Ahora bien, también tienen su aquel. Porque como son más informales que las tradicionales, porque a veces tienen un caracter más improvisado, y porque muchas veces no vemos el rostro de las personas que participan con nosotros, hay que poner un extra de cuidado para evitar convertirlas en un acto de improductividad.

Piensa que es una reunión formal

Que la hagas cómodamente en tu despacho o desde casa en zapatillas no significa que haya que tomarlo a la ligera y descuidarlo. Piensa que es un evento que requiere extremar los detalles, enfocarla bien y, sobre todo, sacar lo máximo de ella. No estás chateando, estás reunido.

Detalles técnicos claros

Muchas reuniones a distancia empiezan mal o tarde porque no podemos conectar o encontrar a la otra persona. En la convocatoria previa por email dejad bien claros los detalles básicos para poder tenerla:

1. Hora de inicio y fin.
2. Extensión o número a marcar para conectarnos.
3. Nick de Skype o similar para contactar.
4. Personas que asistirán (para evitar el típico «¿falta alguien?»).
5. El orden del día.
6. Si hay que tratar documentos online, subidlos antes de la reunión.

Conectaros 3-5 minutos antes de que empiece. De ese modo la reunión empezará a su hora y si hay alguna dificultad técnica podréis solucionarla a tiempo.

Orden del día claro

Unos días antes podéis adelantar por email los puntos concretos a tratar. Consensuarlos o fijarlos unilateralmente, lo que sea, pero tened claro de qué vais a hablar y, sobre todo, qué buscáis. Cuanto menos puntos, mejor. Muchas de estas reuniones a distancia fracasan porque intentan abarcar demasiados puntos.

Y cuando empiece la reunión, invita a todos los participantes a que tengan delante el orden del día, los puntos a tratar. Eso siempre ayuda a no saltárselos y a ir al grano.

Empezad con el objetivo final

Podéis dedicar el primer minuto (no más) a recordar a todos los asistentes qué es lo que buscáis, qué es lo que tenéis que conseguir transcurridos los 25 minutos de esa videoconferencia o teleconferencia.

MÁXIMA atención y concentración

Este es un punto donde hasta las reuniones tradicionales han empezado a hacer aguas. Y es que muchos asistentes, en lugar de estar enfocados y atentos a lo que se dice, están pendientes de otra cosa o haciendo multitarea (revisando el correo, tuiteando…). Cuando uno está hablando a distancia con su ordenador en frente es fácil estar a varias cosas a la vez, saltando de aplicación en aplicación o revisando los últimos correos.

Además, el hecho de no ver el rostro de la persona que habla, exige redoblar el nivel de atención y estar absolutamente concentrado en sus palabras. Porque te interesa captar, no sólo lo que dice, sino cómo lo dice y también lo que no dice.

• Antes de empezar recuérdate qué buscas tú con esa reunión o por qué es importante para ti.
• Si no vas a necesitar el ordenador para nada apaga la pantalla.
• Pero si lo necesitas cierra todas las aplicaciones que no vayas a utilizar.
• Cierra los notificadores o cualquier cosa “en segundo plano”.
• Silencia el teléfono móvil y déjalo boca abajo sobre la mesa.
• Pide que no te interrumpan durante el tiempo que dure la reunión (que no pasen llamadas, etc.).

Toma notas o dibuja mapas

De cara a no perderte los detalles importantes y a estimular tu atención, toma cuantas más notas mejor. Para tomar notas, frente a una aplicación tipo Evernote yo prefiero una libreta tradicional o un tablet, porque puedo complementar mis notas manuscritas con dibujos, diagramas o mapas mentales. Y eso enriquece lo que capturo.

Comunicación directa y efectiva

El carácter informal de estas reuniones hace que a veces se descuide un aspecto clave: la comunicación. Si hay varias personas conectadas a la conversación, y además desde varios sitios, la comunicación puede no ser todo lo clara y fluida que se precisa. Para ello, lo mejor es buscar en todo momento la “comunicación efectiva”:

• Intervenciones meditadas y pensadas. Hay que poner un extra de claridad en lo que digo.
• Utilizad frases más breves, directas, al grano, evitando rodeos innecesarios o detalles superfluos.
• Marcad los puntos ya terminados: «bien, entonces haremos eso, pasamos al siguiente punto»

Moderador o coordinador

Especialmente cuando hay más de 3 personas, hablar a distancia se vuelve mucho más dificultoso. Si hay un moderador o responsable ayudará a marcar tiempos de las intervenciones, reconducir la conversación, subrayar los puntos que se vayan acordando, ceñirse al orden del día y tener a la vista un reloj para evitar que esa reunión se zampe nuestra agenda.

Haced que duren poco

A diferencia de una reunión tradicional donde aguanta un poco más, en este tipo de reuniones la atención de los participantes se viene abajo mucho antes. Cuando no estamos cara a cara conseguir que estemos centrados es más difícil.

¿Cuánto deben durar? 25-30 minutos es lo máximo que se puede aguantar sin que los asistentes se pongan a mirar por su ventana, jueguen con su móvil o abran Twitter. Media hora no es un agujero en la agenda de los participantes, y si se sabe de qué se va hablar y se utiliza una comunicación efectiva, es más que suficiente.

Un email con los puntos acordados

Las palabras se las lleva el viento y transcurridos unos días los participantes terminan por olvidar o descuidar lo que se entonces se acordó. El «qué fue de», «quién tenía que hacer esto», o «yo creí que…» son muy típicos de las posreuniones, y más en estas donde no siempre somos suficientemente claros.

A muchos eso de «levantar acta» les suena como ir a Hacienda, cuando en realidad es algo rápido y sencillo. Con un cómodo email de 4 minutos se pueden recoger de forma telegráfica los puntos acordados: quién va a hacer y cuándo. Hacedlo circular entre los participantes y los próximos pasos quedarán más claros.

Ése es precisamente el detalle más importante de cualquier reunión: que deben traducirse en acciones concretas y próximas tareas.

