«PÍLDORAS PRODUCTIVAS» son sencillas anotaciones con ideas y recetas de Productividad en menos de 280 caracteres.

Malos hábitos tuve, tengo y tendré. Pero si algo he aprendido en los últimos cinco años de mi vida es que cualquier hábito se puede cambiar, se puede mejorar. No importa lo difícil o malo que sea mientras quieras extirparlo. Es posible eliminar esos malos hábitos y sustituirlos por otros más positivos y beneficiosos para ti.

De los malos hábitos se pueden decir infinidad de cosas, pero posiblemente la más importante es la siguiente; quédate con esta idea: los malos hábitos te impiden ser mejor.

Los malos hábitos te limitan, te lastran, te zancadillean, te frenan, te paran y en el día a día te hacen vivir a medias. Eres menos de lo que podrías ser, das menos de lo que podrías dar, vives menos de lo que podrías vivir. Ésa es la motivación que me mueve a animar a las personas (y a mí mismo) a mejorar sus hábitos.

Los malos hábitos tapan todo lo bueno que tienes y eres. Los malos hábitos te hacen peor.

Esos malos hábitos los hay de todos los colores y sabores, pero sí es cierto que hay algunos, un puñado de ellos, que se repiten con más frecuencia. En mi experiencia a la hora de tratar con personas que quieren mejorar su Productividad Personal, generalmente me encuentro con estos “7 Magníficos de los malos hábitos”.

1. Trabajar con distracciones y notificadores electrónicos abiertos.
2. Contestar al teléfono en cuanto suena, no apagarlo o no utilizar el buzón de voz.
3. No planificar —o hacerlo mal— las tareas Clave, las tareas Menores y las tareas Periódicas.
4. Leer el Email a primerísima hora de la mañana y/o hacerlo cada 15 minutos // Artículo.
5. No saber descansar: ni pausas entre tareas ni descanso rico y variado // Artículo.
6. Caer en la multitarea // Artículo.
7. Exceso de información y/o actividad online (no-profesional) // Artículo.

¿Te ves reflejado en alguno de ellos? ¿En varios a la vez? Yo, en varios.

Si estás dispuesto a cambiar, a mejorar, no puedo más que animarte pero sobre todo sugerirte que intentes un cambio inteligente. Recuerda: todo el mundo puede cambiar pero no todo el mundo cambia. La clave está en el cómo vayas a intentar ese cambio. Ahí van las claves que siempre me han funcionado a mí para lograr ese cambio efectivo:

• Intenta un solo cambio a la vez.
• Que ese cambio sea muy, muy pequeño.
• Que sea muy, muy concreto y preciso.
• Repítelo todos los días o con mucha frecuencia. El nuevo hábito se desarrolla a base de repetición.
• Párate a evaluar cada cierto tiempo. ¿Cómo te está yendo?

“Me puede el día a día. Tengo los objetivos bastante claros y mis prioridades definidas pero me pierdo en el ritmo diario. Quiero ser productivo pero es muy difícil”.

No sé si te sientes identificado con este mensaje. Muchas personas me transmiten con manifiesto desánimo estas o parecidas frases. Claro que es difícil conjugar Productividad-ritmo diario. Si fuera fácil todo el mundo lo conseguiría (y yo no tendría trabajo). Pero en esa superación está el desafío… y la incalculable recompensa de conseguirlo.

Si tú estás en esa o parecida situación, dejarte llevar y no hacer nada es lo PEOR que puedes hacer.

Porque 1) esas situaciones siempre van a peor 2) o lo arreglas tú o nadie lo va a solucionar por ti y 3) estrés y ansiedad sólo contribuyen a degradar tu trabajo y tu vida (personal y familiar).

Mis reglas para romper el caos

Si algo no va bien, hay que cambiarlo. Y si muchas cosas no van bien, hay que cambiarlas. Una por una.

Yo hace unos años estuve al borde de romper. Física y psicológicamente. Y me salvó pensar y grabarme a fuego estas tres frases:

• Por sí solos los problemas nunca se arreglan. Contemplarlos y lamentarme sin corregirlos no hace sino aumentarlos.
• Haciendo lo mismo que ayer tendré siempre el mismo resultado. O tomo otro camino —otros hábitos— o siempre llegaré al mismo lugar.
• Mejorar exige decisiones y sacrificios. ¿Estoy dispuesto a mejorar?

