¿El Email te Tiene Atrapado? ¡Deja ya el Chequeo Constante!

Haz un cálculo rápido. Aproximadamente, y entre tu ordenador y tu teléfono móvil, ¿cuántas veces al día chequeas tu Buzón de Entrada? ¿Cuántas veces abres tu Email para ver si te ha llegado correo nuevo?

Somos muchos los que caemos en la trampa de abrir el Email cada dos por tres para poder responder “cuanto más rápido mejor”. Porque gestionar el Email con eficacia no es cuestión de ver quién acumula más interrupciones o desenfunda más rápido. Sino de dominar esa herramienta para cumplir mejor con las tareas.

En toda mi carrera he trabajado junto a grandes profesionales, emprendido mano a mano con personas brillantes y he aprendido de directivos excepcionales. Ninguno de ellos lo fue por depender (ser un adicto) del Email, por abrir mil veces al día su correo y responder rápido a sus mensajes. Sino por hacer de forma extraordinaria, inspiradora e innovadora su trabajo.

Peeeero, el Email es así de “diabólico”; y te hace creer que abriéndolo, leyendo las últimas novedades y respondiendo cuanto antes a cualquier mensaje que entre en tu buzón, tú eres más productivo y rindes mejor. Y, ciertamente, eso sólo es una falsa sensación.

¿Por qué chequeamos tanto el Email?

Depende de muchos factores pero en mi experiencia personal he visto que se debe a varias razones (a algunas o todas ellas a la vez):

Porque creemos que el mejor profesional y el más capacitado directivo es el que responde antes y más rápido a cualquier mensaje que le envían.

Porque creemos que nuestro trabajo tendrá más calidad y ofrecerá más resultados si estamos permanentemente conectados y disponibles para cualquiera que nos envíe algo.

Porque creemos que cayendo la frenética actividad del Email estamos siendo más productivos. Que abriendo, moviendo, haciendo clics y tecleando mensajes cumplimos con nuestro trabajo.

Porque creemos que nuestro trabajo diario, nuestros objetivos y el resultado de nuestro esfuerzo dependen del próximo mensaje que alguien está a punto de enviarnos.

Porque creemos que abrir y responder rápidamente proyecta al exterior (a mi jefe, mis compañeros, clientes…) una mejor imagen de nosotros. Cuanto más rápido respondas a tu Email mejor opinión tendrán de ti.

¿Qué consecuencias tiene?

Muchas. Muy serias y muy graves, si es que (claro) te tomas en serio la gestión de tu tiempo, el rendimiento en tu trabajo, los resultados de tu esfuerzo y hasta tu tiempo de ocio y descanso personal. Si no, no tiene ninguna consecuencia negativa; es muy divertido, adictivo y te ayuda a mejorar tu técnica mecanográfica.

Habría que hacer una serie de artículos para recoger todas las negativas consecuencias pero sólo voy a apuntar una, la más importante:

Interrupciones.

Abrir cada dos por tres tu Email, dejar lo que estabas haciendo y ponerte a escribir emails, supone una gravísima interrupción para tu trabajo. Y se repite una y otra vez, una y otra vez, una y otra vez…

El problema de las interrupciones es que restan intensidad y calidad a tu trabajo y te roban mucho tiempo. Volver sobre una tarea que dejaste a medias y retomarla implica cometer errores y gastar un tiempo extra que necesitas para otra cosa.

Cuando una interrupción es puntual y no está en nuestra mano evitarla, no hay tampoco que caer en la alarma. Cuando es repetida y constante (el chequeo del Email lo es), y además es deliberada y provocada por nosotros mismos (el chequeo del Email lo es), deberíamos tomárnosla en serio.

¿Te interesa corregir este hábito?

Naturalmente que habrá personas que necesiten responder cuanto más rápido mejor (por ejemplo si trabajas en un servicio de atención al cliente). Otras creerán que lo necesitan o que su imagen se vería perjudicada si cambiara este hábito. Y otras pensarán “¡qué carajo!, antes muerto que sin mi Blackberry”.

