Y esa calidad, esa excelencia, sale a la luz con mucha más facilidad en ciertos momentos del día: en tus horas de máxima Productividad. Aprovechando, intencionadamente, esos ratos donde tú sabes que rindes mejor y los demás te dejan trabajar, tendrás más éxito con ciertas tareas que son las que de verdad generan resultados. Las que te hacen decir: «Ha costado pero acabo de avanzar».

Si me llevas leyendo un tiempo no te he contado nada nuevo hasta aquí. Lo que te propongo hoy es ir un paso más allá. No quedarte en un simple «aprovechar los ratos en los que rindo más», sino tener incluso un plan especial para esas horas de máxima Productividad.

Se trata de contar con un plan específico y ambicioso para sacar lo máximo de tus mejores horas. En otras palabras: tener un plan diario dentro de tu habitual plan de trabajo para que en esos picos de máximo rendimiento puedas multiplicar tus resultados. Que el primer objetivo que te fijes para mañana sea aprovechar al 110% ese momento privilegiado.

1Conoce tus mejores horas

Casi todo el mundo conoce sus mejores horas para trabajar. Puede ser al comienzo del día, aprovechando la frescura mental propia y la ausencia de interrupciones externas; puede ser a la hora de comer, donde hay menos distracciones y llamadas; o puede ser al anochecer cuando todo el mundo se ha ido a la cama. Más que el momento importa si lo conoces y si de veras quieres aprovecharlo a tope.

Para detectar tus horas de máxima Productividad debes tener en cuenta cosas como: tus niveles de energía e intensidad, tu capacidad de concentración, tu facilidad para ganar ritmo e intensidad, tu estado de ánimo, las distracciones a tu alrededor y interrupciones externas.

Dentro de tu planificación diaria pregúntate: «¿Qué voy a hacer y qué no voy a hacer para aprovechar al 110% mis horas de máxima Productividad?»

2Qué no hacer

La lógica dicta que el siguiente paso es elegir qué tareas debes hacer en esos momentos u horas. Y es así. Pero, antes de eso, te animo a hacer otra cosa que para mí es más importante si cabe: decidir por adelantado qué es lo que no vas a hacer en esas horas de máxima Productividad.

Porque hay ciertas tareas, actividades o rutinas que, aunque pueden entrar dentro de nuestro día, no deberían colarse ni a golpes dentro de las horas de máxima Productividad. Porque sería desaprovecharlas tontamente, y el equivalente a decir: «me da igual no conseguir resultados». Para ello puedes elaborar una lista específica de tareas o gestos que NO vas a hacer nunca en esas horas. Cosas como las reuniones, navegar por Internet, el Email, el teléfono, redes sociales o hacer tareas mecánicas o rutinarias deben quedar fuera de esas horas; que por sentido común nacieron para hacer cosas de verdadero peso en tu trabajo.

3Qué vas a conseguir

Tener un plan para aprovechar al máximo esas horas es querer exprimirlas hasta la última gota. No como un anhelo, no como algo que uno se propone y “a ver si sale”, sino como algo que se busca deliberadamente... empezando en la planificación diaria. A última hora del día, cuando hagas tu planificación para mañana, incluye también un plan específico para esas horas. ¿Qué vas a hacer y qué vas a conseguir durante ese tiempo? Da igual si es una hora o dos, lo que importa es lo que vas a hacer.

Introduce siempre ahí las tareas o actividades que exijan más concentración, más energía, más creatividad y más ritmo de trabajo… las tareas que dejen huella, las más difíciles, las que incluso no te apetezcan. Las harás antes, las harás con menos dificultad, las harás con más calidad.

Esto de incorporar un (nuevo) plan específico para estas horas dentro de mi habitual plan diario es algo que empecé a probar durante el año pasado. Yo ya sabía de sobra la importancia de aprovechar mis mejores horas. Lo que hice y te propongo ahora es ser más decidido y ambicioso en esas horas.

Todos los días dedica unos minutos dentro de tu planificación diaria para hacerte esta pregunta: «¿Qué voy a hacer y qué no voy a hacer mañana para aprovechar al 110% mis horas de máxima Productividad?»

La consecuencia es que las priorizamos en función de cualquier criterio menos los más importantes: qué me pide cada una (Exigencia) y qué me va a dar (Resultados).

