Las aplicaciones de mensajería instantánea son una auténtica bomba de neutrones para tu Productividad. Si bien sobre el papel pintan como un aliado del trabajo, en la práctica se traducen en interrupciones constantes, tecleo innecesario y repetitivo, dificultad para tratar temas complejos y conversaciones que derivan en cualquier tema menos en cosas de trabajo.
Cuando trato este problema en las empresas que visito, me paro especialmente en el primer punto: las interrupciones. Son, y no sólo en mensajería, el Enemigo Público Nº1 uno de tu tiempo, de tu rendimiento, de tu trabajo. Y cuando por el medio están los Gtalk, Skype o Messenger de turno, se disparan en forma de bombardeo constante e incansable. Si te ves obligado (o bien así lo decides) a trabajar con estas aplicaciones, voy a sugerirte 3 pasos o medidas que puedes adoptar para mitigar su impacto negativo.
NOTA: en todo momento estoy hablando del uso de la mensajería instantánea como herramienta de trabajo en la empresa; como forma de comunicación entre miembros de un mismo equipo, otros países… Sobre el uso personal y de ocio, poco o nada tengo que decir.
Paso 1: Antes de una tarea importante, ciérralo
¿Obvio? No tanto. Mucha gente lo sigue dejando abierto en segundo plano cuando perfectamente podría cerrarlo para ganar en concentración e intensidad. Ese gesto de no cerrarlo antes de empezar la tarea equivale a sabotear tu propio trabajo.
Siempre que puedas, y especialmente a la hora de hacer las tareas más importantes, cierra la aplicación. Una vez que termines, con la tranquilidad de haber dejado atrás una tarea bien hecha, puedes abrirlo y atender las peticiones, consultas o comentarios de tus compañeros.
«Pero, ¿qué ocurre si por mi tipo de trabajo no puedo cerrarlo o no me permiten hacerlo?» Sigue leyendo, trataré de darte alguna idea…
Paso 2: Mensajes de status con significado
Estas aplicaciones incluyen una serie de mensajes de tu estado actual: “disponible”, “ocupado”, etc. que puede ayudar a que la otra persona no te moleste. En teoría debería ser suficiente pero mucha gente se lo salta, no lo respeta o “sabe que estás ahí” y te lanza una ventana de chat. (Llega la interrupción, el daño ya está hecho.)
Estas aplicaciones también permiten personalizar ese status con una frase que ofrezca más información y ataje más eficazmente la posible interrupción. Especialmente si hay personas o compañeros con los que intercambias más mensajes, podéis acordar una serie de status comunes que os ayudarán a: 1) respetar el tiempo de trabajo de la otra persona; y 2) estar disponibles para las consultas o tareas que surjan entre vosotros. Por ejemplo algo así:
REUNIDO (disponible a partir de las 12:30)CONCENTRADO (no molestar hasta las 16:00)CON UN MARRÓN (envíame mejor un Email, luego te contesto)
No sólo les dices que «no te molesten», sino que les des indicas un momento en el que sí les podrás atender o ayudar. Supone una mejora sustancial frente a los mensajes predefinidos en la aplicación, y resulta muy eficaz si, como apuntaba, acordáis entre vosotros este tipo de mensajes.
Paso 3: Mensajes automáticos mediante atajos de teclado
Ocurrirá, muchas veces, que haya gente que no respete el mensaje de status que hayas fijado; ya sea el de la aplicación o el personalizado. Lo suyo es lo más urgente y les importa un bledo lo que estés haciendo, te lanzarán la ventana de chat que se pondrá a parpadear hasta que hagas clic sobre ella.
En ese momento, en el que estás haciendo una tarea que exige atención, tienes dos opciones: a) Atender la interrupción; y b) Atajar la interrupción. Naturalmente mi recomendación es la segunda.
De lo que se trata es de contestar a la otra persona sin perder tiempo, y volver, lo más deprisa posible, a la tarea que estabas haciendo. El problema es que responder a la otra persona implica teclear y eso lleva tiempo. Eso lo solucionas con las aplicaciones para automatizar textos. Los que nos pasamos la mayor parte del día tecleando las consideramos como el «arma secreta» de Productividad más desconocida.
Con una respuesta prediseñada-automática puedes minimizar el impacto de cada interrupción
Puedes predefinir una serie de mensajes a modo de respuesta para atajar cuanto antes los distintos tipos de peticiones y consultas (interrupciones en definitiva) que te llegarán por mensajería. De lo que se trata es de reducir el impacto de la interrupción y decirle a la otra persona que has tomado nota.
Estas respuestas se ejecutan, es decir, se pegan de forma automática en la ventana del messenger con una sencilla combinación de teclas que tú defines. Estamos hablando de 1-2 segundos. De ese modo minimizas la interrupción y puedes regresar a la tarea para terminarla sin apenas haber perdido intensidad. Algunos ejemplos:
¿Tienes un minuto? Necesitaba comentarte algo contigo
Ahora me pillas en medio de una tarea importante. Dame 30 minutos y voy a verte a tu mesa.
No les valen tus últimos cambios. Hay que volver a la primera versión :(
Ok, me lo apunto y en cuanto me ponga con ello te diré algo... Lo más deprisa que pueda ;-)
Te he enviado los últimos cambios que nos ha pediddo el cliente
Ok, gracias por el aviso. Lo miro en mi próximo hueco libre y te contesto por Email :-)
Lo recalco: todo este texto se teclea en la ventana de forma automática, sólo con que pulses una combinación de teclas. Aplicaciones como PhraseExpress o ActiveWords (Windows), TextExpander o Typinator (Mac), o Autokey (Linux), te permiten tener 5-10 respuestas para diversas situaciones y momentos.
En muchas empresas las aplicaciones de mensajería instantánea son herramientas corporativas que se usan sí o sí durante todo el día. Si no puedes cerrarlas en determinados momentos, cuando vayas a hacer tareas importantes de verdad, prueba con las otras dos soluciones que te he contado en este post.