ACTIVIDAD vs. PRODUCTIVIDAD

HACER vs. CONSEGUIR

MOVERME vs. AVANZAR

Hacer estas tareas, dedicar tu tiempo al trabajo de mentira, es como saltar a la comba: actividad, esfuerzo, entretenimiento, tiempo… pero en realidad no no te mueves del sitio, no avanzas, no caminas hacia delante; pero te hacen creer que sí lo haces. Son tareas y actividades golosas y engañosas que por lo general cumplen alguno de estos puntos o todos ellos.

• Las hacemos por rutina, tradición o porque nos lo han dicho otros. No nos planteamos no hacerlo.
• Son actividades indoloras, que individualmente no exigen ni mucho tiempo ni esfuerzo (el problema sobreviene cuando se suman).
• Son cosas que al hacerlas (actividad y movimiento) transmiten una falsa sensación de progreso.
• Son actividades entretenidas o agradables.
• A veces nos permiten conectar o interactuar con otros (leyendo, debatiendo, respondiendo, comentando) lo que acrecenta la satisfacción.
• Ni son el corazón de tu trabajo ni las necesitas para tu trabajo.
• No tienen nada que ver con tus objetivos y metas.

Cada persona tiene (o puede tener) su propio trabajo de mentira. Yo siempre invito a cada uno a descubrirlo. Mediante un ejercicio de revisión de rutinas y tu agenda puedes detectar si caes o no en estas actividades. No presumas nada, no pases por alto ninguna tarea, pásalas todas por el microscopio, por el tamiz de tus objetivos y resultados. (Muchas tareas diarias pueden llegar a ser trabajo de mentira.)

Y si detectamos en algún rincón trabajo de mentira, se impone actuar. Lo peor que podemos hacer con este tipo de tareas es dejarlas ahí con nosotros. Porque es como aplazar una deuda a que vas a seguir pagando el resto de tu vida. Ese trabajo de mentira sólo sirve para robar calladamente tiempo, esfuerzo y resultados. Justo lo que buscamos todos.

1Distingue objetivos y tareas

Una semana apretada es como un día cargado de trabajo sólo que con cuatro días más. Así que las ideas básicas con las que ya trabajas siguen ahí: el primer paso es identificar, distinguir y separar. Del mismo modo que en un restaurante examinas la carta y preguntas antes de pedir, haz lo mismo con tu semana. «Tengo que hacer mil cosas» no es un análisis muy preciso ni una frase que te ayude a ver entre todo lo que tienes que hacer.

1. Identifica y visualiza tus objetivos: no todo es lo que tienes que hacer sino lo que quieres conseguir.
2. Distingue y separa tus tareas: NO todas son iguales, no todas te piden lo mismo y te dan lo mismo (esfuerzo-resultados-objetivos).

Separa lo que TIENES que hacer, lo que DEBES hacer y lo que TAL VEZ puedes hacer. Distingue entre tareas Clave, tareas Menores, tareas Complementarias, tareas Repetitivas y hasta tareas Basura.

Esa necesaria separación te ayudará a identificar el “solomillo” de tu semana y a decidir reducir, posponer o eliminar ciertas tareas. Por ejemplo en esa semana habrá tareas que representen un lujo que no te puedes permitir, o bien decides reducir/posponer ciertas tareas que repites todos los días, porque literalmente te quitan tiempo para hacer cosas nuevas..

2Desayuna 2 tareas Clave

Las tareas Clave son el verdadero corazón de tu trabajo. Tareas de valor que cuando las haces (bien) consigues resultados y avances. En esa semana tal vez te hayas propuesto «llegar a todo» pero donde primero tienes que llegar y además hacerlo de forma excelente, es a esas tareas. Cuídalas, no las arrincones, ponlas delante del resto y vuélcate en ellas.

