Puedes programar el envío de emails desde su correo web o desde la aplicación que utilices (Gmail…)

Sin duda es una de las funcionalidades que más me gustaría ver en Gmail. O en cualquier aplicación de correo. Me acuerdo cuando en los años 80-90 programaba mi vídeo para grabar una película en la tele. Marcabas el día y la hora de comienzo, la duración y luego te ibas a hacer otra cosa. Mientras tú te despreocupabas por completo él hacía todo el trabajo por ti.

LetterMeLater hace lo mismo pero con los emails. Es una aplicación de correo que te permite programar el envío de un email en el futuro, en una fecha y hora determinada. Y es que ocurre mucho. Sabes que tienes que enviar un email en tal fecha y terminas por poner una alarma en tu calendario. O, sencillamente, quieres responder en este mismo momento pero no quieres que la otra persona reciba tu contestanción de forma inmediata.

Salvo que envíes montones de emails diferidos, LetterMeLater es gratuito. La opción gratuita, que es la que utilizo yo admite hasta 30 mensajes al mes. La de pago ($19,95 al año) ofrece hasta 400 mensajes programados/mes.

El punto clave es el envío. Permite el envío de correos desde su propia aplicación web o, más cómodo, desde la que utilices: en mi caso Gmail. En este caso tus correos deben seguir una estructura muy precisa para que se programen con éxito. Los pasos a dar son los que siguen:

1. Creas un nuevo correo para enviar.
2. En el destinatario pones Me@LetterMeLater.com
3. En el Asunto pones el que le quieras poner.
4. En el cuerpo del mensaje incluyes la información sobre el destinatario real, cuándo debe enviarse, etc.

FORMATO BREVE DE ENVÍO

To: Email del destinatario
When: Fecha y hora del envío
Texto normal de tu mensaje

Por comodidad, yo tengo creada en Gmail una respuesta prediseñada con una plantilla con este formato. Únicamente completo la información que falta y mi correo está listo para ser programado. En esta página tienes una explicación más detallada de cómo programar tus correos, opciones extra (Cc, Bcc…), así como varios ejemplos y tipos de envío.

Con una interfaz horrible que echa para atrás, el servicio, que es lo que cuenta, funciona bien y hasta ahora no me ha dado problemas (5-10 envíos al mes). Algunas notas importantes que debes tener en cuenta a la hora de utilizarlo:

• Para que funcione, el destinatario de tu correo programado ha de estar dentro de los contactos creados dentro LetterMeLater.com
• Dentro del mensaje puedes poner en copia visible Cc o Bcc a otras personas.
• Puedes programar envíos para que se repitan. Por ejemplo todos los viernes a las 18:00 enviarás tal mensaje.
• En tus correos puedes adjuntar archivos.
• Dentro de tu cuenta puedes ver todos los emails programados y editarlos o cancelarlos cuando quieras.

Con los años en la cuenta de Gmail (en cualquiera, realmente) vamos acumulando correos con adjuntos de 5, 10, 15 o más megas. Son correos que ya no nos interesa conservar online y que podemos eliminar o bien descargar y guardar en otro sitio. En cualquiera de los dos casos la consecuencia es más espacio libre sin pagar.

¿Y cómo hacer esto? Voy a proponerte dos maneras distintas. Una manual, donde tú haces todo el trabajo y requiere, eso sí, más tiempo. Y otra automática y mucho más rápida, donde una aplicación web (externa) es la que hará el trabajo duro por ti.

Opción 1: Manual

Dado que los mensajes que tienen archivos adjuntos son los que más ocupan, nos aprovecharemos de las búsquedas avanzadas de Gmail para identificarlos y encontrarlos.

Cuando tú en Gmail buscas has:attachment te mostrará únicamente aquellos mensajes que tienen adjuntos. Pero además puedes indicar el tipo de extensión para que detecte aquellos adjuntos que por su tipo de archivo tradicionalmente ocupan más: ppt, avi, etc.

Por ejemplo podríamos hacer una búsqueda así: has:attachment ppt OR avi OR tif

De entre todo tu Gmail te mostraría únicamente los mensajes con adjuntos PPT, AVI o TIF. (Si quisieras restringir los resultados de tu búsqueda a una carpeta/etiqueta, bastaría con añadir delante esa etiqueta label:nombretiqueta.)

Un paso más allá es filtrar, de entre todos esos mensajes, aquéllos más antiguos. Así podríamos decidir encontrar y eliminar mensajes con adjuntos con más de dos años de antigüedad, o a partir de cierta fecha.

