(Atención porque en este post no me estoy refiriendo a evitar o reducir las interrupciones —que sería lo ideal—, sino a atender aquéllas que irremediablemente se producen.)

Saber manejar las interrupciones es una habilidad, y como tal puede aprenderse, desarrollarse y mejorarse. Yo he probado de todo. Tanto “técnicas” más o menos vistosas como los métodos más populares. Y cuando de verdad noté la diferencia fue cuando asimilé dentro de mi «ADN productivo» la siguiente frase:

Cuanto más dure la interrupción, más daño hace.

Si alguien viene a tu mesa y te consulta algo, si te llaman por teléfono y te ves obligado a atenderlo, si alguien te pide algo en persona, cuanto más dure esa interrupción, más daño hace. Porque cuanto más dure esa interrupción…

• Más tardarás en terminar lo que estabas haciendo.
• Más ideas y creatividad perderás por el camino.
• Más posibilidades de empezar otra tarea tendrás.
• Más te molestarás y te desanimarás.
• Más posibilidades de cometer un error habrá.

Si eres capaz de reducir el tiempo que dura una interrupción; si eres capaz de acortarlas; si eres capaz de regresar lo más deprisa posible a lo que estabas haciendo: menos daño te producirá esa interrupción. Esta es la clave de todo, la esencia de “manejar” interrupciones. De alguna manera casi tendría que ser uno de los objetivos del día: «si soy capaz de acortar y comprimir las interrupciones lo haré infinitamente mejor».

¿Y cómo conseguirlo? ¿Cómo proceder cuando alguien te interrumpe?

Si con estas y otras ideas logras aligerar, mejorar o reducir las interrupciones que sufres… ¡es un triunfo enorme! No olvides que no es una sola interrupción aislada. Es una, otra, otra, otra, otra, otra más… Y así todos los días, todos los meses, todos los años. Por poco que mejores, en suma notarás un cambio espectacular. Y al final conseguirás lo más necesitamos tú y yo: tiempo de calidad para hacer antes y mejor nuestro trabajo.

Ahora bien, en tu día de trabajo, frente a tu lista de tareas, para afrontar la avalancha de emails, meterte en una reunión o analizar un problema, hay un ingrediente clave y fundamental que a menudo descuidamos: nuestro proceso mental-y-creativo.

Más de una vez habrás escuchado (y yo mismo he escrito en este blog) hablar de la importancia de “hacer descansos entre tareas”. Pero hoy quiero hablarte de un tipo especial de descansos entre tareas, algo de lo que personalmente cada vez estoy más enamorado: las minipausas.

De alguna forma tu atención y tu proceso creativo se comportan como un parquímetro. Cuando empiezas a trabajar en tus tareas es como si le pusieras unas monedas. Luego, con el paso de los minutos, el “crédito” se va agotando hasta que tienes que volver a echar monedas. De lo contrario viene la multa, esto es, el estancamiento de ideas, la falta de agilidad mental, la desatención y los errores.

¿Y cómo podríamos “echar monedas” a nuestra mente para que no se agote el parquímetro? Con minipausas entre tareas. Brevísimos descansos entre tareas (o después de bloques de trabajo de una hora) que sirven para dar un botonazo y reiniciar tu ciclo mental, para recuperar atención e ideas.

• Hazlas siempre al cambiar de tarea o actividad.
• Si lo necesitas hazlas cada cierto tiempo (1h)
• Deben durar entre 2-3 minutos (no más, de lo contrario ya sería una pausa ordinaria).
• Levántate y aléjate de tu mesa y tu ordenador.
• Haz leves ejercicios de estiramiento y relajación.
• Bebe siempre un vaso de agua.

Yo antes era una persona que durante el día de trabajo me despistaba y perdía las ganas de crear con bastante facilidad. Cuando me di cuenta de verdad que mente y cuerpo forman un tándem indivisible, empecé a cuidar en serio el descanso entre tareas, y mi rendimiento mejoró.

