El diagrama a tamaño real es perfecto para imprimir y tenerlo a la vista en la pared

Quiero empezar el post dándole las gracias a Jokin Lacalle por su trabajo desinteresado. Todo el mérito y el crédito de este fabuloso diagrama tiene que ir para él. A raíz de publicar toda la serie GTDFácil Jokin se animó a sintetizar las principales ideas que he ido transmitiendo y plasmarlas luego en un mapa-diagrama que puedes descargarte aquí a un tamaño bien generoso.

Es importante aclarar que no se trata de un diagrama “clásico” de GTD sacado del libro de Allen, sino de un mapa especialmente hecho para los artículos que he ido publicando en ThinkWasabi y por ello redoblo mi agradecimiento a Jokin. Espero que os guste tanto como me ha gustado a mí.

Intencionadamente excluí la quinta fase, “Hacer”, porque preferí centrarme en las cuatro primeras desde luego bastante más desconocidas. A la hora de “hacer” generalmente cualquier persona entiende de qué estamos hablando de ahí que en mi presentación incidiera en las cuatro primeras fases bastante más inéditas para la mayoría de las personas.

Y aunque entonces no hablé de esta quinta fase ahora le dedico este artículo con el que aprovecho para cerrar —de momento— la serie dedicada a GTD Fácil.

La verdad es que en esta fase siempre he ido por libre y me he montado mis propias reglas tomando ideas de aquí, de allí y de mi propia experiencia, así que las cuatro claves que voy a proponerte a continuación es posible que no sean del GTD propiamente dichas.

No pierdas de vista algo crucial: todo, absolutamente todo el resto del método, el libro, los cientos de blogs de GTD, los miles de artículos, las fases, la aplicación que utilices, los minutos dedicados a recopilar, procesar, ordenar y revisar, sólo tienen un único objetivo: mover el culo y hacer y terminar las tareas que un día anotamos en nuestro Inbox.

1Planifica y cuida las Tareas Clave

Lo que yo llamo el “yo diario”, es decir, nuestro nivel de energía, atención y capacidad de concentración, es algo finito y sumamente valioso y delicado. A lo largo del día se va consumiendo con el trabajo pero también con la cantidad de chorradas y trivialidades a las que destinamos nuestra vitalidad.

Ya he hablado en más de una ocasión de la importancia capital de las Tareas Clave y de la necesidad de situarlas en momentos álgidos del día donde nuestro yo diario esté, si no a tope, al menos en las mejores condiciones posibles.

Generalmente en tu día encontrarás dos o tres grandes actividades/tareas que, si puedes, debes colocar (HACER) en momentos “estratégicos”. Puede ser una reunión, una presentación, el diseño de un logo, estudiar quince páginas, terminar una hoja de cálculo, preparar una charla, etc. Asegúrate de hacerlo siempre en momentos que cumplan al menos estos tres requisitos:

1. Que tus niveles de motivación y energía sean más elevados.
2. Que puedas aislarte de distracciones y concentrarte al 100%.
3. Que seas capaz de completarlas “de un tirón” sin dejarlas a medias.

Cuida todo lo que puedas dónde colocas las Tareas Clave porque son esas grandes “rocas” las que marcan la diferencia de verdad. Una gran idea es empezar el día SIEMPRE con una Tarea Clave. A mí personalmente me funciona muy bien. Recuerda, las Tareas Clave son las que de verdad van a tener un impacto positivo y duradero en tu trabajo de modo que pon lo mejor de ti en ellas. Lo demás, simplemente hazlo.

Las Tareas Clave van a tener un impacto positivo y duradero en tu trabajo de modo que pon lo mejor de ti en ellas. Lo demás, simplemente hazlo.

2Planifica las tareas menores y repetitivas

Además de las Tareas Clave, dentro de tu lista “Próximo” encontrarás sin duda otras muchas tareas menores que no requieren el mismo grado de compromiso, talento y empuje que las primeras. Asimismo, si analizas mínimamente tu día a día encontrarás una serie de tareas repetitivas y rutinarias que generalmente comparten una serie de rasgos:

• Hay que hacerlas o las vas a hacer sí o sí todos los días.
• Exigen un nivel bastante más bajo de atención y energía.
• Como sabemos que las tenemos que hacer son las primeras que hacemos.

Despachar el Email, leer feeds o periódicos o blogs, comprobar estadísticas de visitas son algunos ejemplos comunes pero a poco que observes un día tuyo encontrarás sin dificultad otras muchas actividades similares.

En función de la importancia que jueguen en tu trabajo/vida, puedes y debes situar tanto las tareas menores como las repetitivas en momentos estratégicos del día, donde tú y tu entorno estéis más en consonancia con la relevancia real de esa tarea. Por ejemplo yo nunca leo feeds al comenzar el día, sino cuando estoy concluyendo la jornada. Decidir dónde y cómo hacer estas pequeñas “rocas” resulta determinante a la hora de despejar el camino para las más importantes y para dedicarles su justa energía.

Recuerda la máxima que siempre repito en casi todos mis artículos: la productividad es cuestión de elegir bien.

3Antes de empezar mira la “foto de tus tareas”

Yo actualmente no manejo un gran número de tareas al día pero aun así me gusta ver por adelantado lo que me espera al día siguiente. Visualizar, sólo durante medio minuto, la “foto de las tareas” de mañana es algo que te animo a hacer desde hoy mismo y que resulta muy importante a la hora de hacerlas.

Es un ejercicio muy rápido que pondrá en alerta tus sentidos productivos y te evitará encontrarte con sorpresas. Sabrás qué hay por delante, qué tarea vas a colocar en primer lugar y qué otras irán en otros momentos. El estar encima de tus tareas, lejos de generar ansiedad o estrés, te predispondrá positivamente a hacer esa tarea: sabrás qué es, qué va a requerir, su dimensión y antes de empezar el día ya estarás preparado.

4Si es necesario sáltate la planificación

Mucha gente cree, erróneamente, que planificar es sinónimo de rigidez y plan de trabajo robótico-prefabricado. En absoluto. La carpeta “Próximo” y el haber identificado y situado las dos o tres Tareas Claves y las actividades rutinarias del día te dan un mapa de acción, una ruta que debemos seguir pero que no hay que seguir, en modo alguno es inalterable.