Lo que me funciona a mí es esto: empieza todos los días como mínimo haciendo 2 de estas tareas. ANTES del Email, antes de redes sociales, antes de cualquier otra cosa o tarea complementaria o menor. Al empezar es cuando más y mejor puedes hacer; es cuando más despejado estás, y cuando menos actividad hay alrededor (reuniones, llamadas…). Después, el día se complica, y si no lo haces antes, terminarás por posponerlas o hacerlas de cualquier manera.

3Identifica reuniones y salidas

Asómate a tu agenda y localiza en qué días (mañanas y tardes) tienes más eventos de este tipo. Reuniones internas, salidas fuera de tu trabajo, viajes o visitas, cosas que te van a alejar de tu mesa de trabajo y que te van a impedir trabajar. Primero por su naturaleza, porque cuando las haces no haces (reunirse no es hacer). Y segundo porque tienden a expandirse y quitarte tiempo real de trabajo para todo lo que tienes que hacer.

Para esos días tienes que bajar las expectativas porque en realidad vas a trabajar menos. Haz lo más importante antes de salir fuera, no pongas tareas Clave o de concentración cerca o próximas a esos eventos/salidas, deja un margen de seguridad entre eventos y entre eventos y tareas (para imprevistos), y ten preparadas algunas tareas menores o mecánicas para hacer en huecos entre reuniones, o por si hay retrasos o cambios de última hora.

Si tuviera que sintetizarlo en una sola idea diría: consigue cada día 2 horas de calidad donde ni tú mismo ni nadie te interrumpa.

4Invierte en terminar y rematar

Esa semana tu “obsesión” debe ser terminar tareas, cerrar frentes, remachar cosas. Lo peor que puedes hacer es abrir más puertas y ventanas cuando lo único que te pemritirá avanzar es precisamente cerrarlas. Dejar las cosas a medias es como lanzar un bumerán; es algo que volverá y te golpeará con fuerza.

• Antes de empezar una tarea pregúntate si realmente no podrías terminar otra.
• Antes de avanzar pregúntate qué tareas han quedado a medias. Elige una y términala.
• Antes de dejar una tarea a medias pregúntate si no hay forma de terminarla ahora.

5Garantiza tiempo de calidad

La atención, la concentración, el enfoque, la intensidad… puedes darle el nombre que quieras pero es tu mayor y más poderoso aliado en semanas así. La atención te hace pensar y actuar más rápido, encontrar antes mejores ideas, desatascar antes problemas o fallos, y te permite no dejar las cosas a medias. Así que todo aquello que vaya en su contra sólo sirve para multiplicar la complejidad de esa semana.

Distracciones, multitarea e interrupciones son tus mayores enemigos, y más en semanas así. Los dos primeros puedes combatirlos tú mismo, mediante sencillas medidas anti-distracciones que están en tu mano: ú mismo puedes ponértelo MUCHO más fácil.

Para las interrupciones que provocan otros puedes adoptar otras medidas:

• Ten reuniones contigo mismo. Bloquea tiempo en tu agenda, reserva una sala y reúnete a solas contigo. Nadie te interrumpirá.
• Aprovecha más el arranque del día, es cuando tus compañeros te interrumpen menos.
• Pídeles concentración sobre todo en ciertos momentos. Explícales cómo es tu semana y la necesidad de sacar tareas adelante. La gente es muy comprensible cuando uno se toma la molestia de explicar las cosas.
• Pídeles que conviertan interrupciones en emails. Es mejor que te pidan o consulten por Email (que luego tú decides cuándo abrirlo) que no partan tu concentración por la mitad.
• Y si te interrumpen, sé todo lo directo y breve que puedas, anota lo que te pidan y vuelve como un rayo a lo que estabas haciendo.

Si tuviera que quedarme con sólo una cosa o sintetizar todas estas ideas en una sola frase para semanas así, diría esto: consigue cada día 2 horas de calidad donde ni tú mismo ni nadie te interrumpa.

