Cómo serán los cursos

Son cursos de 8 horas en los que juntos abordaremos las claves para encontrar el trabajo inteligente. Planificar, priorizar, cuidar las distracciones, gestión del Email y también una parte dedicada a la tecnología productiva.

Estarás en un grupo reducido (no más de 12 personas) para que podamos interactuar, charlar y descubrir juntos con mucha más facilidad. Tendrás materiales de formación y de regalo mi libro Gestiona Mejor tu Vida.

Próximos cursos en abierto

Antes de que termine este año 2011 impartiré dos cursos distintos. Todos duran 8 horas y se celebran en Madrid, en las propias instalaciones de Akoras (en la calle Ferraz).

• Primer curso: viernes 18 y sábado 19 noviembre. Ocho horas repartidas en dos jornadas. Hay 12 plazas disponibles.
• Segundo curso: sábado 3 diciembre. Ocho horas impartidas en una única jornada. Hay 12 plazas disponibles.

¿Te animas a pasar conmigo un día dedicado a la Productividad Personal? Tienes todos los detalles de estos (y otros cursos) en esta página de Ákoras. Desde ahí podrás elegir el curso que más ten convenga y realizar la suscripción. ¡Nos vemos allí!

Desde entonces he tenido la oportunidad de trabajar y hablar de Productividad Personal con (calculo) más de 5.000 personas. Mayoritariamente en empresas. Porque desde el principio tenía clara una cosa: yo quería centrar mi actividad en empresas. No eventos, no conferencias masivas, no saraos. Quería embadurnarme con “el barro de las trincheras”. Quería trabajar desde dentro, desde donde (todavía creo) que se pueden cambiar las cosas.

Mis 18 años de carrera profesional han sido muy intensos: he fundado proyectos, he dirigido equipos, he ganado mucho y perdido mucho (me he arruinado dos veces), he trabajado en tres continentes, he inventado productos que han utilizado decenas de miles de personas y hecho muchas cosas fascinantes… Pero nunca, como ahora, en concreto durante esta semana, había estado tan orgulloso, satisfecho y seguro de lo que hago y por qué lo hago.

Llevo desde hace una semana trabajando en un intensivo con toda la plantilla de una conocida empresa de Euskadi (un proyecto que empezó hace meses y que culmina ahora). Estamos hablando de casi 300 personas, profesionales de muy alto nivel, que se han embarcado —todos juntos— en un valiente e insólito viaje en el que “todos a una” buscan cambiar su forma de trabajar para siempre. Y a fe que lo están consiguiendo.

No han apostado por mí. Han apostado por una cosa llamada Productividad Personal. Sólo que me han elegido a mí para darles esas ideas. Y están cambiando y mejorando su forma de trabajar creo que para siempre.

¿Innovación? Para ellos —y yo con ellos— esa palabra implica apostar y decir: «¿y por qué no vamos a ser capaces de cambiar?»

Tal vez te estarás preguntando por qué te cuento todo esto. ¿Por qué no escribo un post con trucos o pistas de Productividad como suelo hacer? La respuesta es bien sencilla: por pura satisfacción personal y profesional. Y porque creo firmemente que se puede contagiar el “virus” de la Productividad Personal como un día me contagió a mí. Yo intento hacerlo con esta página, con mi curso online, cada vez que me levanto para ir a Barajas o Chamartin con mi portatil para ir a cualquier empresa que quiera mejorar.

Yo elegí lo que hago. Creo en lo que hago. Amo lo que hago. Y eso, también lo sabía desde el principio, no iba a ser fácil. Porque la Productividad Personal rompe muchas reglas. Tal vez demasiadas. Pero ahora, más que nunca, creo que la Productividad Personal puede cambiar las cosas. Puede cambiar a las empresas.

No sé si dentro de cinco años seguiré haciendo esto o estaré vendiendo tablas de surf en mi amada Ciudad del Cabo. Pero hoy, mientras escribo esto, tengo la indescriptible sensación y certeza de estar aportando y ayudando a otros. Y eso me basta para decir: GRACIAS.

Mayor legibilidad

Como estás viendo he mantenido los colores y el estilo “de siempre” de ThinkWasabi. Pero dándole otro aire.

En todas las webs y blogs que he diseñado en mi vida siempre he procurado cuidar la legibilidad. Y en esta nueva versión de ThinkWasabi (la cuarta ya en 7 años) me he esforzado todavía más para que la lectura sea más cómoda y sencilla. Sobre todo a la hora de leer los artículos en pantalla. He ampliado todos los espacios, también el tamaño de los textos, eliminado gradientes e imágenes innecesarias y he dejado lo mínimo que necesitamos tú y yo.

Toda la Productividad aquí

Como seguramente sabes hasta ahora todo mi material de Productividad lo tenía en AlbertoPena.com. De modo que tenía separado mi blog de Productividad y mis publicaciones de Productividad. Esto no tenía mucho sentido así que he centralizado en TW todo: blog y artículos, series monográficas, curso online, ebooks, teleclases y guías gratuitas.

Más importancia a los Temas Clave

Muchos recién llegados me suelen comentar que en TW hay mucha información pero no siempre es fácil encontrarla. Y tienen razón. Ahora con la página de Temas Clave es mucho más fácil acceder a las principales secciones y temas habituales de mi blog: Hábitos, Organización, Tareas, Evernote y Email. Desde ahí podrás ver mis artículos Favoritos de cada tema así como los Últimos publicados en cada sección.