1Distingue objetivos y tareas

Una semana apretada es como un día cargado de trabajo sólo que con cuatro días más. Así que las ideas básicas con las que ya trabajas siguen ahí: el primer paso es identificar, distinguir y separar. Del mismo modo que en un restaurante examinas la carta y preguntas antes de pedir, haz lo mismo con tu semana. «Tengo que hacer mil cosas» no es un análisis muy preciso ni una frase que te ayude a ver entre todo lo que tienes que hacer.

1. Identifica y visualiza tus objetivos: no todo es lo que tienes que hacer sino lo que quieres conseguir.
2. Distingue y separa tus tareas: NO todas son iguales, no todas te piden lo mismo y te dan lo mismo (esfuerzo-resultados-objetivos).

Separa lo que TIENES que hacer, lo que DEBES hacer y lo que TAL VEZ puedes hacer. Distingue entre tareas Clave, tareas Menores, tareas Complementarias, tareas Repetitivas y hasta tareas Basura.

Esa necesaria separación te ayudará a identificar el “solomillo” de tu semana y a decidir reducir, posponer o eliminar ciertas tareas. Por ejemplo en esa semana habrá tareas que representen un lujo que no te puedes permitir, o bien decides reducir/posponer ciertas tareas que repites todos los días, porque literalmente te quitan tiempo para hacer cosas nuevas..

2Desayuna 2 tareas Clave

Las tareas Clave son el verdadero corazón de tu trabajo. Tareas de valor que cuando las haces (bien) consigues resultados y avances. En esa semana tal vez te hayas propuesto «llegar a todo» pero donde primero tienes que llegar y además hacerlo de forma excelente, es a esas tareas. Cuídalas, no las arrincones, ponlas delante del resto y vuélcate en ellas.

Lo que me funciona a mí es esto: empieza todos los días como mínimo haciendo 2 de estas tareas. ANTES del Email, antes de redes sociales, antes de cualquier otra cosa o tarea complementaria o menor. Al empezar es cuando más y mejor puedes hacer; es cuando más despejado estás, y cuando menos actividad hay alrededor (reuniones, llamadas…). Después, el día se complica, y si no lo haces antes, terminarás por posponerlas o hacerlas de cualquier manera.

3Identifica reuniones y salidas

Asómate a tu agenda y localiza en qué días (mañanas y tardes) tienes más eventos de este tipo. Reuniones internas, salidas fuera de tu trabajo, viajes o visitas, cosas que te van a alejar de tu mesa de trabajo y que te van a impedir trabajar. Primero por su naturaleza, porque cuando las haces no haces (reunirse no es hacer). Y segundo porque tienden a expandirse y quitarte tiempo real de trabajo para todo lo que tienes que hacer.

Para esos días tienes que bajar las expectativas porque en realidad vas a trabajar menos. Haz lo más importante antes de salir fuera, no pongas tareas Clave o de concentración cerca o próximas a esos eventos/salidas, deja un margen de seguridad entre eventos y entre eventos y tareas (para imprevistos), y ten preparadas algunas tareas menores o mecánicas para hacer en huecos entre reuniones, o por si hay retrasos o cambios de última hora.

Si tuviera que sintetizarlo en una sola idea diría: consigue cada día 2 horas de calidad donde ni tú mismo ni nadie te interrumpa.

4Invierte en terminar y rematar

Esa semana tu “obsesión” debe ser terminar tareas, cerrar frentes, remachar cosas. Lo peor que puedes hacer es abrir más puertas y ventanas cuando lo único que te pemritirá avanzar es precisamente cerrarlas. Dejar las cosas a medias es como lanzar un bumerán; es algo que volverá y te golpeará con fuerza.

• Antes de empezar una tarea pregúntate si realmente no podrías terminar otra.
• Antes de avanzar pregúntate qué tareas han quedado a medias. Elige una y términala.
• Antes de dejar una tarea a medias pregúntate si no hay forma de terminarla ahora.

5Garantiza tiempo de calidad

La atención, la concentración, el enfoque, la intensidad… puedes darle el nombre que quieras pero es tu mayor y más poderoso aliado en semanas así. La atención te hace pensar y actuar más rápido, encontrar antes mejores ideas, desatascar antes problemas o fallos, y te permite no dejar las cosas a medias. Así que todo aquello que vaya en su contra sólo sirve para multiplicar la complejidad de esa semana.

Distracciones, multitarea e interrupciones son tus mayores enemigos, y más en semanas así. Los dos primeros puedes combatirlos tú mismo, mediante sencillas medidas anti-distracciones que están en tu mano: ú mismo puedes ponértelo MUCHO más fácil.

Para las interrupciones que provocan otros puedes adoptar otras medidas:

• Ten reuniones contigo mismo. Bloquea tiempo en tu agenda, reserva una sala y reúnete a solas contigo. Nadie te interrumpirá.
• Aprovecha más el arranque del día, es cuando tus compañeros te interrumpen menos.
• Pídeles concentración sobre todo en ciertos momentos. Explícales cómo es tu semana y la necesidad de sacar tareas adelante. La gente es muy comprensible cuando uno se toma la molestia de explicar las cosas.
• Pídeles que conviertan interrupciones en emails. Es mejor que te pidan o consulten por Email (que luego tú decides cuándo abrirlo) que no partan tu concentración por la mitad.
• Y si te interrumpen, sé todo lo directo y breve que puedas, anota lo que te pidan y vuelve como un rayo a lo que estabas haciendo.

Si tuviera que quedarme con sólo una cosa o sintetizar todas estas ideas en una sola frase para semanas así, diría esto: consigue cada día 2 horas de calidad donde ni tú mismo ni nadie te interrumpa.

¿Es posible darle la vuelta a la tortilla y ver esa tarea de otro modo? La respuesta rápida es sí.

La forma en la que yo venzo a estas tareas está precisamente en la propia pregunta que acabas de leer. Es esta: «ver esa tarea de otro modo».

La fórmula para romper la desmotivación que genera una tarea aburrida es cambiar por completo tu punto de vista. Para mí la clave no es la tarea. Eres tú. En la gran mayoría de los casos tú y yo no tenemos que hacer trabajos aburridos… sino trabajos que nos parecen aburridos.