Fíjate, en tu trabajo tienes muchos tipos de tareas. Todas distintas, todas te exigen cosas distintas y todas te dan cosas distintas.

Esta diapositiva pretende mostrar dónde está el “solomillo” de tu día, de tu Productividad diaria. Principalmente en los proyectos a medio y largo plazo y las tareas Clave del día. Luego, todo lo demás, aunque haya que hacerlo, tiene mucha menos importancia para ti y los demás.

Si alguien alguna vez te recuerda como un excelente profesional, será por lo bien que hagas las tareas de la parte alta de la imagen. Lo demás, lo de la mitad hacia abajo, son cosas que todo el mundo olvida minutos después de terminarse. Saber priorizar significa volcarse en las tareas inolvidables.

No obstante, en el mundo real, no lo hacemos así. Empieza el día y la estrategia es: “tiro palante a ver qué tal se da el día”. La principal consecuencia de trabajar sin distinguir tareas o priorizándolas mal (es lo mismo) es que maltratamos el corazón de nuestro trabajo. Y luego nos quejamos amargamente porque trabajamos como burros pero los resultados no llegan.

¿Y cómo priorizar al organizar? Para mí todo empieza así: distingue las tareas, ponles nombre y apellidos, márcalas con una etiqueta. Identifica en primer lugar aquéllas más calientes (exigencia+resultados) y sobre todo sepáralas del resto. Las cosas complementarias y menores no pueden bajo ningún pretexto entorpecer a las primeras.

Para priorizar bien hay que tener claro qué es, qué te pide y qué te va a dar cada tarea que tienes delante. Para priorizar hay que hacerse preguntas y no actuar a lo loco. Para priorizar hay que pensar.

«Tú no conoces mi trabajo Berto, está lleno de imprevistos», me decía mi amigo. «Enséñame un trabajo que no tenga imprevistos y te doy un millón de euros», le repliqué yo.

En todos los trabajos hay imprevistos. Por eso se llama “trabajo”. Si no hubiera imprevistos se llamaría familia, felicidad o tarta de chocolate. Los imprevistos forman parte del día a día tanto como las tareas, las reuniones o el Email. Pero NO todos los imprevistos son urgencias. De hecho, la inmensa mayoría de las autoimpuestas urgencias que machacan nuestro plan de trabajo (objetivos) son imprevistos con los que podríamos lidiar si tuviéramos claro qué es una cosa y qué es otra.

Voy a hacer una definición improvisada de ambos. Fíjate la (enorme) diferencia que hay entre los dos…

Saber distinguir si algo es un imprevisto o una urgencia es, en primer lugar, algo de sentido común. Pero todos sabemos que el sentido común es lo primero que perdemos cuando cruzamos la puerta de la oficina. Nos encanta el drama, nos ahogamos en vasos de agua, nos olvidamos con mucha facilidad de nuestros objetivos y nuestro plan del día. Y ahí, justo ahí, en esos objetivos escritos en forma de tareas, está lo que persigue tu Productividad Personal: trabajar y esforzarse y ver resultados.

Es cierto que no siempre somos nosotros los que generamos esa falsa urgencia: «Oye, tienes que hacerme esto porque es urgentísimo». En esos casos somos tan “culpables” como el otro. Por dejarnos contagiar por el drama, la irreflexión o la mala planificación de la otra persona. Muchas, muchas, muchas de las urgencias que nos contagian los demás son solo imprevistos que podemos hacer y terminar si los identificamos bien. Si pensamos. Si actuamos y trabajamos como profesionales y no como dibujos animados.

La próxima vez que llegue un imprevisto párate a pensar. Contén tu primer impulso de calificarlo como urgencia y considera serenamente qué es realmente ese imprevisto. Tu siguiente acción será proporcionada, se ajustará a la realidad y reducirás el número de días en los que tienes que romper tu plan y resultados.

Cuando estudiaba, cuando monté mi primera empresa, cuando dirigía equipos, cuando trabajé en otros países, cuando empecé en el mundo de la Productividad, nadie nunca me explicó que más importante que el qué haces, es el cómo lo haces; el cuándo lo haces.

Hacer tus tareas sin mirar el momento en el que las haces es como tratarlas todas por igual. Cuando no es así. Porque cada tarea te pide algo distinto y te da algo distinto.