Por ejemplo algo así: has:attachment ppt OR avi OR tif before:31/12/2009

El problema de este método es que no permite encontrar mensajes-adjuntos según su tamaño. No puedes encontrar de golpe los que más pesan y te obliga a ir abriendo uno a uno para ver si de verdad pesan tanto como para que merezca la pena borrarlos. Aun así, ya es un avance. Y con unos cuantos clics y 30 minutos libres puedes liberar mucho espacio sin tener que desembolsar nada.

Opción 2: Automático

Find Big Mail es una aplicación web gratuita pensada para encontrar los mensajes que más ocupan y liberar espacio en tu cuenta de Gmail. Única y exclusivamente hace esto.

Una vez que la aplicación tiene acceso a tu Gmail (sí, esta es la parte menos divertida), lo escanea a fondo para detectar los correos más pesados dentro de todo tu historial. Una vez terminado ese análisis, te muestra gráficos con la radiografía del tamaño de tus correos. Y, lo más importante, separa mediante nuevas etiquetas los correos más voluminosos para poder eliminarlos/guardarlos y ganar así espacio libre.

Esta opción es cómoda, rápida y hecha a medida para lo que buscas: más espacio sin pagar. Pero su problema es el siempre delicado tema de la privacidad (ver su nota aclaratoria), que sin duda desanimará a muchos a utilizarlo.

Soy muy fan de los calendarios de papel. Para mis citas y eventos utilizo siempre Google Calendar. Pero para ciertos casos, especialmente cuando hay nuevos hábitos por el medio, un calendario en papel es mucho más efectivo y eficaz. El hecho de anotarlo a mano, de tenerlo siempre a la vista, de poder jugar con los colores, tiene un efecto más directo cuando buscas forjar una rutina o cumplir con un plan de trabajo ajustado.

Si quiero desarrollar un nuevo hábito con el método de Jerry Seinfeld, trazar un nuevo plan de entrenamiento (soy corredor), marcar una agenda de trabajo intensivo de 1-2 semanas, o trazar la agenda con las próximas fases e hitos para un nuevo proyecto, siempre recurro a un calendario en papel.

Y lo que hago es utilizar uno en PDF que puedo configurar según mis necesidades. Luego lo imprimo, trabajo sobre él con rotuladores de varios colores y finalmente lo pongo en el corcho de mi pared. Siempre a mano, siempre a la vista, siempre empujándome.

En Internet hay multitud de herramientas y páginas que te permiten crear tu propio calendario en PDF. He probado montones pero de lejos me quedo con PDFCalendar.com. Me parece la más completa y ofrece suficientes opciones como para, de verdad, hacer un calendario de papel totalmente a medida.

De entrada ofrece dos grandes opciones: calendario mes a mes (el tradicional), o calendario de 12 semanas por página, (más compacto y con menos hojas).

Elijas el que elijas, puedes personalizar practicamente todo: título de la página, el primer mes que aparecerá, primer día de la semana, sombreado en días de otro mes, tipo y tamaño de la fuente, márgenes, grosor de las lineas, y, finalmente, el idioma. Ya que está disponible en multitud de ellos. Cada cosa la configuras a golpe de clic y finalmente tu calendario personalizado está listo para ser descargado.

Si estás pensando en un nuevo hábito o proyecto para este 2011, mi recomendación es que lo pongas en papel. En un calendario, con fechas (compromisos). Para eso PDFCalendar es mi favorito.

¿Y qué tal un calendario más compacto?

Si lo que buscas es un calendario para llevar encima, más compacto y reducido, entonces yo tampoco tengo duda. La mejor opción es el que ha adaptado Jeroen Sangers, de El Canasto (sobre un diseño original de David Deah). El calendario te permite ver todo el año 2011 de un golpe, incluyendo las fiestas. Perfecto para planificar a largo plazo y no tener que pasar páginas con los distintos meses. Jeroen incluso ha personalizado el calendario con las fiestas locales de bastantes ciudades, regiones y países. Está disponible en formato Excel, OpenOffice y PDF.

Si te interesa descargarlo, lo encontrarás en esta página.

Una interfaz sencilla pero suficiente para una herramienta conveniente en casos puntuales

jotOnce es una aplicación web que permite crear notas protegidas con contraseña para compartir con otras personas. Está pensado para notas de usar y tirar encriptadas que se borrarán al cabo de unos pocas horas o días (puedes fijar manualmente la caducidad).