Pero cuando noté un cambio a lo grande fue cuando empecé a “jugar” con minipausas de 2 minutos entre todas las tareas que tenía que hacer. Al principio pensé que iba a perder tiempo en cada hora de trabajo, cuando en realidad lo que conseguí fue hacer mejor la siguiente tarea. Nunca gané tanto haciendo tan poco.

Fíjate si no en el bombardeo: montones de inputs externos que vienen vía Internet, por teléfono, por televisión o de las personas que nos rodean. Montones de (sobre)información que cada vez cuesta más absorber o filtrar (la basura de lo útil). Montones de tareas que intentamos hacer a la vez (multitarea). Montones de actividades que hacemos por pura inercia y casi sin ser conscientes del momento. Montones de momentos que compartimos con otros sin tener momentos que compartimos con nosotros mismos.

Hay tanto desde tantos sitios que conseguir tiempo de calidad para pensar y hacer lo importante se ha convertido en una misión cada vez más complicada. ¿O no tanto?

Hace tiempo que me planteé esto y casi inmediatamente decidí que necesitaba encontrar y hacer sitio para ese “tiempo”. La respuesta la encontré en los bloques de desconexión. Son espacios de tiempo en tu día en los que estar en soledad y en la más absoluta desconexión… con todo y con todos.

La palabra “bloques” se refiere a la agenda: bloquear (y asegurar) momentos o ratos en mi día o mi semana para lograr eso. Y la palabra “desconexión” se refiere precisamente a eso: a cortar el cordón umbilical con tanta comunicación e input que proviene de otros.

Con el paso de los años, y sobre todo la práctica, he descubierto que procurarse estos bloques de desconexión tiene sobre todo tres grandísimos beneficios:

Esos bloques, de 10 minutos ó 2 horas, valen el doble que otros momentos de trabajo o personales. Es tiempo de más calidad. La ausencia de ruido, estímulos externos y de distracciones a tu alrededor, hace que hagas más y mejor. Es tiempo en el que tú haces o piensas más intensamente. Veinte minutos en desconexión cunden como cuarenta. Una hora cunde como dos. Merece la pena hacer el esfuerzo de conseguirlos. Hoy más que nunca.

Se trata de un rápido ejercicio mental que te permite visualizar por adelantado qué es lo más importante que te espera en ese día. Qué tareas clave y exigentes vas a hacer, qué eventos, reuniones o compromisos relevantes tendrás que afrontar. Eso servirá para despertar y poner en guardia tus sentidos productivos para que cuando llegue el momento, estén a tope; y empieces esa tarea o esa actividad al máximo, desde el segundo uno.

Contrariamente a lo que muchos creen el primer paso para construir tu atención, tu intensidad y tu ritmo de trabajo, no es eliminar las distracciones (eso es lo último), sino tener interés por lo que vas a hacer. Y al interés se llega pensando y conociendo. Y en eso este ejercicio te puede ayudar.

¿Cómo hacer el ejercicio?

Es sencillo y rápido, de dos o tres minutos de duración como mucho. Y es algo que puedes hacer mientras te estés duchando, afeitando, preparando tu desayuno o saliendo de casa.

Consiste en repasar y visualizar todo lo que sabes que tienes por delante en tu día, todo lo que te espera. Pero no deteniéndote en todo, sino sólo en aquello donde tú tengas que dar un plus de intensidad. Puede ser una presentación para completar, un estudio-informe, una reunión-negociación, una visita a un cliente importante, una planificación de un gran proyecto que nace… lo que sea. Piensa en ello brevemente y pregúntate por qué es importante para ti y qué va exigir de ti. Tal vez creatividad, concentración, habilidad, liderazgo, optimismo.

1. Hazlo poco después de levantarte, mentalmente, mientras haces otra rutina de mañana.
2. Párate sólo en tareas, actividades o momentos que requieran ese extra de concentración que necesitas.
3. Interpreta esos momentos, pregúntate por qué son importantes para ti y cómo quieres hacer esas tareas.
4. Imagínate a ti mismo haciendo todo eso: haciendo y terminando con total ritmo e intensidad.
5. Para recordar hacerlo pon un post-it en un sitio que verás por la mañana: el espejo o la nevera (después de varios días repitiendo ya no lo necesitarás).

