No al “Inbox a cero”, sí al Email inteligente

«¡Por fin he vaciado mi Bandeja de Entrada!» ¿Y qué? Es impactante comprobar la cantidad de personas y profesionales contagiados por ese síndrome que les empuja a vaciar su Inbox. Y además hacerlo a cualquier precio. El “Inbox a cero” es una mera ilusión, un reto imposible, una imposición innecesaria.

Una ilusión ficticia

De noche todos los gatos son pardos y en tu Bandeja de Entrada todos los emails son iguales. Bajo el contador de correos nuevos, bajo la negrita de mensaje sin leer, todos los correos aparentan ser iguales. Pero NO lo son. Esta es una gran mentira que alguien nos ha colado en algún momento del pasado. De hecho, cada mensaje que recibes es distinto y pide cosas distintas de ti.

Y un detalle muchísimo más importante: mientras unos deben abrirse y atenderse (vaciarse) antes, primero, otros pueden esperar unas horas… o incluso varios días. Cada email que recibes tiene una temperatura diferente.

Piensa, por ejemplo, en un mensaje en el que te encargan una tarea o te piden tomar una decisión; otro donde te convocan a una reunión; otro donde te envían notificaciones de una red social; otro donde te envían una newsletter; y otro donde un amigo te envía una broma. ¿Necesitas abrirlos y atenderlos todos a la vez? ¿Todos a primera hora? ¿Todos de golpe y de una tacada?

Un reto imposible

Querer dejar el contador de correo nuevo a cero es como intentar limpiar un cristal mientras llueve. Para cuando hayas secado una parte la otra ya estará mojada. Mientras respondes llegan otros. Vacías por un lado y se llena por otro.

Hay personas a las que sus trabajos les someten a un alto volumen de Email. Cincuenta, ochenta, más cien correos diarios. ¿Y cuál es la solución que ellos proponen? Echar más tiempo y energías vaciando el Inbox a costa de descuidar su verdadero trabajo. ¿La mejor solución es 3 horas en vez de 2,5 centrado en responder emails?

Retarme para vaciar mi Inbox me generaba ansiedad primero, y frustración después. Había convertido el “vaciar” en una de las tareas más importantes de mi día.

Una imposición innecesaria

Querer dejar la Bandeja de Entrada a cero es una autoimposición, un hábito que se nos ha pegado como el del chequeo constante. Creemos que haciendo eso seremos mejores, más brillantes, más creativos, más diligentes, más eficaces. ¿Seguro? ¿No será mejor volcar tu atención, talento y energía en terminar el trabajo de verdad?

Cosas como proyectos a largo plazo, tareas Clave del día, problemas atascados, decisiones pendientes, tareas indebidamente retrasadas y asuntos de verdadera importancia, quedan relegados a un segundo plano porque estamos obcecados en dejar el Inbox a cero “como sea”.

Yo hace años gastaba un montón de energía y tiempo en vaciar mi Bandeja de Entrada. Eso dañaba mi trabajo y mis responsabilidades. Esto es, yo y mi trabajo éramos peores porque…

  1. Mientras atendía mensajes que bien podían esperar unas horas (o días) no estaba haciendo mi verdadero trabajo. Había convertido el vaciar mi Inbox en una de las tareas más importantes de mi día (?????).
  2. “Retarme” para vaciar mi Inbox me generaba ansiedad primero, y frustración después. Porque para cuando había terminado con los correos ya habían llegado otros nuevos.

Email inteligente

Hoy es 5 de octubre de 2011. Seguramente empezaste a utilizar el Email hace más de 8, 10 ó 15 años. En todo este tiempo tus necesidades han cambiado. Tu trabajo y tu actividad han cambiado. Tu forma de comunicarte ha cambiado. Tu tecnología ha cambiado. Tus objetivos y forma de ver las cosas han cambiado. Entonces, ¿por qué empeñarnos en vaciar el Inbox como hacíamos en los 90? ¿Acaso hay puntos extra? ¿Alguna promoción o ascenso? ¿Hay algún huevo de pascua oculto?

A mí me ha costado mucho interiorizar estas nuevas reglas de la Bandeja de Entrada, del Email. Pero ahora que estas ideas ahora están bien asimiladas y grabadas a fuego en mi ADN productivo, mi forma de trabajar ha mejorado una barbaridad.

