Lo que Siempre Deberías Hacer Tras una Urgencia (Aprender)

Las urgencias siempre llegan. Nos agobian, nos desvían del plan de trabajo, nos desgastan… y nos alejan de los resultados. Son grandes enemigas pero, también, una oportunidad para trabajar mejor… si se aprende de ellas.

Pero el problema (nuestro problema) es que no por lo general, cuando uno sufre una falsa urgencia o incluso una urgencia de verdad, no hace nada a posteriori. No nos paramos a ver qué, por qué, cómo, quién o cuándo.

La secuencia suele ser la siguiente: urgencia—sorpresa—indignación—reacción—acción (a menudo equivocada).

¿Y luego? ¿Qué hacemos luego? Pues generalmente nada. Una vez sofocado el incendio o el simulacro de incendio, volvemos al punto donde lo habíamos dejado, intentando retomar el plan de trabajo que nos vimos obligados a alterar. Siempre a la carrera.

¿No sería inteligente analizar esa urgencia o falsa urgencia para aprender de ella?. Detrás de las urgencias, y sobre todo de las falsas urgencias, SIEMPRE hay una lección que aprender. O varias.

Cada imprevisto, cada falsa urgencia, cada urgencia, encierra una serie de enseñanzas para no repetirla el futuro.

Este es para mí uno de los mayores fallos al trabajar: nos pasan cosas pero no aprendemos de ellas. Y se vuelven a repetir, y nosotros volvemos a caer en ellas, y seguimos sin aprender. Y volvemos a caer. Y además cada vez lo hacemos con más frecuencia y nos caemos desde más alto.

Si no aprendes de lo que te pasa…¿cómo vas a mejorar tu experiencia productiva? ¿Cómo vas a crecer como profesional y persona? ¿Cómo vas a evitar que se repita mañana o incluso vaya a más?

Es cierto que a menudo las urgencias vienen de la mano de imponderables, de cosas que están fuera de nuestro alcance o actuación (averías, accidentes, etc). Pero no menos cierto es que muchas falsas urgencias y urgencias tienden a repetirse, o bien son parecidas a otras que sufrimos ayer.

Cosas que, por varios motivos, se presentan como urgencias y que con un poco de cuidado, podrían haberse evitado. Es lo que se conoce como «urgencias autogeneradas»:

  • 1.
    Por mala o falta de planificación individual: las personas involucradas en la urgencia no han ido por delante de sus tareas, sino por detrás.
  • 2.
    Por mala o falta de planificación en equipo: las tareas en las intervienen más de una persona deben proyectarse de forma compartida.
  • 3.
    Por mala o falta de comunicación: fechas límite o de entrega mal comunicadas, expectativas no aclaradas, mal uso de herramientas…
  • 4.
    Por excesiva relajación individual o del equipo: tendemos a creer que siempre hay tiempo de sobra, caemos en una falta de tensión productiva y luego los plazos se nos echan encima.

No hay que hacer un “máster” alrededor de cada urgencia. No hay que hacer un análisis-estudio-megareunión para analizar todo lo que nos pasa. Basta con parar unos pocos minutos para analizar qué hay detrás de eso que acaba de pasar. De ese modo, podrás y podréis PREVENIRLO en el futuro.

Trabajar mejor no siempre pasa por incorporar un nuevo hábito, utilizar un nuevo gestor de tareas, o comprarse una nueva tableta. Consiste, en más ocasiones de las que creemos, en ver cómo trabajamos para hacerlo mejor mañana. Es una de las bases del trabajo inteligente.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Vinbiolo - 17 febrero 2015

Cierto.

Saludos.

Oscar Torres - 18 febrero 2015

Estoy de acuerdo, muchas veces nos llegan urgencias, y luego pensamos que todo debe seguir igual, pero no debería ser así, mas bien debemos sentarnos como sugieres y ver si pueden evitarse tales urgencias.

Gracias Berto.

    Berto Pena - 24 febrero 2015

    Es uno de los rincones donde con más evidencia se nota nuestra pasividad a la hora de corregir cosas. Me pasa, me quejo, no hago nada… ¡Cómo diablos voy a mejorar! Dicho así cae de cajón. En la práctica no muchos lo hacen. Gracias Óscar!

JC - 19 febrero 2015

No puedo estar más de acuerdo contigo Berto. Cada mal paso en el camino debe dejarnos siempre alguna enseñanza, y si eso no redunda en una acción correctiva nos convertimos en entes que repiten cíclicamente los errores.

Un gran abrazo

JC
http://www.comomeorganizo.com
Twitter: @ComoMeOrganizo
Ultima Nota: Agenda y Tarjetas de Credito

    Berto Pena - 24 febrero 2015

    Para mí todo parte del mal hábito que tenemos de trabajar sin pensar y sin analizar-revisar (cómo trabajo, cómo hago las cosas, qué me pasa, qué hago yo con lo que me pasa…). Así es muy difícil corregir el rumbo. Se puede avanzar, claro, pero cuesta horrores.

    Una parte ENORME de la Productividad Personal que he “aprendido” yo ha salido de observar y entender cómo hacía las cosas. Y en esto, las urgencias, son clave.

    Gracias JC!

Sebastián - 14 marzo 2015

Grandes consejos Berto. Me siento muy identificado con uno de los puntos: el relajo. Tengo una semana de varias tareas, pero los dos primeros días voy lento, el miércoles comienzo a apurarme, el jueves vuelvo un poco al relajo y el viernes sobre todo en la mañana es uno de los más complejos…

La clave es tener una cierta tensión productiva durante cada uno de los días para no estar demasiado presionado…
Gracias por tus aportes!

Saludos desde Chile.

Jordi Sánchez - 7 mayo 2015

Muy buen resumen Berto, yo creo que en mi caso cuando llego a la urgencia acaba siendo por excesiva relajación. En general planifico bien, el fallo que tengo es el de ir demasiado relajado hasta que ya es demasiado tarde o por no tener en suficientemente en cuenta posibles imprevistos.

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