Si no es tu caso y quieres empezar a reducir tu dependencia del Email, te sugeriría empezar por dos gestos. Uno más fácil de llevar a cabo, y otro, ciertamente, mucho más complicado.

Desactiva el Notificador.
(El fácil.) El Notificador de correo nuevo es uno de los grandes culpables de esta dependencia que hemos desarrollado. El “ding” de “tienes un Email” no sólo es una interrupción sino también una incitación a abrir el correo y, claro está, responderlo. Estás a un clic de distancia de acabar con ello y ganar en concentración, tranquilidad y tiempo continuado de trabajo. Justo lo que necesitamos todos.

Reduce el número de chequeos
(El difícil.) ¿Cuántas veces? Conozco personas que abren el Email sólo una vez al día. Otros dos. Y otros doscientas. Es algo que sólo puedes decidir y hacer tú pero sólo te diría una cosa: cuanto menos chequeos, mejor trabajarás. En mi caso personal he visto que 3-4 veces al día es suficiente para manejar mi volumen de correos diarios, que oscila entre 50-70 mensajes cada día.

Si te interesan los (malos) hábitos del Email te recomiendo especialmente este otro artículo “hermano” al que acabas de leer.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Ramon

    Hay un artículo muy interesante con una visión alternativa del chequeo constante de email: En realidad somos ludópatas.

    http://www.codinghorror.com/blog/2009/09/email-the-variable-reinforcement-machine.html

    • Estupendo, gracias por compartirlo :-)

  • Por si te inspira, yo tengo bastante costumbre de mirar el correo con frecuencia, básicamente porque me cuesta dedicar mucho tiempo a una misma tarea y necesito cambiar de foco de vez en cuando. Eso no me hace ineficaz ni me preocupa… me va bien así.

    Cuando desactivé los notificadores de correo era peor… perdía más tiempo mirándolo por si había llegado algo, que la interrupción que supone tener una alerta. Ahora no miro el correo: si no hay alerta no ha llegado nada… y la alerta me permite saber rápidamente si quiero leer el correo o seguir con lo mío, sin cambiar ni de ventana.

    • Y no has probado con otras actividades que te ayuden a recuperar el foco? Por ejemplo micro descansos. El problema de atender el Email es que te desvía hacia otra cosa, muchas veces menos importante.
      Gracias por contar tu experiencia :-)

  • Agustín

    Con respecto del mail, algo que me solucionaría mucho y no he podido conseguir es que los adjuntos se descarguen automáticamente a al menos una carpeta del disco duro.
    Es un trabajo rutinario y estaría muy bien poder automatizarlo.
    Y, sobre todo, tener los adjuntos en su sitio nos facilitaría archivar ya el mail, innecesario una vez cumplida su misión.
    Cordiales saludos,

  • m.o

    La verdad es que compruebo mi email cada 30 minutos (o más a menudo) porque así lo requiere mi trabajo. Soy traductor autónomo y las propuestas de trabajo tienen una ‘duración de vida’ muy corta. Si no contestas rápidamente, se te escapa el proyecto. Aún así reconozco que el ‘chequeo’ es una trampa para la productividad.

    Y esa contradicción se extiende a todo mi trabajo. Por ejemplo, buscar información o algún termino en la Web es una actividad implicita del oficio pero tambíen tiene graves consecuencias en la gestión de mi tiempo.

  • Querido Berto Pena, Como siempre tus artículos son
    inspiradores, motivadores y estupendos y la verdad se agradecen
    dado que siempre caen en el momento justo. Te cuento ademas que
    sigo continuamente tu blog y es innumerable la cantidad de veces
    que cuando escucho hablar a colegas y conocidos que se quejan del
    poco tiempo y estrés que tienen en su vida que chequeen y lean
    algunos artículos de tu blog. Por cierto, estoy leyendo tu libro y
    me tiene completamente atrapado en la terrible tarea de modificar
    mis hábitos y ser mas productivo con mi vida, que nos es fácil, lo
    se, pero no imposible y estoy seguro que me generara enormes
    beneficios. Muchas gracias por los consejos y ayuda, desde la
    Capital Federal, Buenos Aires, Argentina. Un cordial Abrazo, Diego
    E. Aceti.

