Un ejercicio de 3 pasos para mejorar en tu trabajo

«La culpa de mi improductividad no la tengo yo. Son los demás que no me dejan ser productivo en la oficina». ¡Cuántas veces he escuchado esto! Tu Productividad Personal no siempre depende de ti… pero SIEMPRE empieza por ti. Lo que esto quiere decir es que hay multitud de gestos y hábitos para mejorar que tú solo puedes poner en marcha. Nadie te lo impedirá. Hoy te traigo tres que a mí, cada día, no dejan de darme alegrías.

De hecho te los voy a presentar en forma de ejercicio. Te propongo un ejercicio práctico que puedes poner en marcha rápidamente, hoy mismo por ejemplo. Un ejercicio de tres sencillos pasos que, eso sí, debes cumplir a raja tabla para poder ver resultados. Son reglas básicas que cualquiera puede seguir (si hay un mínimo de voluntad) y que te proporcionarán satisfacción desde el primer instante. Cuando yo me empeño en seguir este plan, mi día es muchísimo mejor que el anterior. Y eso es importante cuando el trabajo se queda con ocho horas, ¿no?

1Ten un plan antes de empezar el día

Durante muchos años trabajé “viéndolas venir”, abordando el trabajo según se presentaba, con la actitud del «a ver qué tal se da el día». Y así me fue. Para mí, uno de los gestos más sencillos, básicos y poderosos que cualquier persona puede poner en marcha, es planificar el día de trabajo empezando el día antes.

El primer paso de este tu nuevo Plan de Trabajo Personal consiste en preparar el trabajo de mañana empezando hoy. Destina los últimos 10-15-20 minutos de esta jornada a planificar cómo será tu trabajo de mañana. Y el “cómo será” debes concretarlo con estos tres puntos:

  1. Identifica las 2-3 grandes tareas de tu día. Las tareas Clave. Pon una al comienzo del día y el resto por la mañana (o en tus horas de máxima productividad).
  2. Identifica el resto de tareas importantes pero complementarias y menores. Distribúyelas por tu día en función de la energía y tiempo que exijan, y del resto de compromisos que tengas (reuniones, salidas…)
  3. Identifica y agrupa las tareas manuales y mecánicas. Prográmalas para hacerlas en los momentos de baja energía o más cansancio (habitualmente al final de la mañana y de la tarde).

Pon tu plan por escrito y déjalo sobre tu mesa. Junto al teclado. Para que nada más llegar lo veas y te pongas con la primera tarea a tope.

2Haz sólo una cosa a la vez

Vivimos en la era de las distracciones, de la multitarea, de los “inputs simultaneos”, de la atención dividida. De forma inmisericorde sometemos a nuestra mente a realizar saltos bruscos, a un baile constante entre tareas, a un intercambio frenético de actividades que no tienen nada que ver entre sí. Así es imposible no cometer errores y terminar el trabajo a tiempo.

Así que el segundo paso consiste en practicar de forma activa, convencida y deliberada, la Monotarea. Esto es, centrarte única y exclusivamente en una sola tarea, la próxima. Empezarla, hacerla y terminarla centrado y volcado sólo en esa tarea. Eso exige, a la vez, borrar de tu mente todo lo demás.

Este segundo paso, uno de los menos llamativos en apariencia pero prodigioso en cuanto a resultados, te obliga a dos cosas:

  1. Olvídate del resto de cosas que tienes por delante. En ese momento SÓLO existe esa tarea. Una-a-la-vez.
  2. Cierra (aparta, apaga, silencia…) todas las aplicaciones, herramientas, notificadores, widgets, extras y cualquier cosa que tengas delante o alrededor y que no necesites para hacer y terminar la próxima tarea.

Lo bueno de este ejercicio es que puedes empezar hoy mismo y nadie ni nada te impedirá ponerlo en marcha. ¿Te animas?

3Planifica tus distracciones digitales

Si a la mayoría de nosotros nos dicen: «Ojo, no entres en tal red social o tal blog, no vaya a ser que te distraigas. No olvides que hay trabajo por delante», ¿cómo actuaríamos? La realidad es que la práctica totalidad perdemos mucho tiempo-y-atención con redes sociales, blogs y feeds, aplicaciones, mensajería instantánea y un larguísimo etcétera de cosas que tienen lugar en nuestro monitor.