Además de cuidar el momento, que es en realidad el corazón de la Planificación y la Ejecución, yo te sugiero apuntalar tu trabajo diario con otra “técnica” que siempre me ha dado buenos resultados.

Consiste en concentrar las tareas relacionadas o que se asemejen en el mismo espacio de tiempo. Tareas creativas, tareas administrativas, tareas online, tareas de análisis, tareas de investigación, tareas de papeleo, tareas de chequeo, tareas de comunicación hacia afuera… Muchas de tus tareas diarias se prestan a hacerlas en bloques de tiempo.

En lugar de salpicar todo tu día haciendo unas y otras, convirtiendo tu agenda en un salto de obstáculos entre tareas distintas, las metes en la misma media hora u hora para hacerlas todas de un tirón, de una tacada, en bloque. Por ejemplo: yo hago las facturas y papeleo siempre en el mismo bloque; y leo blogs y reviso páginas guardadas siempre en el mismo bloque.

Esta técnica brinda menos cambios de rumbo en tu día de trabajo, más rapidez y eficiencia, y simplifica tu plan de trabajo.

Si te animas a probar esta idea tu primer paso debe ser identificar este tipo de actividades y tareas. ¿Cuáles puedes agrupar por parejas, trios o grupos de varias? Así puedes juntar email-llamadas-correspondencia, papeleo-informes-reportes, blogs-redes sociales, etc.

Si no son tareas que repites cada día, sino que van surgiendo de un día para otro, y por tanto no te las sabes, entonces puedes hacer esto otro dentro tu planificación diaria: justo antes de irte a casa, a la hora de trazar tu plan de trabajo para mañana, haz el ejercicio de agrupar por bloques eligiendo siempre el mejor momento para esas tareas.

En definitiva, ¿qué consigues agrupando las tareas por bloques de tiempo?

1. Reduces interrupciones. Mezclar momentos e intercalar tareas dispares implica menor eficiencia para tu mente, que se ve obligada a saltar de unas a otras y pierde eficacia. Al final rompes algo sagrado si buscas resultados: tu ritmo de trabajo.
2. Ganas rapidez y agilidad. Tu mente está “sólo con eso”. Se pone, por llamarlo de un modo gráfico, en modo llamadas, modo papeleo, modo creativo, modo online o modo chequeo. Como no “cambia de carril” lo hace antes y mejor.
3. Simplificas tu planificación. En tu plan del día (o de la semana) hay momentos y ratos específicos y bien elegidos para hacer todas esas tareas. No se quedan colgando o no te peleas por conseguir tiempo para eso. Siempre hay un bloque para esa tarea. Esto, además, reduce las distracciones y pérdidas de tiempo.

«¿Esta técnica hace milagros?» ¿Y qué es eso?. Llevo años dedicado a la formación en Productividad Personal más el tiempo que pasé (y sigo) tratando de mejorar mi propia improductividad. Y si algo tengo claro es esto: la mejora es una suma de cosas. A veces de técnicas y métodos, a veces de detalles sencillos y poco llamativos. Pero todo empieza por empezar. Porque si no lo pruebas, seguro que no funciona.

Una vez más doy gracias a la Productividad Personal. De su mano, esto es, de lo que otros autores me han explicado y de lo que yo mismo he practicado, he descubierto un tesoro llamado Monotarea. Dicho de forma coloquial es una bomba, una auténtica pasada. No es llamativo ni rimbombante ni moderno. Es un hábito sencillo, discreto, corriente y extremadamente fácil de practicar (si hay voluntad).

Detrás de esa Monotarea que los humanos nos empeñamos en ignorar, sólo he encontrado satisfacción, resultados, beneficios. Todo para mí. Cuando uno se empeña en hacer sólo una cosa a la vez destapa un inagotable frasco de regalos. Son cosas que te hacen mejor; que te hacen terminar antes y mejor las tareas que cada día te ponen a prueba. Fíjate todo lo encontrarás detrás de “hacer sólo una cosa a la vez”…

Lo más grande la la Monotarea es que ya está ahí, contigo. No es una habilidad compleja, no es una virtud reservada para unos pocos. No tienes que comprar ningún gadget, cambiar de sistema operativo, instalar ninguna extensión, comprarte ningún libro, aprender ningún método o comprar un crecepelo.