  • Hay mensajes que debo “vaciar” cuanto antes. Otros (la mayoría) puedo leerlos dentro de tres horas, al final del día o incluso mañana.
  • Clasificando el correo por carpetas (mediante filtros y reglas) puedo priorizar y concentrarme en el correo de verdad.
  • Utilizo la lectura rápida de Asuntos (a lo “escáner humano”) en busca de correos que deba “vaciar” antes.
  • No pasa nada si cierro mi Email y todavía hay 40 por leer. No, si son de prioridad media o baja.
  • Si al cabo de varios días acumulo un gran número de correos innecesarios sin leer, utilizo el “marcar todos como leidos”.
  • Con frecuencia me recuerdo que mi trabajo consiste en ser brillante y mejorar. No vaciar cajas de papeles.

No sugiero, huelga decirlo, que debamos desatender el correo que nos llega a diario. Tampoco pretender que el Email sea inteligente. Sino que nosotros lo utilicemos de forma más inteligente. Eliminando esa ilusión ficticia, ignorando ese reto imposible, liberándonos de esa imposición innecesaria. La diferencia es brutal. Y el primer gran beneficiado siempre serás tú.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Flames

    Todavía tengo una pequeña pelea con el MAIL para no caer en esos vicios tan perniciosos. Pero solamente con seguir tu consejo de quitar el sonido de aviso y crear carpetas inteligentes para sacar del buzón principal a los amigos, publicidad, etc. supuso un avance de primera magnitud.

    Seguiré trabajando un poco más esos puntos, pero mi carga de e-mail ahora y mi ansiedad se han reducido hasta casi no existir.

    • JK

      He visto un programa para smartphone con Windows Mobile que se llama “NEEDIAN” y que te permite transformar los e-mails en tareas en 3 sencillos pasos.
      No lo he probado pero lo veo útil para vaciar la bandeja de entrada o para priorizar las tareas.
      ¿Hay algo similar para iphone o android?

  • Me quedo con tu último comentario: “Con frecuencia me recuerdo que mi trabajo consiste en ser brillante y mejorar. No vaciar cajas de papeles.”

    El correo es una herramienta de comunicación y nada más. Tu trabajo no es ‘contestar correos’.

  • Yo creo que si examinamos lo que hacemos con el e-mail, nuestro “procesado” se reduce a un par de sub-acciones. Las de leer por importante, las de borrar por inútiles, clasificar por documento de referencia, etc. A lo que me refiero es que realmente NO hay tantas opciones diferentes. Así que desde mi punto de vista los filtros y personalizaciones pueden invirtiendo un poco de tiempo ahorrarnos una enormidad. El mail moderno también ofrece posibilidades que antes eran inaccesibles.

    • Sin duda que el Email moderno nos da más posibilidades. Pero no las utilizamos o sencillamente no las sabemos utilizar. Según mis cifras más del 80% de las personas que trabajan en una empresa no saben que los filtros existen. Si a eso le sumas los malos hábitos tenemos lo que tenemos :|

  • Yo creo que mucho ruido viene de usar la misma cuenta para todo y creo que hay que dividir trabajo de personal, con este simple paso previo ya nos quitamos el 80% del ruido.

    Evidentemente, el uso de las etiquetas es cuestión de supervivencia, ni más ni menos xD

    • Para mí no es tanto separar el correo personal-profesional como lo que haces con él. Los filtros te hacen el primer limpiado (clasificación) pero luego eres tú el que tienes que saber qué hacer con 70 correos. Muchas veces nos ahogamos porque queremos.

      • Es por eso, que si acotas el contexto: Trabajo vs Personal, tu mente será más ágil a la hora de procesarlos, y además no se verá interrumpida por una notificación de facebook, quedada cervecera, viaje a la india.. etc.

        O bien separas ambos correos o directamente un filtro que seccione, y en un solo espacio veas Trabajo, y en otro espacio veas personal.

  • AAA

    No sé si se ha comentado ya (no lo he localizado), pero en teoría la última actualización de Hotmail hace exactamente eso: pone fecha de caducidad a ciertos correos en función de su contenido (texto plano), Asunto, fecha, etc. para que la gestión del mismo sea más eficiente y en definitva puedas centrarte más en aquello que require más esfuerzo profesional y dejar para cuando tengas más tiempo otros temas. Ahora sí que parece que se han puesto un poco las pilas los chicos de Microsoft!! :-) ¿Reaccionará Gmail en breve?

  • Pablo

    No precisa que aparezca el comentario porque sé que eres muy cuidadoso en estas cosas, es sólo el subtítulo de “Email ingeligente”, pensé que acuñabas un nuevo término y definición pero es sólo un error ortográfico.

    Saludos,

  • jc

    A ver. Estoy 99% a favor de todo lo que dices, y tu nota es excelente. No nos pagan por vaciar el email.