Favoritos en portada

Yo no escribo tanto como hace años pero con el ritmo de publicaciones inevitablemente se van perdiendo artículos que, a mi parecer, son relevantes. En la portada hay un nuevo rincón llamado “Artículos Favoritos” donde iré destacando o rescatando artículos que hayan pasado desapercibidos o que convenga refrescar.

Y eso es todo. Tampoco quiero contarte mucho más. Sólo espero que estos cambios sean de tu agrado, que disfrutes de la lectura y que mis contenidos de ayuden a mejorar. Muchas gracias por leerme :-)

Los “Rincones del Día” son uno de los secretos mejor guardados de Productividad Personal. Bien aprovechados, y de eso te voy a hablar a continuación, te permiten “acelerar” tu día de trabajo. Porque en la cantidad de rincones de tiempo que tienes cada día puedes adelantar un gran número de pequeñas tareas. Siempre que estés preparado y sepas cómo exprimirlos al máximo.

Son esas cosas de Productividad que no llaman la atención, que la mayoría pasan por alto, pero que encierran la respuesta a preguntas del tipo «¿cómo puedo sacar más horas del día?». Personalmente los considero uno de mis mayores aliados productivos y fueron (son) clave en mi particular revolución productiva.

¿Qué son los “Rincones del Día”?

Los Rincones del Día son lo que la mayoría de la gente llama “ratos muertos”. Son pequeños rincones de cinco, diez, veinte o treinta minutos que te regala el día y con los que no contabas en tu planificación o tu agenda. Y, si te fijas atentamente, tu día está lleno de ratos así.

Imagina cualquiera de estas situaciones de lo más comunes: tienes una reunión que de repente se retrasa y tienes 15 minutos (de regalo); una tarea importante se te ha dado mejor de lo que esperabas y al completarla antes tienes 20 minutos (de regalo); estás esperando al autobús o el metro y la espera se alarga a 7 minutos (de regalo); vas a hacer algún trámite y te ves esperando en la cola durante 30 minutos (de regalo).

¿De regalo? De regalo sí, porque no contabas con ellos y puedes aprovecharlos para adelantar cosas, terminar alguna microtarea, hacer algún chequeo o completar alguna tarea rutinaria. Lo que algunos consideran ratos muertos en los que sólo mirarse la punta de los zapatos, tú puedes convertirlos en ratos muy vivos que te ayuden a acelerar tu día y terminar antes tus cosas.

Porque estos Rincones son perfectos para tareas rutinarias o microtareas. Cosas que tienes que hacer, que no llevan mucho tiempo, pero que siempre se interponen en el camino de las cosas grandes. Ojo, este punto para mí es importantísimo. Porque esas pequeñas cosas que siempre surgen o que ya sabes que tienes que hacer, siempre terminan por complicarte el día y quitarle tiempo a las tareas importantes de verdad.

La clave es estar preparado

Los Rincones del Día se presentan siempre. Unos días tendrás más y otros menos, pero siempre se presentan. Por eso, no aprovecharlos, es de tontos. Si todos los días siempre tienes algún hueco de tiempo de regalo, ¿por qué no exprimirlo hasta la última gota? Para ello hay que seguir tres pasos estúpidamente sencillos:

1. Tienes que estar atento para detectar cuanto antes ese Rincón. En cuanto se presenten esos minutos de regalo tienes que poder identificarlos para hacer.
2. Fíjate después en el tiempo que tienes por delante. ¿Cuántos minutos te acaba de regalar el día? (Si no lo sabes o es un número indeterminado, no pasa nada.)
3. Elige una tarea que puedas hacer en ese tiempo y ponte con ella.

Lo que algunos consideran ratos muertos tú puedes convertirlos en ratos que te ayuden a acelerar tu día y terminar antes tus cosas.

Tareas perfectas para los Rincones

Porque, en último término, la clave para aprovechar al máximo los Rincones del Día es hacer las tareas que mejor se adaptan para esos ratos de tiempo. Eso lo consigues teniendo una serie de tareas típicas que puedes hacer y terminar en esos hueco. Por pequeños que sean. Y estoy seguro que en tu trabajo tienes montones de tareas que se adaptan a espacios de 3, 5, 10, 15 ó 20 minutos.

Naturalmente cada uno tiene que dar con su propia lista de tareas pero hay una serie de ellas que se adaptan a casi todos nosotros. La mayoría de las que vienen a continuación son las que hago yo en mis propios Rincones:

• Revisa el buzón de voz para comprobar y devolver alguna llamada pendiente.
• Responde a algún comentario del blog o chequear visitas a tu web.
• Revisa tu planificación para el resto del día o de la semana.
• Ponte al día leyendo en tu móvil guardados previamente con Instapaper o Read It Later.
• Haz una parte de una gran tarea que debas hacer próximamente. (Pero asegúrate que es una parte “estanca” que puedes hacer y terminar para retomar el resto de la tarea después.)
• Si utilizas Evernote aprovecha para organizar las notas que estén pendientes o sin asignar en tu Inbox.
• Lee un capítulo de un libro (de trabajo o de ocio) en papel o en tu móvil, Kindle, iPad…
• Ordena el Escritorio y carpeta “Descargas” de tu ordenador.
• Actualiza alguna hoja de cálculo con cifras, datos o updates del día.
• Descansa. Aprovecha ese rato para relajarte y despejar la cabeza (lejos del ordenador).
• Si estás en una red social (y quieres invertir tiempo en ello) revisa sólo tus Menciones o Mensajes Privados y respóndelos.
• Organiza y limpia tu mesa o espacio de trabajo (papeles, carpetas…).
• Revisa una parte de tu Email, sólo las carpetas calientes.
• Lee una carpeta de tu lector de feeds, donde tengas tus blogs favoritos.

