Utiliza Filtros en Gmail para los correos que tú envías

¿Sabías que los filtros automáticos de Gmail también funcionan para los correos que tú envías a otras personas? Es una funcionalidad algo desconocida de la que ciertamente te puedes aprovechar en determinadas ocasiones. Imagina las posibilidades de poder filtrar (resaltar, marcar y separar) algunos de los correos que a diario envías en función del destinatario, de una palabra clave o de si tiene adjuntos. Y todo de manera automática.

Pueden ser mensajes sobre los que inevitablemente tienes que volver días después, mensajes enviados a personas especiales o correos con actualizaciones o novedades de ciertos proyectos… Podrás marcarlos con una etiqueta y moverlos a una carpeta, asignarles una estrella, reenviarlos a otra dirección, etc. En definitiva, tal como ya haces con tu correo entrante. Te propongo algunas ideas para sacarle partido a esta interesante opción de los filtros de Gmail.

Ejemplos de Filtros para el Correo Saliente

Aquí, como a la hora de diseñar el resto de filtros inteligentes, es cada uno el que necesita definir en qué momentos le puede resultar útil esta funcionalidad. Pero hay algunos casos generales que pueden servir para la mayoría de nosotros y que tal vez te den alguna pista.

  • Mensajes de Seguimiento
    Correos que días después tendré que recuperar porque tratan un tema que exige un seguimiento posterior. Tal vez una propuesta a un cliente, una petición o cambio solicitado, una tarea compartida con un compañero, etc. Puedo concentrarlos todos bajo una misma etiqueta-carpeta y cuando quiera volver sobre ellos lo haré más rápidamente. (Una vez que se cierre esa tarea o asunto le quito la etiqueta y ya no aparecerá junto al resto de temas pendientes.)
  • Mensajes Importantes
    Por su contenido o por la persona a quien van dirigidos quiero apartarlos en una etiqueta-carpeta especial para tenerlos agrupados; o bien asignarles una estrella para resaltarlos respecto al resto.
  • Mensajes de Proyecto
    Cuando trabajas en un proyecto o producto intercambias montones de mensajes con compañeros o colaboradores. Utilizando ciertas palabras clave en el asunto podrías tener centralizado todos los mensajes de ese proyecto, tanto los que tú envías como los que recibes.
  • Mensajes con Adjuntos
    Si sueles enviar contratos, presupuestos o propuestas comerciales por Email, tal vez te interese apartar y agrupar esos mensajes con una etiqueta-carpeta especial. En función de una palabra clave y si lleva adjunto.
  • Backup Automático de mensajes
    Utilizando para ello Evernote. Según ciertas palabras clave o destinatarios de una importancia especial, puedes reenviar automáticamente cualquier mensaje a tu cuenta de email de Evernote. Que, como ya sabes, convierte cualquier correo en una nota. Es una forma de tener fuera de Gmail correos que quieres resaltar o que quieres tener junto a otra información relevante.

¿Cómo crear los Filtros para el Correo Saliente?

Del mismo modo que el correo entrante, no varía nada. Puedes definir tus filtros en función de: destinatario o grupos de destinatarios, palabras clave, asunto o adjuntos, por ejemplo. Como lo vienes haciendo desde siempre.

El problema es que a veces el correo saliente es menos predecible que el entrante y eso plantea dificultades a la hora de crear tus filtros. En tales casos puedes echar mano de las utilísimas direcciones de usar y tirar que te ofrece Gmail. ¿Cómo?

  1. Defines 3-4 direcciones de “usar y tirar” que utilizarás en tus mensajes.
  2. Creas los distintos filtros, reglas y etiquetas en función de esas direcciones.
  3. A la hora de enviar tus mensajes pones esas direcciones en copia oculta.

Algunos ejemplos prácticos con estas direcciones tomando los casos que anteriormente te sugería:

Mensajes de Seguimiento (followup a cosas que quiero revisar después)
Regla: si el mensaje se envía a micorreo+followup@gmail.com (va en copia oculta).
Acción: Omitir Recibidos > Marcar como leído > Aplicar la Etiqueta followup.

Mensajes Importantes (enviados a personas especiales)
Regla: si el mensaje se envía a micorreo+vips@gmail.com (va en copia oculta).
Acción: Omitir Recibidos > Marcar como leído > Destacar > Aplicar la Etiqueta VIPs.

Mensajes de con Adjuntos (contratos y propuestas)
Regla: si el mensaje tiene la palabra “contrato” o “propuesta” y como adjunto va un PDF.
Acción: Omitir Recibidos > Marcar como leído > Aplicar la Etiqueta contratos.

