3 Estrategias de Éxito para Dinamizar tu Siguiente Reunión

¿Cuánta gente se queja de lo improductivas que son sus reuniones? ¿Y cuántas hacen algo? Para resucitar nuestras reuniones y hacer que sean una herramienta productiva eficaz, hay que moverse ya. Hay que empezar a cambiar cosas concretas. ¿Lo bueno? Que esa revolución está detrás de cosas mucho más sencillas de lo que creemos.

1Pon deberes antes

En este aspecto yo no tengo dudas: la mayoría de las reuniones pinchan productivamente hablando por falta de preparación.

  • A veces los asistentes no saben de qué se va a hablar.
  • A veces sí lo saben pero no saben qué se busca realmente con la reunión.
  • Y a veces saben las dos cosas pero no lo han preparado.

Antes de una reunión hay que poner deberes SIEMPRE. Puede ser preparar un breve informe, hacer un análisis o una estimación, sacar unos números, pensar en ideas creativas para un problema que vamos a tratar, o simplemente revisar los últimos emails enviados por un cliente.

A las reuniones no se debe entrar desnudo de ideas y conocimiento. Porque lo que suele pasar es que la gente da rodeos, se alarga, y cae en la imprecisión. Y cuesta muchísimo dirigir la conversación hacia lo único que cuenta cuando os juntáis: las acciones.

Cuando sabes a lo que vas, sabes lo que se busca, y además lo preparas, conoces el suelo que pisas, y tus aportaciones cuentan más. Todo el equipo realmente suma más. Y esa reunión termina por ser dinámica y eficaz.

2Pon un tablero de acciones

Para esto se puede utilizar una pizarra, un papelógrafo o simplemente una hoja grande pegada a la pared (lo suficientemente grande para que todos la puedan leer a distancia).

El tablero consiste en tres columnas donde ir apuntando clara y nítidamente las acciones que salen de cada uno de los puntos de la reunión. Hay que pintar tres columnas y en lo alto poner estas tres palabras:

  • QUÉ: es lo que hay que hacer (la acción o acciones en sí).
  • QUIÉN: lo va a hacer. Con nombre, apellidos… y número del DNI si hace falta :-P
  • CUÁNDO: la fecha tope en la que hay entregarlo, enviarlo…. hacerlo.

¿Y cómo se utiliza?

  1. Cuando haya un acuerdo que implique un cambio o una acción, alguien se levanta y anota el Qué, Quién, y Cuándo.
  2. Quien dirige la reunión le pregunta a la persona asignada: «¿está todo claro?, ¿tienes todo lo que necesitas?»
  3. Al final de la reunión se hace una foto del tablero para luego reenviarla por email pegada al acta o conclusiones.

3Compra un reloj de pared

En esta vida, siempre hay que tener relojes en tres sitios: estaciones, bares y salas de reuniones. Pues bien, el 90% de las empresas que visito no tienen relojes en sus salas de reuniones. Esto de entrada ya ayuda a que el tiempo se escape de forma inmisericorde, ya que cuando nos ponemos a hablar tendemos a perder la noción de la hora que es. Y quien lleva la reunión, responsable entre muchas otras cosas del tiempo, debe tenerlo a la vista en todo momento.

Cuando una reunión se alarga por falta de control del tiempo, hace que las 3, 5 ó 10 personas que asisten, ese día tengan menos tiempo y energía al salir para hacer las cosas importantes. Más reunión = Menos tareas hechas.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Carlos - 22 noviembre 2013

Me parece perfecto, hoy tengo una reunión así que lo pondré en práctica
hoy mismo.

¡Muchas gracias!

Javier Rodriguez Mori - 25 noviembre 2013

Tus recomendaciones son idóneas, las correctas, sólo hay que llevarlas a la práctica, gracias.

    Berto Pena - 27 noviembre 2013

    Para mí una de las claves de estos cambios es hacerlos lo más concretos y específicos posibles. Si se quedan en recomendaciones generales, no se hace nada. Gracias!

Daniel Grifol - 26 noviembre 2013

Un consejo realmente interesante maestro.

Realmente, creo que en la base de todo esto está la terrible falta de comunicación que reina tradicionalmente en las empresas.

Algo tan sencillo como anunciar los temas a tratar y los objetivos con suficiente antelación las reuniones se acortarían extraordinariamente.

    Berto Pena - 27 noviembre 2013

    Gracias Daniel. Sí, la experiencia nos dice que las cosas sencillas, las obvias, pero más importante que otras, se escapan o las descuidamos. El problema es que no tenemos 1 reunión al año. Tenemos un montón y estos errores se multiplican y afectan a un montón de gente.

Arturo Ortega - 30 noviembre 2013

Bueno es básico lo que mencionas!

En mi caso las reuniones se programan siempre y se sabe de que van a tratar desde luego.
Hacer reuniones de emergencia es válido como cosa fortuita, de lo contado no saben lo que están haciendo.

Nosotros establecemos tiempo límite a la reunión, previendo el nivel de complejidad puede ser de 30 minutos a una hora, aunque las hay de 5 minutos.

Si sales de una reunión sin acuerdos estás en la olla, te despedimos.

De forma simpática nosotros podemos planear una reunión al final del día y como hemos acordado que para perder el tiempo esta el bar o cantina, cerramos la negociación o la reunión de trabajo y nos vamos a beber juntos, sin tocar temas de trabajo desde luego.

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