5 Detalles para vigilar el nivel de Eficacia de un Equipo

Cuando diriges un equipo tienes que estar encima de muchos rincones. Pero uno que se suele olvidar y que los jefes más eficaces cuidan al máximo, es cuidar el nivel de Eficacia de un Equipo. El cómo se hacen las cosas cada vez define más si dejas huella o pasas de largo. Y algunos no se han enterado todavía.

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No es la primera vez que confieso públicamente lo “regular” que fui dirigiendo a mis equipos. En algunas cosas era bueno, lo veo ahora y lo tengo que reconocer. Pero en otras… ejem… Pues era como muchos jefes mediocres.

Y tú, ¿todavía descuidas esto?

Una de las cosas que directamente no hacía era vigilar la eficacia de mi equipo. Y en el fondo es uno de los trabajos extra más importantes que tiene hoy en día un coordinador: asegurarse que, al menos en ciertos detalles clave, su Equipo no tropieza en piedrecitas o se atasca en cuellos de botella. La misión del manager es allanar el camino para que los demás trabajen mejor. Muy parecido a lo que hace un Productor de cine en una película.

Quiero aportar mi granito de arena, y ayudarte a hacerlo mejor. Aprovéchate de mi experiencia…

Te recomiendo un gesto clave: en distintos momentos del día y de la semana, párate a pensar y preguntarte lo siguiente:

«¿Todo el mundo tiene claros los objetivos? ¿Cada persona tiene la carga de trabajo adecuada? ¿Estamos utilizando bien las vías de comunicación? ¿Tenemos las mejores herramientas y todos las saben utilizar de verdad?

¿Se piden bien las tareas (ellos-yo-ellos)? ¿Manejamos bien las fechas y plazos de entrega? ¿De dónde vienen los retrasos en los que caemos? ¿Fluye la comunicación cuando hay desajustes? ¿Estamos delegando bien? (empezando por mí)?»

Necesitas responder a estas y otras preguntas. Son vitales para que tu equipo crezca. Y sin embargo no son tantos los que las aplican. Por falta de hábito, por dejadez, por desconocimiento, porque están anclados en el Trabajo Viejo que ya no vale. Porque la Eficacia de un Equipo ya no consiste en «¡a trabajar!».

Pero tú quieres hacer las cosas de forma diferente. ¿O me equivoco?

El liderazgo empieza por hacer diferente las cosas diarias que otros descuidan.

5 detalles donde se mide la Eficacia de un Equipo

Aun cuando tú puedes y debes hacer tu propia lista de control para revisar de tanto en tanto, yo te propongo cinco rincones para vigilar. Mira…

  • 1Cuántas Reuniones tenéis y cómo son
    Graba esto en tu ADN productivo: convocar reuniones es gratis, tenerlas NO. Y además en las reuniones no se trabaja, se habla de trabajo. Así que a más reuniones menos tiempo real de trabajo para hacer físicamente las cosas.

    Más que el número en sí, fíjate si todas son necesarias, si se alterna con otros canales (teléfono, Correo…), si se hay exceso de convocados, si hay demasiadas que se repiten, y sobre todo cuál suele ser el resultado final. Recuerda: no se puede trabajar sin reuniones, pero sí sin la mayoría de ellas.

  • 2Interrupciones inteligentes… o a lo bruto
    En tu Equipo hay dos tipos de interrupciones: las necesarias y las innecesarias. Con las primeras sólo hay que hacer una cosa: atenderlas y seguir. Pero con las primeras hay que aprender, educaros y crear unas reglas internas para hacerlo mejor. ¿Cómo pueden colaborar entre ellos sin molestarse tanto? Cuida este rincón, trabájalo a tope, y le darás a tu gente algo que hoy en día es puro oro: más tiempo de calidad gratis. Sin tener que echar más horas, echar o contratar a nadie.
  • 3Gestión interna de fechas y plazos
    Uno de los agujeros por donde se cuelan la mayoría de las urgencias internas es la mala gestión de fechas. Comunicación deficiente, mala interpretación, estimaciones no realistas, exceso de relajación, y también retrasos sobre la marcha que no se informan debidamente.

    Estudia a tu Equipo: ¿qué mecanismo, protocolo o sistema de fechas utilizáis? ¿Cómo se piden y actualizan? ¿Hay algún sitio donde verlas? ¿O sencillamente las cosas se piden por Correo y se hacen cuando llega el momento?

  • 4Manejo y Aprendizaje de Urgencias
    Como coordinador debes preocuparte (mucho) por cómo maneja tu Equipo las Urgencias, porque son la gran amenaza para cumplir con los objetivos diarios y semanales. ¿Las están analizando bien? ¿No habrá mucha falsa urgencia? ¿Está bien dimensionada la respuesta? ¿Vienen de fuera o hay mucha interna? Si es así, ¿qué es lo provoca?

    Aprender de las Urgencias debería ser asignatura obligatoria en todo Equipo. Porque la gran mayoría de ellas tiende a repetirse, y no son sino una versión de otra parecida que ya nos ocurrió hace un mes (no hablo de accidentes, averías e impoderables, claro).

  • 5Procesos y procedimientos internos
    A menudo me encuentro con Equipos que tienen bien marcada y definida su “forma de hacer las cosas”. De gestionar pedidos, de interactuar entre departamentos, de enviar feedback, etc. Su flujo de trabajo se basa en ciertos procesos y procedimientos muy claros.

    El (gran) problema está en que muchos de esos procesos están sin actualizar. El trabajo y las necesidades cambian, pero lo seguimos haciendo igual que hace cinco años. ¿Consecuencia? Tienes a gente buena trabajando a destajo y estrangulados por un sistema del que todos se quejan pero que nadie actualiza.

Sólo he apuntado cinco. Y hay bastantes más.

Se trata de detalles muy “evidentes” que la mayoría ni aplica ni conoce. Estas y otras cosas son las que te cuento en mi Training Especial para Directivos y Emprendedores. Porque son muchas las personas que se han cansado de las viejas formas y quieren cuidar la Eficacia de su Equipo.

¿Ves todo el margen de mejora que hay? ¡Son buenas noticias! ¡Tienes una oportunidad de oro!

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...