  • 100% correcto. Una de las addiciones más dificil de
    corregir (junto con la de consultar las estadisticas de Google
    Analytics !) Intento trabajr en batch y entrar en mi cliente de
    correos solo 1 vez por la maña y otra por la parte, pero los
    smartphones te lo ponen francamente dificil…

    • mucha verdad hay en tus palabras frank… los smartphones son terribles para ello.

      • Alejandro

        Yo tengo desactivadas las notificaciones push y las actualizaciones periódicas de mail y así evito estar tentado por el nuevo correo.

  • Yo lo intento mirar en dos momentos del día. Pero todo hay
    que decirlo que me lo salto, pero el mail no es lo pero. Mucho peor
    son las redes sociales… Saludos ;)

  • Siendo bastante realista en todo lo que dices, me ha
    extrañado que no plantees una causa muy frecuente entre directivos:
    la necesidad de estar informado para tomar decisiones. Se acerca a
    este caso el comentario del traductor que viene a representar a
    todos aquellos que dependen en su trabajo de un buen servicio,
    inmediatez, agilidad, etc. A los directivos, los emprendedores, los
    autónomos… les encantaría desentenderse de la demanda compulsiva
    del mercado. Pero no es tan fácil si llegar a final de mes depende
    de eso (en el caso de los directivos puede significar ser
    reemplazados de un día para otro si no dan resultados). Que conste
    que tampoco estoy defendiendo estar a la última al minuto. Claro
    que hay vicios en la consulta del correo y es difícil discriminar
    si no veo, al menos, el remitente. Pero estos consejos de abro o no
    abro el correo son demasiado simples para ciertas profesiones.
    Conozco muchos casos de malentendidos porque una de las personas no
    leyó en su momento lo que se había enviado al resto, por poner un
    ejemplo. Por el tema y la situación lo que se requería era estar
    conectado: si no se sabe hacer o no se sirve para eso, lo mejor
    entonces es cambiar de trabajo o responsabilidades. Mucha
    gracias.

    • Pues yo creo que ese es el error, o al menos el que yo cometí durante mis años de directivo y emprendedor. Utilizar el Email como centro de toma de decisiones y repartir el trabajo del equipo mediante mensajes. Eso obliga a (todos) a estar todo el día pendientes del Email, más atentos a lo próximo que llega, que haciendo y avanzando. Promueve la cultura del trabajo a corto plazo apagando fuegos diarios. Hay otras formas y herramientas de estructurar el trabajo y asignar tareas (minireuniones, apps online para proyectos…).

      Naturalmente que hay temas que se terminarán tratando por Email, pero utilizarlo como la base de la “cadena de mando” creo que es un error. Esclaviza a todos en la empresa, de arriba a abajo.

      El caso del amigo traductor, así como empresas que reciben pedidos por Email (formularios), creo que es distinto. E incluso en esos casos hay alternativas a tener el correo siempre abierto (comprobar los últimos 5 min de cada hora, utilizar filtros o una cuenta distinta para pedidos…).

      Yo propongo depender menos del Email y hacer más.

  • No creo que se trate de enumerar una casuística
    interminable porque lo que a ti te vino bien (no dudo que a otros
    les funcione también) a otros les puede perjudicar. Dependerá de
    cómo funciona cada empresa, quizá incluso sea lo realmente
    interesante de cambiar, no tanto el email sino la cultura de
    dirección y toma de decisiones. En personas que empieza el valor
    añadido radica más en la capacidad de reacción y servicio que en
    know how, que no tiene. No es fácil que consulte menos el email
    cuando se sabe parte de su progreso profesional depende de estar al
    servicio del cliente (que en las empresas es el jefe). Otra cosa es
    que hay que enseñar a utilizar el email (a jefes y empleados) tanto
    a la hora de escribirlos como al responder y el uso eficaz de la Cc
    y la Cco, etc. Pero sería un curso diferente pero más necesario, en
    mi opinión. Ojo, que en algunos trabajos, hacer más es atender el
    correo. Es decir, las reglas fijas será difícil establecerlas y
    cada uno debería descubrir su modelo. Muchas gracias.