Te haces una idea, ¿verdad? Crea tu propia lista de tareas para esos Rincones y verás como aprovechas mejor el tiempo y adelantas más tareas en las mismas horas de trabajo. La próxima vez que tengas un “rato muerto” verás cómo lo haces revivir. Y es que 10 minutos pueden llegar a ser asombrosamente productivos… cuando sabes lo que tienes que hacer.

El teléfono, y el móvil en concreto, es una de las herramientas de trabajo que más detesto. Es intrusivo (en las dos direcciones), fomenta las interrupciones y distracciones, consume mucho tiempo y fomenta la divagación en las conversaciones. Claro que todo el mundo lo necesita y para asuntos de urgencia es la herramienta número uno (no el Email).

Aunque ya no hago un uso intensivo de él como antaño, las personas y las empresas con las que trabajo sí. Y utilizar el teléfono “con Productividad” es algo que, como casi todo en el trabajo, nadie nos ha enseñado a hacer. Por ejemplo, uno de los aspectos donde más se refleja esto es en mal uso que hacemos de uno de sus mejores inventos: el Buzón de Voz.

— ¡Chico, por fin te encuentro!
— ¿Y eso?
— Te he llamado veinte veces y no te he encontrado.
— ¿Y por qué no me dejaste un mensaje?
— Ah, no sé.

Hay países especialmente malos a la hora de utilizar el Buzón de Voz. España por ejemplo es uno de ellos. Y bien aprovechado, es un grandísimo aliado de tu concentración y tu trabajo. Te permite estar conectado y disponible para la gente pero, a la vez, proteger el tesoro más valioso en tu trabajo: tu concentración.

Porque cuando tienes que hacer y terminar una tarea lo que más te puede hacer daño son las interrupciones. Y en esta sociedad se ha instaurado la creencia de que, si tienes un móvil, tienes que contestar de forma inmediata a cualquier llamada que recibas. A cualquier hora y da igual lo que estés haciendo. Páralo todo, contesta.

¿Se puede puede utilizar y aprovechar más el Buzón de Voz? Yo creo que sí…

Graba un mensaje eficaz

Graba un mensaje de voz descriptivo, claro y contundente. Debe ser lo suficientemente redondo como para que te indiquen claramente qué quieren de ti y dónde les puedes encontrar. En otras palabras: “no estoy disponible pero dime qué necesitas de mí y cómo puedo devolverte el mensaje”.

Escríbelo primero en papel. Redáctalo con tus mejores palabras como si se tratara de un tweet memorable. Si lo haces bien lograrás que te dejen el mensaje y, algo muy importante, que tus contactos se acostumbren a dejártelos.

¿Cuándo revisarlo?

Si eres una persona que tiene un volumen alto de llamadas puedes establecer momentos fijos en el día, como si fuera el Email. También puedes aprovechar los huecos en tu agenda, una espera, una reunión que se retrasa o un trayecto para comprobarlo. De hecho, es una tarea o actividad perfecta para esos momentos.

Lo importante, siempre, es destinar momentos fijos para así despejar el resto de la agenda para tareas que requieran atención o concentración. Eso es lo que hará que hagas mejor tu trabajo.

En esta sociedad se ha instaurado la creencia de que, si tienes un móvil, tienes que contestar de forma inmediata a cualquier llamada que recibas.

Contesta en bloque

Si te encuentras con unas cuantas llamadas que devolver, y ninguna tiene el sello de urgente-e-importante, anótalas en tu lista de tareas o de llamadas. De esta manera podrás hacerlas todas en bloque. ¿Y esto por qué? En lugar de salpicar tu día, la mañana o la tarde, haciendo llamadas aquí y allá, lo cual te quitaría intensidad de trabajo, las concentras todas en el mismo bloque de tiempo y haces una ronda de llamadas.

Por ejemplo: tengo cinco llamadas que devolver. Las hago todas de golpe entre las 13:30 y 14:00. De este modo no perderás ritmo, aprovecharás mejor el tiempo y despejarás el día para otras cosas.

Contesta en forma de Email

¡Es mi receta favorita! Compruebas tu Buzón de Voz y en lugar de contestar en forma de llamada (lo que supondría una interrupción segura para la otra persona), contestas en forma de mensaje. Y es que detrás de muchísimas de las llamadas que recibimos a diario hay peticiones que podemos resolver por Email. Una herramienta mucho más respetuosa y ventajosa en términos de tiempo e interrupciones.