Para mí la clave desde luego no consiste en prohibir estas distracciones. Lo ideal es forjar un sano autocontrol y una positiva disciplina personal… pero eso requiere tiempo y grandes dosis de motivación. Así que el único modo que conozco de “combatir” estas distracciones es, curiosamente, garantizarlas y hasta planificarlas.

Si sabes que, quieras o no, vas a entrar en Twitter, Facebook o el blog de la esquina, acéptalo como una “tarea” más que vas a hacer. Ponla en tu plan del día y destina momentos fijos en la jornada para hacer todo eso. Por ejemplo: «A partir de hoy establezco oficialmente 3 momentos de actividad online. A media mañana, antes de comer y a media tarde».

Programando, planificando, estableciendo momentos fijos para hacer todo eso, consigues dos cosas importantes. Fíjate…

  • No dejas de entrar en esos sitios y estar al tanto de algo que quieres y te gusta. (Algo que sí o sí ibas a terminar por hacer.)
  • Despejas tu tiempo de trabajo de distracciones. Evitarás el típico “entro un minuto a ver”. Te costará mucho menos avanzar por tu plan de tareas y, a la vez, centrarte en hacer una sola tarea a la vez.

¿No te pica la curiosidad? Yo te animo a poner en marcha este ejercicio. A probarlo. Total, ¿qué puedes perder? Tres pasos, tres sencillos pasos que tú mismo, hoy mismo (con la planificación de la tarde), puedes poner en marcha. Pero no puede fallar ninguno. Tienes que empeñarte y esforzarte en cuidar los tres.

Naturalmente tu Productividad diaria depende de muchos otros detalles que no menciono aquí (pero sí presentes en otros muchos posts del blog). Pero si te interesa empezar a mejorar, practicar este plan diario te pondrá en el buen rumbo. Yo procuro seguirlo cada día y cuando lo consigo doy en el clavo.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Flames

    Creo que el ertículo de hoy es el metaconsejo, el concentrado vitaminado de productividad. Bastaría aplicar esos consejos para conseguir resultados milagrosos.

    Parafraseando a Paul Éluard: “Hay otros artículos de Berto, pero están en éste”.

    • Hombre, yo no diría milagrosos pero yo al menos sí que noto UN MONTÓN cuando pongo esto en práctica o no. Cuando se me olvida o descuido alguno de estos pasos, la cago.

      Gracias!

    • OTILIA G DE vILLA

      Me ha parecido muy importante esto, y voy a seguir viendo ,porque esto es muy importante para cualquier tipo de liderazgo Gracias

  • Juancho Erranz

    Gracias por estas ideas Alberto. Aceptaré la invitación que nos haces y las pondré en marcha. Porque “algo” tengo que hacer con mi rendimiento en el trabajo. Mi problema: pierdo mucho tiempo en Internet. Os contaré si la cosa mejora :-)))))))))))

  • Jorge Ulloa

    Excelente articulo Alberto, trabaje unos años en una empresa de implementacion de Lean Manufacturing donde se enfatiza mucho la productividad y estos pasos eran constantemente expuestos para poder lograr los objetivos puestos en nuestra estrategia a corto y mediano plazo y realmente funciona, es disciplina y constancia diaria. Felicidades por tu articulo y tu web page.

  • El punto 2 para mi es la clave.

    Yo me planteo eso como una reunión conmigo mismo. Cuando visito o me reúno con alguien, silencio o apago el móvil y no miro el correo… así que de vez en cuando me auto-reuno conmigo para poder acabar tareas importantes de la misma manera… aislado

    El punto 1 forma parte del ejercicio de Revisión de mi GTD. A la vez que reviso, reasigno y coloco, al empezar la mañana, decido con cuál de las tareas empiezo.

    El 3 o se hace como dice Berto, o estás perdido.

  • Soy lector de genbeta, y llegue a este blog por un articulo de la sección genbeta respuestas, el ejercicio esta excelente coincido con Sansa el 3 si no se hace como dice Berto no se avanza en absolutamente nada.