Anticipando esas tareas/actividades así, conseguirás estar a tope y preparado cuando lleguen de verdad esos momentos. Esa predisposición te permitirá empezarlos con una marcha más de velocidad (más tención, más intensidad, más intención).

En el fondo este ejercicio comparte parecido al momento de concentración de muchos atletas antes de la carrera. Todos los hemos visto alguna vez en directo o en televisión. Estiran y calientan sus músculos pero también hablan consigo mismos, hacen gestos y aspavientos sólo con un fin: visualizar cada metro de la carrera para dar lo mejor de sí mismos desde el pistoletazo de salida. ¿Por qué no hacer lo mismo con nuestro trabajo?

Hace tiempo que me di cuenta que la concentración e intensidad que necesitaba en mi trabajo se construía mejor si empezaba a hacerlo desde la mañana. Los días en los que practicaba el Enfoque de Mañana todo me iba un poco mejor. Era más productivo, me despistaba menos, hacía las cosas con más ritmo e intensidad, era hasta más brillante. Desde entonces lo incorporé a mis rutinas y nunca me ha abandonado. Te invito a hacer lo mismo. Es algo tan sencillo e inocuo que nada pierdes por probar y experimentar.

¿Y por qué nos cuesta tanto decir “no”? Dicho de otro modo: ¿Por qué somos tan propensos a decir “sí” y cargarnos de más cosas? Porque decir sí es rápido: no te obliga a pensar y elegir; porque es conveniente: quedas bien con los demás y transmite una mejor imagen de ti; porque es cómodo: en lugar de decidir por prioridades miras hacia otro lado y eliges lo que tenga más “azúcar”, como un niño.

Pero decir “sí” a todo, no saber decir “no”, significa pagar un precio alto. Sumar lleva a saturar, y la saturación conduce al exceso y la desorientación. Al final necesitaríamos 17 vidas para hacer todo lo que nos gustaría. Y claro, después de las 17 vendrían otras 17 más…

Hay que decir “no” a mil cosas para estar seguro de que no te estás equivocando o que intentas abarcar demasiado.

— Steve Jobs

¿Por qué hay que decir “no” cuando lo que me pide el cuerpo e incluso todo el mundo a mi alrededor me empuja a probar, hacer y colaborar en todo lo que se ponga por delante? ¿Por qué es importante empezar a decir “no”?

Decir “no” cuesta horrores, sin duda. Pero cuesta mucho menos cuando tienes claro lo que quieres, cuando tienes un porqué y sabes que hay cosas mucho más importantes que la incomodidad o el mal trago de rechazar algo nuevo. Cosas como tu capacidad parar invertir en tus prioridades verdaderas para vivirlas más intensamente. Libertad para elegir según tus principios y caminar con menos peso a la espalda. O inteligencia para administrar tus fuerzas y no desgastarte gratuitamente en cosas que no aportan. Creo que son razones poderosas para empezar a practicar el “no”.

Las innecesarias en cambio son más destructivas. Da igual el motivo, el momento o mis razones, interrumpo a mi compañero por puro impulso, bajo cualquier pretexto. De vuelta del baño paso por tu mesa y te comento algo, o suelto una voz en alto que cruza de punta a punta toda la oficina («¿habéis visto el último email que ha llegado?», «¡qué bueno este vídeo de Youtube!»), o te interrumpo para hablar de un asunto que bien podría esperar veinte minutos o dos horas. Cualquier excusa vale para interrumpir a un compañero.

Da igual el motivo, el momento o mis razones, interrumpo a mi compañero por puro impulso, bajo cualquier pretexto.

Siempre es arriesgado generalizar pero en este asunto carecemos de sensibilidad. Nos importa un bledo interrumpir al otro. Nos da igual su concentración, su ritmo de trabajo, su proceso creativo, si tiene mucha carga de trabajo, si está en medio de una tarea Clave… lo nuestro siempre es más importante que lo del otro. «Me da igual lo que estés haciendo, para y atiéndeme, lo mío va antes». Por supuesto que casi nadie dice esto pero luego actuamos como si lo pensáramos.