Le escribes un Email tal cual: «Hola Juan, he escuchado tu mensaje y aquí tienes la información detallada de lo que me pedías». Juan tiene lo que buscaba y tú has contestado en forma de correo electrónico, lo cual tiene grandes beneficios para ti:

• Te permite ir directamente al grano. Sin rodeos.
• Tú controlas la “conversación”, no vas a divagar.
• Queda constancia escrita de tu contestación (útil en muchos casos).
• Puedes adjuntar archivos.
• Puedes hacerlo cuando proceses el resto de tu correo.

Naturalmente que no siempre se podrá contestar con un email. Pero, si te fijas, muchas llamadas que recibimos son para pedirnos cosas que luego tenemos que enviar por Email. El Email es un coñazo, pero al menos, en términos de interrupciones, es infinitamente más respetuoso que el sonidito del teléfono.

Pero dado lo poco que en este blog he hablado del iPad frente a lo mucho que lo utilizo, me apetecía compartir contigo las aplicaciones que más utilizo y sobre todo los distintos usos que yo les doy.

Información Digital

«Productividad en movimiento». Eso es lo que más me interesa de un dispositivo como el iPad. Naturalmente que le doy muchos más usos (películas, algún juego…) pero sobre todo me interesa acceder a mi información digital en cualquier momento. Siempre actualizada, siempre sincronizada.

Email. Todas mis cuentas de correo están en Gmail. No me gusta la aplicación de Email que incorpora el iPad así que accedo a mi correo desde Safari, con la versión que Google ha diseñado especialmente para el iPad. No soy una persona muy de Email pero para correos rápidos, confirmaciones o un par de lineas, es formidable.

Calendario. Utilizo la propia aplicación del iPad pero sincronizada con mi Google Calendar. Tanto el Email como el Calendario están configurados como Exchange con Gmail para que los cambios y actualizaciones sean inmediatas.

Evernote. ¿Podía faltar en mi iPad? Claro que no. Aunque a modo de pequeña confesión he de admitir que no soy muy defensor de las versiones de Evernote para iOS. No me gustan ni la del iPhone ni la del iPad. Me parecen lentas y no muy bien diseñadas. A la hora de crear una nota creo es más rápido hacerlo con otra aplicación y envialo con email (enviado a Evernote). Y es lo que hago yo.

Ahora bien, para consultar notas previas o modificarlas, es lo que utilizo claro. Es una gozada poder ir a todas partes con tu biblioteca personal de información digital. Ya sean temas de viajes (aviones, hoteles…), como ideas que se te ocurren y anotas, como recordatorios, como cosas curiosas que encuentras, notas de reuniones, etc.

Goodreader. Con él consulto y trabajo sobre archivos que tengo alojados tanto en Dropbox como en Google Docs. En Dropbox tengo la mayoría de mis archivos de trabajo (principalmente textos, PDFs, presentaciones y alguna hoja de cálculo). En Google Docs tengo documentos compartidos con otras personas. Fue una de las primeras aplicaciones que compré y la uso bastante.

Lectura

Creo que (al menos en mi caso) el iPad nació más para leer, consultar y navegar. Lo utilizo sobre todo cuando estoy en casa y me canso de estar frente al monitor. Me lo llevo al salón y termino la jornada en el sofá, leyendo cosas pendientes. Igualmente es un buen compañero de lectura en algunos de los frecuentes viajes que hago.

Instapaper. Como comenté hace no mucho utilizo Instapaper para capturar páginas que pueden ser de interés y revisarlas después. Lo utilizo especialmente en “rincones del día” (lo que la gente llama “ratos muertos”) para aprovechar el tiempo. Trayectos en taxi, esperas en aeropuertos, reuniones que se retrasan… me vale para ponerme al día de lecturas o páginas capturadas y enviar las más jugosas a Evernote.

Flipboard. Es ya un clásico en muchos iPads. Me gusta porque puedo leer mis feeds de un modo distinto, mucho más divertido y ameno. Me aburría la lectura lineal de aplicaciones (buenas) como Reeder y ahora ya casi no leo feeds salvo con Flipboard. Cuando encuentro un artículo de interés lo envío a Instapaper.

Zite. Es una forma de leer noticias y artículos de blogs basándose en tus gustos personales. Defines varias “áreas” de interés y la aplicación rebusca en Internet entre las noticias más jugosas para presentarte lo que más te interesa. Yo tengo desde Productividad, Diseño, Fotografía, Mac hasta la actualidad de Sudáfrica. La selección de noticias es la justa y cuando dispongo de poco tiempo para leer me olvido de feeds y abro Zite.

Kindle. Leo pocos eBooks en el iPad por la única razón de la pantalla y el cansancio en los ojos. Prefiero el Kindle (hablo del dispositivo) del que estoy absolutamente enamorado. Pero si tengo unos pocos minutos, quiero leer algo y tengo el iPad ya conmigo, utilizo la aplicación de Amazon donde tengo todos los libros que compro allí.

Escritura

No soy muy hábil a la hora de escribir con el iPad (en general no soy muy hábil con casi nada). Pero de vez en cuando lo utilizo para desarrollar alguna idea, esbozar algún artículo o guión, o plasmar ideas para algún proyecto. Nunca más de dos o tres párrafos. Lo ideal y lógico sería hacerlo directamente en Evernote pero como decía, le tengo bastante manía a sus versiones para iOS. En cambio utilizo dos aplicaciones bien distintas y luego lo exporto a Evernote con un gesto.

iA Writer. Una aplicación especialmente diseñada para escribir. Limpia, sin extras ni añadidos. Me gusta porque modifica el mapa de teclas del teclado virtual del iPad para incluir más teclas. Signos de puntuación, ciertos caracteres y la posibilidad de avanzar o retroceder por palabras. Todo eso está a la vista, sin tener que “expandir” el teclado lo cual es muy incómodo cuando estás escribiendo y el principal inconveniente que le veo yo al teclado del iPad.

