5 detalles esenciales cuando estás a cargo de un proyecto

¿Qué es lo más importante cuando estás a cargo de un proyecto? ¿Hay algún detalle que cuente más que otro? ¿Hay algo concreto que defina el éxito o el fracaso? Si has estado a cargo de un proyecto, seguro que tienes más de una respuesta para estas preguntas.

A cargo de un Proyecto

Cómo líder de proyectos en mi vida he estado a cargo de unos cuantos. Con equipos de 2-3 personas y presupuestos ajustados, y con decenas de personas detrás y cifras millonarias (literalamente, no es una expresión); con personas de mi misma cultura y con equipos multiculturales con miembros de más de 10 países; con veintipocos años y casi cero experiencia, y pasados los cuarenta y unos cuantos kilómetros detrás.

Tres capacidades del líder de proyecto

Y en todos estos años he aprendido que cuando estás a cargo de un proyecto hay tres cosas que destacan. Tres capacidades que como líder del proyecto tienes que cuidar y potenciar todo lo que puedas:

  1. PREPARACIÓN y Anticipación.
  2. REVISIÓN y Control
  3. REACCIÓN “con sustancia” (no improvisación a lo loco, sino basada en tu Preparación y tu Conocimiento de cómo están las cosas).

Dicho así, estas tres capacidades dicen mucho y a la vez nada. Así que ya que me gusta enfocar mis contenidos hacia la parte eminentemente práctica, me gustaría concretar un poco más esas tres capacidades; desmenuzarlas en 5 detalles esenciales que debes cuidar cuando estás a cargo de un proyecto. ¿Los vemos?

  • 1Comunicar cambios: Atascos-Problemas-Retrasos
    El líder del proyecto debe asegurarse que la información (necesaria) fluye entre todos. Saber lo que hace el otro, cuándo lo terminará, y qué es lo siguiente. Pero si algo debe comunicarse YA, eso son los bloqueos y los retrasos. No hay levantar la bandera roja por cualquier chorrada, por supuesto, pero sí que debe saberse YA si uno o varios miembros del equipo están astacados o están yendo hacia atrás. Porque no saber eso puede generar un efecto dominó malísimo.
  • 2Tramo actual: con qué estamos y cuándo lo terminaremos
    Si hay varios equipos/personas trabajando en paralelo es esencial conocer, no solo lo que están haciendo, sino saber cómo van y cuándo terminarán su parte. Es importantísimo ir acompasando esfuerzos para asegurarnos que no hay dos o tres velocidades distintas, y que llegaremos todos a la vez. O al menos con un mínimo desajuste. Tú, como líder, debes ir viendo e informando desde tu torre de control dónde y cómo va cada uno.
  • 3Enfocar esfuerzos: qué hacer y qué no hay que hacer
    Es obvio que todos deben conocer por adelantado cuál es la siguiente fase: lo próximo que hay que hacer. Pero el líder del proyecto no debe quedarse solo en las tareas en sí. Debe además centrar y enfocar esfuerzos. Asegurarse que: 1) todas las personas/equipos están alineadas; 2) tienen claro lo que NO toca en esa fase; 3) saben lo que hay que evitar para no caer en pérdidas de tiempo y energías innecesarias. Es crucial saber canalizar la energía y capacidad de trabajo de tu gente.
  • 4Aumentar el impacto: insistir en el “80/20”
    A lo largo de las distintas fases y tramos, os encontraréis con tareas y actividades de todo tipo: de las que marcan la diferencia y dejan huella en el resultado final, y de las que casi no valen para nada pero hay que hacer. Más que aceptarlo, hay que tenerlo claro y distinguirlas bien para no desgastarse demasiado en cosas que no aportan. Cada persona/equipo debe vigilar eso, pero es el líder quien debe enfocar a su gente a que consiga el mayor impacto cada día. Hay una pregunta de oro para eso: «¿Qué 5-10 cosas de esta semana van a generar el mayor impacto en esta fase? » (Otra manera de formular la regla del 80/20… que el 20% de las cosas suelen generar el 80% de los Resultados.)
  • 5Decides Tú: Escucha a otros… y a lo que has vivido ya
    Por mucha preparación y control, SIEMPRE hay desajustes, imprevistos… Y eso implica solo una cosa: hay que tomar decisiones y hacer cambios. Aunque tú serás casi siempre el último de la cadena, debes cocinar tu decisión utilizando toda la información que puedas: 1) la opinión de tu gente, sobre todo los más experimentados o con quien más confianza tengas; 2) tu experiencia pasada: casi seguro que algo así ya lo viviste antes… ¿y qué hiciste o qué pasó?; 3) tu intuición que tiene poco de adivinación y mucho de análisis y preparación.

grafico proyectos

En una ocasión un curtido gestor de equipos me dijo que la clave cuando estás a cargo de un proyecto es sumar kilómetros, y que él «tenía el culo pelado y había visto casi de todo». Aunque la experiencia hay que acumularla, conocer y cuidar por adelantado ciertos detalles, acorta ese camino. Ojalá estos cinco puntos y los tuyos propios te ayuden a ser mejor líder de proyectos.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Deja tu Comentario 6 comentarios

Dorothy - 22 octubre 2016 Responder

Genial Berto! Gracias por este artículo.

José Ramón - 27 octubre 2016 Responder

El tema de la gestión de proyectos es uno de mis temas preferidos en productividad personal. Los freelance que trabajamos solos a menudo se nos hace difícil organizarnos correctamente para que un proyecto empiece, se desarrolle y sobretodo termine bien y a tiempo.

Gracias por tratar temas tan prácticos.

    Berto Pena - 3 noviembre 2016 Responder

    Tienes razón José Ramón. Cuando estás solo al frente de un proyecto todo es más complejo… pero también tienes una libertad y recursos que muchas veces no tienes en un equipo. Preparación + Seguimiento. Esas siempre han sido las dos claves que me han funcionado en mis proyectos como freelance. ¡Gracias!

MANUEL JACINTO FLORES - 31 octubre 2016 Responder

Hola, recientemente me han pedido que coordine un proyecto y tu entrada me ha caído como anillo al dedo. Pero me gustaría usar un poco de tecnología en la gestión de dicho proyecto, ¿puedes sugerirme algunos programas para eso? Gracias.

    Berto Pena - 3 noviembre 2016 Responder

    Como aplicaciones para gestión conjunta de proyecto y tareas, tienes Asana, Trello y la veterana Basecamp. Gracias a ti Manuel :-)

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