo, rápido, eficiente. Y porque no hay curva de aprendizaje ni coste de adaptación. Lo eliges, empiezas a aplicarlo, y empiezas a sacarle particdo.

¡Da color a tu organización!

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

luis arellano - 14 noviembre 2013

quisiera saber como asignar color a los archivos que mas utilizo

    Pablo L - 14 noviembre 2013

    Puedes ponerle color a las carpetas y hasta cambiar los iconos.
    Una opción es utilizar Folderico

Angel Agueda Barrero - 14 noviembre 2013

Muy buena idea, salvo que seas daltónico :)

Cuidado con el uso de colores en documentos que se compartan como presentaciones porque los daltónicos no los diferencian.

Saludos,

Ángel

Gonzalo Castro M. - 14 noviembre 2013

Gracias por los consejos. Así nos damos cuenta que con pequeñas cosas, sin grandes complicaciones o sistemas rebuscados podemos aportar a la productividad de nuestro día a día.

Un saludo.

    Berto Pena - 21 noviembre 2013

    Gracias a ti Gonzalo.
    Muchas veces intentamos matar moscas a cañonazos, y para cosas sencillas recurrimos a soluciones complejas. Aunque no siempre se puede conseguir, merece la pena darle una vuelta para cargar con menos “grasa”.

JC - 14 noviembre 2013

Decididamente los metodos visuales para discriminar elementos dentro de un conjunto aceleran la clasificacion. Como bien dices es intuitivo su uso, asi q no mas lo asignas lo empiezas a usar.

Fundamental el punto de asignarles un significado concreto a cada uno. Si no terminaras abandonando el metodo

Saludos

JC
http://www.comomeorganizo.com
Twitter: @ComoMeOrganizo
Ultima Nota: Calendario-Anticipa los viajes

    Berto Pena - 21 noviembre 2013

    Sí, de cara a que el método sea útil lo mejor es utilizar (o empezar utilizando) pocos colores-significados. Es como las etiquetas. Si terminas teniendo mil no te servirá ninguna. Es mejor empezar por 2-3 colores, asentar el sistema, e ir ampliando si es necesario.

    Gracias JC!

Berto Pena - 21 noviembre 2013

Tenemos pensado incorporarlo sí. Gracias Víctor!

Juanjo - 17 enero 2014

Hola
Hace tiempo leí un artículo en el que se decía que los pilotos de fórmula uno, cuando realizan una parada en boxes reaccionan antes cuando les muestran cartel luminoso que en lugar de la tradicional “piruleta”.
Mostramos mayor atención ante este tipo de “señales”, quería compartir el sistema que uso habitualmente sólo con 3 colores a modo de “semáforo” en función del mayor o menor grado de atención :
Rojo
Ámbar
Verde
Salu2
Juanjo

    Berto Pena - 21 enero 2014

    Pues por ahí van los tiros. Los colores son intuitivos, sencillos, rápidos y comprensibles. Y están ahí a nuestro alcance. Gracias Juanjo!

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