Hacer sólo una tarea a la vez y disfrutar de todos estos beneficios está en tu mano. Puedes empezar ya, aquí y ahora. Es tan sencillo como hacerlo en tu siguiente tarea.

¿Es posible darle la vuelta a la tortilla y ver esa tarea de otro modo? La respuesta rápida es sí.

La forma en la que yo venzo a estas tareas está precisamente en la propia pregunta que acabas de leer. Es esta: «ver esa tarea de otro modo».

La fórmula para romper la desmotivación que genera una tarea aburrida es cambiar por completo tu punto de vista. Para mí la clave no es la tarea. Eres tú. En la gran mayoría de los casos tú y yo no tenemos que hacer trabajos aburridos… sino trabajos que nos parecen aburridos.

¿Y cómo se cambia de perspectiva? ¿Cómo percibir estas tareas matadoras de otro modo? Ahí van tres pasos elementales, sencillos y súper eficaces para lograr vencer a estas tareas. A mí particularmente siempre me han funcionado bien.

1Dale un empujón a tu estado de ánimo

La tarea no puede cambiar pero tú sí. Rodearte de estímulos positivos y agradables (y la música es el más accesible y rápido) hará que te sientas mejor y poco a poco te desprendas de la desgana.

Si tu trabajo te lo permite, puedes escuchar tu canción o tu disco favorito. Necesitas generar endorfinas que te hagan sentir mejor y más preparado para esa tarea. Haz una escucha activa de tu música, como si fuera la primera vez. Sé consciente de la música, de cada nota, de cada estrofa que te gusta y te emociona. Paulatinamente dejarás de concentrarte en lo matadora que es esa tarea para prestar más atención a tu estado de ánimo (que va mejorando).

2Elimina distracciones y tentaciones

Ignora, silencia, cancela o cierra cualquier otra tarea, actividad o herramienta que pueda estar rondando, y que desde luego sea mucho más tentadora y atractiva.

Cosas como redes sociales, messenger, navegador, Email, descargas, teléfono móvil… quita todo eso de en medio para evitar que algo que se cuele por ahí te descentre. Porque si además de la desgana, le añades la desconcentración, entonces no sólo no cambiarás tu forma de ver esa tarea sino que nunca te pondrás con ella. Para mí el segundo paso ineludible es estar a solas con esa tarea.

3Concéntrate en el primer paso

(Este último punto es, para mí, el más eficaz e importante de todos. Lo utilizo constantemente en mi semana de trabajo y siempre me sirve para doblegar estas tareas matadoras.) Esa sensación de desgana o desmotivación es sólo una ilusión pasajera. Algo que se esfuma en el momento en el que te pones y, sencillamente, empiezas. Y ésa es la tercera clave: sólo necesitas empezar. Un gesto, un clic, una acción.

No pienses ni te centres ni te obsesiones en todo lo que hay que hacer o lo pesado que es esa tarea, sino sólo en lo primero que en realidad tienes que hacer. Céntrate sólo en el primer gesto, sólo en la primera acción de esa tarea.

• Si es un artículo concéntrate sólo en el primer párrafo.
• Si es una presentación concéntrate sólo en la primera diapositiva.
• Si es un diseño concéntrate sólo en el primer rincón o gráfico que vas a dibujar.
• Si es un informe o un memorando concéntrate sólo en el primer punto que vayas a recoger.
• Si es una hoja de cálculo concéntrate sólo en las primeras celdas.

El hecho de mirar sólo a un punto pequeño rompe la resistencia inicial. Y la consiguiente actividad y el movimiento disipan de un plumazo esa sensación de tedio. Puede que esa tarea siga sin motivarte al 100% pero al menos dejarás de verla como algo “matador” y lo más importante: lograrás ponerte en marcha para terminarla.

En Productividad Personal (en tu trabajo diario) hay que saber librar tanto las grandes batallas como las escaramuzas. Da igual si utilizas métodos rimbombantes o sencillas pistas. De lo que se trata es de empezar y terminar.

En momentos así yo me vuelvo hacia una serie de tareas que sé que puedo hacer y que no me va a costar hacer. Son tareas de «baja energía». Siempre tengo cerca una lista de cosas y actividades a las que puedo recurrir justo en momentos así. Si compruebo que mis energías están por los suelos echo mano de esa lista de tareas. Y en pocos segundos encuentro algo útil para hacer que sé que no me va a costar hacer.

