Te Presento un Sistema Potente para Organizar tu Correo

Los mensajes de correo, como los japoneses, son todos iguales. ¿Verdad que esto no es cierto? ¿Entonces por qué cuando abrimos el Email actuamos como si lo fueran? Decimos: «Buff, de ayer a hoy me han entrado casi 50 correos». ¿Y qué? No todos esos correos son iguales. Tal vez, importantes de verdad, sólo haya 10 ó 12. O incluso menos. Entre ellos habrá numerosos mensajes de seguimiento, notificaciones, newsletters, peticiones menores, tareas complementarias, enlaces que te recomiendan, correos que tú mismo te has enviado, etc.

Revisar el correo en orden de llegada no vale. Ir de arriba a abajo no vale. Ir abriendo uno por uno no vale. Y hacerlo siempre que abres tu aplicación de Email no vale. Es lento e ineficiente, desvía tu atención y te desgasta innecesariamente.

Encontrar tu fórmula personal para revisar el Email de forma eficaz es fundamental. Para dar prioridad y rapidez a los correos importantes, e ir atendiendo (sin más) el resto de correos después. Te voy a proponer la fórmula para revisarlo que mejor resultados me ha dado a mí. Y esta fórmula tiene que ver con la “temperatura” de las carpetas con las que has organizado tu Email.

Las consecuencias directas y beneficiosas de aplicar este sistema son:

  • Atiendes mejor y con prioridad los correos importantes.
  • Dispones de tiempo para hacer tu trabajo sin interrupciones.
  • Dejas los correos menores par los momentos de baja intensidad.
  • Lees todo tu correo de manera regular y no te pierdes nada.

La prioridad la marcan las “carpetas calientes”

Los filtros inteligentes te brindan la posibilidad de crear tus propias “carpetas calientes”. Dos o como mucho tres carpetas donde tu aplicación irá guardando automáticamente los correos más relevantes y prioritarios. Son correos que por su remitente (tu jefe, tu socio, un cliente especial…) o por su temática (proyecto, productos…) tienes que atender antes y mejor.

Cada vez que revisas el Email te interesa empezar a leer por esas carpetas calientes, ir directamente a esas carpetas de prioritarios. Especialmente hay momentos en el día donde esto todavía cobra más relevancia, como la revisión que haces por la mañana o cuando tienes cinco minutos en el taxi y decides “chequear el Email”.

Es posible que en el resto de carpetas te hayan llegado 20, 30 ó más mensajes. Ignóralos. Al menos por el momento. Ya habrá tiempo para leerlos después. Intenta leerlos todos cada vez que abras el Email y sólo conseguirás ahogarte en un pozo de mensajes, que bien podían esperar cinco horas para ser abiertos.

Un momento en el día para las “carpetas templadas”

Dentro de todo el volumen de mensajes diarios hay mensajes que tienes que atender, leer y sobre los que actuar, aunque no necesariamente de forma prioritaria. Peticiones y tareas menores, cambios y mejoras, solicitudes, encargos para días después, propuestas de reuniones, etc.

Si tu sistema de filtros no los ha clasificado por remitente o palabra clave en el asunto, muévelos manualmente a esas carpetas templadas (de relevancia media) para atenderlos en otro momento, en el mejor momento del día. (Un poco más abajo te propongo un plan para encontrar el mejor momento.)

O tenemos un sistema para revisar el Email de forma más eficiente, o cada vez tendremos menos tiempo-y-atención para hacer el trabajo de verdad.

Antes de irte revisa las “carpetas frías”

Son carpetas que guardan mensajes de relevancia cero o de muy baja prioridad en tu trabajo. Newsletters, notificaciones de redes sociales, mensajes de amigos, promos y publicidad (consentida), actualizaciones menores, mensajes desde tu blog, etc. Todo esto puede esperar al final del día, cuando ya estás muy cansado y puedes ponerte con las tareas manuales y mecánicas.

O incluso más; ya que puedes decidir revisar estas carpetas cada dos días. Que no te preocupe que se acumule el correo ahí. Recuérdate que no es importante y, lo mejor, podrás procesarlo (revisarlo y archivarlo) con muchísima más rapidez y menos desgaste que el resto. Donde está tu verdadero trabajo.

Si algún mensaje no se clasifica, muévelo tú

Los filtros son una pasada. La diferencia entre trabajar con o sin ellos es astronómica. Pero evidentemente no clasifican el 100% de tu correo. Habrá mensajes que vayan directamente a tu Inbox sin haberse identificado. Lee ágilmente su asunto y quítalo del medio cuanto antes: a) atiéndelo sólo si es un mensaje verdaderamente prioritario; b) muévelo manualmente a una carpeta templada o fría; o c) archívalo-bórralo.

Crea tu propia “agenda” del día para el Email

Las rutinas a la hora de atender el Email son fundamentales. O las tenemos, o caeremos una y otra vez en el chequeo constante, en la interrupción continua. Una forma de aplicar este sistema de carpetas podría ser la siguiente:

  1. Carpetas Calientes. A primera hora del día (pero no a primerísima hora) y en dos momentos de la mañana y dos la tarde.
  2. Carpetas Templadas. Una vez por la mañana y otra por la tarde. O mejor, una sola vez al día.
  3. Carpetas Frías. Una vez al día o cada dos días. Siempre al final de la jornada, aprovechando el cansancio.