Al crear la nota (de hasta 4.000 caracteres) puedes establecer tu propia contraseña o aceptar la que te sugiera la aplicación. Una vez terminada la otra persona sólo tiene que entrar en jotOnce e introducir esa password. Desde luego no es una aplicación que pasará a la historia, pero puede ser interesante para algún caso puntual.

La interfaz ya preparada para hacer listas es limpia y cómoda. El candado superior es para la contraseña.

Thingler es una sencilla aplicación web que te permite crear rápidas listas para ti, o para compartir con otras personas. Resulta práctica a la hora de crear listas de usar y tirar. Listas ocasionales y cortas que puedes necesitar en cualquier momento (un viaje o una excursión, rediseño de una web, lista de la compra…).

Como herramienta de uso personal es interesante sobre todo por su sencillez y porque no hay que darse de alta ni instalar nada. La idea realmente es muy parecida a Printable Checklits, del que te hablaba hace unos meses. Aunque va más allá.

Con Thingler puedes compartir la URL para que otras personas además de ti puedan modificar esa lista (una lista para una fiesta, un viaje en grupo…). Cada lista tiene una URL única y a la hora de crearla puedes protegerla con contraseña y compartirla sólo con quienes tú quieras. Interesante para lo que es.

Encontrarás decenas de formas de multiplicar la funcionalidad de tu navegador sin recargarlo

Si me lees desde hace tiempo ya conocerás mi pasión por los bookmarklets. Esas “pequeñas aplicaciones” en Javascript que se instalan como un Favorito en tu navegador y que proporcionan la utilidad y funcionalidad de muchas extensiones sin la pesadez de éstas.

Así que al descubrir marklets.com encontré también una pequeña mina. Es un buscador y directorio de bookmarklets donde podrás encontrar casi de todo. Puedes buscar por servicio o una web en particular (por ejemplo: Gmail, Wikipedia, Twitter, Facebook…) o bien una funcionalidad o tecnología concreta (por ejemplo: screen capture, CSS…).

Además de la clásica búsqueda que aparece en la página de inicio tiene una práctica página de etiquetas para localizar antes el tema que te interesa. Un auténtico paraíso para frikis como yo de los bookmarklets.

Una interfaz limpia, agradable y sencilla. TitanPad hace sólo una cosa y la hace muy bien.

TitanPad es un bloc de notas online que permite a varias personas trabajar sobre un mismo texto de forma simultánea. Preparar en común las lineas de una propuesta, esbozar un producto, preparar una reunión o sencillamente hacer una lista para un viaje. ¿Y eso qué tiene de nuevo? Hay montones de aplicaciones que ya ofrecen esto.

Es muy simple y es muy sencillo. Mucho. En apariencia y en funcionalidad. Y cuando cada vez se añaden más y más cosas a webs y aplicaciones (y no siempre para bien) es algo que destaca.

Además de una interfaz muy agradable y sin complicaciones, el proceso entrar, empezar a escribir, compartir o invitar a otras personas es rapidísimo. De hecho, no tienes que hacer nada. Ni hay registros ni identificaciones ni nombre de usuario ni nada. Sólo empezar a escribir y compartirlo con quien tú decidas (si es lo que quieres claro).

Algunas características de TitanPad que me gustan:

• No tienes que crear una cuenta ni hacer login. Entras y te pones a escribir.
• Tiene un editor minimalista pero con funcionalidades de sobra. La pantalla completa es un extra que se agradece.
• Puedes compartir con todo el mundo tus anotaciones con un solo clic (a partir de tu documento se genera una URL pública).
• Ofrece un “deshacer” ilimitado. Puedes anular las nuevas modificaciones tantas veces como quieras.
• Puedes invitar a otras personas a participar en tu documento. Sus aportaciones y modificaciones aparecerán con diferentes colores que te ayudarán a distinguirlas.
• Te permite hacer un seguimiento (con fecha y hora) de las distintas modificaciones realizadas.
• Incorpora un chat para ir comentando en vivo los distintos cambios que vayáis realizando.
• Ofrece la opción de importar/exportar varios formatos: Word, RTF, PDF, texto plano, web…

Y si buscas un bloc de notas online, sólo para ti, también es una buena opción. Porque te da la posibilidad de crear una libreta permanente para guardar ahí todas tus anotaciones. Puedes acceder a ella con su propio dominio; por ejemplo http://thinkwasabi.titanpad.com (en ese caso sí tendrás que registrarte y crear una cuenta).

Si le he dedicado una entrada es porque me he topado con TitanPad de casualidad, y me ha encantado su sencillez y funcionalidad. Sin adornos, sin complicaciones y muy rápido. Eso cuenta mucho.