¿Y cómo se cambia de perspectiva? ¿Cómo percibir estas tareas matadoras de otro modo? Ahí van tres pasos elementales, sencillos y súper eficaces para lograr vencer a estas tareas. A mí particularmente siempre me han funcionado bien.

1Dale un empujón a tu estado de ánimo

La tarea no puede cambiar pero tú sí. Rodearte de estímulos positivos y agradables (y la música es el más accesible y rápido) hará que te sientas mejor y poco a poco te desprendas de la desgana.

Si tu trabajo te lo permite, puedes escuchar tu canción o tu disco favorito. Necesitas generar endorfinas que te hagan sentir mejor y más preparado para esa tarea. Haz una escucha activa de tu música, como si fuera la primera vez. Sé consciente de la música, de cada nota, de cada estrofa que te gusta y te emociona. Paulatinamente dejarás de concentrarte en lo matadora que es esa tarea para prestar más atención a tu estado de ánimo (que va mejorando).

2Elimina distracciones y tentaciones

Ignora, silencia, cancela o cierra cualquier otra tarea, actividad o herramienta que pueda estar rondando, y que desde luego sea mucho más tentadora y atractiva.

Cosas como redes sociales, messenger, navegador, Email, descargas, teléfono móvil… quita todo eso de en medio para evitar que algo que se cuele por ahí te descentre. Porque si además de la desgana, le añades la desconcentración, entonces no sólo no cambiarás tu forma de ver esa tarea sino que nunca te pondrás con ella. Para mí el segundo paso ineludible es estar a solas con esa tarea.

3Concéntrate en el primer paso

(Este último punto es, para mí, el más eficaz e importante de todos. Lo utilizo constantemente en mi semana de trabajo y siempre me sirve para doblegar estas tareas matadoras.) Esa sensación de desgana o desmotivación es sólo una ilusión pasajera. Algo que se esfuma en el momento en el que te pones y, sencillamente, empiezas. Y ésa es la tercera clave: sólo necesitas empezar. Un gesto, un clic, una acción.

No pienses ni te centres ni te obsesiones en todo lo que hay que hacer o lo pesado que es esa tarea, sino sólo en lo primero que en realidad tienes que hacer. Céntrate sólo en el primer gesto, sólo en la primera acción de esa tarea.

• Si es un artículo concéntrate sólo en el primer párrafo.
• Si es una presentación concéntrate sólo en la primera diapositiva.
• Si es un diseño concéntrate sólo en el primer rincón o gráfico que vas a dibujar.
• Si es un informe o un memorando concéntrate sólo en el primer punto que vayas a recoger.
• Si es una hoja de cálculo concéntrate sólo en las primeras celdas.

El hecho de mirar sólo a un punto pequeño rompe la resistencia inicial. Y la consiguiente actividad y el movimiento disipan de un plumazo esa sensación de tedio. Puede que esa tarea siga sin motivarte al 100% pero al menos dejarás de verla como algo “matador” y lo más importante: lograrás ponerte en marcha para terminarla.

En Productividad Personal (en tu trabajo diario) hay que saber librar tanto las grandes batallas como las escaramuzas. Da igual si utilizas métodos rimbombantes o sencillas pistas. De lo que se trata es de empezar y terminar.

“¡Tanto por hacer y tan poco tiempo!” ¿Te suena? En el fondo no es cuestión de tiempo sino de lo que haces y de cómo lo haces. No se trata de comprar un nuevo cronómetro sino de medir mejor en qué cosas inviertes tu día. Al final, todo se reduce a elegir.

Sea como fuere el “tiempo” es un problema para muchas personas que suspiran por un día de 25 horas o incluso más. ¿Y cómo lograr “más tiempo” para hacer otras cosas? Cosas que además suelen ser mucho más importantes que el resto de cosas que hacemos al cabo del día, como la familia, hacer ejercicio, descanso, tu hobby personal, formación…

Sinceramente, reducir estos problemas de Productividad y Gestión Personal a sencillos artículos —que es lo que hago yo en este blog— es simplificar las cosas demasiado… pero por algún sitio hay que empezar. Así que déjame darte 5 formas distintas (complementarias) para conseguir más tiempo en tu día. A mí me han dado muy buen resultado. Y atención: NO basta con leerlas, hay que ponerlas en práctica.

APROVECHA AL 100% LOS RINCONES DEL DÍA

Los “rincones del día” son lo que mucha gente llama “ratos muertos”. Y todos los ratos están muy vivos, sólo hay que saber qué hacer con ellos. Son pequeños espacios de tiempo de 5, 10, 15 ó 20 minutos que inesperadamente te regala el día, y con los que no contabas en tu planificación. ¿Cómo los aprovechas?

Para sacar lo máximo de esos ratos, de esos rincones, sigue siempre estos dos pasos:

1. Permanece muy atento para detectarlos y aprovecharlos en cuanto se presenten.
2. Identifica antes qué tareas se prestan a hacerse en esos ratos (descanso, buzón de voz, leer feeds, responder Email…).

Hacer y terminar tareas aprovechando esos rincones a) te permite adelantar pequeñas tareas; b) despeja y aligera el día para hacer las tareas importantes; c) facilita que tareas pequeñas y grandes no se mezclen. Aprovéchalos al máximo y conseguirás más tiempo.

REDUCE Y COMPRIME TAREAS PERIÓDICAS

Hay tareas que repites toooooodos los días. En la práctica son como una hipoteca: quieras o no, te roban; quieras o no, tienes que pagarlas (hacerlas). Bien, ya que las “tienes” que hacer todos los días y todos los días te roban tiempo sí o sí, sigue estos pasos para que esas hipotecas te duelan menos:

1. Replantea su periodicidad: si las haces 6 veces al día (como el Email) o todos los días (como leer Blogs) pregúntate sinceramente si puedes reducir su frecuencia. Ganarás más tiempo para otras cosas.
2. Y si mantienes su periodicidad (todos los días, a todas horas…) al menos comprímelas al máximo para que te roben la menor cantidad de tiempo posible.