Tenemos que empezar a propagar la no-interrupción dentro del equipo. Empezar a concienciarnos que las interrupciones tienen un impacto devastador en cada persona (y muchos de ellos además son amigos). En su Productividad, su rendimiento, su eficiencia, sus resultados… Si somos capaces de reducir “sólo un poco” las interrupciones diarias, es algo que ayer no teníamos. Elevaremos el ánimo, traduciremos antes nuestro esfuerzo en resultados y todos nos iremos antes a casa. Ganamos todos.

Durante casi toda mi vida llevando equipos me preocupé más por si mi gente trabajaba que por cómo lo hacían. Fijaba objetivos, repartía trabajo, les motivaba, les echaba broncas pero nunca me preocupé por si yo les interrumpía o si ellos se interrumpían en exceso. (Si eres mánager, coordinador o directivo) Sensibilízalos, trabaja con tu equipo la importancia que la no-interrupción tiene en sus trabajos. Vas y van a notar una diferencia espectacular.

¿Y cómo se “sensibiliza”? ¿Qué se puede hacer dentro dentro un equipo frente a las interrupciones (necesarias e innecesarias)?

Para mí las interrupciones son de lejos el mayor enemigo productivo del trabajo en equipo. Son difíciles de reducir, sí. Pero también es cierto que si hay voluntad de mejorar y se adoptan estas u otras medidas, es posible. Y si crees que en tu equipo no se pueden cambiar las cosas, piénsalo dos veces.

Estamos tan pendientes del chequeo, tan pendientes de contar a otros lo que hacemos, tan pendientes de ver las últimas novedades, tan pendientes de lo que han posteado otros, que no estamos aquí y ahora. Necesitamos volver aquí, para estar en lo que estamos, para estar con quienes estamos. Necesitamos alejarnos puntualmente de la tecnología que tanto nos da pero que tanto nos puede quitar si no la manejamos con buenos hábitos.

En el lado profesional pagamos un precio alto: cada vez nos cuesta más concentrarnos en una cosa y terminarla de un tirón sin distracciones o parones. En el lado personal pagamos si cabe un precio mayor: nos perdemos cosas que sólo pasan una vez.

Si te interesa tu Gestión Personal, tu Productividad o, sencillamente, cómo aprovechas el tiempo haciendo qué, te animo a ver este demoledor vídeo y sobre todo dejarlo reposar a ver “qué te dice”.

Si de verdad quieres sacar más de lo que haces, poner lo mejor de ti en ello, saborearlo como la primera vez, sea donde sea haciendo lo que sea, necesitas conseguir bloques de desconexión. Ratos en el día donde estés tú solo, sin tecnología ni redes ni chequeos ni actualizaciones. Tú solo con una sola cosa o con otras personas.

El Email es sin duda el rincón donde más claramente se ve esta ausencia de “pensar antes de”. Hemos convertido el hecho de escribir un nuevo email es un gesto casi irreflexivo, un acto reflejo, algo casi compulsivo.

Antes de si quiera considerar si es necesario, ya disparamos un email. Y lo que es peor y genera un torrente de problemas: no pensamos lo que escribimos. No pensamos antes de comunicar, de pedir, de solicitar, de encargar, de delegar, de mandar.

Simplemente creamos un mensaje nuevo y “tiramos palante”. Nos abalanzamos sobre el teclado como posesos y empezamos a aporrear las teclas. Las consecuencias de este mal hábito son importantes, actúan como una bola de nieve y hacen más daño de lo que parece a la Productividad de todos.

Al no pensar antes de, y en concreto al no hacerlo antes de redactar nuestros mensajes, hacemos que sean…

Son sólo tres detalles pero hay muchos más. No quería pararme a diseccionar los males de nuestros mensajes sino a apuntar que muchos son consecuencia de no pensar antes de escribir. Y si piensas en frío la cantidad de correos que escribes al cabo del año, creo que saber escribir emails y mejorar nuestra comunicación es una cuestión de supervivencia profesional. (Estoy centrándome en el Email, claro, pero se puede extrapolar fácilmente a otras áreas de nuestra comunicación.)