Eres tú quien, con tu juicio productivo y valorando las circunstancias tuyas y de tu entorno, ha de modificar esa ruta siempre con un único fin en mente: hacer las tareas.

Hay miles de circunstancias que nos pueden hacer variar el plan… ¡y no pasa nada! Somos nosotros los que debemos alterarlo, moviendo una tarea delante de otra, posponiéndola —ojo, no procrastinando— en función del entorno, los medios o nosotros mismos. La planificación del método delimita las tareas para saber qué hay que hacer y cuándo, pero en tanto tengas libertad para ello, tú puedes mover las fichas en función de:

• El estado de tu “yo diario”: tu energía, concentración, tiempo…
• Cancelaciones, retrasos o demoras en la entrega de algún material.
• Tiempo físico para hacer y concluir la tarea (dispones de menos o de más minutos).
• El entorno se ha vuelto “hostil” o bien favorable (por ejemplo unos minutos de inusual silencio en la oficina)

Recuerda la máxima que siempre repito en casi todos mis artículos: la productividad es cuestión de elegir bien… en cada momento, valora y elige pensando en terminar la tarea en función de su prioridad (que no urgencia), tiempo, energías e impacto real que tendrá en tus objetivos.

Al planificar tenemos una ruta que debemos seguir pero que no hay que seguir, en modo alguno es inalterable.

5Bonus: hacer, hacer y hacer

Aun a riesgo de resultar cansino vuelvo a apuntar el último y único objetivo de cualquier método de organización, incluido el GTD: HACER.

De verdad que es más fácil de decir que de llevarlo a cabo. Todos, sobre el papel, estamos comprometidos y nos conjuramos para completar nuestras tareas, pero en muchos momentos del día nuestros malos hábitos doblegan esa voluntad. En ese sentido te animo a repescar y releer pausadamente un artículo que escribí hace bastante poco y que creo contiene alguno de los ingredientes fundamentales para encontrar ese empujón definitivo: 5 pasos para completar tus tareas.

Todas las fases tienen importancia por igual pero, al menos así lo veo yo, la fase Revisar tiene una especial relevancia pues es la encargada de conseguir que “no se nos escape nada”. De recomponer de forma constante la fotografía de las tareas y cerciorarse que “cada calcetín está en su cajón”.

Las tareas, por su urgencia o su prioridad, nuestro entorno y los proyectos, son algo vivo que está en permanente estado de cambio. Es necesario que de forma regular y periódica volvamos sobre nuestras listas de tareas para “volver a tomar esa fotografía”.

1Fija un momento para la revisión

¿Revisión diaria, semanal o las dos? Este aspecto, como muchos otros del método, debe quedar a tu criterio, lo debes decidir y moldear tú en función de tus necesidades y trabajo.

Dependiendo del volumen de tareas que manejen, hay personas que necesitan una doble revisión diaria, otras una diaria, otras sólo una semanal… Decide tú lo que necesitas pero hagas lo que hagas, asegúrate de marcar un momento específico e ineludible para hacer la Revisión. Fija un momento del día en el que tengas que hacerla “por narices” y no te lo saltes bajo ningún concepto. Piensa que es como una cita con el médico a la que tienes que asistir. Si es necesario márcala en rojo en un calendario. Repite y repite hasta que cueste menos.

Una de las claves de la Revisión es hacerla, no saltártela nunca, y además hacerlo de forma regular y periódica. Tus tareas, prioridades y urgencias se mueven y es necesario que hagas un seguimiento constante.

Y si manejas muchas tareas puedes echar mano, en la medida de lo posible y sólo si te ayuda, de las “mini revisiones”. Pequeños lapsos de tiempo que quedan libres entre tarea y tarea para hacer un rapidísimo repaso sobre todo de “Próximo”.

Abarrotar tu lista de “Próximo” con tareas que tienes que completar no te hará ni más productivo ni mejor profesional.

2Revisión ágil y diligente

“El GTD es un coñazo, siempre revisando y reajustando”. Esto es algo que se lo he oído decir a más de uno. Uno de los secretos para eludir el tedio es hacer que las revisiones sean ágiles y rápidas. Ojo, no chapuceras y precipitadas, sino diligentes.

Tiene que ser un proceso que no te de pereza hacer, más bien lo contrario. Repasa tus listas-carpetas de tareas empezando por “Próximo”, tus “Proyectos” y “Algún día”. En cada tarea no te pares a pensar en el sexo de los ángeles. Sé eficaz y directo. Pregúntate y decide:

• ¿Ha cambiado la prioridad de esta tarea? ¿De verdad?
• ¿A dónde la muevo? ¿Próximo? ¿La dejo ahí? ¿La muevo a “Algún día”?

Recuerda que la prioridad la marca la importancia de la tarea, no su aparente y ficticia urgencia. Recuerda también la diferencia entre el “tengo”, “debo” y “puedo”. Abarrotar tu lista de “Próximo” con tareas que tienes que completar no te hará ni más productivo ni mejor profesional.

Reajusta, mueve tareas, deja a otras, recompón la fotografía de tus listas y sin dilación ponte a trabajar hasta la siguiente Revisión.

3Localiza y cuida las Tareas Clave

No todas las tareas tienen la misma naturaleza, por su tamaño, por su repercusión, por el tiempo y energías que llevará completar, etc. Posiblemente en fases anteriores ya has identificado las Tareas Clave, y si no es así, asegúrate de tenerlas bien localizadas en la Revisión.

Márcalas de forma especial (subrayando, en negrita, con un color…) y no las pierdas de vista en cada Revisión. Puede que lo que ayer era prioritario hoy ya no lo sea. Recuerda: el método y tus listas tienen que moverse con tus tareas. Es como una marea que sube y que baja.

La Revisión no es una obligación, sino una pieza esencial para hacer bien tu trabajo. Está ahí para hacer y conseguir cosas.

4Motívate para la Revisión

Fijarnos una Revisión diaria o semanal no deja de ser un ejercicio incómodo para muchas personas, a fin y al cabo es forzar una nueva rutina productiva que para la mayoría de nosotros supone una molestia.