Analiza, ahora, con papel y bolígrafo, cuáles son esas tareas que repites cada día o incluso en varios momentos del día. Mete tijera por ahí y empezarás a notar el cambio.

APLICA LA REGLA DEL MINUTO DE ORO

Al cabo del día hacemos montones de minúsculas tareas que literalmente mordisquean, no ya tu tiempo, sino tu creatividad, tu concentración, tu atención, tu energía… Saber despachar bien esas microtareas es fundamental, aunque no lo aprezca. En el momento en el que se te presente una tarea que puedes hacer y (¡ojo!) terminar en uno o dos minutos, hazlo en ese instante. Sin demora quítatela de encima.

1. No te molestes en anotarla para más tarde o decirte que la vas a hacer luego. Hazla ya en ese instante.
2. Siempre y cuando no estés haciendo una Tarea Clave. Si estás en medio de una tarea importante, entonces apártala para más adelante.

Esta “regla” es poco llamativa. Y muchos la pasan por alto en la creencia de que no van a notar un gran cambio. No la subestimes porque es francamente eficaz y funciona. Conseguirás más tiempo para otras cosas.

CORTA EL PARLOTEO 1.0 Y 2.0

Hablamos demasiado. En la oficina (corrillos, en el pasillo, con el café…), por teléfono y en Internet (redes sociales, messenger, blogs…). Y aun cuando todo ello puede aportarte mucho, tienes que empezar a distinguir la conversación de calidad del parloteo insustancial y las gilipolleces. Tú decides.

1. Antes de participar (de liarte) en una conversación o hacer una llamada de teléfono, dale un porqué. Recuérdate su significado y fija un propósito.
2. Establece un tiempo determinado para participar (sobre todo online) y recuérdate para qué demonios te sirve todo eso a ti.
3. Si alguien te recuerda cuando mueras será por lo que hagas no por lo que digas. El verdadero valor no está en los debates de salón sino en tus acciones.

REVISA Y ELIMINA COMPROMISOS

Compromisos, tareas, actividades… Generalmente tendemos a acumular en la creencia de que eso aporta más. Y no vive más quien más hace sino quien más vive cada cosa que hace. Sean 3 ó 30. Jamás te medirán como persona o como profesional “al peso”. En mi caso personal he logrado más cuando he empezado a reducir y eliminar lastre y concentrarme en lo importante.

Conseguir más tiempo a veces supone eliminar (o reducir) cosas que llevas haciendo mucho tiempo, que has asumido como “necesarias”, que tienen que estar ahí “sí o sí”. Conseguir más tiempo para tu vida personal o para tu vida familiar implica tomar decisiones y, a veces, sacar la tijera de podar a pasear para cercenar de un tajo cuatro o diez tareas (tonterías) que, honestamente, te sobran. El primer y gran beneficiado siempre serás tú.

Y no olvides que el tiempo NO es oro. Lo que es oro es lo que puedes hacer con él, tu trabajo y tu propia vida. Hacerlo bien, vivirla bien. Mejorar implica decidir. Mejorar implica cambiar. Tú eliges por dónde empezar.

El Email, como la gran mayoría de las herramientas y servicios digitales, es un fenomenal esclavo pero un malísimo amo.

Cuando el Email te consume horas y más horas, cuando empieza a sustituir a otras tareas propias de tu trabajo, cuando crees que por enviar más y más emails haces algo, cuando “chequear” el Email es ya un acto reflejo e instintivo, cuando te domina la ansiedad y hasta el estrés al enfrentarte a tu Bandeja de Entrada, es hora de empezar a cambiar algo.

Si cada día sufres avalancha de correos, si llegan más rápido de lo que salen, si nunca logras vaciar tu Inbox… te interesa lo que viene ahora.

En nuestros trabajos el Email es posiblemente una de las actividades más ladinas que hay. Porque al ocuparnos y dedicarnos a ella tenemos la falsa sensación de ser eficaces y productivos. Y no vale para nada. Tu trabajo, es otro completamente distinto y desde luego más importante. En toda mi vida no me he encontrado un gran emprendedor, directivo, profesional o personal, que lo haya sido por enviar emails o por gestionar bien su correo.

Con esta idea, con este punto de partida bien asentado en tu “ADN productivo”, te resultará mucho más fácil evitar la bancarrota en el Email. Para conseguirlo, a continuación te expongo algunas ideas que siempre me han funcionado bien en mi propia experiencia personal.

1Empieza a enviar menos mensajes

¿Una perogrullada? Puede, pero funciona. Cuantos más mensajes envíes más mensajes de vuelta tendrás. El Email no es efectivo para todo aunque muchos lo utilizan como si valiera para todo (hasta para hablar con la persona que tienen al lado en la oficina).

Antes de redactar ese mensaje pregúntate primero si es totalmente imprescindible, si no hay otra forma mejor de hacerlo-comunicarlo, si estás poniendo demasiados destinatarios o si en el fondo aporta algo (a ti, a tu actividad, al proyecto…). Un mensaje es una tarea de ida y vuelta que no vale para nada salvo que la traduzcas en acciones reales. Escribir emails no te hace mejor.

2Trabaja SIEMPRE con Filtros y Reglas

Fundamental, capital, esencial. Tanto si sufres avalancha de correos como si no, es una herramienta de incalculable valor para cualquier persona que reciba más de 10 mensajes al día. La capacidad de clasificar automáticamente un alto porcentaje de los correos entrantes, facilita las operaciones, te ayuda a priorizar, reduce la ansiedad y separa el ruido de los correos importantes.

Y si ya los utilizas, revisa tu política de filtros con cierta frecuencia. No hay porqué tener 100 reglas para el correo, pero si tienes 10-20 buenas, actualizadas y coherentes, puedes salvar tu salud mental y ganar tiempo material para hacer las cosas por las que verdaderamente te pagan y te levantas cada día. (Sobre los filtros he hablado bastante en este artículo, en este y en este otro.)