Esto, ya lo habrás imaginado, implica un detalle importante: yo ya tengo esa lista preparada por adelantado. Porque sé que esos momentos van a llegar. Así que me preparo para cuando lleguen.

Lo mismo puedes hacer tú creando tu propia lista de Tareas de Baja Energía. Esto, ya verás, te resultará tremendamente útil en la práctica. Y puedes elaborar tu lista de dos formas distintas:

1. Siéntate a analizar tus rutinas de trabajo a la caza de esas tareas. De modo que en un ejercicio de 15 ó 20 minutos anotes una relación de tareas perfectas para momentos así.
2. O bien construye esa lista a medida que vayan surgiendo esas tareas en el día a día. Cuando las anotes en tu lista normal, márcalas o ponles una etiqueta especial que te ayude a agruparlas e identificarlas cuando necesites encontrarlas.

Por supuesto cada uno dará con sus propias tareas de baja energía. Y es muy posible que en tu lista llegues a poner cosas así:

• Ordenar y despejar la mesa de trabajo.
• Revisar tu lista de lecturas (profesionales) pendientes, en Instapaper, Read It Later o Evernote.
• Procesar las últimas notas de tu aplicación de información personal (yo por ejemplo lo hago con Evernote).
• Organizar, clasificar o escanear las últimas tarjetas de visita que te hayan dado.
• Ver algún vídeo-tutorial o una review de YouTube que te ayude a entender o aprender alguna de las aplicaciones que más utilizas.
• Actualizar los filtros y reglas de clasificación de tu Email.
• Hacer un backup de ficheros importantes.
• Limpiar y ordenar carpetas clave de tu ordenador: el Escritorio, carpeta Descargas, la de Clientes, etc.
• Esbozar un mapa mental con el plan de trabajo de mañana. Dado que no lo interpretas como una planificación formal, sólo un dibujo, tu mente lo hace sin esfuerzo.

Al final siempre se trata de acomodar tu estado de ánimo, tu energía, tu capacidad, la de cada momento, a las cosas que tienes que hacer… y que en el fondo quieres hacer.

En tu trabajo tienes que saber trabajar tanto en momentos de alta y baja energía. Y siempre tienes cosas que puedes-debes hacer. Saber elegir qué tareas hacer en cada ocasión es la clave para adaptarte, sacar cosas adelante y no desaprovechar tu tiempo.

• Procrastinación a la vista: «Uff, ¿tener que hacer eso ahora? Es un montón y no me apetece. Mejor lo dejo para mañana, seguro que lo termino».
• Lista de tareas kilométrica: «Uff, tengo un millón de cosas qué hacer. No voy a poder con todo… ¿por dónde empiezo?»

Al final, sea tu mente o tú (sois lo mismo), te engañas, te bloqueas, no avanzas PERO el trabajo sigue delante, esperando por ti. Y recuerda algo que a mí siempre me ayuda a actuar: «El trabajo siempre espera hasta que yo no llegue».

Estrategias de engaño para hacer

Soy argumentos o frases que te dices a ti mismo como forma de superar un bloqueo productivo ficticio o exagerado. Si tu mente te invita a quedarte parado o mirar para otro lado, tú contraatacas con otro argumento que te hace verlo de otro modo. Ese argumento cambia tu punto de vista. De forma que simplifica la situación, resta dramatismo, te anima y te empuja a empezar y a hacer. Porque en esos bloqueos, lo único, lo único que necesitas es arrancar. Cuenta el primer gesto.

Pereza o desgana

Síntoma: Te enfrentas a una tarea que no te apetece en ese momento. Estás a un paso de posponerla para mañana o la semana que viene. La Procrastinación llama a la puerta.

Estrategia: «No me apetece hacerla entera pero al menos sí que puedo hacer un trocito. Voy a trabajar en ella sólo 10 minutos. Aunque no me apetece nada, total 10 minutos no es nada. De hecho casi me he pasado cinco minutos dudando si hacerla o no. Venga, 10 minutos, luego paro y veo qué tal».

Indecisión

Síntoma: Te han encargado una tarea pero no tienes muy claro cómo hacerla, por dónde empezar o a dónde quieres llegar. La has retrasado reiteradamente y sigues mirándola de reojo sin saber si empezar o cómo hacerlo.