Ya vimos que una de las claves es hacer revisiones ágiles pero a veces no es suficiente para motivarnos. Y es fundamental que lo estemos, porque sin Revisión no hay GTD ni santo en el cielo que nos salve de la desorganización. Ahí van algunos consejos para fomentar el hábito de la Revisión.

1. Piensa que no es una obligación, sino una pieza esencial para hacer bien tu trabajo. La Revisión es para hacer y conseguir cosas.
2. Utiliza un sistema (aplicación, agenda…) que sea “divertido” y que te apetezca usar. Es importante que la herramienta no sólo sea eficaz sino atractiva.
3. Elige un momento en el tengas ganas, ánimo y energía. Los últimos cinco minutos antes de dejar el trabajo no son una buena idea.
4. Pon tu música favorita.
5. Limpia tu mesa, cierra aplicaciones y elimina cualquier distracción a la vista. Revisar no deja de ser una tarea más que hay que completar con atención.
6. A medida que revises recuérdate todas las tareas que has ido realizando. Felicítate y celebra tus avances.

En esta nueva fase lo que hacemos es asignar a cada una de las carpetas que tenemos en nuestra herramienta de GTD (aplicación, libreta, bandejas físicas, etc.) las distintas tareas que procesamos en la fase anterior del método. Al igual que hicimos en “Procesar” vamos a preguntarnos qué hacer con tal o cuál tarea en función sobre todo de su prioridad.

Es por tanto otra fase importante a la que hay que prestar mucha atención para acertar a la hora de “poner cada calcetín en su cajón”. Es cierto que cada fase del GTD tiene muchos matices y particularidades, pero yo me quedo con cuatro detalles importantes.

1Cuida las tareas que van a “Próximo”

A la hora de asignar tareas a la lista o carpeta “Próximo” tienes que ser muy cuidadoso y no añadirlas a la ligera. Tienes que cerciorarte que verdaderamente es una tarea que debe hacerse y completarse próximamente, tanto por su urgencia como por su importancia (recuerda la máxima de que “todo lo urgente no siempre es lo importante”).

Agregar de forma indiscriminada tareas y más tareas a tu lista Próximo no hará que seas más productivo en absoluto y además el contemplar tantas tareas que han de hacerse al día siguiente (por ejemplo) te generará ansiedad y estrés. Antes de asignar una tarea a Próximo hazte las siguientes tres preguntas:

1. ¿Realmente es urgente de verdad?
2. ¿Es importante de verdad? (si no lo es me aseguraré de que no entorpezca alguna de las Tareas Claves que sí lo son)
3. ¿Voy a hacer y completar de verdad esa tarea?

Recuerda que GTD es un método para organizarte pero no para hacer las cosas. Las tareas las tienes que hacer tú y todo aquello que pongas en Próximo ha de hacerse sí o sí, tienes un compromiso real y firme con ello. Pon de verdad lo que necesitas hacer y lo que vas a hacer. No es una lista de deseos que tal vez te gustaría cumplir, es una lista de acciones que vas a hacer.

La simplicidad debería guiar siempre nuestra Productividad y nuestro método de organización no puede ser una excepción.

2No multipliques las carpetas de Proyectos

Uno de los errores que frecuentemente se cometen en el GTD es el de multiplicar innecesariamente las carpetas de Proyectos. La sencillez y simplicidad deberían guiar siempre nuestros movimientos en Productividad, y por supuesto nuestro método de organización no puede ser una excepción.

Procura mantener un número muy reducido de proyectos y ganarás en agilidad a la hora de Organizar y Revisar (recuerda que hay que estar moviendo con mucha frecuencia las tareas y cambiándolas de sitio), disminuirás tu nivel de estrés (la visión de una estructura compleja de organización con decenas de carpetas sencillamente genera tensión, justo lo contrario a lo que buscamos) y además comprobarás que el método estará a tu servicio, y no al revés (de otro modo pasarás más tiempo Organizando y planificando que haciendo que es el definitiva para lo que te tiene que ayudar el GTD).

3Sacrifica la lista “En espera”, si no la necesitas

Personalmente nunca he utilizado esta carpeta en mi método. Siempre me ha parecido algo de lo que se podría prescindir para ganar en simplicidad, rapidez y claridad. Si una tarea depende de que otra persona me envíe algo, yo puedo perfectamente tener esa tarea en “Próximo” o en “Algún día” y marcarla o añadirle una nota para saber que está a la espera de recibir algo de otra persona.

Repito que es una decisión personal pero creo que si no te aporta nada o bien puedes integrar este tipo de tareas en tus otras carpetas, mucho más activas e imprescindibles, es perfectamente posible trabajar sin la carpeta “En Espera”. Tu método se simplificará más. Recuerda que el GTD es un método que plantea un flujo de trabajo que podemos-debemos modificar-moldear a nuestras necesidades concretas. En tanto en cuanto te funcione “tu modificación”, hazla.

“Próximo” no es una lista de deseos que tal vez te gustaría cumplir, es una lista de acciones que vas a hacer.

4Que el “Algún día” no fomente la Procrastinación

Aquellas tareas que por su intemporalidad no tienen una fecha de ejecución específica, o bien aquellas que engrosan la lista de las que te gustaría hacer en alguna ocasión futura, han de ir a la carpeta “Algún día”. Pero atención, es más común de lo que creemos el colocar en esa carpeta aquellas tareas que a causa de nuestra procrastinación, nos negamos a hacer y por pereza o dejadez, y vamos retrasando permanentemente.

No se trata de decir “bueno, esto ya la haré algún día, ahora no me apetece hacerlo”. Ése no puede ser un criterio válido a la hora de Organizar tus tareas con el GTD. Ni la pereza ni la molestia de acometer una tarea importante ni el fastidio de tener que hacer el trabajo que te asignó de rebote otra persona pueden ser criterios que decidan si una tarea va a “Algún día”. Antes de poner una tarea ahí, responde a estas preguntas:

1. ¿Realmente no tiene una fecha determinada de ejecución?
2. ¿La pongo en “Algún día” por la fecha o porque no me apetece hacerla?
3. ¿Si tuviera energía, tiempo o ganas la pondría ahora en otra carpeta?

El GTD tiene un gran armazón pero infinidad de matices y particularidades que lo hacen muy potente. Tiempo habrá para que lo adaptes y desarrolles a tus necesidades concretas, pero es muy importante tener claros los “grandes conceptos” para garantizar mínimamente que te vaya a funcionar.

