¿Cuánta gente se queja de lo improductivas que son sus reuniones? ¿Y cuántas hacen algo? Para resucitar nuestras reuniones y hacer que sean una herramienta productiva eficaz, hay que moverse ya. Hay que empezar a cambiar cosas concretas. ¿Lo bueno? Que esa revolución está detrás de cosas mucho más sencillas de lo que creemos.
1. Pon deberes antes
En este aspecto yo no tengo dudas: la mayoría de las reuniones pinchan productivamente hablando por falta de preparación.
- A veces los asistentes no saben de qué se va a hablar.
- A veces sí lo saben pero no saben qué se busca realmente con la reunión.
- Y a veces saben las dos cosas pero no lo han preparado.
Antes de una reunión hay que poner deberes SIEMPRE. Puede ser preparar un breve informe, hacer un análisis o una estimación, sacar unos números, pensar en ideas creativas para un problema que vamos a tratar, o simplemente revisar los últimos emails enviados por un cliente.
A las reuniones no se debe entrar desnudo de ideas y conocimiento. Porque lo que suele pasar es que la gente da rodeos, se alarga, y cae en la imprecisión. Y cuesta muchísimo dirigir la conversación hacia lo único que cuenta cuando os juntáis: las acciones.
Cuando sabes a lo que vas, sabes lo que se busca, y además lo preparas, conoces el suelo que pisas, y tus aportaciones cuentan más. Todo el equipo realmente suma más. Y esa reunión termina por ser dinámica y eficaz.
2. Pon un tablero de acciones
Para esto se puede utilizar una pizarra, un papelógrafo o simplemente una hoja grande pegada a la pared (lo suficientemente grande para que todos la puedan leer a distancia).
El tablero consiste en tres columnas donde ir apuntando clara y nítidamente las acciones que salen de cada uno de los puntos de la reunión. Hay que pintar tres columnas y en lo alto poner estas tres palabras:
- QUÉ: es lo que hay que hacer (la acción o acciones en sí).
- QUIÉN: lo va a hacer. Con nombre, apellidos… y número del DNI si hace falta :-P
- CUÁNDO: la fecha tope en la que hay entregarlo, enviarlo…. hacerlo.
¿Y cómo se utiliza?
- Cuando haya un acuerdo que implique un cambio o una acción, alguien se levanta y anota el Qué, Quién, y Cuándo.
- Quien dirige la reunión le pregunta a la persona asignada: «¿está todo claro?, ¿tienes todo lo que necesitas?»
- Al final de la reunión se hace una foto del tablero para luego reenviarla por email pegada al acta o conclusiones.
3. Compra un reloj de pared
En esta vida, siempre hay que tener relojes en tres sitios: estaciones, bares y salas de reuniones. Pues bien, el 90% de las empresas que visito no tienen relojes en sus salas de reuniones. Esto de entrada ya ayuda a que el tiempo se escape de forma inmisericorde, ya que cuando nos ponemos a hablar tendemos a perder la noción de la hora que es. Y quien lleva la reunión, responsable entre muchas otras cosas del tiempo, debe tenerlo a la vista en todo momento.
Cuando una reunión se alarga por falta de control del tiempo, hace que las 3, 5 ó 10 personas que asisten, ese día tengan menos tiempo y energía al salir para hacer las cosas importantes. Más reunión = Menos tareas hechas.