3Archiva sin piedad, procesa con agilidad

A la hora de ponerte a procesar tu Email, los filtros te van a ayudar muchísimo para saber por dónde empezar y cuánto de todo lo recibido es de verdad importante. Sé ágil y diligente a la hora de contestar, reasignar o archivar emails. No estas asignando códigos de lanzamiento de misiles, sólo son emails. No tienes que contestar a todo lo que entra pero sí hacer algo con ello.

Conocer los atajos de teclado de tu aplicación de correo, y utilizar en ciertas ocasiones las respuestas prediseñadas, te facilitará la vida y te atascarás menos en cada operación. Sobre todo en las rutinarias.

4Revisa notificaciones, alertas y newsletters

Nuestro Email diario ha engordado notablemente en los últimos años y meses de la mano de redes sociales, blogs y de los clásicos boletines a los que estamos suscritos. Haz un repaso exhaustivo y riguroso de todo eso y pregúntate: a) ¿de verdad necesito toda esta m*******? b) ¿qué me va a pasar si desactivo, elimino o busco otras alternativas a estas notificaciones? Suelta lastre, elimina ruido, facilítate el trabajo.

No des nada por sentado. En la inmensa mayoría de los casos todo eso es ruido autoimpuesto que no te aporta nada. Todo lo que no suma, resta. Y si todavía quieres recibirlo, crea unas férreas reglas para separar nítidamente todo eso de lo demás. De lo importante.

5Revisa menos veces al día

Reduce la frecuencia de veces en las que “chequeas” el email. Elige momentos específicos e inalterables en el día para “procesar” por completo todos los emails que hayan llegado. Los importantes, porque los que son ruido los puedes marcar como leídos o eliminarlos tan ricamente. Y tú podrás continuar con tu labor. La de verdad.

(Salvo que tu trabajo sea ése) Cuanto más tiempo le dediques al Email más fomentarás la bancarrota. Tu trabajo ya es lo suficientemente exigente como para que lo compliques con el Email. “Sufrirlo” no es una opción y la mejora exige cambios. Como los que te acabo de proponer u otros que tú pongas en marcha.

A la hora de enfrentarte a un nuevo proyecto puedes hacerlo de mil formas. Pero es necesario —imprescindible— contar con un plan. Trabajar en tu proyecto sin un plan es como explorar sin un mapa. Te vas a perder, y trabajarás sin parar sin ver resultados.

Intentar concentrar en un solo artículo las respuestas a la pregunta cómo encarar bien tus proyectos, es como intentar hablar de la historia de los Mundiales en siete párrafos. Se necesitaría un libro. O varios.

Pero sí te puedo dar un puñado de valiosísimas pistas que en mi caso personal siempre me han funcionado bien, y que sigo utilizando cuando me enfrento a un proyecto de cierto tamaño. Tres pasos que siempre me ayudan a empezarlos… y terminarlos mejor.

Paso 1: Planificación

Para mí una de las partes más importantes (si no la que más) que habitualmente se pasa por alto o se ningunea. Nos lanzamos directamente al tajo sin este paso que, bien hecho, te puede ahorrar montones de problemas, dolores de cabeza y retrasos posteriores.

Personalmente, un altísimo porcentaje de los tropezones que he tenido y tengo en mis proyectos, se podían haber evitado con una planificación más concienzuda. (Recuerda, Planificar NUNCA es Hacer y Terminar, que es lo que buscas, pero siempre es el primer paso para conseguirlo.)

Tres pistas para no fallar en la Planificación:

1. Dedica tiempo a planificar. Tómalo como una parte ya del proyecto. No tengas prisa. Dedica una mañana, un día o tres días si hace falta y la dimensión del proyecto lo requiere.
2. Divide el proyecto en fases. Hay que trocear todo el trabajo en hitos, fases y tareas. Luego irás distribuyéndolas en días, semanas o meses. Sé realista y no intentes comerte el mundo el primer día. Para tener una idea más precisa de la carga de trabajo y exigencias puedes pintar esas fases en un gran calendario de pared.
3. Deja margen para los imprevistos. En cada semana, en cada fase, deja margen suficiente para lidiar con imprevistos, fallos, retrasos, crisis y demás. Van a llegar seguro. El mejor modo de vencerlas es anticiparte.

Paso 2: Ejecución

Bien, ya tienes el mapa del camino que tienes que recorrer. Ahora más vale que te pongas en marcha. Porque para caminar hay que dar un paso y otro y otro. Aunque hay muchas, te propongo estas tres claves:

1. Saca partido del lunes y viernes. Dedica el comienzo de los lunes para asegurar y confirmar los próximos pasos y tareas (mira el calendario, habla con el equipo o el cliente…). El viernes es propicio para hacer Evaluación o reuniones de seguimiento. ¿Cómo está yendo? ¿Qué problemas y dificultades ha habido? ¿Próximos pasos?
2. Recoge los cambios e ideas. Especialmente en proyectos largos o en los que se trabaja para un cliente, es una muy buena idea recoger las novedades, sugerencias y propuestas en un histórico. Sabréis cuándo se hizo o se propuso tal o cual cosa.
3. Minireuniones durante la semana. No esperéis a la reunión del viernes para tratar cualquier conflicto o dificultad. Tres o cinco minutos (improvisados, sí) bastan para atajar cualquier conato de crisis, animaros, tomar el pulso del equipo, etc.