Estrategia: «Sigo sin tenerlo claro pero al menos voy a abrir la aplicación. Empezaré sólo anotando lo que me han pedido, algunas ideas generales en forma de frases y luego hago un diagrama o un mapa mental para organizarlo. Eso sí que puedo hacerlo».

Inbox a rebosar

Síntoma: Abres tu aplicación de correo y tu Bandeja de Entrada está a tope (como un centro comercial en rebajas). Desesperación e indecisión. No sabes por dónde tirar o qué hacer.

Estrategia: «Voy a hacer una lectura rápida pero sólo contestaré a los imprescindibles. No pasa nada si dejo emails sin contestar hasta la tarde. No todos los emails son iguales. Responderé a los 5-8 importantes y volveré a mi lista de tareas para hacer trabajo de verdad».

Tareas complejas

Síntoma: La tarea que tienes delante es tan grande y exigente que te desanima. No sabes cómo meterle mano, por qué parte empezar o, si sencillamente serás capaz de terminarla. Y te quedas mirándola a ver si ella sola muta por sí misma.

Estrategia: «No tengo que empezar de principio a fin. No tengo que ir “de 1 a 10″ o “de la A a la Z”. Voy a empezar por la parte más sencilla, la que me apetezca más o la que domine. Luego ya iré viendo».

Lista de tareas enorme

Síntoma: Hay tantas cosas que hacer por delante que la sola visión de tu lista te bloquea y te desanima. Algo que experimentamos especialmente los lunes.

Estrategia: «De mi lista de tareas voy a elegir sólo tres tareas y las voy a anotar en una nueva lista que llamaré la Lista B. A partir de este momento sólo tengo que hacer esas tres cosas. Primero una, luego otra y después la tercera. Al terminar elegiré otras tres».

Son estrategias de “engaño” porque sirven para burlar a una mente bloqueada. El denominador común de todas estas estrategias es cambiar tu punto de vista para encontrar la chispa que tire de ti para empezar… y terminar. Porque en estos bloqueos mentales (que no productivos) lo único que necesitas es el primer impulso.

¿Alguna vez te ha tocado una tarea que te ha llevado varias horas, toda la mañana o incluso todo un día? Esas tareas de gran tamaño, las “Tareas Elefante”, son muy especiales y suponen todo un reto en tu trabajo. En realidad son tareas con trampa, porque encierran a su vez otras muchas tareas que hay que saber entender, planificar y hacer en el mejor momento.

Recientemente traté las Tareas Elefante en mi Curso de Productividad Online. Y me apetecía escribir sobre ellas en el blog, para todo el mundo. Porque todos tenemos que hacerlas en algún momento, y porque creemos (erróneamente) que son “tareas”. Cuando en realidad son miniproyectos. Comparto contigo un puñado de ideas que, tal vez, puedan ayudarte la próxima vez que te enfrentes a una tarea que te llevará unas cuantas horas.

Haz un análisis en papel

Los Mapas Mentales son un recurso muy eficaz cuando quieres estudiar, comprender y organizar el volumen de trabajo que tienes por delante. Tomar una hoja de papel y un lápiz y trazar un mapa mental no te llevará más de 3-5 minutos y este primer paso te ayudará a que los siguientes vayan en la dirección correcta.

Yo, cuando me molesto en dibujar este pequeño diagrama lo hago mejor. Pero mucho mejor. Y al contrario, cuando intento analizar estas tareas y despiezarlas mentalmente, suelo calcular mal y la cago. Porque mentalmente no alcanzo a ver todo el trabajo en conjunto y entender bien todo lo que hay por delante.

Divide y Trocea en partes

En el blog he escrito sobre la fabulosa Técnica de Dividir y Trocear. Si hay un momento bueno para desempolvarla y ponerla en práctica, es a la hora de enfrentarte a una Tarea Elefante.

El hecho (previo) de haber representado visualmente, sobre el papel o una pizarra, todo el trabajo que hay por delante, te ayudará una barbaridad a trocear, dividir y despiezar esa gran tarea en otras muchas. Así que, como si en tu mano tuvieras unas tijeras virtuales, el segundo paso consiste en trocear la gran tarea en partes. En etapas, fases, escalones.