Y esa calidad, esa excelencia, sale a la luz con mucha más facilidad en ciertos momentos del día: en tus horas de máxima Productividad. Aprovechando, intencionadamente, esos ratos donde tú sabes que rindes mejor y los demás te dejan trabajar, tendrás más éxito con ciertas tareas que son las que de verdad generan resultados. Las que te hacen decir: «Ha costado pero acabo de avanzar».

Si me llevas leyendo un tiempo no te he contado nada nuevo hasta aquí. Lo que te propongo hoy es ir un paso más allá. No quedarte en un simple «aprovechar los ratos en los que rindo más», sino tener incluso un plan especial para esas horas de máxima Productividad.

Se trata de contar con un plan específico y ambicioso para sacar lo máximo de tus mejores horas. En otras palabras: tener un plan diario dentro de tu habitual plan de trabajo para que en esos picos de máximo rendimiento puedas multiplicar tus resultados. Que el primer objetivo que te fijes para mañana sea aprovechar al 110% ese momento privilegiado.

1Conoce tus mejores horas

Casi todo el mundo conoce sus mejores horas para trabajar. Puede ser al comienzo del día, aprovechando la frescura mental propia y la ausencia de interrupciones externas; puede ser a la hora de comer, donde hay menos distracciones y llamadas; o puede ser al anochecer cuando todo el mundo se ha ido a la cama. Más que el momento importa si lo conoces y si de veras quieres aprovecharlo a tope.

Para detectar tus horas de máxima Productividad debes tener en cuenta cosas como: tus niveles de energía e intensidad, tu capacidad de concentración, tu facilidad para ganar ritmo e intensidad, tu estado de ánimo, las distracciones a tu alrededor y interrupciones externas.

Dentro de tu planificación diaria pregúntate: «¿Qué voy a hacer y qué no voy a hacer para aprovechar al 110% mis horas de máxima Productividad?»

2Qué no hacer

La lógica dicta que el siguiente paso es elegir qué tareas debes hacer en esos momentos u horas. Y es así. Pero, antes de eso, te animo a hacer otra cosa que para mí es más importante si cabe: decidir por adelantado qué es lo que no vas a hacer en esas horas de máxima Productividad.

Porque hay ciertas tareas, actividades o rutinas que, aunque pueden entrar dentro de nuestro día, no deberían colarse ni a golpes dentro de las horas de máxima Productividad. Porque sería desaprovecharlas tontamente, y el equivalente a decir: «me da igual no conseguir resultados». Para ello puedes elaborar una lista específica de tareas o gestos que NO vas a hacer nunca en esas horas. Cosas como las reuniones, navegar por Internet, el Email, el teléfono, redes sociales o hacer tareas mecánicas o rutinarias deben quedar fuera de esas horas; que por sentido común nacieron para hacer cosas de verdadero peso en tu trabajo.

3Qué vas a conseguir

Tener un plan para aprovechar al máximo esas horas es querer exprimirlas hasta la última gota. No como un anhelo, no como algo que uno se propone y “a ver si sale”, sino como algo que se busca deliberadamente... empezando en la planificación diaria. A última hora del día, cuando hagas tu planificación para mañana, incluye también un plan específico para esas horas. ¿Qué vas a hacer y qué vas a conseguir durante ese tiempo? Da igual si es una hora o dos, lo que importa es lo que vas a hacer.

Introduce siempre ahí las tareas o actividades que exijan más concentración, más energía, más creatividad y más ritmo de trabajo… las tareas que dejen huella, las más difíciles, las que incluso no te apetezcan. Las harás antes, las harás con menos dificultad, las harás con más calidad.

Esto de incorporar un (nuevo) plan específico para estas horas dentro de mi habitual plan diario es algo que empecé a probar durante el año pasado. Yo ya sabía de sobra la importancia de aprovechar mis mejores horas. Lo que hice y te propongo ahora es ser más decidido y ambicioso en esas horas.