    Una unica salvedad: Personalmente insisto en mantener el Inbox vacío porque genera una liberación de stress enorme, y puedo darte fe de esto. Sólo que no leo los correos desde el Inbox salvo para decidir donde clasificarlo si con el asunto no me alcanza para hacerlo.

    Creo que el condimento que falta es que la clasificación de correos conviene quitarla del Inbox en si. De esa manera puedes tener todos los correos pendientes de lectura en un lugar apartado para procesarlos según sus prioridades.

    Sumo otro voto a favor de no volverse loco con limpiar todos los correos pendientes (observa que no hablo del Inbox, que al menos 4 veces al dia dejo limpio). De vez en cuando logro limpiar toda la pila de correos pendientes en cada una de mis carpetas, pero no me quita el sueño. Sólo me aseguro de no dejar mis correos prioritarios sin atender, porque ahi si puedes tener un problema.

    Muy buena nota. Le vengo dedicando algun tiempo a este tema.

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com/2011/09/correo-electronico-gestion-de-la.html

    • Raúl de Paz

      Hola a tod@s. Hace tiempo que ando por estos lugares pero hasta ahora no me había decidido nunca a comentar.

      Me ha gustado el apunte de JC. Yo prefiero tener el InBox lo más limpio posible, lo que no quiere decir que trate los asuntos de los correos. Me incliné por este tema ya que me asignaron un BlackBerry en el trabajo y cada vez que me llaman o miraba algo en el teléfono ver los 100 correos no leídos me fastidiaba bastante.

      Lo que tengo es una estructura fuerte y extensa (a la que me costó acostumbrarme) de carpetas locales que me permite almacenar cada correo por el tipo de tratamiento que quiera o tenga que darle. Tomo el InBox como si fuera la barra de una cocina donde van llegando las solicitudes de platos y los cocineros y pinches de cocina van revisando para poder organizar sus siguientes acciones a realizar para poder servir la comida en tiempo a los clientes.

      Eso también me ayuda a tener una cierta idea general del trabajo que tengo para poder ir organizándolo y planificándolo en las herramientas que uso para ello.

      Un saludo a todos los presentes (a los cuales también sigo en sus blogs).

      • JC

        Raul, buenísima la analogía con la barra de la cocina. Lo veo personalmente desde otro ángulo, pero ese modelo mental me parece muy pero muy práctico.

        ¿Duda. Las carpetas locales las tienes asociadas un nivel por debajo de tu Inbox o las tienes completamente apartadas de la Bandeja de Entrada? ¿Y con cual herramienta de correo trabajas?

        Saludos

        JC

        • Raúl de Paz

          Pues están apartadas de la Bandeja de Entrada y fuera del servidor. Como cliente de correo siempre he usado Thunderbird.

          Saludos!!

          • JC

            Ok, ya me escuchado bastante sobre Thunderbird. Le voy a dar una mirada.

            Saludos

            JC

  • Roberto

    Y por que no ir hacia el “hardcore inbox management”? en mi empresa tenemos un sistema que borra automaticamente todos los mensajes de la bandeja de entrada con más de 90 días.
    una vez superado lo de no perder el tiempo en correos no importantes, una vez clasificados, porque no superar el siguiente paso: no perder el tiempo clasificando el correo.
    yo tengo una unica carpeta de correo aparte del inbox, con “lo que debe sobrevivir” (ese 1% que contiene correos de referencia, respuestas “de guardar”, etc), y entre 1000 y 1200 correos en mi inbox. se van borrando automaticamente por la cola (todo lo que no haya sido capaz de solucionar en 3 meses no merece mi atencion).
    por qué separar entre trabajo y personal? tenemos dos buzones en casa, uno para las facturas y otro para las cartas de la familia? ademas, hoy en dia es mucho mas facil (y rapido, sobre todo) buscar en el correo con las herramientas que proporciona el cliente de correo (ligero o pesado).
    venios al otro lado! en el momento en que os sintais comodos con ese mensajito de la barra de estado: “tiene 1150 elementos”, dejareis de gastar tiempo en clasificar para poneros a hacer….

  • Leo

    Yo hace tiempo que desistí de dejar el Inbox vacío… me limito a seleccionar lo importante por carpetas y marcar como “No leído” lo que, por algún motivo, sigue requiriendo mi atención (respuesta normalmente)… por ejemplo, ahora mismo mi inbox marca algo más de 1200 correos… pero solo 2 sin leer! ¿esto qué significa? que hay dos que, o bien son nuevos y por tanto no leidos, o bien han sido leídos pero siguen en espera de respuesta….