Tener bien definidos tus objetivos y tus prioridades NO vale para nada si no actúas. Simplemente con decirlo no lo consigues. Esa es la “mala” noticia.

Por algún lugar hay que empezar a mejorar…

Desde luego es un tema complejo que no pretendo reducir a unas pocas lineas de un artículo. Pero sí dar alguna pista que, tal vez, pueda ayudarte a mejorar algún rincón de tu vida/trabajo, si es que funciona mal o no funciona del todo.

Algunas de estas 20 ideas me han salvado el culo (léase no literalmente) y han conseguido DE VERDAD que mi eficacia y rendimiento diario que estaban bajo mínimos, ahora tengan un nivel relativamente bueno. (En muchas de ellas he adjuntado un enlace al artículo que en su día escribí sobre ello.)

1. Planifica tus tareas. Esto es, fotografía y conoce con anterioridad (el día antes) qué es lo que te espera mañana. Estudia el terreno y la ruta antes de ponerte a caminar.
2. Distingue nítidamente entre las Tareas CLAVE, las Tareas MENORES y las Tareas BASURA. Administrarte bien y decidir cuánto de tu “yo diario” destinas a unas y otras es fundamental.
3. Desprecia o ignora por completo las Tareas Basura. Parecen Urgentes e Importantes y ni son ni una cosa ni la otra. Destruyen tu Productividad y tu Motivación.
4. No aceptes las interrupciones como tu plan de vida. Son zancadillas continuas a tu concentración y a tu ritmo de trabajo. Aprender a evitarlas o manejarlas, si es que se presentan, resulta esencial. Un corredor tiene que correr, no pararse cada quince metros.
5. La Información en Internet puede ser un tesoro o un pozo sin fondo. Consumir información tiene mucho que ver con saber administrarla. La sobreinformación en la que viven muchos es un problema real en nuestra Productividad diaria // Artículo.
6. Prepara bien las reuniones y si las convocas tú asegúrate que los demás hacen lo mismo // Artículo.
7. La Motivación (con mayúsculas) es tu gasolina diaria. ¿Por qué haces las cosas? ¿Qué es lo que te mueve? La desmotivación alimenta el caos diario // Artículo.
8. Atención al tiempo-energía que te roba el Teléfono. Sé directo, conciso y vete al grano. Aprender a no contestar y utilizar el buzón de voz contribuye a tu eficacia.
9. Vete más despacio. La “no-aceleración” te da consciencia, control y capacidad de reacción; e imprime calidad y excelencia a lo que haces. Párate. En dos o tres momentos del día, párate y no hagas nada durante un minuto. Descansa, respira y retoma el control.
10. Empieza a decir “no”. No a otros, no a otras actividades, no a otros compromisos. Intenta contentar a todos y llegar a todo… y te quedarás por el camino. Hacer más cosas te transmite “euforia productiva” pero la calidad de tu trabajo va a menos. El puzle tiene un número limitado de piezas.
11. Aprovecha los “rincones del día”. Son pequeños lapsos de tiempo que el día nos regala y que muchos llaman “ratos muertos”. Todos los ratos están muy vivos, sólo hay que saber qué hacer con ellos //Artículo.
12. Consigue 1-2 horas de trabajo ININTERRUMPIDO. De las 8 (o más) horas que trabajas cada día… ¿cuántas horas de trabajo REAL consigues? // Artículo y Artículo.
13. Cuida y mima las Tareas Clave. Son las que de verdad tienen impacto, producen resultados y tienen que ver con tu trabajo. Hazlas cuando más fresco estés.
14. Haz descansos entre tareas. Tu energía y rendimiento describen una parábola descendente a lo largo del día. Con cada minuto, das menos. Recupérate con frecuentes pausas cada 45 minutos o 1 hora.
15. Atención al tiempo-energía que te roban las Redes Sociales. No olvides por qué entras en ellas y qué te aportan de verdad // Artículo.
16. Concéntrate en Terminar. Planificar, sí. Hacer, sí. Pero por encima de todo Terminar, Completar y Rematar las tareas. Invierte más energías en Terminar que en abrir nuevos frentes // Artículo.
17. Distingue nítidamente entre el TENGO, PUEDO y DEBO. Lo que hemos asumido, damos por hecho, entendemos como necesario o lo que nos autoexigimos no siempre es lo que correcto.
18. Domina las aplicaciones que más utilizas. Si tu trabajo (y su calidad) depende de dos o tres aplicaciones, tienes que conocerlas a fondo hasta poder explicarlas a otros // Artículo.
19. Reduce las Tareas Periódicas o Diarias. En la práctica actúan como una hipoteca vital porque quieras o no, las tienes que hacer. Reducir su número, su frecuencia o su tiempo es ganar espacio para otras tareas de más impacto // Artículo.
20. Atención al tiempo-energía que te roba el Email. Que tu aplicación de correo no se convierta en el centro de tu día; que los mensajes que te llegan no marquen tu ritmo de trabajo; y que su ficticia urgencia no dicte tus prioridades // Artículo.