Todos los días dedica unos minutos dentro de tu planificación diaria para hacerte esta pregunta: «¿Qué voy a hacer y qué no voy a hacer mañana para aprovechar al 110% mis horas de máxima Productividad?»

La consecuencia es que las priorizamos en función de cualquier criterio menos los más importantes: qué me pide cada una (Exigencia) y qué me va a dar (Resultados).

Fíjate, en tu trabajo tienes muchos tipos de tareas. Todas distintas, todas te exigen cosas distintas y todas te dan cosas distintas.

Esta diapositiva pretende mostrar dónde está el “solomillo” de tu día, de tu Productividad diaria. Principalmente en los proyectos a medio y largo plazo y las tareas Clave del día. Luego, todo lo demás, aunque haya que hacerlo, tiene mucha menos importancia para ti y los demás.

Si alguien alguna vez te recuerda como un excelente profesional, será por lo bien que hagas las tareas de la parte alta de la imagen. Lo demás, lo de la mitad hacia abajo, son cosas que todo el mundo olvida minutos después de terminarse. Saber priorizar significa volcarse en las tareas inolvidables.

No obstante, en el mundo real, no lo hacemos así. Empieza el día y la estrategia es: “tiro palante a ver qué tal se da el día”. La principal consecuencia de trabajar sin distinguir tareas o priorizándolas mal (es lo mismo) es que maltratamos el corazón de nuestro trabajo. Y luego nos quejamos amargamente porque trabajamos como burros pero los resultados no llegan.

¿Y cómo priorizar al organizar? Para mí todo empieza así: distingue las tareas, ponles nombre y apellidos, márcalas con una etiqueta. Identifica en primer lugar aquéllas más calientes (exigencia+resultados) y sobre todo sepáralas del resto. Las cosas complementarias y menores no pueden bajo ningún pretexto entorpecer a las primeras.

Para priorizar bien hay que tener claro qué es, qué te pide y qué te va a dar cada tarea que tienes delante. Para priorizar hay que hacerse preguntas y no actuar a lo loco. Para priorizar hay que pensar.

«Tú no conoces mi trabajo Berto, está lleno de imprevistos», me decía mi amigo. «Enséñame un trabajo que no tenga imprevistos y te doy un millón de euros», le repliqué yo.

En todos los trabajos hay imprevistos. Por eso se llama “trabajo”. Si no hubiera imprevistos se llamaría familia, felicidad o tarta de chocolate. Los imprevistos forman parte del día a día tanto como las tareas, las reuniones o el Email. Pero NO todos los imprevistos son urgencias. De hecho, la inmensa mayoría de las autoimpuestas urgencias que machacan nuestro plan de trabajo (objetivos) son imprevistos con los que podríamos lidiar si tuviéramos claro qué es una cosa y qué es otra.

Voy a hacer una definición improvisada de ambos. Fíjate la (enorme) diferencia que hay entre los dos…

Saber distinguir si algo es un imprevisto o una urgencia es, en primer lugar, algo de sentido común. Pero todos sabemos que el sentido común es lo primero que perdemos cuando cruzamos la puerta de la oficina. Nos encanta el drama, nos ahogamos en vasos de agua, nos olvidamos con mucha facilidad de nuestros objetivos y nuestro plan del día. Y ahí, justo ahí, en esos objetivos escritos en forma de tareas, está lo que persigue tu Productividad Personal: trabajar y esforzarse y ver resultados.

Es cierto que no siempre somos nosotros los que generamos esa falsa urgencia: «Oye, tienes que hacerme esto porque es urgentísimo». En esos casos somos tan “culpables” como el otro. Por dejarnos contagiar por el drama, la irreflexión o la mala planificación de la otra persona. Muchas, muchas, muchas de las urgencias que nos contagian los demás son solo imprevistos que podemos hacer y terminar si los identificamos bien. Si pensamos. Si actuamos y trabajamos como profesionales y no como dibujos animados.