1Procesa por completo tu Inbox

Tanto si tienes cinco como veinte tareas en tu Bandeja de Entrada, es muy importante que lo proceses todo de una vez y vacíes por completo tu Inbox. Es por ello que sea muy conveniente fijar un momento del día en que sepas que puedes y que vas a hacerlo por completo y “de un tirón”.

No digas: “bueno, proceso ahora unas pocas tareas y luego después de comer sigo con ello”. Si bien no estás manejando secretos militares, sólo tus tareas, el modo en el que las empieces a tratar y gestionar determinará en buena medida el éxito con el que las completes. Trátalas bien desde el principio, procesa de un tirón y vacía tu Bandeja de Entrada.

Recuerda la importancia de hacer que todas las fases del GTD sean muy ágiles, eso hará que el método sea una ayuda real y no una carga.

2Procesa ágil, toma decisiones rápidas

¿Hay que archivar esta tarea? ¿Hay que delegarla o asignarla a un proyecto en concreto? Te hagas las preguntas que te hagas en esta fase trata de que sea un proceso ágil y rápido. Tú conoces mejor que nadie la naturaleza y urgencia de esa tarea y tomar la decisión de qué hacer con ella tiene que ser un proceso muy dinámico. No estás decidiendo el menú para tu banquete de bodas.

Recuerda la importancia de hacer que todas las fases del GTD sean muy ágiles, eso evitará que caigas en el tedio de “vaya, ahora toca ponerme a procesar” y harás que el método sea una ayuda real y no una pesada carga.

3Aíslate de las distracciones

Mucha gente piensa que procesar tareas en GTD es el equivalente a pegar sobres con la lengua, algo que apenas requiere atención y que se puede hacer de cualquier manera. Es justo lo contrario.

Que haya que hacerlo de forma ágil, dinámica y de un tirón no quiere decir que no haya que poner todo de nuestra parte para hacerlo bien. En el momento del Procesado aíslate de todo, elimina cualquier foco de distracciones y conjúrate para hacerlo totalmente concentrado. Con ese nivel de atención verás que decidir qué hacer con tal o cual tarea te resultará mucho más sencillo y sin duda vaciarás antes tu Bandeja de Entrada.

La «Regla de los 2 minutos» es una de las grandes responsables de que podamos decir cosas como “ahora los días me cunden más”.

4Practica la «Regla de los 2 minutos»

En el artículo anterior de esta mini serie te planteaba la posibilidad de utilizar esta regla siempre que te sea posible, y no sólo en la fase de Procesado. David Allen propone practicarla únicamente en este momento pero al menos en mi experiencia he comprobado que, en tanto en cuanto no entorpezca una tarea importante y dispongamos de ese minuto y medio o dos minutos, claro, podemos ejecutarla cuando lo necesitemos.

A mi juicio es una de las mayores aportaciones del método a la Productividad en general y desde luego no tienes que utilizar el GTD para ponerla en práctica y beneficiarte de sus resultados. Es uno de los pequeños-grandes secretos de la Productividad diaria y en buena medida uno de los principales responsables de que podamos decir cosas como “ahora los días me cunden más”.

Es por ello que me ha parecido muy interesante dedicar unas entradas a pararnos a considerar estas claves, como siempre al estilo de píldoras o recetas prácticas.

1Captura… y sigue trabajando

Es importante tener presente que el GTD es un medio para organizarnos mejor y nunca debe ser un estorbo o una distracción para la actividad que estemos haciendo. En el momento en el que surge la nueva tarea (recibimos una llamada, alguien pasa por nuestra mesa y nos pide algo, etc.) debemos capturar —recopilar— esa tarea e inmediatamente volver a la actividad que estábamos haciendo. Pero ese gesto, el acto de Recopilar tiene que ser sumamente rápido.

No hay que hacer nada más, sólo asegurarnos de capturar aquello que tenemos que hacer, anotarlo ágilmente y continuar de forma inmediata con nuestro trabajo para minimizar el impacto en nuestra labor cotidiana. Al fin y al cabo, el tener que Recopilar con GTD no deja de ser una interrupción.

Utilices lo que utilices, asegúrate de poder acceder a él para añadir las tareas de forma muy rápida y muy cómoda.

2Utiliza una herramienta de captura ágil

Hilando con el punto anterior, en esta fase es de vital importancia el asegurarnos que estamos utilizando la herramienta más ágil, cómoda y sencilla que podamos encontrar. Es importantísimo recalcar este punto que mucha gente pasa por alto y que condiciona en gran medida la “fluidez” del método.

Da igual si llama Things, Remember the Milk, ThinkingRock, Moleskine, archivo de texto, agenda tradicional o una sencilla hoja de papel. Utilices lo que utilices, asegúrate de poder acceder a esa herramienta para añadir las tareas de forma muy rápida y muy cómoda. Generar una nueva tarea no te tiene que dar pereza en absoluto y es un proceso que tiene que durar unos pocos segundos.

Por supuesto huelga decir que conviene utilizar UNA única herramienta de recopilación (y gestión). Mantener una aplicación, luego notas adhesivas, anotaciones en una libreta y recordatorios en un calendario, es pasaporte directo a la desorganización y al fracaso del método.

3Captura… y olvídate de momento

Uno de los objetivos de la fase Recopilar, y del GTD a la postre, es que no se nos pase ninguna tarea pero también liberar a nuestra mente del pesado trabajo de gestionarlas. Mediante un método estructurado, organizado y con frecuentes revisiones, nos aseguramos que “tenemos controladas” nuestras tareas.

De modo que una vez capturada la tarea, hay que eliminarla de nuestra cabeza. No hay que procesarla, no hay que pensar qué vas a hacer con ella, no hagas nada. Literalmente “olvídate de ella”… por el momento. Será en fases posteriores cuando le prestemos la debida atención y le otorguemos la prioridad que merece, poniéndola en la carpeta que corresponda: Próximo, Algún Día, etc.

Una vez capturada la tarea, hay que eliminarla de nuestra cabeza. No hay que procesarla, no hay que pensar qué vas a hacer con ella, no hagas nada.