Paso 3: Dificultades

Omnipresentes en cualquier proyecto. De hecho deberían cambiarles el nombre por “dificuyectos”. Es esta parte es donde salen a la luz los profesionales, los líderes, los timoratos y los mediocres. Cualquier idiota puede hacer lo fácil. Es en las crisis y dificultades donde uno crece y mejora de forma continua. Tres últimas ideas para esta importante e inevitable parte:

1. Ten presente tus Motivaciones. Algo que viví en mis carnes durante la escritura de mi libro fue la desmotivación. Durante un proyecto tu estado de ánimo recorre valles y montañas. Saber animarte y sobreponerte a días complicados es esencial. O eso, o fracaso personal y profesional. Ten muy claro el porqué de hacer todo eso.
2. Enfréntate a los Retrasos. Posiblemente la dificultad más habitual. La mejor medicina contra ellos es la prevención (en la fase de Planificación) pero si llegan, sin perder tiempo reasigna una nueva fecha. Pero, SIEMPRE, hazlo preguntándote qué propició el retraso (hay que aprender, prever y no volver a caer en ello).
3. Cambio de Objetivos. Algunos clientes y algunos jefes están cambiando objetivos y de rumbo a medida que avanzas por tu proyecto. Jurar en arameo y acordarte de su familia sólo sirve para desanimarte y trabajar peor. Paciencia y actúa. Vuelve a la casilla de la Planificación y reconsidera todo el plan y el calendario.

¿A cuántas reuniones internas, de brainstorming, con clientes o proveedores asistes al cabo de la semana? ¿Y clases, conferencias o eventos en los que tienes que tomar notas? Tomar notas es algo que hacemos todos los días. Y al igual que ocurre con las reuniones, (por lo general) nadie nos ha enseñado a hacerlo bien.

Y creo que cualquier profesional debe poner cuidado en esto. Porque es un gesto que repites a diario, tiene que ver con tu trabajo y si lo haces de forma eficiente puede facilitarte mucho las cosas. ¿Cómo lo hago yo? Déjame contarte cinco sencillas claves.

1Elige papel o aplicación

¿Un bloc de notas o una aplicación en mi portátil? Eso sólo lo puedes decidir tú. Depende de tus necesidades más que de tus costumbres. Si vas a necesitar acceder a las notas desde cualquier sitio o momento, si las tienes que compartir con otras personas o si vas estar volviendo sobre ellas para modificarlas, una aplicación (sincronizada) es la mejor opción.

Elijas lo que elijas, asegúrate de que al menos cumple estos dos requisitos:

1. Puedes anotar cualquier cosa de forma ágil y cómoda.
2. Te permite revisar e interpretar las notas rápidamente.

2Anotar no es escribir

No se trata de taquigrafía sino de recoger lo más importante, las ideas o propuestas más relevantes, lo que te atañe a ti o lo que tienes que hacer tú. A la hora de tomar notas hay que escuchar, filtrar y elegir.

La clave es estar MUY atento al interlocutor. Qué dice, cómo lo dice y sobre todo dónde hace énfasis. Sus pausas, los ejemplos que pone… Es esencial decidir de entre todo lo que está diciendo, qué conceptos son los más importantes para destacarlos en las notas.

Si estás atento a lo que dice, sobre la marcha podrás Seleccionar -> Sintetizar -> Anotar en tu bloc de notas.

3Utiliza Símbolos o Acrónimos

No todo lo que anotas en tu libreta tiene el mismo significado ni la misma importancia. Distinguirlo es tan sencillo como identificarlo con un símbolo. Una representación gráfica que visualmente te ayudará a interpretar qué hay detrás de ese párrafo sin necesidad de leerlo.

Por ejemplo yo utilizo estos símbolos:

• [ ]: Acciones o Tareas.
• *: Datos importantes.
• !: Recordatorios.
• @: Asignar a… (una tarea para otra persona).
• #: Referencias o Investigar.

Para mí los símbolos es el sistema más ágil pero hay personas que en su lugar utilizan acrónimos. Decide qué es lo más cómodo y eficaz para ti.

4Adopta un sistema de Cuadrantes

Complementariamente a los símbolos, también puedes distinguir y ordenar sobre la marcha tus notas dividiendo la hoja en cuatro cuadrantes (pintándolos o descargando PDFs ya preparados para ello). De ese modo, todo lo que pongas en unos y otros, tendrá un significado distinto. Por ejemplo:

• Primer cuadrante:: Ideas.
• Segundo cuadrante: Tareas.
• Tercer cuadrante: Asignar a…
• Cuarto cuadrante: Investigar.

Así, con un solo y rápido vistazo de tu hoja de papel, sabrás qué cosas aportó el cliente, qué cosas tienes que hacer tú o qué cosas tienes que asignar a otra persona o analizar a posteriori.

5Revisa tus notas inmediatamente

Tomar notas no vale para nada si luego no haces algo con ellas. Lo mejor es “procesarlas” en cuanto puedas, cuando las palabras y gestos de la reunión o la clase todavía no se han enfriado.

El hecho de haber clasificado y ordenado sobre la marcha tus notas te facilitará mucho el trabajo, sabrás qué hacer con ellas y decidirás rápidamente por dónde empezar.

Recuerda, la Productividad Personal son pequeños y sencillos gestos en apariencia poco importantes que cambian cosas importantes. Las que tienen que ver con tu trabajo y con tu vida.

¿Qué hacer cuando nos enfrentamos a un día complicado? Complicado porque estamos desmotivados, nos faltan energías, nuestros compañeros o clientes nos lo ponen difícil o porque cada cosa que intentamos se tuerce. ¿Qué medidas tomar en un día “cuesta arriba?

Generalmente reaccionamos de forma instintiva para quejarnos, compadecernos o cabrearnos. Vale, eso es humano y normal. ¿Y luego? ¿Qué se puede hacer para salvar ese desastre de día creciente?

Corta la multitarea.- Sólo una cosa a la vez. Si hacer dos a la vez es difícil, imagínate hacerlas en un día cuesta arriba. La multitarea sólo contribuye a abrir más frentes, más distracciones, más problemas y a multiplicar tu incapacidad y desesperación (ese día).

Trabaja en bloques pequeños.- Para estos días la sencillísima Técnica Pomodoro funciona de maravilla. Te facilita el trabajo concentrándote en bloques de tiempo de 25 minutos (o menos si te parece mucho). En esos días, es esencial “ponérnoslo fácil”.

Reduce y elimina el ruido.- Ni redes sociales, ni blogs, ni messenger, ni notificadores. Tal vez todo eso en otro momento te aporte algo pero en un día como ese, sólo contribuirá a dispersarte y desconcentrarte más. Necesitas ponerte a trabajar.

