Si llevas conmigo algo de tiempo seguramente me habrás oído decir esta frase más de una vez: «Planificar es un coñazo». Pero lo hago porque hace que mi trabajo sea infinitamente mejor. Avanzo con menos esfuerzo y consigo antes los resultados que me he propuesto. Pero lo cierto es no siempre ha sido así. Durante años me puse a trabajar con la mentalidad de “a ver qué tal se me da el día”.
Ahora prefiero encararlo con un mapa en la mano, con unos objetivos, con un camino que recorrer. La diferencia entre “echar horas en la oficina” y “conseguir resultados” pasa muchas veces por tener ese plan. Porque si no sabes a dónde vas, da igual el camino que tomes.
«¿Qué vas a conseguir hoy»
Planificar y organizar tus tareas diarias no sólo es distribuir y balancear con inteligencia tu trabajo a lo largo de las horas. Se trata de fijar una meta y unos objetivos para ese día y, también, prepararte mejor para los imprevistos que irremediablemente aparecerán a lo largo del día.
Tener un plan antes de empezar a trabajar es tan importante como calentar antes de salir a correr. Hace que todo lo que viene después salga mejor.
¿Por qué es tan importante?
Muchos arguyen que planificar no es tan importante. Que es una molestia innecesaria, que te vuelve robótico, que termina por llenar de monotonía el trabajo, etc. Déjame compartir contigo lo que con los años he descubierto y por qué defiendo con tanto ahínco esto de “planificar”.
Porque reaccionas mejor ante los imprevistos y marrones. Si surge un problema o un encargo inesperado, puedes volver sobre tu plan y decidir cómo actuar. Con ese “manual” reajustas las piezas del puzle con más facilidad. Si te pierdes en la montaña, es más fácil reorientarte si tienes mapa y brújula. Sin ellos, estás jodido.
Porque sirve para que tu jefe te ayude a priorizar. Si te encarga algo urgente “para ayer” y eso descompone tu planificación, puedes mostrarle tu plan (literalmente le enseñas la hoja) y le pides consejo para que te ayude a priorizar. «Mira todo lo que tenía previsto hacer hoy. ¿Qué crees que debo sacrificar?»
Porque haces en lugar de improvisar. Con un mapa del camino empiezas el día con una marcha más de velocidad y cada paso tiene una intención. Antes incluso de ponerte a teclear ya sabes por dónde y con qué empezar. Ganas en intensidad y agilidad de trabajo. Sin ese plan seguramente caerás en el “a ver con qué me pongo ahora”.
Porque haces en lugar de recordar. Tu plan de trabajo está escrito y bien definido en una hoja de papel o una lista en tu ordenador. No tienes que recordar qué es lo que tenías o te gustaría hacer. Esta ahí delante.
Porque te ayuda a administrar y dosificar tus fuerzas. Sabes lo que tienes que hacer, lo que requiere cada tarea y lo que cada una pide de ti. Unas son más importantes que otras, unas son más exigentes que otras. Distribuyes tu trabajo por tu día y/o tu semana buscando un prudente equilibrio. Para a) no sobrecargar ciertos días; y b) hacer determinadas tareas en los mejores momentos.
Porque tu trabajo cobra más sentido, tiene una intención y un punto de destino. Cuando consigues que TAREAS=RESULTADOS te animas, te motivas y te gusta tu trabajo. Sin un porqué ni un para qué sólo remas para navegar en círculos. Es como vivir sobre raíles. Bajo el aspecto de sencillas “tareas” están los resultados que buscas.
Porque aprovechas mejor el tiempo. Imagina que te cancelan una reunión o hay un retraso y te encuentras con 30 minutos de regalo. Si tienes un plan puedes echar mano de él y elegir con más facilidad, rapidez y acierto lo próximo que vas a hacer. Sin él, seguramente caerás en la improvisación o perderás el tiempo.
SIEMPRE puedes planificar
Cuando trato este punto en cursos y seminarios muchas personas me dicen que no pueden planificar porque su trabajo es “muy del día a día”. “Depende de lo que entre por el Email o lo que me encargue mi jefe”.
Siempre hay grandes tareas que pertenecen a proyectos, productos o servicios en los que trabajas a días o semanas vista. Esas puedes planificarlas y al menos hacer una al empezar cada día. // Ver artículo
Siempre hay tareas mecánicas y rutinarias que repites cada día o cada semana. Esas puedes planificarlas. // Ver artículo
Siempre hay tareas similares/relacionadas (por su temática o por dónde se hacen) que puedes hacer en un mismo bloque de tiempo. Esas puedes planificarlas.
Sin un plan diario, sin unos objetivos cada día, nos terminamos por convertir en una cadena de montaje que se limita a ir haciendo lo último en llegar; más preocupados por apagar los fuegos y tapar las goteras del día a día, que por pensar en buenas ideas, anticipar resultados y por conseguir avances de verdad.