4“Improvisa” con los 2 minutos

David Allen propone aplicar la “Regla de los 2 minutos” en la siguiente fase, en la Organización. Esto es muy personal pero en mi experiencia he comprobado que, si no estoy haciendo una tarea importante —este matiz es fundamental—, y surge una tarea que puedo completar en menos de dos minutos, la hago inmediatamente y no la recopilo.

Repito que esto es algo que tienes que hacer en tanto en cuanto te funcione. En mi caso personal lo aplico siempre que puedo y me funciona, pero en todo momento supeditado a no estar haciendo una actividad importante. Si es así, recopilo la nueva tarea en el Inbox y sigo concentrado en lo que estaba haciendo.

(El GTD o cualquier otro de los métodos o sistemas que puedas utilizar para organizarte. Porque hablamos mucho de GTD pero ni mucho menos es el único método “moderno” para organizarte. Hay más y muy buenos —en algunas cosas superiores— y a buen seguro iré poco a poco hablando de ellos.)

En los comentarios de la entrada de ayer hablábamos de cómo medir si realmente está funcionando el GTD. Es posible que ya hayas visto alguno de mis screencasts, o que te hayas comprado el libro, o que hayas leído alguno de los buenísimos artículos que hay en muchos blogs, y lleves ya un tiempo poniendo en práctica este método. Seguramente te habrá costado y te has ido adaptando poco a poco, o bien lo entendiste “a la primera” y en poco tiempo te pusiste en marcha. ¿Y ahora qué?

Tan importante o más —yo creo que más— que poner en práctica un nuevo método de organización o mejora es pararte, transcurrido un tiempo, a evaluar seriamente si está surtiendo efecto de verdad. Este es un ejercicio que deberíamos hacer con mucha frecuencia y yo lo considero una parte esencial, repito, esencial, del éxito del GTD o de cualquier otro método. Al final del día, al cabo de una semana, cuando tú decidas, tienes que responder honestamente a estas cinco preguntas:

1. ¿He logrado liberar a mi mente de la tarea de organizar para dedicarla a pensar y crear?
2. ¿He logrado eliminar la sensación de que “se me escapan” o se me olvidan las cosas que tengo que hacer?
3. ¿He logrado reducir o borrar por completo el estrés provocado por tener que gestionar tantas tareas?
4. ¿He logrado asumir nuevas responsabilidades o crecer en mi trabajo (o estudios) gracias a una mejor gestión de mis tareas?
5. ¿He logrado mejorar mi “flujo de trabajo” diario o ahora es peor por “tener que organizarme” con el GTD?

Y si no está funcionando… es el momento de analizar por qué está fallando y dónde. Yo en su día te di algunas pistas de los errores que yo cometí con el GTD. Si ves que no “acabas de despegar” puedes empezar a mirar por ahí.

Hace un mes escribí un artículo titulado 7 claves fundamentales para tener éxito con el GTD. Una vez leas este artículo verás que guardan bastantes similitudes. Y es que aunque suene a tópico tras los errores muchas veces se encuentran las soluciones.

Desde que empecé a aplicar la metodología GTD a mi organización diaria he cometido multitud de errores… y lo sigo haciendo. Quien crea que uno lee el libro, se compra una licencia de tal aplicación y “ya está”, creo está bastante equivocado. Nunca se dejan de cometer errores con el GTD y tampoco dejas de aprender con él (ambas cosas van de la mano). Aunque también es cierto que con el tiempo esos errores se van haciendo “más pequeños”, y lo que al comienzo eran agujeros negros luego se trasforman en rendijas.

El libro es un comienzo, sienta unas pautas, unas lineas a seguir que ya de por sí son una auténtica revolución. Pero es cuando uno aplica el GTD a su caso particular cuando realmente viene lo complicado y lo revelador, las dos cosas al mismo tiempo.

Si quisiera hablaros de mis errores con el GTD en profundidad, quizá debería dedicarle un blog sólo a eso. Pero pensando sobre todo en los que empiezan con el GTD, me ha parecido buena idea compartir los tropiezos más destacados que he tenido hasta ahora.

1No utilizar una herramienta para recopilar eficazmente

Si has visto alguno de mis videos ya habrás oído lo importante que es para mí la fase “Recopilar”. Su objetivo número uno es asegurarnos que no se nos escapa nada. En el momento que aparece la necesidad, la tarea, tenemos que capturarla inmediatamente y enviarla al Inbox. Y si no nos proveemos de una herramienta eficaz, ágil y cómoda que permita esa captura, empezaremos a naufragar.

El GTD es un método tremendamente potente y versátil, pero se basa en un delicado equilibrio entre sus fases y su éxito depende de pequeños detalles “que suman” para obtener el resultado final. Empezar con un mal sistema de recopilación de tareas es como salir a correr una carrera ciclista y pinchar a los dos metros de la salida.

Un moleskine, una aplicación en tu iPhone, una hoja de papel, tu gestor de correo electrónico, tu aplicación de GTD, etc. Utilices lo que utilices asegúrate, al 200%, que realmente te permite capturar las tareas de forma eficaz, cómoda y sin-que-se-te-pase-ninguna.

La “regla de los 2 minutos” te ayuda a despejar el camino de pequeñas piedrecillas para que verdaderamente puedas concentrarte en mover las grandes.

2Mezclar el GTD con otras herramientas o sistemas

Si empiezas con el GTD, “tienes que mojarte hasta el cuello”. Durante un tiempo cometí el monumental error de mantener hasta cuatro sistemas diferentes para gestionar mis tareas: GTD (con una aplicación), mi gestor de correo, mi calendario y notas adhesivas.

Recibía tareas por correo electrónico y, en lugar de capturarlas en mi Inbox de GTD, se quedaban allí, esperando a un buen momento para ponerme con ellas. O bien abría iCal y ponía en una fecha y hora determinada cuándo tenía que completar una presentación o un documento para un cliente. Y ya el colmo… recibía una llamada de teléfono solicitándome una información, y plasmaba la tarea en una nota adhesiva.

“Es que no consigo organizarme bien”, me repetía a mí mismo una y otra vez. ¡Pues qué esperaba! Ahora con el tiempo me sorprendo de mi inocencia, pero lo cierto es que entonces no tomé una de las medidas más necesarias y elementales al empezar con el GTD: anular y eliminar de mi flujo de trabajo cualquier otro sistema de gestión de tareas del pasado que no sea el propio GTD.

