Utiliza las “libretas inteligentes” en Evernote

«¿Libretas inteligentes? En Evernote no existe eso». No, como tal no existen. Pero tú mismo puedes crearlas fácilmente y exprimir todas las posibilidades que te ofrecen. Aprovechando las variadas y potentísimas opciones de búsqueda avanzada, y sumando una de las funcionalidades más desconocidas, las Búsquedas Guardadas, puedes crear libretas inteligentes que te ayuden a filtrar, agrupar e identificar ciertas notas de manera automática.

Su gran utilidad reside en la posibilidad de acceder con un simple clic a un conjunto de notas que comparten algo en común, que pueden estar distribuidas en distintas libretas, que se filtran según los criterios que defino yo, y que se agrupan de golpe para poder consultarlas muy rápidamente.

De alguna forma funcionan igual que los filtros y reglas de tu aplicación de Email. Primero defines unas reglas-criterios con los que filtrar de forma automática, y a continuación creas la libreta para acceder a toda esa información con un solo clic.

Del mismo modo que los filtros de Email son más útiles cuanto más mensajes recibes, la utilidad de estas libretas inteligentes aumenta en función del número de notas que cada día-semana creas, de su variedad y tipología, y del volumen total que guardas en tu cuenta.

Estas “libretas” están poco aprovechadas y ofrecen unas posibilidades increibles para tu organización

Ejemplos prácticos de Libretas Inteligentes

Aquí, como en los filtros de Email, eres tú el que debe definirlos atendiendo a tus propias necesidades. Pero voy a plantear cinco ejemplos por si te sirven de inspiración y te dan ideas para crear tus propias Libretas Inteligentes (Búsqueda Avanzada + Guardar Búsqueda). Las tres primeras son libretas que yo mismo utilizo en mi Evernote.

Libreta con las notas creadas desde mi móvil
Son notas donde por lo general pongo poco texto y las redacto de forma apresurada. Me interesa volver sobre ellas y completarlas o ampliar la información de esa nota rápida.
Formato de la libreta (búsqueda): source:mobile.*

Libreta con las notas sin etiquetar
Cuando creo una nota rara vez le pongo etiquetas. Pero para ciertas notas sí que luego, a posteri, tal vez me puede interesar poner alguna etiqueta que me ayude a filtrar-ordenar más cómodamente. Utilizo esta “libreta” para detectar rápidamente las notas sin etiquetar creadas por mí en los últimos 7 días.
Formato de la libreta: -tag:* created:day-7

Libreta con las notas reenviadas desde el Email
Mucha gente se reenvía mensajes de Email a su dirección de Evernote para guardarlos a título informativo, como log-historial o como “prueba del delito”. Puedes crear esta libreta inteligente para acceder rápidamente a todas esas notas (correos), que seguramente estarán distribuidas por diversas libretas.
Formato de la libreta: source:mail.smtp intitle:Fwd

Libreta con las notas antiguas sin actualizar
Son notas viejas que desde que las creé no las he vuelto a tocar ni modificar. Es muy posible que hayan perdido validez o ya no tengan interés para mí. Son por tanto notas que me interesa detectar para limpiar, archivar y seguramente eliminar.
Formato de la libreta: created:day-200 -updated:day-200

Notas con listas de tareas
Puede que en Evernote tengas varias listas de tareas distribuidas por distintas libretas (muchas personas lo utilizan para GTD, por ejemplo). Pueden ser listas con tareas para el trabajo, lista con la compra del supermercado o recados que tienes que hacer. Son cosas que tienes que hacer hoy mismo. Esta libreta-búsqueda te serviría para acceder a ellas con sólo un clic y verlas todas de golpe.
Formato de la libreta: todo:true

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Borja

    Fabulosa entrada.

    Me encanta el enfoque de “Libreta inteligente”. Utilizo habitualmente las búsquedas almacenadas, pero las búsquedas “day-7” y “todo:true” no los conocía me van a resultar muy útiles.

    Gracias.

  • Flames

    No puede uno creer que sabe mucho….. porque siempre hay algo más que aprender. EVERNOTE es como una estantería para guardar cosas. Me parece que voy a tener que ordenarla un poco un día de estos.

  • Procrastiman

    Lo debo tener delante de los ojos pero no lo veo ¿cómo se crea una nota “lista de tareas” en la versión de windows?

    Saludos y gracias

    • En cualquier nota puedes introducir un checkbox (con la barra de edición o Ctrl+May+C creo recordar) y ya se crea una lista de tareas.