Cada vez recibimos más emails. Y la tendencia es creciente e imparable. O creamos nuestro propio sistema para revisarlo de forma más eficiente y rápida, o cada vez tendremos menos tiempo-y-atención para hacer el trabajo de verdad. Te invito a experimentar con este sistema que, como apuntaba, es el que mejor resultados me ha dado.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Jandro

    He visto buenas ideas aqui. Gracias porque yo tengo un serio problema con el email. Tengo un buen sistema de filtros pero sigo leyendolo toodo cada vez que abro Gmail.

  • Niklaus

    A mí lo que me cuesta es no leer el resto de mensajes. En teoria pienso como tú, quiero aislar esos mensajes pero al final termino por leer todos. Estoy de acuerdo en que cada vez en email me quita más tiempo. Supongo que a la mayoría nos pasa eso :(

    Gracias por llamarnos la atención sobre estas cosas que en el día a día es muy dificil. Salu2!

  • Jesús

    ¡Es una idea simple y genial! :D La pena es que muchas veces leemos el correo en el interfaz web, en el cliente del ordenador y en el blackberry donde nos es imposible mantener una réplica de esa estructura de carpetas ¡No todos los correos corporativos funcionan con GMail y Google Apps! ;-)

    • Cierto, el correo corporativo suele ser cualquier cosa menos útil. Ojalá el responsable o quien decide se diera cuenta que ante todo, el Email tiene que ser una herramienta eficaz, rápida y cómoda.

  • Joaquin

    Hace unos meses publiqué un artículo con mi experiencia. Me funciona bien

    http://www.elconfidencial.com/tecnologia/principio-correo-electronico-20100916.html

    • Gracias por compartirlo. Personalmente veo muy lejano esa supuesta muerte. Hay millones de empresas que no saben lo que es Twitter ni muchas otras cosas, siguen utilizando Windows XP y el email para todo. El “mundo de Internet” y el 2.0 es muy distinto al que me encuentro cuando visito las “empresas normales”, que son la inmensa mayoría.

  • Es interesante la propuesta, sobre todo para aquellos que necesitan concentración en su actividad y no son capaces de monitorizar varias actividades a la vez.

    En mi caso actúo en caliente según los correos van entrando. Por la mañana liquido primero y en tiempo récord todos los mensajes “fríos”. Eso me quita un peso de encima. Luego los templados y por último voy afrontando los importantes, uno por uno, resolviendo las tareas que impliquen. Dejo para la tarde centrarme en actividades que necesitan concentración porque en mi caso es “mi mejor momento”. En esos momentos es cuando bajo la atención sobre la mensajería, cualquiera que sea su fuente. También aprovecho la mañana para leer algunos artículos interesantes como éste ;)

    En definitiva, mi sistema es justo al contrario pero porque se adapta a mis ritmos vitales personales.

    • Bueno, es perfecto. De lo que se trata es de hacer justo lo que propones, de acompañar la lectura y atender los emails más importantes en tus horas productivas. Estupendo!

  • leo

    Los artículos son siempre de mucha calidad y muy útiles, pero esta vez no me gusto la primera frase, es sin duda discriminatoria.

  • Berto llevo tiempo siguiendo tus consejos, normalmente muy acertados.

    El tema de los correos me preocupa bastante, aunque mi gestión es un tanto diferente.
    Yo juego con el inbox 3 carpetas y el material histórico.
    El inbox lo atiendo cada hora o 2 horas dependiendo de lo que me ocupe la tarea que tengo entre manos.

    Cuando lo atiendo organizo rápidamente, si es una tarea que requiere acción lo muevo a mi carpeta de @cción.
    En el caso de ser un correo que depende de otra persona, pero del que debo hacer seguimiento lo muevo a @En Espera.
    En el caso de ser material de referencia lo muevo a @Referencia.

    Una vez hecho esto procuro vaciar las carpetas de @cción y @En Espera, bien porque tenga ya la respuesta que esperaba o bien porque he organizado la acción que debo realizar.

    Estas dos carpetas serían tus carpetas calientes, que al enfriarse porque he tratado los correos los muevo en mis carpetas de material histórico.

    El correo de @Referencia, lo atiendo una vez al día y procuro vaciarlo y moverlo a la carpeta de histórico de referencia o bien lo elimino. Pero al ser correos frios, tampoco le presto mucha atención.

    Un saludo y sigue ilustrandonos.

    David

    • Claro que sí, es otra forma de hacerlo. Fíjate si conozco y me convence ese sistema que me apuntas, que lo incluí en mi libro y hablo de él en casi todos mis seminarios.

      Yo creo que el Email se ha ido complicando tanto en los últimos años (cantidad, móvil, variedad de mensajes…) que hay que valorar varios sistemas-fórmulas-hábitos, probarlos, y quedarte con el que menos dolor te cause. No creo en una única fórmula para todos, de ahí que yo trate de comentaros lo que me funciona a mí pero también otras alternativas.

      Gracias por tu aporte!

  • Joni

    Muy interesante. Lo he ido distribuyendo a mis compañer@s que se quejan de la cantidad de correos.
    Yo hace un año y medio que utilizo los filtros (desde que lo leí en tu libro) y me va genial, aunque creo que debo mejorarlo-revisarlo.
    Un saludo

  • El sistema que utilizo es una adaptación a la formula que comento Jero, http://elgachupas.com/, en su blog hace unos meses.
    Por aquella época recibia unos 150 correos diarios y era el infierno, así que decidí aplicar algún sistema rápidamente.
    Me salvo la vida, porque consegui empezar a realizar mi trabajo, no ser un servidor de correos humano.