5 detalles a vigilar antes de enviar un correo importante

Escribimos tantos correos que ya no prestamos atención a ese gesto, vulgar, repetido, monótono. Y ese automatismo es un gesto clave para ti porque define cada día tu manera de hablar a distancia, y coordinarte en temas en los que seguro que te va mucho.

correo importante

Es cierto que hay correos y correos. Algunos, los importantes de verdad, en esos donde “te juegas la vida”, no hace falta decir nada porque seguro que los repasas hasta la saciedad. Cómo escribes, lo que pones y cómo lo pones, detalles que no puedes olvidar… esos mensajes los relees dos, tres o cinco veces si hace falta.

¿Pero qué pasa con los otros correos (igualmente importantes) que por repetidos los escribes en modo piloto automático? Ahí es donde fallamos la mayoría. Y por ahí es por donde se nos cuelan muchos problemas, malentendidos y desajustes llamados “urgencias”, “marrones” o “líos”.

Te propongo un cambio: cuidar desde ahora esos correos igualmente importantes, de cada día, que a la larga definen tu nivel para trabajar con clientes, tu jefe o tus compañeros. Porque ahí, en ese mensaje que vas a escribir dentro de media hora, está la diferencia entre un buen profesional y otro del montón.

Hay cinco detalles que a mí me gusta vigilar antes de enviar un correo importante. ¿Te parece que los veamos?

1Di primero y cuanto antes lo más importante

El Tiempo de todos es limitado. Y la Atención todavía más. Por eso te interesa evitar los rodeos y atrapar cuanto antes la Atención de la otra persona (sobre todo si son varios en copia). Además, mucha gente entendemos los prolegómenos como falta de claridad en la cabeza y poca profesionalidad. Aunque luego lo tengas que explicar o desglosar debidamente, es mejor poner cuanto antes lo más importante de lo que quieres decir. Ese será el “corazón” de tu mensaje.

2Utiliza puntos o una lista para separar

Es fácil que además del “corazón” de tu mensaje tengas que incluir varias cosas (siempre relacionadas con ese mismo tema). En vez de recurrir a párrafos que no tienen fin, es mejor separar y destacar esos puntos en forma de lista (guiones o lista de viñetas). De esa manera cada cosa que digas estará claramente identificada, tu correo quedará mejor estructurado, y la comunicación de cada cosa será mucho más redonda.

Lo hacemos bien en los correos donde nos la jugamos de verdad. Son esos otros importantes donde por las prisas o por la rutina, fallamos.

3No desarrolles frases o párrafos sino ideas

El problema de mucha gente es que no piensa antes de ponerse a teclear. Y eso tanto en los correos importantes como en el resto. Y eso, más que en un exceso de texto, se traduce en mensajes con demasiadas cosas, poco claros. Aprovecha esas listas o guiones para concentrar tus ideas como si fueran los titulares de una noticia. Identifica primero en tu cabeza la idea principal y concéntrala en pocas palabras en una línea o párrafo lo más pequeño posible.

4Incluye las tres coordenadas de oro

A la hora de coordinarte por Correo con los demás (encargar, delegar o revisar status de algo), hay tres palabras de oro (“coordenadas”) que siempre deberías incluir, y además de forma clara y muy explícita: Qué es lo que hay que hacer, Quién lo tiene que hacer, y Cuándo se tiene que hacer. Para mí el Cuándo es especialmente importante, por eso suelo resaltarlo en negrita o subrayado. Hazlo y ya verás qué diferencia.

5Haz una relectura y reduce a tope

Una rápida relectura es vital para: a) asegurarte de poner lo verdaderamente importante, y que no se te escapa nada; y b) reforzar la claridad de tu mensaje reduciendo todo el texto que puedas. No olvides que el exceso de palabras resta claridad, contundencia, y te hace perder tiempo a ti y a la otra persona que lo tiene que leer. Cuando hagas la relectura pregúntate: «Esta frase o comentario de aquí, ¿realmente es imprescindible en este correo?»

Una de las cosas con las que me comprometí cuando empecé a divulgar sobre Efectividad y Productividad Personal, fue poner el foco en las cosas pequeñas que repetimos y terminamos descuidando. Porque todo eso te marca hacia arriba o hacia abajo de un modo que ni te imaginas. La escritura de los correos (importantes) es una de esos cosas.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…