La próxima vez que llegue un imprevisto párate a pensar. Contén tu primer impulso de calificarlo como urgencia y considera serenamente qué es realmente ese imprevisto. Tu siguiente acción será proporcionada, se ajustará a la realidad y reducirás el número de días en los que tienes que romper tu plan y resultados.

Cuando estudiaba, cuando monté mi primera empresa, cuando dirigía equipos, cuando trabajé en otros países, cuando empecé en el mundo de la Productividad, nadie nunca me explicó que más importante que el qué haces, es el cómo lo haces; el cuándo lo haces.

Hacer tus tareas sin mirar el momento en el que las haces es como tratarlas todas por igual. Cuando no es así. Porque cada tarea te pide algo distinto y te da algo distinto.

Además de cuidar el momento, que es en realidad el corazón de la Planificación y la Ejecución, yo te sugiero apuntalar tu trabajo diario con otra “técnica” que siempre me ha dado buenos resultados.

Consiste en concentrar las tareas relacionadas o que se asemejen en el mismo espacio de tiempo. Tareas creativas, tareas administrativas, tareas online, tareas de análisis, tareas de investigación, tareas de papeleo, tareas de chequeo, tareas de comunicación hacia afuera… Muchas de tus tareas diarias se prestan a hacerlas en bloques de tiempo.

En lugar de salpicar todo tu día haciendo unas y otras, convirtiendo tu agenda en un salto de obstáculos entre tareas distintas, las metes en la misma media hora u hora para hacerlas todas de un tirón, de una tacada, en bloque. Por ejemplo: yo hago las facturas y papeleo siempre en el mismo bloque; y leo blogs y reviso páginas guardadas siempre en el mismo bloque.

Esta técnica brinda menos cambios de rumbo en tu día de trabajo, más rapidez y eficiencia, y simplifica tu plan de trabajo.

Si te animas a probar esta idea tu primer paso debe ser identificar este tipo de actividades y tareas. ¿Cuáles puedes agrupar por parejas, trios o grupos de varias? Así puedes juntar email-llamadas-correspondencia, papeleo-informes-reportes, blogs-redes sociales, etc.

Si no son tareas que repites cada día, sino que van surgiendo de un día para otro, y por tanto no te las sabes, entonces puedes hacer esto otro dentro tu planificación diaria: justo antes de irte a casa, a la hora de trazar tu plan de trabajo para mañana, haz el ejercicio de agrupar por bloques eligiendo siempre el mejor momento para esas tareas.

En definitiva, ¿qué consigues agrupando las tareas por bloques de tiempo?

1. Reduces interrupciones. Mezclar momentos e intercalar tareas dispares implica menor eficiencia para tu mente, que se ve obligada a saltar de unas a otras y pierde eficacia. Al final rompes algo sagrado si buscas resultados: tu ritmo de trabajo.
2. Ganas rapidez y agilidad. Tu mente está “sólo con eso”. Se pone, por llamarlo de un modo gráfico, en modo llamadas, modo papeleo, modo creativo, modo online o modo chequeo. Como no “cambia de carril” lo hace antes y mejor.
3. Simplificas tu planificación. En tu plan del día (o de la semana) hay momentos y ratos específicos y bien elegidos para hacer todas esas tareas. No se quedan colgando o no te peleas por conseguir tiempo para eso. Siempre hay un bloque para esa tarea. Esto, además, reduce las distracciones y pérdidas de tiempo.

«¿Esta técnica hace milagros?» ¿Y qué es eso?. Llevo años dedicado a la formación en Productividad Personal más el tiempo que pasé (y sigo) tratando de mejorar mi propia improductividad. Y si algo tengo claro es esto: la mejora es una suma de cosas. A veces de técnicas y métodos, a veces de detalles sencillos y poco llamativos. Pero todo empieza por empezar. Porque si no lo pruebas, seguro que no funciona.

