Una Manera Brillante de Escribir Correos Más Rápidos y Cortos

¿Cuántos emails escribes al día? ¿10?, ¿20?, ¿más incluso? Intenta hacer el cálculo ahora y multiplícalo por 2 minutos, que es el promedio que tardamos en escribirlos. La cantidad que resulta suele ser muy seria. Escribir emails es una de las tareas que más tiempo consume. Justo el “tiempo” que decimos que nos falta.

Yo, hace unos años, calculé esa cifra y en mi caso el resultado fue de 70 minutos. ¡Más de una hora! Eso era indignante. Significaba que todos los días dedicada más de una hora de mi energía y concentración a algo que no era ni mi trabajo ni por lo que me pagaban ni lo que me gustaba. A mí lo que gustaba era hacer cosas en mis proyectos, no teclear mensajes. Había que hacer algo, había que recortarlo drásticamente.

Además de muchas de las ideas que ido compartiendo contigo en anteriores artículos, me quedo especialmente con una fórmula que me ayudó a cambiar el chip mental respecto a esta actividad.

Me di cuenta que reducir drásticamente el tiempo medio que empleaba escribiendo un email pasaba por cambiar la forma en la que me comunicaba por email. Como nadie me enseñó a hacerlo (como el resto de cosas en el trabajo), tuve que desaprender y desarrollar un nuevo hábito: cómo ser más breve, más directo, y más claro para invertir menos tiempo redactando.

Efecto “hoja en blanco”

Para mí el problema parte de la enorme hoja en blanco que tenemos delante al escribir un email. Hay tanto espacio vacío que, sencillamente, tendemos a llenarlo. Entre nuestra falta de claridad de ideas, nuestra tendencia a enrollarnos y dar rodeos, y todo ese espacio en blanco frente a nosotros, el resultado suele ser mensajes extensos, imprecisos y sobre todo costosos en términos de tiempo-y-atención (recuerda que cuando tú le dedicas tiempo a algo le dedicas algo más valioso: tu Atención).

¿Cómo cambiar esto (en mi caso)? Una de las cosas que en todo este tiempo me ha demostrado la Productividad Personal es que para cambiar ciertos hábitos basta con recurrir a los recursos más sencillos. Y en este caso fue así…

¡Menos espacio para escribir!

Así que me hice esta pregunta: ¿Y si tuviera menos espacio para escribir? ¿Y si al responder o crear un mensaje, en lugar de un gran ventana en blanco, tuviera solo una pequeña ventana rectangular donde sólo entraran un par de párrafos? Como si tuviera que escribir en el campo del formulario de un blog o en la caja de Twitter para publicar tuits.

Ni corto ni perezoso me animé a hacer una experimento. Durante unos días iba a probar a escribir mensajes en una ventana más pequeña. En Gmail, empecé a escribir los nuevos mensajes en ventana nueva con un tamaño mucho más reducido. Y empezó a funcionar.

MENOS posibilidades para explayarte, dar rodeos, ser impreciso… y perder el tiempo tecleando.

Cambié mi manera de escribir

Ese límite visual actuó sobre mi manera de pensar y actuar (escribir). Casi de inmediato me empujó a:

  • Pensar antes de escribir. Mi cabeza me decía que no podía despilfarrar espacio, que lo mejor era pensar antes de lanzarme a aporrear el teclado (los que utilizáis Twitter conocéis la importancia de pensar antes de escribir).
  • Ser más breve: mi cabeza me decía que debía aprovechar al máximo ese espacio, que debía ser todo lo conciso posible.
  • Ser más directo: desde el comienzo del mensaje me lanzaba a decir lo que quería decir (y no esperar al tercer párrafo para hacerlo).

Todo ello en conjunto resultó. Empecé a ver cómo era más ágil y resolutivo escribiendo mensajes. Me atascaba mucho menos en cada uno y empecé a ganar tiempo para cosas más importantes en mi trabajo.

Aunque si me enfrentaba a un email más complejo que requería más espacio, naturalmente podía extender el tamaño de la ventana, ese acostumbrarme a escribir con menos espacio cambió mi forma de escribir mensajes. Para mí fue un profundo entrenamiento y aprendizaje.

No sé si este recurso funcionará en tu caso. Pero sí sé que en tu caso y en el mío merece la pena que le dediquemos menos tiempo a escribir emails, y más a hacer cosas de verdad.
¿No te parece?

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Me ha encantado eso de utilizar una ventana más pequeña para escribir, me ha recordado a cuando estoy a dieta y me pongo la comida en un plato de postre para que parezca más cantidad!!
    Muy bueno tu trabajo!!

    Saludos!

    • ¡Exacto! Es un buenísimo ejemplo. Es una forma de “hacerle ver” a la mente otra cosa y variar el comportamiento. En mi caso ¡funcionó!

      Gracias a ti :-)

  • Cómo cosas tan útiles parten de ideas tan “sencillas”. Muy original y efectivo.

    ¡Gracias Berto! Un saludo.

  • Ramon

    Yo para vencer el temible efecto de la hoja en blanco uso las “respuestas predefinidas” de gmail.
    http://www.nachomorato.com/como-crear-plantillas-gmail
    Antes de empezar a escribir añado la “respuesta predefinida” que necesito. (tan solo se trata de una firma, con los logos que quieras, con el aviso legal de protección de datos, etc. Así antes de empezar a escribir ya tienes la mitad del mail escrito. Se reduce el miedo a la hoja en blanco.
    Lo de sintetizar el contenido del mail, eso ya es cosa de cada uno. Jejeje.