Identifica las partes clave

Todos los pasos son importantes pero el tercero en concreto para mí es importantísimo. En ese ejercicio previo de analizar y comprender la tarea, es crucial detectar los puntos fuertes, las partes más delicadas, las Tareas Clave dentro de esa tarea.

Imagina cualquiera de estas dos tareas y fíjate en lo distintas que son algunas de las partes en términos de exigencia para ti…

• Preparar un Informe-Análisis: dentro de esa tarea tendrás que recopilar información que tienes en varias carpetas y papeles, ir a varias webs y bucear entre sus datos, redactar un texto en el que presentas conclusiones y propones nuevos pasos.
• Preparar una Presentación: dentro de esa tarea tendrás que buscar iconos y fotografías para utilizar en tus transparencias, pensar creativamente para exponer visualmente una idea compleja, encontrar las palabras con las que quieres empezar y terminar tu charla.

Son sólo dos sencillos apuntes pero creo que te haces una idea. Dentro de esa Tarea Elefante cada parte es distinta, tiene más o menos impacto, exige más o menos de ti. Habrá partes que tengas que cuidar más, que situar en tus horas más productivas, que proteger de distracciones e interrupciones. Y otras no tanto, porque sean más mecánicas o de baja intensidad.

Las Tareas Elefante son tareas con trampa, porque encierran otras muchas tareas que hay que saber entender, planificar y hacer en el mejor momento.

Distribuye las partes con inteligencia

Este paso es consecuencia directa del anterior. Toda vez que tienes identificada la naturaleza de cada parte de la tarea, te resultará más sencillo repartirlas a lo largo de las próximas horas, la mañana o todo el día que exija esa tarea. No es lo mismo hacer la parte creativa al comienzo del día, cuando estás más fresco e inspirado, que después de comer con el sopor de la tarde/digestión.

De este modo, puedo acordar conmigo organizarme así: «Empezaré con la parte de escribir, la más creativa. La haré nada más empezar, que es cuando más despejado estoy. El tema de fotos y maquetación lo puedo hacer hacia el final de la mañana…». Y así con cada una de las partes. Elegir el mejor momento, la mejor hora, para cada una de esas partes, resulta clave para terminarla bien.

¿Y el resto de tareas?

Evidentemente no sólo tendrás que hacer esa tarea. Sino compaginarla con otras y variadas (Email, llamadas, tareas complementarias…). El hecho de esquematizar, dividir, trocear e identificar las partes clave y menores, te permitirá organizar el día (o los días) con mucha más facilidad. Y así podrás distribuir todas las piezas sobre el tablero con más criterio. De lo contrario, improvisarás y terminarás haciendo una chapuza (eso es, al menos, lo que me ocurre a mí.)

Hacer esta mini-planificación (rápida, no estoy hablando de más de 10-12 minutos) te ayudará a hacer antes y mejor esas Tareas Elefante. Porque hay que dar con la forma de compaginarlas con otras cosas, garantizar que las haces bien de principio a fin y, sobre todo, que no descuidas las partes más importantes. Y eso ciertamente es difícil cuando duran varias horas y tu concentración y energía van poco a poco hacia abajo.

Piensa por un instante en la cantidad de microtareas que haces al cabo del día. Son cosas muy pequeñas que no llaman la atención, sin impacto y sin importancia y que no cuesta hacer. Pero que hay que hacer. Por ejemplo alguien te pide que confirmes una cifra o un dato y sólo tienes que abrir un archivo y comprobarlo. Papeleo, chequeos, ciertas llamadas, comprobaciones, revisiones, confirmaciones, correcciones rápidas… Sí, ese tipo de cosas.

Haces una… fácil. Haces dos… fácil también. Pero, ¿qué pasa cuando sin que te hayas dado cuenta se han juntado 10 ó 15?; ¿qué pasa cuando le quitan tiempo y atención a las Tareas Clave?; ¿qué pasa si un día tras otro se acumulan y nunca encuentras el momento para hacerlas? Saber hacer y dominar este tipo de tareas es esencial cuando intentas que te lleguen las horas del día y terminar el trabajo importante con más calidad.

Yo durante mucho tiempo no me tomé en serio estas tareas. Y así me fue. Y que es al final terminan por complicarte el día. Las pasas por alto y son germen de incómoda procrastinación, de innecesarias complicaciones, de futuras urgencias. Casi siempre somos nosotros los que nos saboteamos a nosotros mismos por no saber hacer bien las cosas.