Tener claros los conceptos de Productividad Personal, tener bien definidos tus objetivos y tus prioridades NO vale para nada si no actúas. Si no decides, cambias, sacrificas, ajustas, rectificas, eliges o mejoras las cosas. Simplemente con decirlo no lo consigues. Esa es la “mala” noticia.

Hoy te traigo tres nuevas ideas para integrar en tu aplicación de Email y que te facilitarán el proceso de identificar ciertos correos. Recuerda que, aunque todos entran por la misma puerta, no todos deben ir a la misma habitación. Los correos, al igual que las tareas y los japoneses, no son todos iguales.

Hay que identificar cada mensaje para tratarlo en su medida. Saber distinguirlos te ayudará a racionalizar y dosificar el tiempo y energía que consumen unos y otros. Y a la hora de conseguirlo de un manera rápida, los filtros inteligentes tienen mucho que decir ya que automatizan la clasificación de gran parte de tu correo entrante.

Si todavía no trabajas con este fabuloso e indispensable complemento en tu Email, empieza hoy mismo. La diferencia de trabajar con o sin filtros inteligentes, es abismal, sideral. Tu Productividad se disparará. (Si no los conoces te recomiendo la lectura de este artículo.)

1Filtro para los VIPs

Crear una carpeta (un filtro, una regla) para los mensajes enviados por ciertas personas o empresas ofrece numerosas ventajas. Te ayuda a aislar esos correos del resto, evitando que se mezclen con otros de escasa importancia. Y te permite agilizar el procesado del Email ya que empezarás siempre por esos mensajes, por poner dos ejemplos

Puedes crear una carpeta donde filtrar los correos de tu jefe o supervisor, o bien los de tus clientes o proveedores principales. Bajo ningún concepto esos mensajes pueden estar a la par del resto.

Para ello identifica qué personas o empresas envían los correos IMPORTANTES y crea una carpeta para ellos. Ahí irán a parar los mensajes que exigen acciones y que producirán resultados. Correos que de verdad tienen que ver con tu trabajo.

2Filtro para un Proyecto

¿Estás trabajando en un proyecto especial y recibes muchos correos? Si participan muchas personas y si se genera mucha actividad en torno a él, es facilísimo acumular 10 ó 20 correos diarios relacionados con el mismo proyecto. Aíslalo del resto con una carpeta especial.

Eso evitará que satures tu Bandeja de Entrada —con el consiguiente aumento del estrés—, te permitirá reunir fácilmente y confinar en un mismo lugar los correos de ese proyecto tan importante, y si tu actividad actual gira en torno a él, podrás empezar a procesar tu correo empezando desde esa carpeta.

3Filtro para tu Equipo

A día de hoy hay formas mucho más eficaces y eficientes de trabajar y colaborar en equipo que intercambiar emails. Pero si es el caso puedes valerte de un filtro para clasificar automáticamente todos los correos que te envíen tus compañeros de departamento y que tienen que ver con varios proyectos distintos.

Y si acordáis un criterio común a la hora de redactar los “asuntos” de los mensajes, todavía serán más útiles. Así, mensajes que empiecen por “ERROR, “FALLO”, “CLIENTE”, “TAREA” o similares, serán mucho más fáciles de identificar, clasificar y naturalmente atender. Ganaréis todos y vuestro trabajo será más cómodo.

