Las urgencias siempre llegan. Nos agobian, nos desvían del plan de trabajo, nos desgastan… y nos alejan de los resultados. Son grandes enemigas pero, también, una oportunidad para trabajar mejor… si se aprende de ellas.
Pero el problema (nuestro problema) es que no por lo general, cuando uno sufre una falsa urgencia o incluso una urgencia de verdad, no hace nada a posteriori. No nos paramos a ver qué, por qué, cómo, quién o cuándo.
La secuencia suele ser la siguiente: urgencia—sorpresa—indignación—reacción—acción (a menudo equivocada).
¿Y luego? ¿Qué hacemos luego? Pues generalmente nada. Una vez sofocado el incendio o el simulacro de incendio, volvemos al punto donde lo habíamos dejado, intentando retomar el plan de trabajo que nos vimos obligados a alterar. Siempre a la carrera.
¿No sería inteligente analizar esa urgencia o falsa urgencia para aprender de ella?. Detrás de las urgencias, y sobre todo de las falsas urgencias, SIEMPRE hay una lección que aprender. O varias.
Cada imprevisto, cada falsa urgencia, cada urgencia, encierra una serie de enseñanzas para no repetirla el futuro.
Este es para mí uno de los mayores fallos al trabajar: nos pasan cosas pero no aprendemos de ellas. Y se vuelven a repetir, y nosotros volvemos a caer en ellas, y seguimos sin aprender. Y volvemos a caer. Y además cada vez lo hacemos con más frecuencia y nos caemos desde más alto.
Si no aprendes de lo que te pasa…¿cómo vas a mejorar tu experiencia productiva? ¿Cómo vas a crecer como profesional y persona? ¿Cómo vas a evitar que se repita mañana o incluso vaya a más?
Es cierto que a menudo las urgencias vienen de la mano de imponderables, de cosas que están fuera de nuestro alcance o actuación (averías, accidentes, etc). Pero no menos cierto es que muchas falsas urgencias y urgencias tienden a repetirse, o bien son parecidas a otras que sufrimos ayer.
Cosas que, por varios motivos, se presentan como urgencias y que con un poco de cuidado, podrían haberse evitado. Es lo que se conoce como «urgencias autogeneradas»:
- 1.
Por mala o falta de planificación individual: las personas involucradas en la urgencia no han ido por delante de sus tareas, sino por detrás. - 2.
Por mala o falta de planificación en equipo: las tareas en las intervienen más de una persona deben proyectarse de forma compartida. - 3.
Por mala o falta de comunicación: fechas límite o de entrega mal comunicadas, expectativas no aclaradas, mal uso de herramientas… - 4.
Por excesiva relajación individual o del equipo: tendemos a creer que siempre hay tiempo de sobra, caemos en una falta de tensión productiva y luego los plazos se nos echan encima.
No hay que hacer un «máster» alrededor de cada urgencia. No hay que hacer un análisis-estudio-megareunión para analizar todo lo que nos pasa. Basta con parar unos pocos minutos para analizar qué hay detrás de eso que acaba de pasar. De ese modo, podrás y podréis PREVENIRLO en el futuro.
Trabajar mejor no siempre pasa por incorporar un nuevo hábito, utilizar un nuevo gestor de tareas, o comprarse una nueva tableta. Consiste, en más ocasiones de las que creemos, en ver cómo trabajamos para hacerlo mejor mañana. Es una de las bases del trabajo inteligente.