Una vez más doy gracias a la Productividad Personal. De su mano, esto es, de lo que otros autores me han explicado y de lo que yo mismo he practicado, he descubierto un tesoro llamado Monotarea. Dicho de forma coloquial es una bomba, una auténtica pasada. No es llamativo ni rimbombante ni moderno. Es un hábito sencillo, discreto, corriente y extremadamente fácil de practicar (si hay voluntad).

Detrás de esa Monotarea que los humanos nos empeñamos en ignorar, sólo he encontrado satisfacción, resultados, beneficios. Todo para mí. Cuando uno se empeña en hacer sólo una cosa a la vez destapa un inagotable frasco de regalos. Son cosas que te hacen mejor; que te hacen terminar antes y mejor las tareas que cada día te ponen a prueba. Fíjate todo lo encontrarás detrás de “hacer sólo una cosa a la vez”…

Lo más grande la la Monotarea es que ya está ahí, contigo. No es una habilidad compleja, no es una virtud reservada para unos pocos. No tienes que comprar ningún gadget, cambiar de sistema operativo, instalar ninguna extensión, comprarte ningún libro, aprender ningún método o comprar un crecepelo.

Hacer sólo una tarea a la vez y disfrutar de todos estos beneficios está en tu mano. Puedes empezar ya, aquí y ahora. Es tan sencillo como hacerlo en tu siguiente tarea.

¿Es posible darle la vuelta a la tortilla y ver esa tarea de otro modo? La respuesta rápida es sí.

La forma en la que yo venzo a estas tareas está precisamente en la propia pregunta que acabas de leer. Es esta: «ver esa tarea de otro modo».

La fórmula para romper la desmotivación que genera una tarea aburrida es cambiar por completo tu punto de vista. Para mí la clave no es la tarea. Eres tú. En la gran mayoría de los casos tú y yo no tenemos que hacer trabajos aburridos… sino trabajos que nos parecen aburridos.

¿Y cómo se cambia de perspectiva? ¿Cómo percibir estas tareas matadoras de otro modo? Ahí van tres pasos elementales, sencillos y súper eficaces para lograr vencer a estas tareas. A mí particularmente siempre me han funcionado bien.

1Dale un empujón a tu estado de ánimo

La tarea no puede cambiar pero tú sí. Rodearte de estímulos positivos y agradables (y la música es el más accesible y rápido) hará que te sientas mejor y poco a poco te desprendas de la desgana.

Si tu trabajo te lo permite, puedes escuchar tu canción o tu disco favorito. Necesitas generar endorfinas que te hagan sentir mejor y más preparado para esa tarea. Haz una escucha activa de tu música, como si fuera la primera vez. Sé consciente de la música, de cada nota, de cada estrofa que te gusta y te emociona. Paulatinamente dejarás de concentrarte en lo matadora que es esa tarea para prestar más atención a tu estado de ánimo (que va mejorando).

2Elimina distracciones y tentaciones

Ignora, silencia, cancela o cierra cualquier otra tarea, actividad o herramienta que pueda estar rondando, y que desde luego sea mucho más tentadora y atractiva.

Cosas como redes sociales, messenger, navegador, Email, descargas, teléfono móvil… quita todo eso de en medio para evitar que algo que se cuele por ahí te descentre. Porque si además de la desgana, le añades la desconcentración, entonces no sólo no cambiarás tu forma de ver esa tarea sino que nunca te pondrás con ella. Para mí el segundo paso ineludible es estar a solas con esa tarea.

3Concéntrate en el primer paso

(Este último punto es, para mí, el más eficaz e importante de todos. Lo utilizo constantemente en mi semana de trabajo y siempre me sirve para doblegar estas tareas matadoras.) Esa sensación de desgana o desmotivación es sólo una ilusión pasajera. Algo que se esfuma en el momento en el que te pones y, sencillamente, empiezas. Y ésa es la tercera clave: sólo necesitas empezar. Un gesto, un clic, una acción.