Ignora tu lista de tareas.- Olvídate (por el momento) de todo lo que tienes que hacer. Contemplar la lista de cosas pendientes sólo contribuirá a desanimarte y desesperarte. Elige sólo una tarea de las que tienes que hacer y concéntrate por completo en ella. Piensa que sólo existe esa tarea. Lo importante es empezar, hacer y terminar esa tarea. Las demás vendrán una detrás de otra.

Divide el día en parcelas.- Si son las 10 de la mañana y estás desesperado, contar las horas que te quedan hasta regresar a casa sólo acrecentará las ganas de tirarte por un puente. Corta eso porque ni es práctico ni inteligente. Toma tu día y divídelo en trozos o parcelas de una hora u hora y media. Comprométete a hacer una tarea en cada una de esas parcelas. Piensa sólo en una tarea en una parcela.

De ese modo es muchísimo más fácil avanzar por un día complicado. En mi caso personal, cuando me encuentro con días complicados, utilizo estas dos “medidas”: 1 tarea en 1 una parcela. Luego otra y otra. Y me funciona francamente bien.

No intentes salvar el mundo.- Días complicados los tiene que haber y los habrá siempre. Cualquier idiota puede quejarse. Lo que diferencia a un profesional de un papanatas es su capacidad para saber leer el día y sus fuerzas, y lo que hace a continuación para adaptarse. En los días cuesta arriba hay que hacer las cosas, tal cual, lo mejor que se puedan. Pero no intentar salvar el mundo ni curar el cáncer. Sólo tienes que salvar el día.

La hora de comer es uno de esos momentos fijos del día que, con una pizca de planificación y ganas, podríamos aprovechar más y mejor. Haciendo cosas distintas, complementarias, sanas, entretenidas y que nos aporten algo más. Se trata de romper el ritmo frenético de la mañana y a la vez distraernos y recuperar fuerzas para lo que resta de jornada.

Bien aprovechada, esa hora, hora y media, y hasta dos horas de que disponen algunas personas puede ser un oasis en medio del día. Para descansar, para recuperar, para hacer y para afrontar el resto del día con una energía y humor totalmente distintos.

Pero hagas lo que hagas, asegúrate de dedicar el tiempo suficiente para comer de forma pausada, tranquila y consciente. Comer apresuradamente es uno de los malos hábitos que hemos adquirido. Rompe con él y sustitúyelo por una comida sin prisas. Notarás el cambio desde el día 1.

Luego, con el tiempo restante, decide qué cosas puedes, quieres o te interesa hacer. Es tu tiempo y tu día, tú verás qué haces con él.

Procura seguir estas tres reglas básicas que tantos buenos momentos me han dado a mí: a) aléjate del teclado y olvídate del móvil (estás descansando, no trabajando); b) decide antes qué vas a hacer (aprovecharás mejor el poco tiempo que tienes); c) relájate y disfruta deliberadamente del descanso (no pienses en lo que te espera por la tarde).

Ahí van algunas actividades que por supuesto puedes combinar dependiendo del tiempo que tengas a tu alcance:

1. Da un paseo tranquilo y relajado por un parque cercano (mi favorita, el resto de tu día se “turbo-recargará” como no imaginas).
2. Lee un capítulo o dos de tu libro de ficción preferido.
3. Vete a un gimnasio a hacer ejercicio.
4. Escucha un audiolibro (mientras caminas o haces ejercicio).
5. Aprovecha para hacer una ronda de llamadas personales.
6. Haz alguna compra que tengas pendiente (a esa hora hay poca gente comprando).
7. Busca un rincón tranquilo y silencioso y cierra los ojos.
8. Escucha uno o dos podcasts (que te aporten y no te calienten la cabeza).
9. Duerme una siesta (breve, de 15 minutos. Obra milagros para el resto del día).
10. Visita un museo.
11. Actualiza tu lista de tareas y cosas personales.
12. Vete a lavar el coche.
13. Juega unas partidas a un juego de mesa con tus compañeros de oficina (MUY divertido).
14. Queda para comer con un amigo a quien hace mucho que no ves.
15. Escucha un programa de radio que te interese y te aporte.
16. Anota en un trozo de papel tus planes para el próximo fin de semana.
17. Da un paseo con ritmo moderado-alto por tu vencindario o parque.
18. Disfruta de la conversación con tus compañeros (si sois capaces de no hablar de trabajo).
19. Escribe: notas para un futuro post, algo de poesía o una novela (escribir relaja, te distrae y te proporciona satisfacción).
20. Juega con tus compañeros un partido (fútbol, baloncesto, pádel…); y si sois muchos montad un campeonato.
21. Vete a nadar a alguna piscina cercana (o al mar, si puedes).
22. Si el tiempo es propicio, vete a un parque cercano y tírate sobre la hierba a descansar y relajarte en silencio (otro sencillísimo gesto de milagrosos efectos).
23. Respira.
24. Mientras caminas o descansas, piensa en tus objetivos personales (motívate y evalúa).
25. Lee alguna revista divulgativa o de viajes.

A la hora de comer… ¿inviertes en descanso y entretenimiento o inviertes en cansancio?

¿Qué hacer? ¿Qué medidas tomar cuando estamos intentando hacer nuestro trabajo pero no paran de llegarnos tareas imprevistas? ¿Cómo salir de ese agujero?

Los lunes son propicios para la “lluvia de tareas”: encargos imprevistos, problemas varios, conflictos que surgen o resurgen y tareas que te endosan y que familiarmente conocemos como “marrones”.

¿Los lunes? ¿Y por qué no cualquier otro día de la semana? Pues sí, porque en cualquier momento se puede liar una gorda y lo que estaba siendo una mañana medianamente aceptable se convierte en un incesante bombardeo de nuevas tareas. Son momentos difíciles pero si no entramos en modo pánico y sabemos qué hacer, es posible salir de ellos.

1Supera la primera reacción

Cuando llegan los imprevistos, los marrones en forma de lluvia de tareas, nuestra primera reacción suele ser de indignación, luego de irritación y finalmente de autocompasión. Somos humanos, por supuesto, y reaccionamos así por instinto.