Recomendaciones sobre los Filtros

Unas rápidas sugerencias para conseguir que nuestra estructura y política de filtros sean, de verdad, de ayuda real:

1. Planifica con lápiz y papel. Tómate unos minutos porque en juego está agilizar tu Email diario.
2. No multipliques innecesariamente los filtros. Pon sólo los que de verdad necesites y de verdad agilicen tu flujo de trabajo.
3. Revisa, ajusta y elimina con frecuencia. El Email es algo vivo y lo mismo le ocurre a los filtros. Ayer podían ser necesarios pero ya no aportan nada. Cámbialos.
4. Estudia con la naturaleza de tus mensajes. Precisamente como es algo vivo, se crean oportunidades para mejorarlo con nuevos y mejores filtros.

Déjame hacerte una pregunta: ¿Cuándo fue la última vez que conseguiste una hora de trabajo ininterrumpido de verdad? Hablo de una hora completa en la que estuviste totalmente centrado y atento a lo que hacías. Trata de recordarlo ahora y sobre todo párate a considerar y valorar en el resultado de tu trabajo.

A menudo me preguntan cuál es el ingrediente principal de la Productividad Personal. No sé qué opinarán otros pero en mi caso personal lo tengo muy claro: es la CONCENTRACIÓN.

Y la Concentración no es la capacidad de doblar cucharas con la mente o mover objetos de la habitación a lo Yoda. Yo me refiero a la Concentración entendida como “Concentra-Atención”. O dicho de otro modo: tu Atención sumada a la ausencia de Interrupciones. Introduce ese ingrediente clave en tu flujo de trabajo, en tu rutina diaria, y lograrás disparar tu Productividad hasta límites inimaginables.

¡Al asalto del castillo!

La Concentración es una princesita virgen que vive en el torreón de un castillo. Ese castillo está siendo asediado y atacado de forma permanente e incansable por tribus de bárbaros. Y sólo tienen un único objetivo y harán lo que sea para conseguirlo: asaltar el castillo y llegar hasta la princesita. Nuestra misión, tu misión, es levantar defensas y proteger a la princesita. Cuantas más empalizadas, muros, fosos, trampas, barricadas, catapultas, lineas de arqueros y de soldados pongas, más a salvo estará la princesa del reino.

Ábreles la puerta de par en par y los bárbaros entrarán sin perder un minuto, ascenderán las escaleras de dos en dos y llegarán hasta el torreón sin ningún esfuerzo. No hacer nada por detener las distracciones y las interrupciones es pasaporte directo a la improductividad, a no terminar tus tareas, al estrés y la ansiedad y a la sensación de que hagas lo que hagas nunca llegan las horas del día.

Procúrate una hora o dos horas de trabajo ininterrumpido al día y tu rendimiento como profesional se multiplicará exponencialmente.

Momentos de Concentra-Atención

Nuestro rendimiento es bajo o no mejora porque en nuestro día sólo tenemos breves momentos de “Concentra-Atención”. Nuestra Productividad, nuestro rendimiento, el hacer las tareas, está a merced de los Emails que recibimos, de las llamadas a nuestro teléfono fijo, de los SMS que llegan a nuestro móvil, de un compañero que se acerca a nuestra mesa, de un notificador de Twitter, de bucear en nuestra colección de MP3 o de una mosca que se posa sobre nuestro monitor.

En lugar de tener dos o hasta tres horas de Concentra-Atención tenemos contados ratos o pequeñísimos momentos de cierta atención. Así es imposible que nos lleguen las horas del día. Ni 50 ni 60. O luchamos (defendemos el castillo) para conseguir periodos más prolongados de Concentra-Atención o nunca sacaremos adelante —y con brillantez— nuestro trabajo.

Trabajando con otros

“En mi oficina es imposible concentrarse. Hay interrupciones cada cinco minutos y no hay quien trabaje”. ¿Y qué vas a hacer? Porque dar el castillo por conquistado antes del combate no lo veo ni profesional ni maduro ni razonable.

Por supuesto que en el mundo real hay y habrá interrupciones. Eso es inevitable. Pero hay muchísimas interrupciones que sí puedes evitar, más de las que crees. Hay muchas cosas que sí puedes hacer para defender el castillo. Pero hay que ponerse a ello y sobre todo ver la repercusión de no hacer nada.

¿Cómo conseguir la Concentra-Atención?

Mañana, no, corrijo, hoy mismo, conjúrate, comprométete y pelea para conseguir una sola hora de trabajo ininterrumpido con toda tu Concentra-Atención. Y luego evalúa.