¿La solución? Recuperar un acto, un hábito, una bendición que la sociedad en general y el profesional en particular hemos perdido: pensar antes de. Antes de empezar, de hacer, de escribir, de comunicar, de solicitar, de enviar…

Pensar antes de está ahí contigo. No hay que instalar ningún software, hacer un master, leer ningún libro, apuntarte a ningún curso o leer el timeline de un iluminado para hallar respuestas.

Cualquiera puede pensar antes de. No sólo te permitirá tomar las riendas de todo lo que haces, sino que ayudará a que tu comunicación sea más clara, efectiva y precisa. Y eso aumentará tu Productividad y la de los demás.

Aquí y ahora, piensa en esto:

Cada vez estamos en más redes sociales (en cuanto sale una nueva nos damos de alta). Cada vez tenemos más cuentas en más sitios. Cada vez tenemos más gadgets y dispositivos. Cada vez tenemos más aplicaciones en el ordenador. Cada vez tenemos más aplicaciones en el móvil. Cada vez tenemos más suscripciones en nuestro lector de feeds. Cada vez nos apuntamos online a más cosas. Cada vez instalamos más cosas. Cada vez seguimos a más gente. Cada vez nos recibimos y contestamos a más emails. Cada vez hacemos más cosas de forma remota. Cada vez compartimos más cosas y con más rapidez. Cada vez estamos más conectados.

¿Y somos mejores que ayer? ¿Tenemos mejores ideas? ¿Pasamos más tiempo con la familia? ¿Disfrutamos más de nuestras aficiones y tiempo libre? ¿Trabajamos con menos estrés? ¿Somos más productivos y capaces? ¿Hacemos mejores productos y servicios? ¿Superamos a la competencia con más facilidad? ¿Sorprendemos a nuestros clientes día a día? ¿Trabajamos en equipo mejor? ¿Vemos la mejor versión de nosotros mismos? ¿Encontramos la excelencia con menos esfuerzo? ¿Nos sobra más tiempo para nuevas cosas? ¿Estamos más cerca de nuestros objetivos y metas? ¿Anteponemos e invertimos en nuestras prioridades? ¿Somos más felices?

Si no es así, ¿por qué lo hacemos? ¿Por qué nadar con piedras en los bolsillos cuando de lo que se trata, al fin y al cabo, es de nadar?

Con regularidad me hago estas preguntas. Y sus respuestas irremediablemente me llevan a decidir soltar lastre y desprenderme de lo que sobra. Yo lo hago mediante la Dieta de Información. Y es un ejercicio que practico periódicamente porque los humanos tendemos a sobrecargarnos de cosas innecesarias. Y en cuestión de Tecnología e Internet, nos llevamos la palma.

La posterior sensación de libertad (poder “nadar” sin peso extra e innecesario) es una pasada.

Una vez más doy gracias a la Productividad Personal. De su mano, esto es, de lo que otros autores me han explicado y de lo que yo mismo he practicado, he descubierto un tesoro llamado Monotarea. Dicho de forma coloquial es una bomba, una auténtica pasada. No es llamativo ni rimbombante ni moderno. Es un hábito sencillo, discreto, corriente y extremadamente fácil de practicar (si hay voluntad).

Detrás de esa Monotarea que los humanos nos empeñamos en ignorar, sólo he encontrado satisfacción, resultados, beneficios. Todo para mí. Cuando uno se empeña en hacer sólo una cosa a la vez destapa un inagotable frasco de regalos. Son cosas que te hacen mejor; que te hacen terminar antes y mejor las tareas que cada día te ponen a prueba. Fíjate todo lo encontrarás detrás de “hacer sólo una cosa a la vez”…

Lo más grande la la Monotarea es que ya está ahí, contigo. No es una habilidad compleja, no es una virtud reservada para unos pocos. No tienes que comprar ningún gadget, cambiar de sistema operativo, instalar ninguna extensión, comprarte ningún libro, aprender ningún método o comprar un crecepelo.

Hacer sólo una tarea a la vez y disfrutar de todos estos beneficios está en tu mano. Puedes empezar ya, aquí y ahora. Es tan sencillo como hacerlo en tu siguiente tarea.