  • Llevo casi 1 año utilizando Evernote y poco a poco ha ido entrando en mi vida hasta llegar a ser “imprescindible” en mi trabajo y organización personal.

    Este mes he decidido comprar la versión premium y es impresionante el potencial de este sencillo programa. Cuando adjuntas un archivo pdf o una imagen en jpg y luego buscas una palabra o término y el OCR te la encuentra… en fin una pasada.

    Si, además, hilamos fino (como en esta entrada de hoy sobre las libretas inteligentes) pues ya es para que se te caiga la baba.

    Yo utilizo este programa incluso para seguir el método de las 2 listas de Berto. No necesito otra cosa, además del email y el Google Calendar.

    • Qué bueno, me alegra saber que ese método te funciona y además con Evernote :-))))))

  • Existe alguna posibilidad de que se busque en TODAS las libretas, no unicamente la que tengo activa?, es un poco coñazo tener que darle a mostrar “todas las notas” antes de poder usar una Busqueda Guardada.

    • Si la búsqueda la guardas desde la vista de todas las libretas, te lo guarda así, respetando ese criterio. Da igual si luego estás en otra carpeta, en el momento en el que hagas clic sobre la búsqueda guardada “salta” a todas las libretas para ejecutar esa búsqueda en todas.

      • Parece ser que eso no es asi, al menos en mi version de Evernote para Windows.

        Por poner un ejemplo.

        Mis libretas:
        Todas las libretas
        Personal
        Proyectos
        Referencia

        Si pulso sobre TODAS LAS LIBRETAS hago la busqueda tag:@Favortios todo perfecto, me encuentra las notas etiquetadas @Favoritos de todas las libretas.

        Pero sin embargo luego, si estoy viendo la libreta PROYECTOS y le pulso a la Busqueda Guardada @Favoritos, EXCLUSIVAMENTE me encuentra las que estan dentro de esa libreta y no las de otras libretas.

        Como te digo, eso es en mi version de Windows.

        • Ok. Sí en la de Mac sí va. Lo he probado porque me entró la duda pero sí. Es algo que terminarán cambiando supongo.

  • He estado probando la búsqueda de notas antiguas, y creo que lo correcto sería:
    -created:day-200 -updated:day-200
    (con un – delante de created; si no, estás poniendo condiciones contradictorias).

    Un post muy útil; gracias, Berto.

    • Ummm, estás seguro? Tal como lo he puesto indica las creadas en los últimos 200 días y *no* actualizadas en los últimos 200 días.

      • Claro, pero si las creas en los últimos 200 días las estás actualizando al crearlas; por tanto no hay notas que cumplan los dos criterios que tú dices a la vez.

        Lo interesante, pienso yo, es tener aquellas que se crearon *antes de* los últimos 200 días (-created…) y no fueron actualizadas recientemente (-updated…).

        Compruébalo. No es que yo sea experto en la sintaxis de estas búsquedas, es que probándolo así es como funciona.

  • NOVATO

    Habeis comprobado que no se realizan bien las busquedas en las notas eliminadas o es solo cosa mia. (utilizo evernote gratuito pero la ultima version) (uii y de windows).

    Pd: berto tengo tu libro y eres grande¡¡¡ lo que mas me cuesta es acatar una de tus reglas principales, leer el libro poco a poco.

  • madel1000

    Hola a todos.
    Yo a cabo de descubrir Evernote y es un programa muy práctico para almacenar información pero,¿se puede guardar videos (especialmente de Youtube) en Evernote? por que no consigo hacerlo.Gracias

  • Estoy empezando a adentrarme en estas herramientas…he empezado con evernote y lo primero que me he preguntado es…¿ y si después de llevarme media vida almacenando datos, fotos, pensamientos, documentos, etc..se me escoña y lo pierdo todo ? Por lo que me he puesto a buscar como poder ir salvando la información progresivamente para poder acceder inpendientemente cuando lo necesite. Y me he encontrado que en la versión gratuita solo permite el formato html y el propio de evernote. La primera en la frente. He hecho una prueba y mi copia de seguridad sería un html gigantesto donde una barra separa cada objeto almacenado. Me ha desilusionado por completo. Ahora ya no tengo tantas ganas de seguir evaluandola, para mí es vital tener un método de exportación apropiado. Luego investigando, plantea que en la versión premium se puede en XML. No sé si seguir….esto me suena a ser prisionero de la herramienta…Si alguien me puede aportar alguna información de como exporta o puede obtener la información en algún formato más accesible se lo agradecería…