3 Pasos Infalibles para Escribir Correos Supereficaces

Hay algunos emails para enmarcar… de lo malos que son. Aunque nos pasamos media vida “componiendo” mensajes, la mayoría no le presta atención a ese gesto tan importante. Porque define claramente la manera en la que colaboramos con otros. Bien o mal.

Para escribir emails eficaces no hay que hacer un máster. Ni siquiera leer blogs de productividad o ir a un curso sobre ello. Basta un pelín de interés (no abunda mucho), y cuidar unos pocos detalles que marcan tus emails.

Hay tres sencillos detalles que a mí personalmente me encantan. Porque son estúpidamente sencillos de incorporar, y porque sin esfuerzo disparan la eficacia de lo que dices y cómo lo dices. ¿Te animas a ponerlos en tus emails?

1Pon las fechas en mayúsculas o negrita

En el trabajo las fechas son sagradas. Son el aceite con el que se engrasa la maquinaria de la colaboración, y justamente de donde vienen la mayor parte de descoordinaciones y urgencias. Sé muy claro; clarísimo a la hora de decir: «esto es para TAL día». No seas tímido ni andes con medias tintas: ponlo bien grande y bien claro, en mayúsculas o negrita. O las dos cosas.

2Utiliza listas de puntos o números

Si tienes que contar más de dos ideas, utiliza una minilista con guiones o números. No lo mezcles todo en dos o tres párrafos. Los “bullet points” son una maravillosa manera de comunicar en el Email: 1-2-3, bum, bum, bum. Además de claridad, fomentan el lenguaje más breve: escribes menos.

3Pon la tarea en la primera frase

No esperes al tercer párrafo o (peor) al final del email para pedir lo que necesitas o encargas. Ve directo a ello desde la primera frase. Y por supuesto sé claro a la hora de indicar las fechas (mayúsculas/negrita).

Cuando pones la tarea nada más empezar, capturas la atención de la otra persona de forma inmediata, y capta en dos segundos el propósito del mensaje: «tienes que hacer tal cosa para tal fecha».

Creo que son, como he puesto en el titular, claves sencillas pero de un gran efecto práctico. Sobre todo cuando dependes mucho del Email para coordinarte con personas y muchas tareas. Si nunca has probado estas tres claves a la vez, prúebalo. Puedes hacerlo dentro de diez minutos en tu próximo email. ¡Viva la claridad!

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Manolo

    Simplemente comentar que el títular tiene dos errores: “supereficaces”, ya que “super” es un prefijo, y “emails” entrecomillado o en cursiva por ser un anglicismo, aunque es recomendable utilizar “correos electrónicos”.

    Por lo demás, un artículo muy interesante que da buenos trucos. Un saludo.

  • Fernando Gil

    Gracias Berto como siempre por estos tips. Me gusta sobre todo el de las fechas para que quede muy claro jajaja

    Salu2

  • José Ramón

    Hola Berto. Es curioso, pero al leer este artículo, me he dado cuenta de cómo casi sin darme cuenta he ido adquiriendo algunos hábitos productivos. Te sigo desde el 2009, cuando compré en navidades tu libro, y ya en él hablabas de la productividad tecnológica y el email.

    Debido a mi actividad profesional utilizo con frecuencia el correo ya sea para contactar con proveedores, atención al cliente, etc… y me ha sido de mucha ayuda tus consejos al respecto. Correos concisos y que muevan a acción al destinatario, cuando es preciso.

    Disto mucho de alcanzar mi estado zen de la productividad, pero avanzar hemos avanzado.

    Gracias y un afectuoso saludo desde Barcelona.

    • Muchas gracias José Ramón! De verdad… Por tu fidelidad :-)

      A mí también me ha pasado esto que comentas, y no es la primera persona que me lo dice. Empiezas a “probar”, vas repitiendo y con el paso del tiempo esos hábitos van calando. Son detalles que, de primeras, parecen poco significativos pero que a base de repetirse tanto, terminan por definir cómo haces las cosas.

      Eso es de alguna forma la Productividad Personal: repetir gestos sencillos y construir hábitos que te hagan conseguir las cosas.

  • Un artículo limpio, preciso y eficaz. Solo una opinión personal, no estoy del todo de acuerdo con poner la tarea en la primera fase, en mis e-mails primero pongo en situación al lector antes de indicar la tarea o el propósito del correo.
    Tal vez haya mal interpretado lo “primera fase”, supongo que se refiere a primer párrafo y no “primera frase” del correo.

    Un saludo

    • Realmente me refiero a la primera frase. Directamente. El motivo es doble:
      – Por un lado capturas la atención de la otra persona de forma inmediata. Rápidamente ve lo que le pides (tarea) y cuándo (fecha).
      – Por otro lado, si algo le distrae o alguien le interrumpe en medio de la lectura del email, al menos te aseguras que ha leído la parte más importante del mensaje: qué y cuándo.

      Después de eso yo pongo aclaraciones, instrucciones, detalles, etc. Lo que habitualmente se pone al principio yo lo pongo después. Y me funciona. Gracias!