Conseguir ese momento es una suma de hábitos, o de gestos o de rutinas. Creo que cada uno tiene que tener las suyas propias pero hay algunas que sí podemos compartir entre todos:

1. Ten MUY claro qué tarea tienes que hacer y qué tienes que hacer.
2. Segundos antes de empezar di incluso en voz alta lo que vas a hacer, el propósito y lo que quieres y vas a conseguir.
3. Haz sólo una cosa a la vez. Multitarea = distracciones + interrupciones.
4. Que lo que hagas sea pequeño. Una tarea pequeña y sencilla facilita la concentración. Y si es grande o compleja despiézala en pequeñas tareas.
5. Cierra cualquier notificador de tu ordenador: tu Email, Twitter, Facebook y cualquier campanita que “ding” o “dong”.
6. Pon tu móvil en silencio y boca abajo. Si llaman que te dejen un mensaje en el buzón de voz, que para eso lo pagas todos los meses.
7. (Sólo si te ayuda) Escucha una música que fomente tu atención.
8. Si estás en una oficina pide que no te pasen llamadas.
9. Pide y advierte a tus compañeros que NECESITAS una hora de trabajo continuado. Que NO te molesten.
10. Ponte unos auriculares. Aunque no estés escuchando música si alguien te ve así tendrás menos posibilidades de que te interrumpa.

Y también, no seas tú “el bárbaro” para otros. Interrumpir a otros con cualquier chorrada puede parecer inofensivo para nosotros pero tiene un gran impacto negativo para los demás. Ser productivo también es respetar el tiempo y energía de los demás.

Experimenta y prueba nuevas soluciones y nuevos métodos. Si los bárbaros conquistan el castillo a la primera, no hay que darse por vencido. Hay que probar nuevas defensas hasta conseguir detenerlos.

Procúrate una hora o dos horas de trabajo ininterrumpido al día y tu rendimiento como profesional se multiplicará exponencialmente. De verdad que hay un antes y un después. Y te aseguro que no es una frase hecha.

«PÍLDORAS PRODUCTIVAS» son sencillas anotaciones con ideas y recetas de Productividad en menos de 280 caracteres.

«PÍLDORAS PRODUCTIVAS» son sencillas anotaciones con ideas y recetas de Productividad en menos de 280 caracteres.

Con Listhings puedes plasmar tus ideas utilizando distintos colores y tamaños para las notas

El verano pasado en Úbeda (Jaén) tuve la oportunidad de conocer a Patrick Doyle, uno de mis compositores de cine favoritos. Escuchando la charla que nos dio me di cuenta que utilizábamos un método muy parecido para volcar, organizar y conectar ideas: un tablón de corcho donde vamos poniendo notas y tarjetas.

No son tareas que tenemos que hacer, ojo, sino ideas, conceptos y propuestas para incluir o desarrollar en cualquier proyecto: una banda sonora, un libro, una presentación, el lanzamiento de un nuevo servicio o producto, etc. Así es cómo organicé y desarrollé la estructura de mi libro y así es cómo suelo trabajar cuando tengo un proyecto de tamaño medio-grande.

Siempre empiezo en analógico antes de saltar a lo digital. En mi caso —y en el de muchos, según he podido comprobar— mi Creatividad funciona mejor. Es cuando con más naturalidad fluyen y relaciono las ideas que luego terminarán en formato digital. Aquí a mi lado, mientras escribo esto, tengo mi panel de corcho con las notas para el próximo taller de Tecnología que doy en Barcelona en un par de semanas.

Por eso al descubrir Listhings se me ha venido a la cabeza el bueno de Patrick Doyle y mi corcho. Porque Listhings no es más que un panel de corcho virtual donde puedes ir colocando notas con distintos colores como si fueran post-its tradicionales. Y lo traigo aquí hoy no para proponerlo como sistema de organización de tareas, sino como método para volcar y estructurar ideas y conceptos para tus proyectos.

Para conocer sus posibilidades puedes entrar y empezar a utilizarlo sin tener que crear una cuenta —aunque puedes hacerlo claro—. Me ha gustado por su extrema limpieza y sencillez, por lo sencillo que resulta utilizarlo y porque para alguien no habituado a organizar ideas en “modo analógico” puede resultar muy interesante.