3No aplicar la “regla de los 2 minutos” debidamente

Y con “debidamente” quiero decir sobre todo “frecuentemente”. Para mí bajo esta regla se esconde uno de los más jugosos secretos, no ya sólo del GTD, sino de la Productividad con mayúsculas.

¿Cuántas tareas o mini-tareas se nos presentan al cabo del día que podríamos completar en uno o dos minutos? Si haces el ejercicio de ennumerarlas mentalmente ahora mismo, es muy posible que no te salgan muchas, porque precisamente por su naturaleza o trascendencia, muchas veces insignificante, no pasan el filtro mental de lo que nosotros consideramos una tarea. Pero lo cierto es que están ahí, son muchas y muy variadas y no siempre se nos presentan a nuestro lado con el cartel de TAREAS puesto encima.

Tenemos que estar atentos, identificarlas inmediatamente y “procesarlas y completarlas” de forma ágil y veloz, con el mínimo consumo de energía y creatividad. Y uno de los lugares donde donde podemos aplicar esta regla más claramente es el correo electrónico. Pero hay muchos más.

Yo durante mucho tiempo no apliqué esta regla debidamente… y así me iba. Si tuviera que definir esta regla o darle un sentido en una sola frase, te diría: “esta regla te ayuda a despejar el camino de pequeñas piedrecillas para que verdaderamente puedas concentrarte en mover las grandes”.

Recuérdate la regla con frecuencia a lo largo de toda la jornada (para esto sí que valen las notas adhesivas) y verás cómo reaccionas y despejas mini-tareas con mayor eficacia para poder emplear tu verdadero tiempo en lo relevante e importante.

El tiempo y energía que les dediques al GTD sólo tienen un fin: organizarte mejor para liberar tu mente de tareas y emplearla en crear y generar buenas ideas.

4Invertir demasiado tiempo en la fase “Revisión”

Si me has oído más de una vez hablar sobre GTD, te sonará esto: para mí, junto con Recopilar, la fase más importante es Revisar. Y lo sigo creyendo más y más cada día.

Al Revisar puedes/debes recomponer completamente la fotografía de tus tareas, y este proceso garantiza la buena salud de tu sistema personal de organización. Hace que corrijas el estado de una tarea que “organizaste” mal en la fase anterior, o te permite mover a “Próximo” otra tarea que ha cambiado de prioridad, y sobre todo evita que no se te escape nada.

El fallo que yo cometí al principio era Revisar cada dos o tres días y sobre todo invertir demasiado tiempo en esa fase. Especialmente si tus tareas son muy dinámicas, yo te recomiendo hacer una o incluso dos revisiones diarias… pero tienen que ser muy, muy rápidas. Nadie como tú conoce su naturaleza, su prioridad, si depende de otra persona (delegada) o si la puedes enviar a “algún día”. No te quedes contemplándola extasiado… evalúa, decide y actúa. Es una tarea, no el giroscopio de un misil termonuclear.

El Recopilar es muy parecido a hacer una fotografía, y el Revisar es a revelarla. Pero ambos procesos (fases) tienen que ser muy ágiles. NO puedes ni debes invertir mucho tiempo en valorar el estado o lugar de una tarea, muévela, déjala, o modifícala, pero hazlo rápido (ojo, no me refiero a hacerlo precipitadamente, sino a hacerlo sin perder tiempo).

El tiempo y energía que les dediques al GTD sólo tienen un fin: organizarte mejor para liberar tu mente de tareas y emplearla en crear y generar buenas ideas.

5Leer el libro y creer que “ya lo sabía todo”

Que yo y otras personas recomendemos la lectura libro no significa que en él estén todas las respuestas al GTD y a nuestros problemas de organización. De hecho gran parte de las soluciones a problemas cotidianos los he encontrado lejos del libro de David Allen, de la mano de personas como tú y como yo.

Si verdaderamente el GTD te funciona, te ayuda a organizarte mejor para vivir mejor te recomiendo que leas y descubras más sobre el método. ¿Cómo? Bueno, leyendo artículos como este, otros blogs por supuesto, foros, experiencias de otros usuarios, algún que otro libro, etc.

¿Por qué habría yo de profundizar más en el GTD? Porque si lo pones en práctica y empieza a funcionarte, habrás visto sus sorprendentes beneficios, ¿verdad? Pues ahora imagínatelos multiplicados por diez o veinte. Serás mejor profesional, vivirás con menos estrés, obtendrás más horas en el día… disfrutarás más.

El libro, el GTD, planta unas sólidas bases sobre las que afrontar muchos problemas de organización, pero nuestro día a día está lleno de matices y particularidades que hacen que tengamos que ir aprendiendo, conociendo, perfeccionando. Nadie sabe todo sobre el GTD, pero hay muchas personas ahí fuera que conocen cosas que todavía no hemos aprendido.

En otra ocasión haré una segunda parte de esta lista de errores que cometí con el GTD… porque como decía al principio, han sido unos cuantos más. Pero también me (nos) gustaría saber y conocer tu experiencia, tanto si estás empezando o si ya llevas con el GTD tiempo. ¿Qué errores has cometido?

GTD Fácil es una pequeña serie de artículos que he dedicado a presentar el método Getting Things Done he intentado dar una visión general y a la vez detallada de este método para organizarnos con eficacia.

En el primer artículo veíamos una descripción general así como ciertas notas introductorias. La segunda entrega era un screencast-presentación donde ya explicaba en qué consiste el método y cómo puede ayudarnos en la organización de nuestras tareas y proyectos. En el tercer capítulo de esta miniserie, también otro vídeo, me centré en mostrar en cómo se podía aplicar el GTD utilizando dos aplicaciones bastante conocidas,

Por vuestros comentarios sé que muchos ya habéis puesto en práctica el método, otros estáis en ello… y seguramente otros muchos lo habéis intentado o simplemente lo habéis descartado. Para aquéllos que ya lo han puesto en práctica va destinado este artículo con las 7 claves fundamentales para tener éxito con el GTD. Son una serie de claves y recetas que han funcionado en mi caso particular y que quiero transmitiros.