Penultimate. En este post explicaba cómo esta aplicación ha cambiado mi “relación” con el iPad. Ahora lo utilizo mucho más. Porque con ese lápiz (stylus) me encuentro más cómodo (soy menos torpe) a la hora de escribir. Además de darme más libertad de movimientos y creatividad. Con esta aplicación dibujo diapositivas para próximas presentaciones, hago mapas mentales, tomo alguna nota rápida en una conversación de teléfono y mucho más. Todo eso lo exporto a Evernote con facilidad.

Tengo otras aplicaciones instaladas pero algunas ni las abro ya. Bien porque en mi caso no tienen utilidad alguna (Pages, Keynote), porque alguna otra las ha sustituido (Goodreader a Dropbox, Flipboard a Reeder), o bien porque son para otros usos (Air Video, Angry Birds, Asphalt 6…)

Bonus: Discover

Una de las cosas que más me gusta del iPad es que me permite informarme, explorar, descubrir y aprender nuevos contenidos con aplicaciones sorprendentes e interesantes. Esto lo hago en mis ratos de ocio con algunas aplicaciones como Google Earth, Discover, TED, Wired, Wikipanion o FlickrStackr. Me encantan las enciclopedias y las aplicaciones que te permiten explorar y descubrir.

Si utilizas un iPad, no dejes de compartir con los demás en los comentarios qué aplicaciones utilizas más y qué usos les das. Seguro que hay muchas cosas por descubrir.

Un stylus y una aplicación

Cuando Steve Jobs presentó el iPad recuerdo sus comentarios sobre los bolígrafos-punteros. Es cierto que el dedo es el mejor stylus para un tablet, pero NO para ciertas tareas. Dibujar, esbozar, planear o incluso escribir, es algo que se hace mejor con un bolígrafo en la mano. Son gestos que llevamos haciendo desde niños y no resultan muy cómodos.

Fue al empezar a utilizar una aplicación, Penultimate, cuando empecé a ver las verdaderas posibilidades que me ofrecía el iPad. Y fue cuando me di cuenta que necesitaba algo más que un dedo para sacarle todo el jugo.

Con esta (fantástica) aplicación puedo tener múltiples libretas con todo tipo de contenido: esbozos, gráficos y diseños que exporto fácilmente a Evernote con un par de toques.

Penultimate en acción con mis dos stylus. Sobre el iPad el de Targus y sobre la mesa el casero

Me construí mi stylus

Antes de comprar nada decidí hacerme mi propio stylus. Utilizando un viejo bolígrafo y una esponja (sí, una esponja convencional de baño) construí mi propio lápiz-puntero (se aprecia en la foto superior). Y a fe que funcionó. Empecé a utilizarlo tanto que finalmente me decidí a comprar un stylus hecho y derecho, uno de Targus.

Usos múltiples y variados

Evidentemente los usos que uno le puede dar a un stylus y este tipo de aplicaciones (Penultimate es sólo una de las muchas que hay) depende del trabajo que desempeñe. Yo lo utilizo principalmente para:

• Esbozar diapositivas para las presentaciones de mis cursos y seminarios.
• Diseñar elementos o partes de mis páginas web.
• Hacer mapas mentales.
• Elaborar listas rápidas y checklists.
• Recoger ideas-tareas en reuniones, llamadas de teléfono, conferece calls…
• Estructurar el contenido de próximas charlas o conferencias.
• Apuntar ideas, palabras o conceptos para desarrollar (en mi curso online, libros, charlas…)

La cosa termina en Evernote

¿Lo mejor? Que cualquiera de estas cosas las puedo exportar a Evernote enviando un simple correo. Todas mis anotaciones, ideas, palabras van dentro de una imagen o un PDF que va a parar junto al resto de mi documentación y notas. Pero la cosa no queda ahí. El reconocimiento OCR de Evernote hace que pueda buscar y localizar cualquier cosa dentro de esas notas manuscritas desde el iPad.

Con este sistema de iPad-Stylus-Penultimate veo que me beneficio de la escritura tradicional (pintar y borrar, la libertad de movimiento, la expontaneidad de pensamientos, la “hoja” en blanco) pero “exporto en digital” sin tener que recurrir al papel. Y al final todo se integra perfectamente con el resto de notas e información creada en el ordenador.

La reducción brutal de aditamentos (distracciones) que estas aplicaciones te proporcionan al escribir hace que instalar/usar una aplicación de este estilo te permita trabajar mejor. Escribir sin distracciones a la vista es una gozada y todo un descubrimiento. No te atascas y no paras cada dos por tres, las ideas salen con menos esfuerzo y tardas menos tiempo en acabar tu trabajo.

Para mí un editor sin distracciones es tan importante como un buen navegador o una buena aplicación de Email. Sin duda. Pero tal vez no te decidas a utilizar una aplicación extra. Échale entonces un ojo a la aplicación que utilices en la actualidad. Muchas (como Pages en Mac) ya incluyen la opción de pantalla completa. Aunque para mí no es lo mismo. Siguen siendo aplicaciones pesadas con muchas opciones y exceso de cosas por todas las esquinas.

