El Calendario, tu Agenda, es esa cosa que te dice que el tiempo que NO tienes. Y no el tiempo que tienes. No se habla tanto de él como otras herramientas de organización y eficacia, y sin embargo es fuente de más problemas de los que se ven en la superficie. ¿Sabes por dónde se escapa tu tiempo?
Imagina esta escena con dos personas hablando por teléfono:
— Oye, ¿cómo lo tienes para vernos? Es importante.
— Déjame ver cómo de libre tengo la semana que viene.
«¿Semana libre?» «¿Semana despejada?» Todo lo que aparece en tu Calendario es tiempo que ya no tienes. Que de alguna forma has perdido ya. Y que a veces has decidido regalar (!).
Efecto «Agenda llena»
Hay bastantes personas que se sienten bien cuanto más llenas tienen sus agendas. Cuando el viernes o el domingo se asoman ahí para ver «cómo pinta la semana», y comprueban que hay pocos huecos libres, se sienten bien consigo mismos. Porque da sensación de mucha actividad, de estar ocupado.
Pero ante ese panorama surgen unas cuantas preguntas: ¿cuándo y cómo vas a hacer todo el trabajo que tienes que sacar adelante? ¿En horas extra? ¿Vas a llevarte el trabajo a casa? ¿Piensas recortar el fin de semana? ¿Vas a retrasar ciertas tareas para más adelante? ¿O sólo bastará con apretar el acelerador e ir toda la semana con la lengua afuera?
A medida que vas agregando citas, reuniones, actividades y compromisos, vas reduciendo drásticamente el tiempo material que vas a tener. Tiempo real de trabajo que necesitas para hacer físicamente tareas.
Ya puedes tener motivación, objetivos, energía e incluso atención. Todo eso, que cuesta horrores conseguir, vale para poco si luego no puedes disfrutar del tiempo material para hacer todo lo que tienes por delante.
¿Por dónde se va mi tiempo?
Hay cuatro preguntas que yo siempre animo a hacer cuando uno empieza a tener problemas con su Calendario. Son filtros que te ayudan a detectar malas elecciones (tuyas); porque tu Agenda, por ella misma, no decide nada…
¿Me estoy dejando llevar y regalo mi tiempo?
¿Estoy llenando mi agenda indiscriminadamente?
¿Soy yo quien decide sobre mi agenda o son otros?
¿Qué puedo recortar/eliminar para ganar tiempo real?
Empieza la reconquista
Desde luego no hay reconquista ni cambio ni mejora si uno no ve claro la necesidad de hacerlo. O lo pones como una de tus prioridades, o el Calendario (los demás, actividades, compromisos, invitaciones…) podrá contigo. Por goleada.
Cuatro medidas prácticas apuntaría yo:
- No aceptes inmediatamente lo que te otros te pidan
Cuando alguien te proponga una reunión, una cita, una comida, una visita, una actividad… no aceptes en el acto, en caliente, demora la decisión. Basta un: «déjame mirar mi agenda y luego te confirmo por Correo». Eso te ayudará a calibrar la decisión o buscar alternativas. - Haz una contraoferta que te venga mejor a ti
A veces no queda otro remedio que aceptar y poner otra pieza en el Calendario. Pero eso no significa en absoluto que tengas que aceptar el día, la hora y la duración que te propone la otra persona. Negocia. - Revisa tu calendario futuro para adelgazarlo
Ponte esta tarea para mañana: revisa las próximas semanas en busca de reuniones o citas que, o bien puedes eliminar o bien sustituir (llamada, videoconferencia, correo…). Pon el acento en reuniones y eventos que se repiten periódicamente. Muchos de ellos son innecesarios. - Bloquea tiempo diario para tiempo real de trabajo
Si el trabajo es eso que hacemos en los huecos libres que nos deja el Calendario, ¿por qué no hacemos lo contrario? Claro que no puedes bloquear todo el día, pero sí ciertas franjas. Por ejemplo: 1) bloquea la primera hora u hora y media de cada día; 2) bloquea una mañana o una tarde entera a la semana.
Muchas veces no te falta la capacidad. Tampoco la motivación, los objetivos, las ganas o la atención para avanzar. Lo que te falta es el tiempo. El tiempo que no tienes.
En tu planificación y revisiones, hazte esta pregunta que todo profesional y desde luego directivo debería tener en mente:
¿Cuánto tiempo no tengo para hacer lo que quiero?