Estas son las claves que me han ayudado a mejorar a la hora de hacer estas microtareas:

1Aplica la Regla de los 2 Minutos

Regla sacada del GTD que yo prefiero llamar “El Minuto de Oro”. Es una regla que cuando la practicas activamente te preguntas cómo pudiste vivir sin ella. Dice así: siempre que te encuentres con una tarea que puedes hacer y terminar en 1-2 minutos, hazla en ese instante. Siempre y cuando no estés en medio de una tarea importante, que exija concentración y cero interrupciones, ataja y despacha esa nueva microtarea en cuanto se presente. Valórala in situ y decide: «¿puedo terminar esto en 1-2 minutos?»

Resulta pasmoso comprobar la cantidad de trabajo que se puede adelantar cuando uno permanece vigilante y atento para aplicar esta regla a lo largo de todo el día (porque no sólo vale para el trabajo, también para casa). Son esas “piedrecillas” las que, si se acumulan o se dejan para otro momento, terminan por complicarte las cosas y hacer que termines a las mil. Si hay algo que puedes terminar en 1-2 minutos, evita el “ya lo haré luego”. Ventílalo ya y despeja el día.

2Sepáralas o mantén una lista paralela

Si por tu tipo de trabajo tienes que hacer muchas de estas tareas, tal vez sea una buena idea mantener una lista paralela distinta a la de tus tareas principales. ¿Por qué una lista separada?

1. Te ayudará a no mezclar tareas y tener bien identificadas (y apartadas) cuáles son las importantes.
2. Puedes elegir el mejor momento del día para hacer unas y otras.
3. Elimina la sensación de saturación de trabajo. Porque aunque el número de microtareas sea mayor, sabes que no te costará hacerlas.
4. Cuando hay ratos libres o huecos entre compromisos o citas, puedes adelantar echando mano de esa lista.

Y si no quieres mantener una lista separada, al menos marca esas microtareas de algún modo para poder distinguirlas del resto. Si estás trabajando y se presenta una microtarea y no puedes-quieres hacerla, anótala y ponle una etiqueta o una marca que te ayude a identificarla rápidamente después.

El problema de estas tareas es que por separado son sencillas. Pero cuando se juntan unas cuantas nos complican el día y siempre las hacemos en el peor momento.

3Elige el momento de hacerlas con cuidado

Por su naturaleza son tareas que exigen poca energía, poca concentración, poca intensidad. Empezar el día haciendo este tipo de tareas es a priori una mala decisión, porque estaríamos desaprovechando una energía valiosísima que debería destinarse a cosas importantes.

Lo mejor es hacerlas en momentos de baja intensidad o cuando ya estemos algo más cansados. Por ejemplo hacia el final del día o a media tarde. Y si por tu trabajo tienes que hacer muchas de estas tareas y las mantienes en una lista paralela, hazlas en dos momentos del día. Por ejemplo: al final de la mañana y al final de la tarde.

Fijando por adelantado un momento para estas tareas consigues dos cosas valiosísimas: 1) hacerlas en el mejor momento en función de tu energía-ganas; y 2) despejar el día para centrarte y volcarte en las cosas importantes de verdad.

4Aprovecha ratos libres para hacerlas

Un hueco entre reuniones, una visita que se retrasa, una tarea que se terminó antes, una cancelación o un espera en un aeropuerto… ¿«Ratos muertos»? Todos los ratos están muy vivos… sólo hay que saber qué hacer con ellos.

Puedes aprovechar para descansar o para adelantar trabajo rescatando tu lista de microtareas y exprimiendo esos 5 ó 10 minutos que te acaban de regalar. Dado que son tareas minúsculas en muy poco tiempo puedes pegar un buen empujón a lo que está en esa lista. Despejarás el día, reducirás el agobio, sentirás satisfacción y estarás más listo para lo siguiente, sin duda más importante.

La Productividad Personal son pequeños detalles. Y los pequeños detalles de las pequeñas tareas cuentan mucho más de lo que aparentan. Cuando empecé a cuidar y hacer bien estas microtareas diarias noté una diferencia abismal: tenía más energía, tiempo y ganas cuando tenía que enfrentarme a las tareas importantes. Y ahí está el quid de todo.