Si de verdad buscas distracciones cero lo mejor es un entorno lo más desnudo posible: pantalla completa de un solo color, sólo tus ideas y las palabras que tecleas. He recogido un buen puñado de estas aplicaciones clasificadas por sistema operativo (casi la totalidad son gratuitas):

Macintosh

WriteRoom

1. WriteRoom *
2. OmnWriter
3. FocusWriter
4. JDarkRoom
5. Clean Writer *

Windows

WriteMonkey

1. CreaWriter
2. OmniWriter
3. FocusWriter
4. Dark Room
5. Q10
6. Writespace
7. WriteMonkey

Linux

CreaWriter

1. FocusWriter
2. RubyRoom
3. PyRoom

Editores Web (Online)

DarkCopy

1. QuietWrite
2. DarkCopy
3. Writer
4. MyTextFile
5. Google Docs (con una extensión Firefox+Stylish)

Las que utilizo yo

1. WriteRoom (para documentos más breves).
2. Scrivener (artículos largos, guiones, libros…) *.

*Son Aplicaciones de Pago

Si se me ha escapado alguna buena, ¡no dudes en completar el post con tu comentario!

Son, en apariencia, pequeños gestos que repetimos cada día y a los que les prestamos poca atención. Pero que a base de repetirse terminan por consumir mucho tiempo. Pues bien, hay una serie de aplicaciones y herramientas que resultan casi milagrosas a la hora de automatizar, acelerar y reducir ese tiempo. El mantenimiento, organización y clasificación de tus archivos y trabajo digital será mucho más fácil si subes a bordo estas siete fantásticas ayudas.

1Autotexto: elimina el copiar-pegar y el tecleo frecuente

Si te fijas al cabo del día, de la semana, hay cosas que por tu trabajo tienes que escribir una y otra vez. Partes de mensajes de correo, secciones de informes o memorandos, trozos de código, instrucciones y procedimientos, direcciones o nombres, etc. En el mejor de los casos tienes ya ese texto en algún sitio y vas a copiarlo para luego pegarlo. En el peor tienes que teclearlo desde cero, una y otra vez.

Las aplicaciones para automatizar textos te permiten definir una serie de atajos de teclado que “ejecutan” automáticamente, y sobre cualquier aplicación, un texto que previamente has definido. Esto puede llegar a suponer un ahorro de tiempo y eficiencia brutal (por ejemplo, la aplicación que yo utilizo me informa que desde que la utilizo ¡he ahorrado más de 12 horas de tecleo!.)

Usos prácticos:

• Respuestas prediseñadas para el Email y escribir mensajes más rápidamente // Ver artículo.
• Snippets con trozos de código (HTML, PHP, Javascript…) para programar más rápidamente.
• Cualquier tecleo que exija buscar, copiar y pegar: caracteres especiales, números de cuentas bancaria, apellidos extranjeros difíciles de deletrear (una amiga mía siempre me pregunta por qué yo soy el único que escribo bien su complicadísimo nombre polaco).

Aplicaciones:

• Mac: TextExpander o Typinator.
• Win: PhraseExpress o Breevy.

2Mayordomos: clasifica y mueve los archivos por mí

Cuando habitualmente te descargas cosas (aplicaciones, música y cine, principalmente) sabes que eso conlleva un “trabajo extra”. A nadie le gusta reconocerlo pero es un coñazo: archivos DLC que tienes que abrir y luego borrar, MKVs o AVIs que luego mueves, carpetas con MP3 que van hacia otro sitio, instaladores que utilizas y borras. También cuando habitualmente recibes adjuntos en tu Email que luego van directos a la carpeta “Descargas”. Informes en PDF o DOC se juntan con archivos instaladores o el último disco descargado.

Estos mayordomos son muchísimo más útiles en ciertas carpetas, como la de Descargas

Imagina que un “mayordomo” hiciera ese trabajo sucio por ti. Son aplicaciones que funcionan como los filtros y reglas del Email pero aplicadas a tus carpetas. Monitorizan ciertas carpetas que tú indiques, fijas una serie de condiciones para cada una y, cuando se dan, estas utilidades actúan. Y lo hacen en segundo plano, de forma automática, sin que tú hagas nada, mientras tú continúas haciendo otras cosas.

Usos prácticos:

• Mover los archivos ZIP o RAR a una carpeta especial, descomprimirlos y luego borrarlos.
• Mover las películas descargadas a otra carpeta y cambiarles el nombre para eliminar la basurilla que a menudo acompaña a sus títulos.
• Borrar carpetas que se quedan vacías tras mover archivos, enviar a la papelera archivos instaladores ya utilizados, detectar ficheros antiguos que no he abierto en años, etc.

Aplicaciones:

• Mac: Hazel.
• Win: Belvedere, Hygeia o CleanDesk.

3 Lanzadores: localiza, navega y abre cualquier archivo

Si eres habitual de este blog me habrás oído hablar de Quicksilver. Pertenece a un grupo de aplicaciones que permiten realizar un grandísimo número de operaciones en tu ordenador desde el teclado y sin tener que abandonar la aplicación en la que estás. Solemos referirnos a ellos como “lanzadores” pero lo cierto es que hacen muchísimo más que abrir cosas. Su grado de indispensabilidad es de 9 sobre 10 y si no trabajas ya con uno, te animo a hacerlo ya.

