5 detalles esenciales cuando estás a cargo de un proyecto

¿Qué es lo más importante cuando estás a cargo de un proyecto? ¿Hay algún detalle que cuente más que otro? ¿Hay algo concreto que defina el éxito o el fracaso? Si has estado a cargo de un proyecto, seguro que tienes más de una respuesta para estas preguntas.

A cargo de un Proyecto

Cómo líder de proyectos en mi vida he estado a cargo de unos cuantos. Con equipos de 2-3 personas y presupuestos ajustados, y con decenas de personas detrás y cifras millonarias (literalamente, no es una expresión); con personas de mi misma cultura y con equipos multiculturales con miembros de más de 10 países; con veintipocos años y casi cero experiencia, y pasados los cuarenta y unos cuantos kilómetros detrás.

Tres capacidades del líder de proyecto

Y en todos estos años he aprendido que cuando estás a cargo de un proyecto hay tres cosas que destacan. Tres capacidades que como líder del proyecto tienes que cuidar y potenciar todo lo que puedas:

  1. PREPARACIÓN y Anticipación.
  2. REVISIÓN y Control
  3. REACCIÓN “con sustancia” (no improvisación a lo loco, sino basada en tu Preparación y tu Conocimiento de cómo están las cosas).

Dicho así, estas tres capacidades dicen mucho y a la vez nada. Así que ya que me gusta enfocar mis contenidos hacia la parte eminentemente práctica, me gustaría concretar un poco más esas tres capacidades; desmenuzarlas en 5 detalles esenciales que debes cuidar cuando estás a cargo de un proyecto. ¿Los vemos?

  • 1Comunicar cambios: Atascos-Problemas-Retrasos
    El líder del proyecto debe asegurarse que la información (necesaria) fluye entre todos. Saber lo que hace el otro, cuándo lo terminará, y qué es lo siguiente. Pero si algo debe comunicarse YA, eso son los bloqueos y los retrasos. No hay levantar la bandera roja por cualquier chorrada, por supuesto, pero sí que debe saberse YA si uno o varios miembros del equipo están astacados o están yendo hacia atrás. Porque no saber eso puede generar un efecto dominó malísimo.
  • 2Tramo actual: con qué estamos y cuándo lo terminaremos
    Si hay varios equipos/personas trabajando en paralelo es esencial conocer, no solo lo que están haciendo, sino saber cómo van y cuándo terminarán su parte. Es importantísimo ir acompasando esfuerzos para asegurarnos que no hay dos o tres velocidades distintas, y que llegaremos todos a la vez. O al menos con un mínimo desajuste. Tú, como líder, debes ir viendo e informando desde tu torre de control dónde y cómo va cada uno.
  • 3Enfocar esfuerzos: qué hacer y qué no hay que hacer
    Es obvio que todos deben conocer por adelantado cuál es la siguiente fase: lo próximo que hay que hacer. Pero el líder del proyecto no debe quedarse solo en las tareas en sí. Debe además centrar y enfocar esfuerzos. Asegurarse que: 1) todas las personas/equipos están alineadas; 2) tienen claro lo que NO toca en esa fase; 3) saben lo que hay que evitar para no caer en pérdidas de tiempo y energías innecesarias. Es crucial saber canalizar la energía y capacidad de trabajo de tu gente.
  • 4Aumentar el impacto: insistir en el “80/20”
    A lo largo de las distintas fases y tramos, os encontraréis con tareas y actividades de todo tipo: de las que marcan la diferencia y dejan huella en el resultado final, y de las que casi no valen para nada pero hay que hacer. Más que aceptarlo, hay que tenerlo claro y distinguirlas bien para no desgastarse demasiado en cosas que no aportan. Cada persona/equipo debe vigilar eso, pero es el líder quien debe enfocar a su gente a que consiga el mayor impacto cada día. Hay una pregunta de oro para eso: «¿Qué 5-10 cosas de esta semana van a generar el mayor impacto en esta fase? » (Otra manera de formular la regla del 80/20… que el 20% de las cosas suelen generar el 80% de los Resultados.)
  • 5Decides Tú: Escucha a otros… y a lo que has vivido ya
    Por mucha preparación y control, SIEMPRE hay desajustes, imprevistos… Y eso implica solo una cosa: hay que tomar decisiones y hacer cambios. Aunque tú serás casi siempre el último de la cadena, debes cocinar tu decisión utilizando toda la información que puedas: 1) la opinión de tu gente, sobre todo los más experimentados o con quien más confianza tengas; 2) tu experiencia pasada: casi seguro que algo así ya lo viviste antes… ¿y qué hiciste o qué pasó?; 3) tu intuición que tiene poco de adivinación y mucho de análisis y preparación.

grafico proyectos

En una ocasión un curtido gestor de equipos me dijo que la clave cuando estás a cargo de un proyecto es sumar kilómetros, y que él «tenía el culo pelado y había visto casi de todo». Aunque la experiencia hay que acumularla, conocer y cuidar por adelantado ciertos detalles, acorta ese camino. Ojalá estos cinco puntos y los tuyos propios te ayuden a ser mejor líder de proyectos.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Dorothy

    Genial Berto! Gracias por este artículo.

  • El tema de la gestión de proyectos es uno de mis temas preferidos en productividad personal. Los freelance que trabajamos solos a menudo se nos hace difícil organizarnos correctamente para que un proyecto empiece, se desarrolle y sobretodo termine bien y a tiempo.

    Gracias por tratar temas tan prácticos.

    • Tienes razón José Ramón. Cuando estás solo al frente de un proyecto todo es más complejo… pero también tienes una libertad y recursos que muchas veces no tienes en un equipo. Preparación + Seguimiento. Esas siempre han sido las dos claves que me han funcionado en mis proyectos como freelance. ¡Gracias!

  • MANUEL JACINTO FLORES

    Hola, recientemente me han pedido que coordine un proyecto y tu entrada me ha caído como anillo al dedo. Pero me gustaría usar un poco de tecnología en la gestión de dicho proyecto, ¿puedes sugerirme algunos programas para eso? Gracias.

    • Como aplicaciones para gestión conjunta de proyecto y tareas, tienes Asana, Trello y la veterana Basecamp. Gracias a ti Manuel :-)