  • Yo chequeo mi mail 2 veces al dia. Lo que pasa es que me
    veo obligado a abrir el mail a primera hora a causa de la
    naturaleza de mi trabajo. Por si hay alguna problema durante la
    noche anterior en los sistemas que gestiono. Sin embargo he
    aprendido a gestionar estos imprevistos, incorporarlos a mi orden
    del día, pese que me ha me ha costado mucho. Las claves: – Fijarse
    un número de chequeos al día, en una hora determinada. – Aprender a
    incorporar el imprevisto a nuestra rutina (Berto, aquí tienes
    material para una serie de post!) Hasta aquí mi experiencia. Un
    saludo

  • carlos

    Siempre he pensado que mi trabajo no me permitia hacer esa
    regla, pero leyendo tu articulo veo que no soy un caso excepcional
    sino la norma general del que hace este error y no lo ve. Gracias
    por abrirnos los ojos. Yo estoy todo el día pendiente de las
    alarmas de nuevo email, porque creo que así atiendo mejor a mis
    clientes. La verdad es que en mas de una reunión me han reconocido
    mi pro-actividad y rapidez de respuesta, y por ello sigo igual.
    Pero tendré que plantearme de verdad si contestarlos con un retraso
    de 3-4-5 horas hará o no cambiar esa visión de mi cliente. Tendré
    que pensarlo….

  • Renato Valenzuela

    Yo no creo que en verdad “Creemos que el mejor profesional
    y el más capacitado directivo es el que responde antes y más rápido
    a cualquier mensaje que le envían.”, sino al revés… sabemos que
    NO SOMOS tan capacitados ni el mejor profesional de la historia…
    PERO AL MENOS hacemos el esfuerzo de responder rápidamente todos
    los mails que nos envían! No está de más hacer ese pequeño
    esfuerzo, no? Si la gente espera nuestras respuestas, entonces
    ayudémoslos y respondámosles rápidamente =) Es mejor acostumbrarse
    a trabajar con los pequeñas distracciones que simplemente ignorar
    esa distracción latente que está ahí. Quizás en verdad la velocidad
    de nuestra respuesta pueda mejorar la productividad de otra
    persona. Saludos

  • Miguel

    El email nos esclaviza porque lo usamos como un “dialogo de sordos”. Mandamos un email pidiendo algo, y asumimos que va a ser leido inmediatamente, nos hemos acostumbrado a la inmediatez total y nos creemos que somos menos clientes si no nos responden a nuestras peticiones en 5 minutos (aunque se trate de un asunto trivial que puede esperar al dia siguiente), o que somos menos serviciales si dejamos la respuesta para despues de comer.
    Lanzar un email al vuelo es una solucion facil al no pensar en que estamos pidiendo (tal vez no haga falta ni el email ni una llamada, bastaria con repasar una agenda o un archivo, eso lo he vivido “cienes y cienes de veces”), y claro, genera una cadena reacciones en el lado de los que lo van a recibir (proveedores o empleados). Todos asumimos que es lo correcto, nadie le dice nada al jefe o cliente y el habito maligno queda bien arraigado.

  • Edw

    Me ha gustado ese enfoque. Hasta hace unos meses yo miraba el mail cada 15 minutos (si es que no me pitaba antes). Ahora lo hago a media mañana y media tarde y soy más feliz.

    Personalmente no me gusta leer el mail sólo llegar al despacho (todo es publicidad y Spam). Si empiezo a trabajar a la hora que todo el mundo, les doy un par de horas para que me escriban… eso sí, es lo último que miro antes de apagar el ordenador al mediodía o por la noche (por si acaso).

    Paralelamente a todo esto del mail, creo que el problema principal radica en lo difícil que es saber priorizar entre lo Importante VS lo Urgente (y que muchas veces no lo es tanto).

    Un saludo,