Usos prácticos:

• Realizar búsquedas en tu ordenador o en cualquier sitio de Internet.
• Navegar por los contenidos de tus carpetas o copiar-mover ficheros entre ellas.
• Programar tu música, lanzar Favoritos de tu navegador, escribir emails cortos…

Aplicaciones:

• Mac: Quicksilver, Alfred y Launchbar.
• Win: Google Quick Searchbox, Launchy o Executor.

4Búsquedas frecuentes: encuentra pero no rebusques

Tanto Windows como Mac (desconozco Linux) ofrecen la posibilidad de guardar búsquedas frecuentes, aquéllas que más repetimos. Y lo hacemos. Me refiero a repetirlo. Para encontrar las mismas cosas utilizamos una y otra vez el buscador. Eso consume un tiempo innecesario y no es eficiente. Si detectas alguna búsqueda así, guárdala y ejecútala después con un simple clic. Verás qué cómodo. Porque lo peor de buscar siempre es perder tiempo intentando encontrar.

Y guardar las búsquedas frecuentes no sólo es algo que puedes hacer para localizar ficheros. Sino también mensajes de Email. En Outlook o Gmail puedes guardar las búsquedas que más repites para localizar antes lo que quieres. Especialmente si se trata de búsquedas avanzadas, esto todavía cobra más importancia y resulta más útil.

5Renombradores: cambia el nombre de tus archivos en bloque

Has vaciado la tarjeta de memoria de tu cámara de fotos y todas las 150 imágenes tienen ese formato de nombre tan poco agradecido. Cambiarles la nomenclatura de golpe a todas es algo que fácilmente puedes hacer con los renombradores. Son aplicaciones con las que puedes personalizar hasta el extremo el formato y estructura del nombre de tus archivos.

Los Renombradores son muy cómodos a la hora de personalizar tu música digital

Ennumerar con un formato determinado, poner alguna palabra delante o detrás, cambiar a mayúsculas/minúsculas, retocar sólo el nombre o también la extensión… (Le dediqué un screencast a una de ellas, para que veas cómo funcionan en la práctica.)

Usos prácticos:

• Renombrar todos los MP3 de un disco que has descargado con un formato que tú elijas (por ejemplo autor - númerodepista - título canción.
• Renombrar un grupo de informes en PDF para indicar en cada uno de ellos a qué año pertenecen.
• Renombrar y ennumerar los JPG de una carpeta de imágenes.

Aplicaciones:

• Mac: Renamer, NameChanger o NameMangler.
• Win: Bulk Rename o Quick File Rename.

6Megaportapapeles: un Portapapeles con más memoria

Copiar-pegar texto es una de las operaciones que más repetimos al cabo del día. Y si escribes y redactas, o programas código, es algo omnipresente y constante. Una y otra vez, una y otra vez. El problema es que muchísimas veces tenemos que volver a consultar y copiar algo que hace cinco o diez minutos ya habíamos copiado.

Por lo general el Portapapeles de tu sistema operativo tiene una memoria muy corta: 1 único paso. Pero imagina que pudieras acceder a un historial con las últimas diez cosas que has copiado por ejemplo en las últimas dos horas. La comodidad, eficiencia y ahorro de tiempo sería pasmoso. Yo es algo que utilizo de forma constante.

Usos prácticos:

• Direcciones de Email, nombres o información que copiaste de un mensaje revisado con anterioridad.
• Cifras y datos copiados con anterioridad para pegar en una hoja de cálculo.
• ¡Cualquier cosa que hayas copiado hace 10 ó 50 minutos!

Aplicaciones:

• Mac: Aplicaciones como Quicksilver, Alfred o Launchbar incorporan esta función de megaportapapeles. Si buscas uno específico: ClipMenu, Shadow o Jumpcut.
• Win: Clipboard Magic o Clip Magic.

7Atajos de teclado: mejor una tecla que el ratón

En general yo tengo muchas obsesiones, y a la hora de juntar Productividad y Tecnología, aparecen unas cuantas: los atajos de teclado son una de ellas. Conocer 5-7 atajos de teclado de las aplicaciones que más utilizas agiliza muchísimo tu trabajo. Es más natural, más rápido, más eficiente. La posición natural de las manos es sobre el teclado (Email, informes, código…) y podrás ejecutar cualquier operación que necesites sin necesidad de mover tu mano hacia el ratón.

Localiza las 2-3 aplicaciones que más utilizas y aprende los 5 atajos para las operaciones que más repites. Anótalas en un post-it para los primeros días y una vez que te las sepas las ejecutarás a la velocidad del rayo.

Si buscas eficiencia y dedicar menos tiempo a tareas rutinarias, añade los atajos de teclado al “pack de automatización” que te he presentado en este post. Por mi experiencia sólo te puedo decir que sólo te dará alegrías y dispararás tu rendimiento.

Si conoces alguna aplicación más, o alguna forma extra para automatizar el trabajo con el ordenador, no dudes en contarnos en los comentarios.