No pienses ni te centres ni te obsesiones en todo lo que hay que hacer o lo pesado que es esa tarea, sino sólo en lo primero que en realidad tienes que hacer. Céntrate sólo en el primer gesto, sólo en la primera acción de esa tarea.

• Si es un artículo concéntrate sólo en el primer párrafo.
• Si es una presentación concéntrate sólo en la primera diapositiva.
• Si es un diseño concéntrate sólo en el primer rincón o gráfico que vas a dibujar.
• Si es un informe o un memorando concéntrate sólo en el primer punto que vayas a recoger.
• Si es una hoja de cálculo concéntrate sólo en las primeras celdas.

El hecho de mirar sólo a un punto pequeño rompe la resistencia inicial. Y la consiguiente actividad y el movimiento disipan de un plumazo esa sensación de tedio. Puede que esa tarea siga sin motivarte al 100% pero al menos dejarás de verla como algo “matador” y lo más importante: lograrás ponerte en marcha para terminarla.

En Productividad Personal (en tu trabajo diario) hay que saber librar tanto las grandes batallas como las escaramuzas. Da igual si utilizas métodos rimbombantes o sencillas pistas. De lo que se trata es de empezar y terminar.

En momentos así yo me vuelvo hacia una serie de tareas que sé que puedo hacer y que no me va a costar hacer. Son tareas de «baja energía». Siempre tengo cerca una lista de cosas y actividades a las que puedo recurrir justo en momentos así. Si compruebo que mis energías están por los suelos echo mano de esa lista de tareas. Y en pocos segundos encuentro algo útil para hacer que sé que no me va a costar hacer.

Esto, ya lo habrás imaginado, implica un detalle importante: yo ya tengo esa lista preparada por adelantado. Porque sé que esos momentos van a llegar. Así que me preparo para cuando lleguen.

Lo mismo puedes hacer tú creando tu propia lista de Tareas de Baja Energía. Esto, ya verás, te resultará tremendamente útil en la práctica. Y puedes elaborar tu lista de dos formas distintas:

1. Siéntate a analizar tus rutinas de trabajo a la caza de esas tareas. De modo que en un ejercicio de 15 ó 20 minutos anotes una relación de tareas perfectas para momentos así.
2. O bien construye esa lista a medida que vayan surgiendo esas tareas en el día a día. Cuando las anotes en tu lista normal, márcalas o ponles una etiqueta especial que te ayude a agruparlas e identificarlas cuando necesites encontrarlas.

Por supuesto cada uno dará con sus propias tareas de baja energía. Y es muy posible que en tu lista llegues a poner cosas así:

• Ordenar y despejar la mesa de trabajo.
• Revisar tu lista de lecturas (profesionales) pendientes, en Instapaper, Read It Later o Evernote.
• Procesar las últimas notas de tu aplicación de información personal (yo por ejemplo lo hago con Evernote).
• Organizar, clasificar o escanear las últimas tarjetas de visita que te hayan dado.
• Ver algún vídeo-tutorial o una review de YouTube que te ayude a entender o aprender alguna de las aplicaciones que más utilizas.
• Actualizar los filtros y reglas de clasificación de tu Email.
• Hacer un backup de ficheros importantes.
• Limpiar y ordenar carpetas clave de tu ordenador: el Escritorio, carpeta Descargas, la de Clientes, etc.
• Esbozar un mapa mental con el plan de trabajo de mañana. Dado que no lo interpretas como una planificación formal, sólo un dibujo, tu mente lo hace sin esfuerzo.

Al final siempre se trata de acomodar tu estado de ánimo, tu energía, tu capacidad, la de cada momento, a las cosas que tienes que hacer… y que en el fondo quieres hacer.

En tu trabajo tienes que saber trabajar tanto en momentos de alta y baja energía. Y siempre tienes cosas que puedes-debes hacer. Saber elegir qué tareas hacer en cada ocasión es la clave para adaptarte, sacar cosas adelante y no desaprovechar tu tiempo.