Listhings es una aplicación web gratuita, con lo que siempre podrás acceder a tu panel de ideas estés donde estés. Pero lo importante de Listhings, un panel de corcho tradicional o una hoja de papel, es que sirvan verdaderamente para exprimir tu Creatividad. Una herramienta útil para volcar ideas y convertirlas en mensaje, en producto, en servicio, en acción.

La Procrastinación es uno de mis “pecados productivos” favoritos y llevo cayendo en él desde que era niño. Con el tiempo he ido moderando y eliminando sus efectos, y especialmente en los dos últimos años he logrado un relativo éxito en la anti-procrastinación… pero sigo tropezando en la misma piedra.

Y digo que es uno de mis pecados favoritos por el intrincado —y a veces divertido— trasfondo psicológico que se esconde tras él. Cuando estamos a punto de caer en la Procrastinación se produce en nuestro interior un feroz debate con argumentos yendo y viniendo como si estuvieran frente a frente en una justa medieval.

A veces no. A veces atajamos el debate con un simple y contundente: “paso, ya lo haré mañana”. Pero en la mayoría de las ocasiones dentro de nosotros se inicia un debate mental con argumentos a favor y en contra de hacer —o no— la tarea que teníamos prevista. Y por lo general, ese debate cumple alguna o todas estas reglas:

1. Justo ahora no es el mejor momento.
2. No estoy a tope, no me veo en condiciones.
3. Siempre hay algo más atractivo que hacer.
4. Buff, es demasiado trabajo.
5. Hoy no, pero mañana SEGURO que lo hago (quizá porque el sol brillará con más fuerza)

Sea como fuere, la Procrastinación siempre tiene un efecto: se deja sin hacer la tarea que teníamos que hacer, a la que nos habíamos comprometido o la que habíamos planificado. Y eso siempre tiene dos impactos en nuestro trabajo/vida: cargamos de una tarea extra el día de mañana —siempre y cuando mañana no procrastinemos también, claro—; y además nos estamos cargando de estrés —la ansiedad por la tarea no comenzada que queda pendiente hasta… quizá mañana.

Si te preocupa especialmente la Procrastinación, te interesará seguro un artículo que escribí hace muchas lunas, pero que personalmente me ha servido para mejorar mucho.

Hay una constante —bueno hay varias— que se repite en todos los cursos y talleres de Productividad que doy a empresas y grupos de trabajo: “Berto, tengo un problema con el Email”. Da igual el cargo, perfil, edad, sexo, empresa en la que trabajen o actividad que desarrollen. La inmensa mayoría de nosotros tenemos un problema con el Email.

Y es lógico. Nadie nos ha enseñado a relacionarnos y utilizar el correo electrónico. Un día nos pusieron delante de un Outlook o similar y nos dijeron: “hala majo, ahí lo tienes, sé productivo”. Tuvimos que aprender por nosotros mismos o por lo que nos sugerían otros y hemos aprendido mal. Hemos desarrollado malos hábitos.

En los últimos años he llevado a cabo algunos cambios en mi vida y en mi trabajo. Unos me han salido bien, otros mal y otros muy mal. Entre los que han funcionado está el haber reconstruído y rehecho por completo mi relación con el Email. Casi desde cero. Y ha sido un cambio dramático no tanto por los nuevos hábitos desarrollados como por los colosales resultados que he conseguido.

Mejorar mi relación con el Email ha tenido un impacto formidable en mi Productividad y en mi capacidad para “estirar” mis horas de trabajo. El Email, de verdad y en serio, era un problema para mí.

Ahí van algunos hábitos —sólo algunos porque se podría escribir un libro— que me han ayudado a mejorar DE VERDAD (por cierto los comparto porque ése es mi trabajo y parte de mi vida. Yo aprendo más y vivo más cuando comparto con otros… no cuento estas cosas para intentar dar lecciones a nadie o pretender ser un sabelotodo. Lo comparto porque creo que puede ayudar):

1Si tienes un problema, cambia algo ya

Si todos los días sufres el correo y se ha convertido en un verdadero agujero negro para tu Productividad, ¿a qué esperas para cambiar algo? Las cosas no se solucionan solas y mucho menos algo como el Email. Tienes que decidir e intervenir.

Hacer justo lo mismo que ayer y que anteayer no va a solucionar tu problema. Lo único que conseguirás es perpetuar tu estado de insatisfacción, ansiedad o incluso crisis. No hacer nada es la mejor fórmula para seguir sufriendo el Email.