Una pequeña barra de navegación superior te permite navegar por todos los enlaces acortados.

Cada vez utilizamos más los acortadores de direcciones. En mensajería, Twitter, emails, artículos… compartimos enlaces largos utilizando estos servicios gratuitos. Algunas URLs kilométricas lo complican (y ensucian) todo. Pero basta un clic para tener un enlace cómodo, limpio y breve. Hasta ahí todo bien, nada nuevo.

Pero, ¿qué ocurre cuando quieres compartir varias direcciones a la vez? Digamos que quieres enviar cuatro enlaces que corresponden a cuatro artículos distintos. Lo habitual sería acortarlos uno a uno y pegarlos uno a uno en tu tweet o email. Con Fur.ly esa operación te resultaría mucho más fácil.

Basta con añadir todas las direcciones que quieres comprimir a un formulario y se generará una única dirección corta. Cuando alguien haga clic sobre ella podrá ver todas las páginas “contenidas” en esa dirección. Mediante una pequeña barra de navegación superior podrá avanzar adelante y atrás por las cuatro o quince direcciones que hayas comprimido. Para ciertos momentos, muy útil y práctico.

Si eres olvidadizo y no tienes un sistema eficaz de seguimiento de tareas pendientes, puedes aprovecharte de FollowUp.cc para que te recuerde que tal día a tal hora, tenías que volver a enviarle ese email a esa persona. Su funcionamiento es bastante sencillo y cómodo.

Te registras (es gratuito) y cuando quieras que te recuerde cualquier mensaje futuro simeplemente lo envías a una dirección de email con la fecha en la que tiene que recordártelo. Fíajte en estos ejemplos:

• 12h@followup.cc.- Te enviará un recordatorio al cabo de 12 horas.
• 3d@followup.cc.- Te lo enviará al cabo de 3 días.
• monday@followup.cc.- Lo recibirás el próximo lunes.
• 17pm@followup.cc.- Te lo recordará a las 5 de la tarde.

Estas direcciones (recordatorios) puedes ponerlos en cualquiera de los campos de destinatario de tu email: “Enviar a”, “En copia” o “En copia oculta”. O reenviar posteriormente cualquier email antiguo.

Ofrece la posibilidad de crear diversos recordatorios con múltiples formatos. Además, como todos los recordatorios los recibirás desde la dirección reminder@followup.cc podrás crear una regla o filtro inteligente para destacar con una etiqueta o guardar en una carpeta todos esos avisos.

Como apuntaba, si no dispones de otro método para hacer seguimiento a tareas (emails) pendientes, o te ves a ti mismo una y otra vez anotando en el calendario “enviar email a Pepito recordando…”, o recurres a enviarte emails a ti mismo recordando que había que revisar ese tema, este servicio gratuito puede ser una buena opción. Échale un vistazo.

Imprimir también significa porder pasarlo a formato PDF, más ecológico, cómodo y digital

Print Friendly es una aplicación web gratuita que te permite convertir y formatear cualquier página o artículo de blog para dejarlos listos para imprimir. En un par de segundos convierte una página llena de elementos y gráficos en otra en la que se destaca y se limpia el texto del artículo.

Cabeceras, imágenes, botones, barras laterales, banners… son elementos inevitables en un artículo web que se convierten en un estorbo a la hora de leerlo impreso (en papel o PDF). En ese caso lo que buscas es el contenido, limpio y despejado.

Muchos blogs (como en el que estás) ofrecen la opción de imprimir cada artículo, preparando la página para que quede y se pueda leer mejor en papel, pero otros muchos blogs y páginas web no.

Respecto a otras alternativas (que las hay) Print Friendly ofrece varias ventajas:

• No hay que instalar nada, lo haces todo desde una página web.
• Puedes imprimirlo, convertirlo a PDF o enviarlo por Email o Twitter.
• Puedes activar o desactivar (dejar o quitar) todas las imágenes de la página.
• Esto es lo mejor: puedes eliminar uno por uno, elementos (bloques de texto) que no te interese imprimir. Esto es perfecto para quitar partes del artículo que se han colado y que no te aportan nada. Ahorrarás más espacio y papel y te quedarás únicamente con el texto o párrafos que quieres.

Como extras también gratuitos, ofrece un botón para agregar esta funcionalidad a tu web o blog (Wordpress y Blogger); y un bookmarklet para tu navegador con el que preparar-formatear-imprimir sobre la marcha cualquier página que te encuentres. Más cómodo y rápido que visitar la web si es que vas a hacer esto con asiduidad.