1Dedica a cada fase su debido tiempo

He oído o leído más de una vez: “es que el GTD requiere mucho tiempo… pierdo más tiempo en la organización que en hacer mis tareas”. Y yo a eso pregunto: “¿estás dedicándole el tiempo necesario y debido a cada fase del método? Déjame refrescar brevemente los tiempos que hay que dedicarles a cada fase:

Recopilar. Esta fase tiene que ser extremadamente ágil y rápida. No tienes que pararte a hacer nada más salvo capturar la tarea o idea. Utiliza una aplicación, utilidad, trozo de papel o lo que sea, pero asegúrate que permite una ágil captura de las tareas, de otro modo, no sirve. Recopilar una idea y mandarla al Inbox, no puede llevarnos más de unos pocos segundos. Y ojo, no hay que hacer nada más… continúa con lo que estabas haciendo.

Procesar. Otra fase que tiene que ser ágil. Evidentemente si tengo 50 cosas en mi Inbox no puede ser cuestión de unos segundos. No podemos acortar el tiempo material pero sí cómo “procesamos” las cosas. Decidir si una cosa la tengo que delegar, archivar, eliminar o hacer en menos de dos minutos, es una tarea que necesariamente tiene que llevarnos poco tiempo. Y si eres de las personas que acumula muchas cosas en tu Inbox, valora la posibilidad de procesar tus tareas dos veces al día.

Organizar. Esta fase ya requiere un poco más de tiempo y evidentemente ello dependerá de la complejidad y número de tus proyectos y tareas. Pero intenta hacerlo siempre con agilidad. No estás desarmando un misil termonuclear, sino colocando cada tarea en su lugar. Conocemos bien la naturaleza de cada tarea… ¡nosotros mismos la hemos puesto ahí! Por tanto organizar y “poner cada calcetín en su cajón” correspondiente (permitidme esta expresión que yo utilizo con mucha frecuencia) tiene que ser un proceso muy rápido. No podemos pararnos a dudar, si va aquí o allá. Sabemos si esa tarea tiene que hacerse Próximamente, si la puedo despachar y completar en menos de 2 minutos, si la puedo hacer cualquier día o tal vez, etc.

Revisar. Soy de la opinión que es mejor revisar dos veces al día y hacerlo de forma más rápida, que sólo una vez o cada dos días. Para mí esta fase es la que garantiza el éxito del método. Todas son imprescindibles, claro, pero la Revisión permite recomponer la fotografía de tus tareas, que han ido variando de prioridad e importancia a lo largo del día o la semana. O bien corregir el estado o lugar de una tarea que has podido guardar erróneamente en la fase de Organizar. La agilidad, que NO precipitación, y la frecuencia en la revisión, son las claves de esta fase.

2Sé muy cuidadoso a la hora de elegir tu aplicación

Porque yo y otros hablemos de Things, Evernote, Remember the Milk o Gmail, no tienen que ser necesariamente la mejor elección para ti. Elegir el sistema (aplicación, carpetas, agenda tradicional…) que nos va a ayudar a aplicar el GTD en nuestra vida es tan importante como aprender su flujo y sus cuatro pasos.

Mi recomendación es que pruebes cuantas más opciones mejor. En serio, sé que es una molestia tener que probar pero más lo es vivir en una completa desorganización y no ponerle remedio. Y si no vas a probar tal aplicación o servicio web, al menos intenta analizarlo previamente o leer sobre él para ver si responde a tus necesidades.

Y si empiezas con una aplicación y ves que no te encuentras a gusto. ¡Déjala inmediatamente! Mucha gente culpa al GTD y dice “no es para mí”, y ni tan siquiera ha valorado la posibilidad de estar utilizando un sistema o aplicación que-no-valía-para-él. No existe la mejor o la peor aplicación para GTD, existe la que te vale a ti y te ayuda a aplicar el método con éxito. Lo demás son tonterías.

3Si te interesa el GTD, aprende más sobre él

Este método, esta filosofía, es muy rica, llena de matices, particularidades y pequeños-grandes detalles. En mi guía de GTD Fácil he explicado los fundamentos, los grandes principios a aplicar… pero evidentemente hay muchos casos particulares donde las generalidades parecen no funcionar. Y digo parecen, porque son esas particularidades y pequeños giros sobre el método los que lo hacen adaptarse a casi cualquier persona.

El libro. Ya he recomendado el libro de David Allen, que según me habéis comentado se ha reeditado nuevamente. Una gran noticia, ese libro debería estar permanentemente en stock de las librerías. Recuerda que en España y Latinoamérica se publicado bajo el nombre de “Organízate con Eficacia”, de la editorial Empresa Activa.

Blogs. Blogs sobre GTD y Productividad hay muchos, sobre todo en inglés. En castellano hay menos, pero también los hay, y algunos de ellos son muy buenos. Tres de estos blogs que leo frecuentemente y que tengo que recomendaros si os interesa la temática son: El Canasto, Optima Infinito y Hábitos Vitales.

4Utiliza un método de captura “offline” efectivo

(No me gusta decir que una fase es más importante que otra. Todas lo son, por igual, pero a la hora de explicar y hacer énfasis en algunos pasos, prefiero expresarlo así.) Si en mi opinión la fase de la Revisión es la principal, la que garantiza el éxito del método, la segunda en importancia es la de Recopilar.

Es la que se encarga de que “no se nos escape” nada. Cuando surge la tarea, la idea o la necesidad, hay que meterlas directamente a nuestra carpeta de entrada o Inbox. Pero para ello hay que hacerlo empleando un método ágil y efectivo.

Cuando estamos frente a nuestro ordenador el proceso parece más obvio: lanzo mi aplicación de GTD e incorporo al Inbox el nuevo elemento, la tarea. ¿Pero qué pasa cuando esta tarea no aparece en el entorno digital? Puede surgir en un taxi, durante una comida… en un ascensor. De modo que tan importante como saber elegir la aplicación o sistema para el GTD es tener un método para capturar ideas y tareas cuando estamos alejados de nuestro ordenador.

Teléfono móvil.- La práctica totalidad de los móviles modernos incluyen una aplicación para tomar notas. Otros muchos tienen otra para tomar notas de audio, lo que todavía es mejor porque nos permite ahorrar tiempo y guardar la tarea en casi cualquier situación. El inconveniente de este método es que hay que desarrollar la costumbre de procesar esas tareas, una vez que llegas a tu puesto de trabajo o a casa.