Cuando trato este problema en las empresas que visito, me paro especialmente en el primer punto: las interrupciones. Son, y no sólo en mensajería, el Enemigo Público Nº1 uno de tu tiempo, de tu rendimiento, de tu trabajo. Y cuando por el medio están los Gtalk, Skype o Messenger de turno, se disparan en forma de bombardeo constante e incansable. Si te ves obligado (o bien así lo decides) a trabajar con estas aplicaciones, voy a sugerirte 3 pasos o medidas que puedes adoptar para mitigar su impacto negativo.

Paso 1: Antes de una tarea importante, ciérralo

¿Obvio? No tanto. Mucha gente lo sigue dejando abierto en segundo plano cuando perfectamente podría cerrarlo para ganar en concentración e intensidad. Ese gesto de no cerrarlo antes de empezar la tarea equivale a sabotear tu propio trabajo.

Siempre que puedas, y especialmente a la hora de hacer las tareas más importantes, cierra la aplicación. Una vez que termines, con la tranquilidad de haber dejado atrás una tarea bien hecha, puedes abrirlo y atender las peticiones, consultas o comentarios de tus compañeros.

«Pero, ¿qué ocurre si por mi tipo de trabajo no puedo cerrarlo o no me permiten hacerlo?» Sigue leyendo, trataré de darte alguna idea…

Paso 2: Mensajes de status con significado

Estas aplicaciones incluyen una serie de mensajes de tu estado actual: “disponible”, “ocupado”, etc. que puede ayudar a que la otra persona no te moleste. En teoría debería ser suficiente pero mucha gente se lo salta, no lo respeta o “sabe que estás ahí” y te lanza una ventana de chat. (Llega la interrupción, el daño ya está hecho.)

Estas aplicaciones también permiten personalizar ese status con una frase que ofrezca más información y ataje más eficazmente la posible interrupción. Especialmente si hay personas o compañeros con los que intercambias más mensajes, podéis acordar una serie de status comunes que os ayudarán a: 1) respetar el tiempo de trabajo de la otra persona; y 2) estar disponibles para las consultas o tareas que surjan entre vosotros. Por ejemplo algo así:

• REUNIDO (disponible a partir de las 12:30)
• CONCENTRADO (no molestar hasta las 16:00)
• CON UN MARRÓN (envíame mejor un Email, luego te contesto)

No sólo les dices que “no te molesten”, sino que les des indicas un momento en el que sí les podrás atender o ayudar. Supone una mejora sustancial frente a los mensajes predefinidos en la aplicación, y resulta muy eficaz si, como apuntaba, acordáis entre vosotros este tipo de mensajes.

Paso 3: Mensajes automáticos mediante atajos de teclado

Ocurrirá, muchas veces, que haya gente que no respete el mensaje de status que hayas fijado; ya sea el de la aplicación o el personalizado. Lo suyo es lo más urgente y les importa un bledo lo que estés haciendo, te lanzarán la ventana de chat que se pondrá a parpadear hasta que hagas clic sobre ella.

En ese momento, en el que estás haciendo una tarea que exige atención, tienes dos opciones: a) Atender la interrupción; y b) Atajar la interrupción. Naturalmente mi recomendación es la segunda.

De lo que se trata es de contestar a la otra persona sin perder tiempo, y volver, lo más deprisa posible, a la tarea que estabas haciendo. El problema es que responder a la otra persona implica teclear y eso lleva tiempo. Eso lo solucionas con las aplicaciones para automatizar textos. Los que nos pasamos la mayor parte del día tecleando las consideramos como el “arma secreta” de Productividad más desconocida.

Con una respuesta prediseñada-automática puedes minimizar el impacto de cada interrupción

Puedes predefinir una serie de mensajes a modo de respuesta para atajar cuanto antes los distintos tipos de peticiones y consultas (interrupciones en definitiva) que te llegarán por mensajería. De lo que se trata es de reducir el impacto de la interrupción y decirle a la otra persona que has tomado nota.

Estas respuestas se ejecutan, es decir, se pegan de forma automática en la ventana del messenger con una sencilla combinación de teclas que tú defines. Estamos hablando de 1-2 segundos. De ese modo minimizas la interrupción y puedes regresar a la tarea para terminarla sin apenas haber perdido intensidad. Algunos ejemplos:

¿Tienes un minuto? Necesitaba comentarte algo contigo
Ahora me pillas en medio de una tarea importante. Dame 30 minutos y voy a verte a tu mesa.

No les valen tus últimos cambios. Hay que volver a la primera versión :(
Ok, me lo apunto y en cuanto me ponga con ello te diré algo... Lo más deprisa que pueda ;-)

Te he enviado los últimos cambios que nos ha pediddo el cliente
Ok, gracias por el aviso. Lo miro en mi próximo hueco libre y te contesto por Email :-)

Lo recalco: todo este texto se teclea en la ventana de forma automática, sólo con que pulses una combinación de teclas. Aplicaciones como PhraseExpress o ActiveWords (Windows), TextExpander o Typinator (Mac), o Autokey (Linux), te permiten tener 5-10 respuestas para diversas situaciones y momentos.

En muchas empresas las aplicaciones de mensajería instantánea son herramientas corporativas que se usan sí o sí durante todo el día. Si no puedes cerrarlas en determinados momentos, cuando vayas a hacer tareas importantes de verdad, prueba con las otras dos soluciones que te he contado en este post.