Seguimos con la serie 101 Usos de Evernote… Desde hace bastante tiempo he procurado que todas mis facturas me llegaran a casa en formato electrónico y no en papel. Además de contribuir a preservar el medio ambiente consigo ahorrar mucho espacio y sobre todo tiempo a la hora de archivarlas.
La factura del móvil, de la compañía eléctrica, de mi proveedor de adsl, los recibos del banco, etc. ¿Y qué me decís de las compras por Internet? En cualquier tienda online, en la Apple Store, eBay, pagos con PayPal, compra de aplicaciones para tu Mac, etc. Desde que empecé a archivarlas en Evernote la cosa cambió radicalmente… a mejor.
Este tipo de facturas (archivos) los podemos tener desparramados por nuestro disco duro, en distintas carpetas, o bien guardarlos en Evernote, donde buscarlos o consultarlos es mucho más rápido y eficiente. Así es como lo hago yo…
- He creado una nueva libreta (notebook) llamada «Facturas Casa».
- Ahí voy metiendo las distinas facturas en formato PDF poniendo especial hincapié en asignarles un tag concreto: factura_movil, factura_electricidad, factura_coche (el que lo tenga, yo no conduzco), factura_adsl, factura_médico, etc.
- Para las compras (facturas) de Internet tengo una libreta llamada «Facturas Internet».
- Igualmente les asigno etiquetas como: factura_apple, factura_ebay, factura_software, factura_paypal, etc.
- El sistema de tags de Evernote nos permite filtrar rapidísimamente el contenido de tu biblioteca, de modo que acceder a un un grupo concreto de facturas sea cuestión de un clic.
Búsquedas vitaminadas con el OCR
Como sabes Evernote incorpora un potente sistema de reconocimiento de escritura que permite las búsquedas dentro del texto de tus imágenes y tus PDFs, de modo que cuando introduzcas algo en la caja de búsquedas, también escudriñará en el interior de tus facturas.
¿Tienes un escáner?
Si te tomas la molestia de escanear tus facturas no sólo podrás deshacerte del papel y liberar sitio en tu casa (adiós también a los archivadores), sino que también podrás buscar y localizar una en concreto sin mucho esfuerzo. Se acabó eso de decir «tengo que mirar en las facturas antiguas a ver si la encuentro…» Tener que escanearlas es una pequeña molestia que luego agradecerás.
Ahorra espacio en tus PDFs
¿Tienes miedo a que tus facturas ocupen mucho? Antes de meterlas en Evernote, ábrelas con Vista Previa y guarda el PDF en calidad menor para que ocupe menos. Y si vas a repetir esta operación… hasta puedes automatizar el proceso con Automator. Hala, a seguir Evernoteando…