PDA, Smartphone, iPhone o iPod Touch
Aquí ya damos un paso más y de calidad, ya que muchas de las aplicaciones y servicios web para GTD tienen una versión o interfaz para estos dispositivos (Things, Remember the Milk, Evernote, etc). Evidentemente nos permitirá capturar ideas cuando estamos en marcha… pero ahorrará el paso de tener que “pasarlas” del dispositivo móvil a la aplicación, ya que estará “sincronizado” con nuestra versión electrónica, vamos a llamarla así.

Una libreta o Hipster PDA
¡Viva la sencillez! La primera vez que oí hablar de las Hipster PDA creí que era una especie de broma de Merlin Mann, de 43 folders. ¡Qué equivocado estaba! Básicamente es una micro-agenda que nosotros mismos podemos fabricar literalmente con cuatro trozos de papel y un clip que se aloja en el bolsillo trasero de nuestro pantalón. (Cada hoja representa las carpetas de Próximo, En Espera, etc). Eso, y un bolígrafo, es lo único que necesitamos para poder capturar ideas en movimiento. Es extremadamente barato y funciona.

No hagas como yo y subestimes este método. Miles de personas lo utilizan a diario y funciona. Yo mismo lo utilicé hace dos o tres años durante unos meses, aunque lo abandoné porque el número de tareas empezó a crecer y en estos casos no parece ser el mejor método.

5No tengas miedo a hacer “tu propio GTD”

También he oído decir a otras personas que “el GTD es demasiado estricto e inflexible”. A mi modo de verlo, el GTD es un método que planta unas bases, unas lineas a seguir. Podemos hacerlo de manera fiel, a raja tabla, o bien adaptarlo a las necesidades de cada uno.

Llevo trabajando casi 20 años y nunca me he encontrado a dos personas con necesidades de organización idénticas. Todos tenemos nuestras particularidades y matices. Por ello el GTD puede responder de forma general a esas necesidades… pero si hay que adaptarlo, se hace, sin miedo ni reparos.

Lo que sí recomiendo, al 150%, es adaptarlo una vez aprendido y practicado el método de forma fiel. Y por eso en mi screencast sobre GTD insistía en que era imprescindible no saltarse ningún paso. El GTD tienes que aprenderlo tal como es, ni quitando ni añadiendo… y es luego, con el tiempo, cuando uno puede retocar aquí y allí para hacerlo suyo. En ese sentido no soy nada fundamentalista. Recordad que el GTD es un medio, no un fin. El fin es organizarnos con éxito.

6La “regla de los 2 minutos” te salvará el día

David Allen la bautizó como la “regla de los 2 minutos”. Si una tarea que tienes en tu Inbox puede ser terminada en menos de dos minutos (los dos minutos son orientativos, se refiere a algo que se puede hacer de manera inmediata), ponte con ella. Yo la he rebautizado como la “Regla del ¡Hazlo Ahora!” y os puedo asegurar que detrás de su aparente sencillez está una de las claves fundamentales del GTD, y de nuestro día a día en general.

Por su inmediatez, esta regla además nos ayuda a ser concisos, directos y ágiles. Cosa que tendemos a olvidar con mucha frecuencia: redactamos emails con varios párrafos para decir una cosa que podíamos haber expresado en tres o cuatro lineas, nos enrollamos al teléfono sin ir directamente al grano, damos varias vueltas para hacer algo que podríamos terminar… en menos de dos minutos.

Grábatela a fuego, por decirlo de un modo gráfico. Recuérdatela a diario, te ayudará a completar esas tareas tontas que siempre se complican, porque dejas para más tarde y que luego interrumpen a otras más importantes. Si quieres, escríbela en una nota adhesiva que puedes poner junto a tu teclado: ¡Hazlo Ahora!

7Cada cierto tiempo evalúa si tu método funciona

Como he dicho anteriormente el GTD y la aplicación o el sistema que utilices para organizarte con eficacia sólo son un medio, nunca el fin.

Uno de los puntos que más olvidamos es el ser críticos y analíticos con el sistema que utilizamos. Desarrollamos unas costumbres y hábitos y ya creemos que lo hemos conseguido todo. “Hey, Berto, es que yo utilizo el GTD y me va de maravilla, me organizo muy bien”. Estupendo… pero ¿de verdad lo estás haciendo lo mejor posible o podrías mejorar?

A mi me gusta volver sobre mis métodos de organización y analizarlos cada cierto tiempo, cada mes o dos meses. ¿Realmente me sirven? ¿Me organizo con eficacia? ¿Sirven para liberarme del estrés de la organización? ¿Podría mejorarlos?

En ese sentido leer libros y blogs sobre GTD y Productividad ayuda y mucho, ya que poco a poco vas encontrando matices y pistas que te hacen mejorar. Pero nadie mejor que tú conoce tus necesidades, tus costumbres y sobre todo si realmente te estás organizando con eficacia. Y si no es así, no tengas miedo a cambiar o experimentar con un nuevo sistema o hábitos. Es mejor hacerlo y equivocarse que vivir sin aprovechar al máximo las horas del día.

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Tercera y de momento última entrega de la serie GTD Fácil en la que he tratado de explicar este método para organizarte con eficacia. Como había anunciado, en este capítulo veremos cómo se puede aplicar la filosofía GTD utilizando dos aplicaciones bastante conocidas: Evernote y Things.

De nuevo os ofrezco otro vídeo bastante largo (38 minutos), aunque he decir que era imprescindible hacerlo así. Hacer un único vídeo de GTD aplicado con Evernote y Things requiere tiempo y contarlo detenidamente… y así todo sé que me dejo un montón de cosas en el tintero. No me preocupa, en futuros artículos y videos iré desgranando poco a poco otras características, trucos o flujos de trabajo con estas y otras aplicaciones que tengo en mente.

Una pequeña advertencia antes que darle al play… si todavía no has visto el anterior screencast, por favor hazlo. De otro modo casi todo lo que cuento en este te va a sonar a chino y te va a costar mucho entender lo que explico en pantalla. Gracias por tomaros la molestia de verlo… porque sé que es largo.