    • El efecto de la hoja en blanco al que me refería no es el bloqueo de los escritores sino el contrario. “Ancha es Castilla” y me pongo a escribir sin parar cayendo en emails innecesariamente largos e imprecisos.

      Las plantillas son elementales y muy poco explotadas, de ellas he hablado en otros posts. Gracias!

  • JC

    Una idea muy, pero muy interesante. Estás forzando a tu mente a pensar en el modo “directo al grano”. Una tendencia de la que carecemos los que hablamos español como lengua nativa.

    En los ámbitos corporativos es muy importante este punto, especialmente cuando tratamos con países de lenguas anglosajonas, que tienden a ser más directos. Además los mails largos tienden a distraer la atención del que lee también, porque dan demasiadas vueltas y se pierde la esencia del problema.

    Es un muy buen método. Felicitaciones!

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Tareas – Listas Cortas vs Largas

  • Berto, no entiendo ese afán de decir que el email no es tu trabajo. Vamos a simplificar, si yo soy fontanero pero gestiono los pedidos por email mi trabajo es tanto el email como soldar tuberias ¿no? En mi caso particular mi trabajo si es el email ya queuna parte importante de él se basa en la delegación y la hago por email.

    De cualquier modo, si no lo fuera sería tan importante cuidar la manera en la que uno habla como en la que escribe.

    Que conste que estoy de acuerdo en todo lo que dices aquí y en el curso de productividad del que soy alumno pero me sorprende esa insistencia en no considerar trabajo el email cuando en muchos casos si lo es.

    No lo digo gratuitamente, lo digo porque hay muchas personas con esta opinión y lo que consiguen no dedicándose profesionalmente a gestionar el email como dios manda es que la comunicación en la empresa vuele por los aires y estén eprmanentemente ocupados en “su trabajo” pero haciendo cosas que igual no hay ni que hacer.

    • Gracias Rubén.

      El fontanero claro que tiene que atender la email, pero cuanto menos esté frente al Outlook de turno más tiempo pasará soldando, que es por lo que le pagan y sobre todo lo que le gusta. Para ti el email es trabajo para mí una herramienta como una grapadora.

      Mi afán, y lo he explicado tanto en el blog como en el curso, obedece a haber sufrido lo que el email hizo conmigo por no entenderlo bien. Y lo sigo viendo en las empresas con las que trabajo. Por eso me dedico a la divulgación y enseñanza.

  • ¡Que gran entrada!
    Yo hago el ejercicio mental de hacer el contenido del correo como si se tratara de un Tweet y ser muy explícito en el subject.
    Si se trata de dar instrucciones, les asigno una numeración, para p

  • … Poder darle seguimiento.

    Felicidades por el Blog!

  • Amaia Larrea Elgorriaga

    Saludos Berto
    Yo, me enrollo una barbaridad en los mailes y
    es verdad que se me va muchísimo tiempo en ello.
    Muchas gracias por esta y todas tus ideas.
    ¡Muchos éxitos!

  • MGM

    En la misma línea del post, hay quienes tratan sus emails como si fueran SMS’s. En esto, http://three.sentenc.es/ es un típico ejemplo. Lamentablemente no he encontrado nada parecido en español…

  • Curiosa recomendación, pero bastante obvia, no lo había pensado así. Por suerte no suelo escribir demasiados correos a lo largo del día, pero cuando lo haga ya tengo una excelente idea para hacer mis email más breves y gastar menos tiempo en ello.

  • Lo bueno, si breve, dos veces bueno. Creo que podríamos formular una regla llamada “email 3×3”: máximo tres párrafos de máximo 3 líneas.

  • Torques

    A mí tus recomendaciones sobre cómo escribir un “buen e-mail” me han servido de mucho, sobre todo para explicárselo a mis estudiantes universitarios. El tema e-mail parece muy obvio, pero compruebo una y otra vez que en general, no sabemos escribirlos, al menos no de manera correcta y efectiva. Sobre todo los asuntos!

  • Muy interesante! Soy de las que les gusta detallar todo en los emails y no quiero dejar de hacerlo, pero probar tu técnica quizás me ayude a abreviar :)

  • Rafa

    Hola, sabes, me gusta tu blog, sin embargo creo que para hablar de productividad, cuesta demasiado trabajo,leer tus post tan largos.
    Saludos gracias!

    • Seré mal escritor y no sabré contar estas ideas con menos palabras. O tal vez no quiera, no me gusta la comida rápida en estos temas ;-)
      Gracias!

      • pepe

        Estoy con Rafa, “Una fórmula para post más cortos”
        Saludos, y gracias!

        • Jaja, qué cachondo! Voy a darle una vuelta, tal vez vuelva a escribir tweets productivos y así no pierdo tiempo escribiendo.

  • Muy buena investigación. Como se dice al grano.

  • No hay que ser drástico. Estoy de acuerdo que la brevedad, en un mundo de tanto ruido de información, es una virtud. Pero hay asuntos que requieren de una explicación detallada.

    En el caso de este artículo lo veo correcto. Ni más ni menos.

    Cuando veo un post largo, lo suelo guardar en Instapaper, para dejarlo para un momento con mayor tranquilidad y más tiempo para ello.

    Si un post es muy extenso, doy gracias a aquellos que lo dividen en varias partes. De esa manera, si te interesa la primera parte, puedes seguir leyendo el resto. Y al que no le guste o interese, no se le hace perder el tiempo.