2“Emailear” no es tu trabajo

Es parte de tu trabajo, pero tu trabajo será otro distinto y desde luego mucho más importante. El Email, como tantas otras herramientas digitales es eso, una herramienta y nada más. Está ahí para ayudarte a conseguir cosas, a cerrar tareas, a generar resultados.

En una ocasión en una oficina de una conocida empresa de Internet escuché esto: “Qué bien, hoy casi no recibo emails… por fin puedo trabajar en paz”. ¿Pero cómo alguien puede permitir que el Email le marque su ritmo de trabajo o la planificación del día? Si tus esperanzas para tener un día productivo las depositas en recibir pocos mensajes, mal vamos.

Resulta esencial liberarnos de esclavitudes, sin duda, pero sobre todo distinguir nítidamente qué actividades y tareas son nuestro trabajo de verdad. Qué cosas me van a ayudar a mí a dejar huella y a generar resultados tangibles de verdad. El problema lo tenemos cuando creemos que contestando emails hacemos mejor nuestro trabajo o, peor, que es nuestro trabajo. Confundimos la carretera con el coche.

3Cerrar tu Email no te va a matar

Cuando propongo a alguien que cierre su aplicación de Email y que sólo la abra dos o cuatro veces al día me miran como si fuera un pederasta o un terrorista. “¡Pero cómo osas decir tamaña blasfemia!”, parecen decirme.

Hay personas cuyo día y cuya actividad gira en torno a la aplicación de Email. Y si no la tienen abierta creen que se están perdiendo algo, que son malos trabajadores o que son improductivos (!). El problema no es tener abierta la aplicación sino que los mensajes que vas a ir viendo van a condicionar, limitar y debilitar tu atención, tu ritmo de trabajo y tu planificación.

Ciérrala ya mismo y reduce el número de veces que la abres. Verás que de forma sorprendente y sustancial tu concentración y tu capacidad de trabajo se multiplican.

Salvo que tu trabajo sea justo ése, tu trabajo NUNCA puede ser gestionar el Email.

4¿Desayunas cereales o emails?

Hay gente que lo primero que hace al levantarse (incluso de pie y en pijama) es ver cuántos y qué mensajes han recibido durante la noche. Prueba mañana mismo a romper con ese malísimo hábito que sólo consigue condicionar y desbaratar tu plan de trabajo para el comienzo del día.

Retrasa 45 minutos o una hora esa lectura de mensajes y ponte cuanto antes con la primera Tarea Clave del día. ¿De verdad no puedes contenerte y esperar una hora? Si lo haces verás que el mundo no se viene abajo y tendrás 60 minutos de absoluta tranquilidad y concentración para hacer y terminar una de las grandes tareas del día.

Prueba mañana mismo, no esperes, prueba a hacerlo así y luego me cuentas qué ha pasado, si un rayo te ha partido a la mitad o si ha sobrevenido una nueva glaciación. O si por el contrario has podido empezar el día con más control y relajación.

5El arte de escribir correos

Es increíble ver lo mal que escribimos los emails. Y por dos motivos: primero porque es difícil y segundo porque nadie nos ha enseñado. Mis tres recetas favoritas para ser más eficaces y eficientes a la hora de redactar (una actividad que consume mucho más tiempo y energías de lo que parece):

1. Sé directo. No te enrolles, ni escribas el Génesis ni el Quijote. Vete al grano, sé conciso y hazlo ágil.
2. Sé preciso. ¿De verdad le estoy contestando lo que me pedía? ¿Tiene toda la información que necesita? Ser preciso, específico y explícito te ayudará a ti y los otros.
3. Cuida el “asunto”. Escríbelo tras escribir tu mensaje, del mismo modo que una noticia se titula tras ser redactada. Sé directo y preciso en el Asunto y te ayudarás a ti y a los otros.

Sobra decirlo porque cae de cajón pero por si acaso: esta es MI FÓRMULA personal. Entiendo que cada caso, cada trabajo y cada persona son distintas y tienen sus particularidades. Puede que lo que me funcione a mí no lo haga contigo pero si me preguntas te diré: actuar, modificar y mejorar los hábitos y gestos del Email tendrá un impacto brutal en tu Productividad.

Si sufres el Email, te animo a cambiar “algo” YA. Si no, no habrá mejora.