Una Manera Brillante de Escribir Correos Más Rápidos y Cortos

¿Cuántos emails escribes al día? ¿10?, ¿20?, ¿más incluso? Intenta hacer el cálculo ahora y multiplícalo por 2 minutos, que es el promedio que tardamos en escribirlos. La cantidad que resulta suele ser muy seria. Escribir emails es una de las tareas que más tiempo consume. Justo el «tiempo» que decimos que nos falta.

Yo, hace unos años, calculé esa cifra y en mi caso el resultado fue de 70 minutos. ¡Más de una hora! Eso era indignante. Significaba que todos los días dedicada más de una hora de mi energía y concentración a algo que no era ni mi trabajo ni por lo que me pagaban ni lo que me gustaba. A mí lo que gustaba era hacer cosas en mis proyectos, no teclear mensajes. Había que hacer algo, había que recortarlo drásticamente.

Además de muchas de las ideas que ido compartiendo contigo en anteriores artículos, me quedo especialmente con una fórmula que me ayudó a cambiar el chip mental respecto a esta actividad.

Me di cuenta que reducir drásticamente el tiempo medio que empleaba escribiendo un email pasaba por cambiar la forma en la que me comunicaba por email. Como nadie me enseñó a hacerlo (como el resto de cosas en el trabajo), tuve que desaprender y desarrollar un nuevo hábito: cómo ser más breve, más directo, y más claro para invertir menos tiempo redactando.

Efecto «hoja en blanco»

Para mí el problema parte de la enorme hoja en blanco que tenemos delante al escribir un email. Hay tanto espacio vacío que, sencillamente, tendemos a llenarlo. Entre nuestra falta de claridad de ideas, nuestra tendencia a enrollarnos y dar rodeos, y todo ese espacio en blanco frente a nosotros, el resultado suele ser mensajes extensos, imprecisos y sobre todo costosos en términos de tiempo-y-atención (recuerda que cuando tú le dedicas tiempo a algo le dedicas algo más valioso: tu Atención).

¿Cómo cambiar esto (en mi caso)? Una de las cosas que en todo este tiempo me ha demostrado la Productividad Personal es que para cambiar ciertos hábitos basta con recurrir a los recursos más sencillos. Y en este caso fue así…

¡Menos espacio para escribir!

Así que me hice esta pregunta: ¿Y si tuviera menos espacio para escribir? ¿Y si al responder o crear un mensaje, en lugar de un gran ventana en blanco, tuviera solo una pequeña ventana rectangular donde sólo entraran un par de párrafos? Como si tuviera que escribir en el campo del formulario de un blog o en la caja de Twitter para publicar tuits.

Ni corto ni perezoso me animé a hacer una experimento. Durante unos días iba a probar a escribir mensajes en una ventana más pequeña. En Gmail, empecé a escribir los nuevos mensajes en ventana nueva con un tamaño mucho más reducido. Y empezó a funcionar.

MENOS posibilidades para explayarte, dar rodeos, ser impreciso… y perder el tiempo tecleando.

Cambié mi manera de escribir

Ese límite visual actuó sobre mi manera de pensar y actuar (escribir). Casi de inmediato me empujó a:

  • Pensar antes de escribir. Mi cabeza me decía que no podía despilfarrar espacio, que lo mejor era pensar antes de lanzarme a aporrear el teclado (los que utilizáis Twitter conocéis la importancia de pensar antes de escribir).
  • Ser más breve: mi cabeza me decía que debía aprovechar al máximo ese espacio, que debía ser todo lo conciso posible.
  • Ser más directo: desde el comienzo del mensaje me lanzaba a decir lo que quería decir (y no esperar al tercer párrafo para hacerlo).

Todo ello en conjunto resultó. Empecé a ver cómo era más ágil y resolutivo escribiendo mensajes. Me atascaba mucho menos en cada uno y empecé a ganar tiempo para cosas más importantes en mi trabajo.

Aunque si me enfrentaba a un email más complejo que requería más espacio, naturalmente podía extender el tamaño de la ventana, ese acostumbrarme a escribir con menos espacio cambió mi forma de escribir mensajes. Para mí fue un profundo entrenamiento y aprendizaje.

No sé si este recurso funcionará en tu caso. Pero sí sé que en tu caso y en el mío merece la pena que le dediquemos menos tiempo a escribir emails, y más a hacer cosas de verdad.
¿No te parece?


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