  • lumbreras

    Vamos mejorando, a ya un poco más del año de leerte, y aunque no soy lectora asidua, si vuelvo aquí, cada que siento que pierdo el camino, en un tiempo tenía los miles de miles de Feeds, blog que encontraba, me suscribía, solo por algun artículo que me gustaba, con alguno de tus consejos, eliminé y dejé los que realmente aportan algo a mi vida de casi Freelance y personal, he ido dejando de lado distracciones como Facebook, Twitter, porque cada que pienso en usarla, me pregunto si realmente es necesario usarla en ese momento.
    Por otro lado, siento una gran satisfacción al terminar un trabajo es grandioso, porque para mi la recompensa es poder tomar un tiempo para leer los blog que me gustan o ponerme a estudiar un poco, gracias Alberto, eres un gran Blogger y realmente me han ayudado mucho tus posts, saludos, y por aquí te seguiremos leyendo :).

  • Pepe Luis Valentin

    Me parecen consejos geniales … no milagrosos, si con sentido y lógica.
    Un saludo. ;)

  • Berto, de los blog sobre gestión personal, el tuyo es el que me ha agradado en todos los sentidos, eres un gran experto en el tema.

    Creo que el punto 3 es donde la mayoría de las personas deben esforzarse un poco más, para no caer en las “distracciones digitales”, como dices tu.

    Tus aportaciones como siempre son “muy asertivas y sinceras”

    Saludos.
    Raúl Rodríguez.

  • Blanca

    Estoy metiéndome ahora en tu blog por recomendación….
    La verdad es que parece muy interesante, y me van a ir bien los consejos pues estoy en un momento personal/profesional de falta de motivación y agobio, o sea que busco métodos para sentirme más productiva y por ende mejorar mi motivación.

    En relación a estas tres normas, quizá lo has comentado en otros posts, pero así como la 1 y la 3 las veo “fáciles” en mi ambiente de trabajo (de hecho no tenemos acceso a face, ni twitter, ni blogs ni nada, nos lo han capado todo), la 2 es harto compleja.

    Me explico, en mi puesto de trabajo debo atender llamadas de consultas técnicas, me guste o no, y no puedo derivarlas a mis compañeros porque estamos todos igual y forma parte de nuestras obligaciones. El problema es que la gente llama a la hora que le da la gana, con lo que te rompe el ritmo de trabajo constantemente. ¿Como gestionarlo para que la concentración no se pierda?

    Gracias Berto, seguiré explorando el blog
    Saludos
    Blanca

    • Hola Blanca,

      Tú problema con el teléfono también lo tengo yo por el mismo motivo de las consultas técnicas. El teléfono siempre he dicho que es “El Gran Distractor”.

      Yo como comento arriba, lo que intento hacer es marcarme un tiempo de reunón conmigo mismo y en ese tiempo el teléfono móvil está apagado o en silencio y el fijo directamente descolgado.

      Se que suena a que no puede ser… pero puede y debe> ser.

      Cuando estoy en una reunión o visito a un cliente, no estoy disponible. ¿Por qué no puede suceder lo mismo en la oficina?

      Tienes que mentalizarte y los demás deben acostumbrarse a que es así. Es la única manera de la que sacarás tiempo para cerrar los temas que requieren atención continuada.

      Se que suena perogrullo, y probablemente lo es porque es de sentido común, pero lo difícil es tener la disposición y voluntad para llevarlo a la práctica.

      Espero que te sirva de algo.

      • Blanca

        Gracias Sansa,

        Tu solución parece buena, el único problema es que cuando estoy en una reunión o algo parecido, quien contesta estas preguntas técnicas son mis compañeros, o en caso de no haber técnicos disponibles cogen los recados. Con lo que le paso el problema a otro. De hecho probé de descolgarlo, con el resultado que una compañera me avisó porque entonces la llamaban a ella diciendo que yo estaba comunicando….

        Simplemente que se supone que estamos ahí, en parte para eso, con lo que se nos exige estar pendientes de las llamadas nuestras y de los que están ausentes.

        Supongo que el truco residiria en ponernos de acuerdo todos y repartirnos las horas del día….dedicar una hora cada uno a responder las llamadas de todos. Y rezar para que no llamen más de uno a la vez.

        A ver si me hacen caso. Gracias!

        • Efectivamente como dices, si sois más de uno en la misma situación, deberíais organizaros.

          Ganaríais todos en tranquilidad y productividad.