• Procrastinación a la vista: «Uff, ¿tener que hacer eso ahora? Es un montón y no me apetece. Mejor lo dejo para mañana, seguro que lo termino».
• Lista de tareas kilométrica: «Uff, tengo un millón de cosas qué hacer. No voy a poder con todo… ¿por dónde empiezo?»

Al final, sea tu mente o tú (sois lo mismo), te engañas, te bloqueas, no avanzas PERO el trabajo sigue delante, esperando por ti. Y recuerda algo que a mí siempre me ayuda a actuar: «El trabajo siempre espera hasta que yo no llegue».

Estrategias de engaño para hacer

Soy argumentos o frases que te dices a ti mismo como forma de superar un bloqueo productivo ficticio o exagerado. Si tu mente te invita a quedarte parado o mirar para otro lado, tú contraatacas con otro argumento que te hace verlo de otro modo. Ese argumento cambia tu punto de vista. De forma que simplifica la situación, resta dramatismo, te anima y te empuja a empezar y a hacer. Porque en esos bloqueos, lo único, lo único que necesitas es arrancar. Cuenta el primer gesto.

Pereza o desgana

Síntoma: Te enfrentas a una tarea que no te apetece en ese momento. Estás a un paso de posponerla para mañana o la semana que viene. La Procrastinación llama a la puerta.

Estrategia: «No me apetece hacerla entera pero al menos sí que puedo hacer un trocito. Voy a trabajar en ella sólo 10 minutos. Aunque no me apetece nada, total 10 minutos no es nada. De hecho casi me he pasado cinco minutos dudando si hacerla o no. Venga, 10 minutos, luego paro y veo qué tal».

Indecisión

Síntoma: Te han encargado una tarea pero no tienes muy claro cómo hacerla, por dónde empezar o a dónde quieres llegar. La has retrasado reiteradamente y sigues mirándola de reojo sin saber si empezar o cómo hacerlo.

Estrategia: «Sigo sin tenerlo claro pero al menos voy a abrir la aplicación. Empezaré sólo anotando lo que me han pedido, algunas ideas generales en forma de frases y luego hago un diagrama o un mapa mental para organizarlo. Eso sí que puedo hacerlo».

Inbox a rebosar

Síntoma: Abres tu aplicación de correo y tu Bandeja de Entrada está a tope (como un centro comercial en rebajas). Desesperación e indecisión. No sabes por dónde tirar o qué hacer.

Estrategia: «Voy a hacer una lectura rápida pero sólo contestaré a los imprescindibles. No pasa nada si dejo emails sin contestar hasta la tarde. No todos los emails son iguales. Responderé a los 5-8 importantes y volveré a mi lista de tareas para hacer trabajo de verdad».

Tareas complejas

Síntoma: La tarea que tienes delante es tan grande y exigente que te desanima. No sabes cómo meterle mano, por qué parte empezar o, si sencillamente serás capaz de terminarla. Y te quedas mirándola a ver si ella sola muta por sí misma.

Estrategia: «No tengo que empezar de principio a fin. No tengo que ir “de 1 a 10″ o “de la A a la Z”. Voy a empezar por la parte más sencilla, la que me apetezca más o la que domine. Luego ya iré viendo».

Lista de tareas enorme

Síntoma: Hay tantas cosas que hacer por delante que la sola visión de tu lista te bloquea y te desanima. Algo que experimentamos especialmente los lunes.

Estrategia: «De mi lista de tareas voy a elegir sólo tres tareas y las voy a anotar en una nueva lista que llamaré la Lista B. A partir de este momento sólo tengo que hacer esas tres cosas. Primero una, luego otra y después la tercera. Al terminar elegiré otras tres».

Son estrategias de “engaño” porque sirven para burlar a una mente bloqueada. El denominador común de todas estas estrategias es cambiar tu punto de vista para encontrar la chispa que tire de ti para empezar… y terminar. Porque en estos bloqueos mentales (que no productivos) lo único que necesitas es el primer impulso.