«¡Tanto por hacer y tan poco tiempo!» ¿Te suena? En el fondo no es cuestión de tiempo sino de lo que haces y de cómo lo haces. No se trata de comprar un nuevo cronómetro sino de medir mejor en qué cosas inviertes tu día. Al final, todo se reduce a elegir.
Sea como fuere el «tiempo» es un problema para muchas personas que suspiran por un día de 25 horas o incluso más. ¿Y cómo lograr «más tiempo» para hacer otras cosas? Cosas que además suelen ser mucho más importantes que el resto de cosas que hacemos al cabo del día, como la familia, hacer ejercicio, descanso, tu hobby personal, formación…
Sinceramente, reducir estos problemas de Productividad y Gestión Personal a sencillos artículos —que es lo que hago yo en este blog— es simplificar las cosas demasiado… pero por algún sitio hay que empezar. Así que déjame darte 5 formas distintas (complementarias) para conseguir más tiempo en tu día. A mí me han dado muy buen resultado. Y atención: NO basta con leerlas, hay que ponerlas en práctica.
APROVECHA AL 100% LOS RINCONES DEL DÍA
Los «rincones del día» son lo que mucha gente llama «ratos muertos». Y todos los ratos están muy vivos, sólo hay que saber qué hacer con ellos. Son pequeños espacios de tiempo de 5, 10, 15 ó 20 minutos que inesperadamente te regala el día, y con los que no contabas en tu planificación. ¿Cómo los aprovechas?
Para sacar lo máximo de esos ratos, de esos rincones, sigue siempre estos dos pasos:
- Permanece muy atento para detectarlos y aprovecharlos en cuanto se presenten.
- Identifica antes qué tareas se prestan a hacerse en esos ratos (descanso, buzón de voz, leer feeds, responder Email…).
Hacer y terminar tareas aprovechando esos rincones a) te permite adelantar pequeñas tareas; b) despeja y aligera el día para hacer las tareas importantes; c) facilita que tareas pequeñas y grandes no se mezclen. Aprovéchalos al máximo y conseguirás más tiempo.
REDUCE Y COMPRIME TAREAS PERIÓDICAS
Hay tareas que repites toooooodos los días. En la práctica son como una hipoteca: quieras o no, te roban; quieras o no, tienes que pagarlas (hacerlas). Bien, ya que las «tienes» que hacer todos los días y todos los días te roban tiempo sí o sí, sigue estos pasos para que esas hipotecas te duelan menos:
- Replantea su periodicidad: si las haces 6 veces al día (como el Email) o todos los días (como leer Blogs) pregúntate sinceramente si puedes reducir su frecuencia. Ganarás más tiempo para otras cosas.
- Y si mantienes su periodicidad (todos los días, a todas horas…) al menos comprímelas al máximo para que te roben la menor cantidad de tiempo posible.
Analiza, ahora, con papel y bolígrafo, cuáles son esas tareas que repites cada día o incluso en varios momentos del día. Mete tijera por ahí y empezarás a notar el cambio.
APLICA LA REGLA DEL MINUTO DE ORO
Al cabo del día hacemos montones de minúsculas tareas que literalmente mordisquean, no ya tu tiempo, sino tu creatividad, tu concentración, tu atención, tu energía… Saber despachar bien esas microtareas es fundamental, aunque no lo aprezca. En el momento en el que se te presente una tarea que puedes hacer y (¡ojo!) terminar en uno o dos minutos, hazlo en ese instante. Sin demora quítatela de encima.
- No te molestes en anotarla para más tarde o decirte que la vas a hacer luego. Hazla ya en ese instante.
- Siempre y cuando no estés haciendo una Tarea Clave. Si estás en medio de una tarea importante, entonces apártala para más adelante.
Esta «regla» es poco llamativa. Y muchos la pasan por alto en la creencia de que no van a notar un gran cambio. No la subestimes porque es francamente eficaz y funciona. Conseguirás más tiempo para otras cosas.
CORTA EL PARLOTEO 1.0 Y 2.0
Hablamos demasiado. En la oficina (corrillos, en el pasillo, con el café…), por teléfono y en Internet (redes sociales, messenger, blogs…). Y aun cuando todo ello puede aportarte mucho, tienes que empezar a distinguir la conversación de calidad del parloteo insustancial y las gilipolleces. Tú decides.
- Antes de participar (de liarte) en una conversación o hacer una llamada de teléfono, dale un porqué. Recuérdate su significado y fija un propósito.
- Establece un tiempo determinado para participar (sobre todo online) y recuérdate para qué demonios te sirve todo eso a ti.
- Si alguien te recuerda cuando mueras será por lo que hagas no por lo que digas. El verdadero valor no está en los debates de salón sino en tus acciones.
REVISA Y ELIMINA COMPROMISOS
Compromisos, tareas, actividades… Generalmente tendemos a acumular en la creencia de que eso aporta más. Y no vive más quien más hace sino quien más vive cada cosa que hace. Sean 3 ó 30. Jamás te medirán como persona o como profesional «al peso». En mi caso personal he logrado más cuando he empezado a reducir y eliminar lastre y concentrarme en lo importante.
Conseguir más tiempo a veces supone eliminar (o reducir) cosas que llevas haciendo mucho tiempo, que has asumido como «necesarias», que tienen que estar ahí «sí o sí». Conseguir más tiempo para tu vida personal o para tu vida familiar implica tomar decisiones y, a veces, sacar la tijera de podar a pasear para cercenar de un tajo cuatro o diez tareas (tonterías) que, honestamente, te sobran. El primer y gran beneficiado siempre serás tú.
Y no olvides que el tiempo NO es oro. Lo que es oro es lo que puedes hacer con él, tu trabajo y tu propia vida. Hacerlo bien, vivirla bien. Mejorar implica decidir. Mejorar implica cambiar. Tú eliges por dónde empezar.