Pero experimentada ya la primera reacción es preciso salir de ahí, recobrar la serenidad y darnos cuenta de lo que tenemos delante: un trabajo que hay que hacer. Para conseguirlo el primer paso ineludible —si es que lo quieres hacer bien, claro—, es desprenderte del drama. Calma, serenidad y decisión. Es con eso con lo que no sólo podrás terminar la tarea sino además hacerla bien.

Recuerda: ninguna batalla se gana con la desesperación o el enfado como armas.

2Anotala y sigue trabajando

Estás trabajando y recibes una llamada que trae una nueva tarea; miras el correo y llegan dos nuevas tareas; un compañero se acerca a tu mesa y te cae otra tarea; tu jefe te llama a su despacho y sumas otra tarea…

En esos caso, si inmediatamente te pones con cada nueva tarea, sencillamente nunca terminarás nada. Es necesario que anotes la nueva tarea pero también que vuelvas, lo más deprisa que puedas, a la que entonces estabas haciendo.

Si te fijas, cuando aparece una nueva tarea ocurren dos cosas:

1. Una interrupción: la interrupción ha roto tu concentración, tu ritmo de trabajo y el camino que llevabas para terminar la tarea que antes estabas haciendo.
2. Una Obligación: la obligación te dice que hay algo que “tienes o debes hacer” próximamente.

Ante la interrupción es necesario volver a lo que estabas y terminarlo con el mismo nivel de compromiso que tenías. Ante la obligación es preciso que la anotes para hacerla, pero (muy importante) seguir con lo que estabas.

¿Y qué pasa si la nueva tarea tiene que “hacerse para ayer”? ¿Qué hacer cuándo lo que me encargan tiene que hacerse ya? Intenta por todos los medios de contener los caballos e igualmente terminar lo que estabas haciendo. “En cuanto termine esto me pongo con eso”.

Muchas veces retrasar 30 ó 40 minutos el impulso de empezar “lo urgente”, te permitirá 1) terminar lo que hacías y 2) empezar con más seguridad el nuevo encargo.

De otro modo, sólo dejarás cadáveres por el camino, te sumirás en un estado de estrés continuo y todas tus tareas llevarán el apellido precipitación y mediocridad . Terminar, y no empezar, es la clave de tu trabajo.

3Ponle apellido a la tarea que llega

Del mismo modo que los japoneses no son todos iguales las tareas tampoco. Una vez te sacudes el drama de encima te será mucho más fácil pararte a interpretar esa tarea. O “ponerle un apellido”, como me gusta decir a mí.

¿Es una tarea “Clave”, una tarea “Menor” o una tarea “Basura”? Párate unos instantes a considerarlo con calma porque ni mucho menos tienen el mismo impacto en tus objetivos, producen resultados y exigen lo mismo de ti.

De hecho, en mi experiencia, ése es uno de nuestros mayores fallos. Tendemos a interpretar “todo lo que va cayendo” como si todo tuviera la misma importancia. Rompe con esa tendencia de actuar irreflexivamente y sabrás priorizar mejor.

Trata, por todos los medios, que las tareas que van llegando, no impacten ni afecten a las Tareas Clave que son las que de verdad van a producir resultados. Preservar, cuidar y proteger las Tareas Clave debe ser uno de tus mandamientos diarios. Ahí está verdaderamente la esencia de tu día productivo.

4Reajusta tu planificación

Esta es una de las ventajas de la planificación de tareas. Para poder recomponer mejor las fichas del puzle cuando surge un imprevisto o caen tareas aquí y allá. Quien no cuenta con una fotografía del día lo pasará mal. Quien conoce por adelantado lo que tiene que hacer puede reajustar y mover piezas con más facilidad, decisión y libertad.

Si llegan tareas que de verdad han de hacerse, revisa tu planificación para el día y hazte estas tres preguntas:

• “¿De verdad TENGO que hacer TODAS hoy?” (por supuesto que no, no todas las tareas son Clave)
• “¿Hay alguna que pueda SACRIFICAR y pasar a mañana?” Si es así, ¿cuál? (esto, naturalmente, no es Procrastinar, sino decidir con madurez y criterio productivo).
• “Hay alguna que puedo delegar o reenviar a otra persona?” Si es así, hazlo ya.

Mueve las piezas sí, pero comprométete a hacer las Tareas Clave y por nada del mundo dejes que otras de mucha menor importancia les afecten.

Piensa que en esos casos tienes que elegir, decidir y sacrificar. Si quieres mantener tu profesionalidad y un mínimo de calidad en tu trabajo, nunca podrás llegar a todo. Y si lo intentas, lo harás mal.

5Ponte en marcha cuanto antes

Una vez que te has desprendido del drama y de los lamentos, una vez decidido qué vas a hacer y cuándo, ponte en marcha, empieza y adelante. El mejor modo de acabar las cosas, tanto si son pocas como muchas, es empezar. Sencillamente empezar.

Y para empezar y lograr terminar estas tareas que caen de sopetón, te dejo cinco claves que siempre me han funcionado bien:

1. Ponte tu canción favorita, intenta animarte y sonreír porque en ese estado la tarea te costará menos.
2. Si el tamaño de la tarea que te ha caído te abruma, divídela en varias partes para empezar por el que más te apetezca o te estimule. El caso es empezar ya.
3. Trata (siempre) de no caer en la multitarea. Cuando hay avalancha de tareas intentamos poner varias cosas en marcha pero eso al final nos estresa más, nos hace más ineficaces y caemos en la precipitación.
4. No te agobies con la lista de tareas que no para de crecer. Preocúpate y concéntrate en la que tienes entre manos. Sólo existe esa tarea.
5. Trata por todos los medios de conseguir concentración. El trabajo ininterrumpido hace que no sólo des lo mejor de ti en cada tarea sino que puedas terminarla antes. (Ponle freno a las interrupciones o utiliza la Técnica Pomodoro que potenciará tu atención.)