    Para mí, es eficaz, y no te pierdes entre una marabunta de carpetas y correos, a veces, difícilmente clasificables!

    PD: es cierto que hay filtros para lo importante, pero en mi caso sobre todo para lo NO importante: notificaciones automáticas por ejemplo! Van directamente a la papelera (o a una carpeta aparte, según el caso)

    • JC

      Si tu forma de trabajar permite ese sistema, me parece excelente. En mi caso debo mantener los emails accesibles por más tiempo porque a veces desenredar entueros requiere escudriñar entre la pila antigua, y ni con un año me alcanza.

      Lo más simple “que te sirva” esta bien.

      Saludos

      JC

  • Pues yo voy a discrepar “moderadamente”. Si bien vaciar el inbox no tiene premio si que es una señal de pulcritud y organización y no creo que sea tan dificil. Yo recibo 40 mails al dia de trabajo y abro mi cliente de correo 3 veces (cada 2,5h aprox) para procesar la bandeja de entrada. Simplemente al procesar y organizar se me queda vacio el inbox con bastante frecuencia. Por supuesto que no me obsesiono si esto no es asi y tambien utilizo esos vistazos rapidos para detectar correos “Vitales” aun sin abrirlos o los abro y los catalogo mentalmente como “aplazables” hasta la siguiente tanda de proceso.

    Lo que quiero decir es que creo el inbox cero es un buen síntoma pero no es ni debe convertirse en una meta en si misma. Pero tampoco me parece lógico irnos al extremo opuesto y decir que todo da igual, que procesemos a salto de mata que la flexibilidad es mucho mejor. etc.

    Me parece peligroso lo de “inteligente” porque normalmente todos nos creemos asi y de ahi a empezar a sumergirnos de nuevo en el caos….

    A mi me va bien con la zanahoria del inbox cero en mente, sin obsesiones pero tratándolo como un buen síntoma.

  • Hola Berta,

    Es verdad que ver que descienda la cantidad de emails pendientes de leer genera un alivio o baja de strees como dicen. Lo mejor para mi es pensar diferente, y ver al email sólo como un medio más de comunicación.

    A su vez, existen soluciones para este “problema”. Has buscado soluciones como http://www.awayfind.com/ ?

    Salu2

  • Ilde

    Completamente de acuerdo. Lo máximo que he llegado a tener un inbox límpio han sido… 10 miunutos. Durante un tiempo traté de tener el inbox a cero pero desistí enseguida cuando me di cuenta de que era imposible.

    Tengo una carpeta para leidos, que gestiono como archivo y me sirve para recuperar mensajes con la función de búsqueda. En el inbox, voy leyendo y archivando, borrando, o lo dejo en el inbox si debo tratarlo más tarde o es una tarea que estará abierta por un tiempo. De manera natural los temas abiertos se quedan abajo.

    Tengo algunas reglas que me clasifican por temas que para mí son importantes. Y al menos una vez por semana hago repaso general y llegó hasta el correo más antiguo, borrando, archivando o dejando en inbox.

    Una cosa que hago, para perfeccionamiento personal, es tener unos correos con buenas recomendaciones sobre temas profesionales que me interesan. Así me aseguro que los releo de vez en cuando y no me olvido de sus buenos consejo..

  • JVila

    Buen Post, como siempre. Bueno mi problema supongo que es de hábitos, me explico:
    Tengo ya algunos fltrros creados que han minimizado mucho el Inbox (recibo unos 120 correos al dia solo de trabajo) pero he parado de hacer filtros porque me he dado cuenta que tengo un problema NUNCA ENCUENTRO TIEMPO PARA LEER ALGUNAS CARPETAS, o simplemente me olvido. Por ejemplo: tengo unos 1980 correos de Newletters, la mayoria de rabajo sobre noticias relacionadas con el sector que trabajo, pues bien, siguen ahí suin leer. simepre que las veo digo “ahora no tengo tiempo”
    Berto he visto tu teleclase sobre el email pero no consigo “organizarme” para leer unas u otras carpetas: sobre todo las de baja importancia acabo por no leerlas por no ser tan prioritarias.

    • JC

      Si no terminas de leerlas nunca, tal vez te convenga reducir la cantidad, y priorizar cuales “realmente te interesa leer”…

      Saludos

      JC

  • Creo que si tu principal tarea se estaba direccionando a dejar tu bandeja de entrada en Cero y quizas diariamente es un grave problema.. ya que nuestra mayoría del tiempo debe estar enfocado a ejecutar nuestras proximas acciones .. A mi no me pasa esto., en 1 hora de procesamiento alcanzo procesar mi bandeja de entrada..