Siempre que hablo o escribo sobre filtros me gusta terminar diciendo lo mismo: no se trata de matar moscas a cañonazos, de crear reglas al tuntún para todo que luego terminan por complicar las cosas. Pero si detectas que hay una necesidad, utilízalos. Porque si en algún caso puedes arañarle tiempo al Email, por muy poco que sea, es algo que ya tienes de regalo.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Alberto

    Tan sencillo que me siento ridículo de no haberlo pensado antes yo mismo… Gracias Berto por estos artículos tan pragmáticos y útiles.

  • Jandro

    llevo utilizando los filtros años y no se me había ocurrido :O

    Yo envío bastantes propuestas comerciales como comentas, creo que lo voy a utilizar. Gracias por el aporte Berto

  • Aritz

    A ver si Sparrow se pone las pilas e introduce filtros en su aplicación… este método es muy bueno, pero me da mucha perece tener que trabajar desde el navegador…

  • Con frecuencia envio presupuestos por email a clientes u otros documentos. Esta es una función muy interesante para mantener el orden entre los miles de correos que se van almacenando. Yo soy de los que guarda el correo para posibles referencias futuras, excepto lo que creo no me sirve o servirá (publicidad, notificaciones, etc…) y claro eso supone miles de correos en la bandeja de “ENVIADOS”.

    Hace más de 2 años que utilizo gmail (redirecciono mis cuentas profesionales a gmail) y ya casi no recuerdo como se utiliza outlook ni thundtherbird. Para mí, GMAIL, GOOGLE CALENDAR y EVERNOTE son lo que yo llamo LOS 3 MAGNÍFICOS. Imprescindibles. ¡Ah! además de DROPBOX.

  • Como Alberto y Jandro desconocía esta posibilidad y hasta ahora lo estaba haciendo a mano… mucho mejor como tu explicas.

    Muchas gracias Berto

  • David

    Hola Berto,
    me encantan los contenidos de tu blog,
    pero también se agradece un diseño gáfico tan cuidado.
    Por cierto, qué fuente utilizas para los textos “a mano” como los del banner de Simple Life?
    Saludos

  • David

    Muy bueno, muy bueno Berto, joder, yo los dejaba como “Destacados” y se me acumulaban alli, y mira que utilizo los filtros de entrada desde hace años…

    Genial!
    Muchas gracias.

    • Me alegro mucho que te ayude. Yo no es algo que utilice muchísimo, pero sí hay un par de usos (envío de propuestas-presupuestos y seguimiento de clientes) que sí me vienen bien.

  • Amluminator

    Hola a todos,

    Sigo a Berto desde hace años, y quiero aprovechar para felicitarte por tu blog. Es de los mejores que leo.

    Aprovechando este articulo, aprovecho para hacer mi aportacion.

    Utilizo este sistema de filtros para el correo enviado, y que me es especialmente util para temas de los que he de realizar un seguimiento o estan a la espera de respuesta.

    Añado al inicio del asunto la cadena qwe.08, y todo email con la cadena qwe (rapido de escribir y no existe en ninguna palabra de ningun idioma) y from:me se etiqueta con “waiting for” y en un color vistoso.

    El numero tras el punto indica la semana en la que, de no haber recibido la respuesta (cosa que ves al aparecer la etiqueta en el correo de respuesta), has de recordar o reclamar el tema del correo.

    Ademas facilita hacerlo. Tan solo filtras la etiqueta, y la cadena qwe.08 con el numero de la semana y voila, tienes todo lo que has de reclamar o recordar que te envien perfectamente listado.

    Espero que ayude a alguien en la tarea de la organizacion de la informacion, a la que Berto tanto nos ayuda semana a semana.

    • Estupendo, gracias por contar tu sistema, me parece muy interesante! Me has dado algunas buenas ideas :-)

  • Alfredo

    Ya, pero esto no es un filtro de correo saliente. Todo reside en que el cliente de email envíe un correo con una dirección en copia oculta. Yo estaba buscando que enviado cualquier email el que practique el filtro sea el servidor.

    • Y así es. Gmail aplica el filtro a cualquier correo saliente, no hace falta poner en copia oculta. Lo de copia oculta es opcional si así quieres tú configurar tus filtros.

  • Alfredo

    Hola Berto pues no te he entendido bien o no me queda claro. Supongamos que yo lo que quiero es que todo mensaje enviado por mí y que lleve adjuntos se reenvíe a otra dirección de correo ¿cómo lo hago?

    Regla: contiene adjuntos
    Filtro: reenviar a la dirección xxxx@gmail.com

    No me va.