Ya que la utilidad de las Estrellas reside en que tú, manualmente, marques aquellos correos que han quedado sin filtrar o bien que requieren una atención especial o acción inmediata. Cuando incluso dentro de una carpeta (filtrada) tienes 30 correos, una superestrella puede decirte por dónde tienes que empezar a actuar.

Las Estrellas empezaron como un experimento de Gmail Labs. Finalmente, tras la gran acogida de los usuarios, se ha incorporado como característica de serie de la aplicación. Hasta ahora yo no las había utilizado mucho, la verdad. Con la posibilidad de asignar una estrella (la que viene de serie) me parecía suficiente a la hora de resaltar correos.

Pero fue cuando combiné Estrellas y Enlaces Rápidos cuando me di cuenta de su potencial y de lo práctico que resulta para mejorar la organización.

Siempre a la vista, y con un solo clic, puedes filtrar correos especiales, que requieren una acción o que resaltaste para revisar después.

¿Cómo funcionan las Estrellas?

Dentro de las Preferencias de Gmail, en la solapa «General», encontrarás un apartado llamado «Estrellas». Ahí puedes indicar si quieres trabajar con una (la clásica estrella amarilla), con cuatro o bien con las doce disponibles.

Cuando quieras asignar una estrella en concreto tienes que hacer clic sucesivamente en el icono estrella de cada mensaje hasta que te aparezca. Esta es la parte menos agradable. Porque hay que hacerlo de forma manual y porque no es muy cómodo tener que hacer varios clics hasta que aparezca la Estrella que quieres. Una lista desplegable hubiera resultado mejor.

¿Cuándo son útiles las Estrellas?

Imagina cualquiera de estas situaciones en Gmail:

• No trabajas con filtros. Todo los nuevos mensajes van a parar a «Recibidos» y tienes que leer bastantes de golpe.
• Tienes filtros pero recibes bastantes mensajes impredecibles que no se filtran y que terminan por ir a «Recibidos».
• Tienes filtros y casi la totalidad de tu correo se filtra bien. Pero dentro de cada etiqueta/carpeta hay muchos mensajes de todo tipo.
• Tanto si tienes como si no tienes filtros a veces se te escapan correos importantes o tareas que te han asignado.
• Tienes tendencia a resaltar mensajes como «Destacados» y cuando abres esa carpeta tienes decenas y todos te aprecen iguales.

En estos y en otros casos puedes ayudarte de las Estrellas para resaltar aquellos mensajes especiales o distintos.

De este modo, para ciertos mensajes (por supuesto que no se trata de hacerlo con todos y caer en la trampa de la sobreorganización), puedo asignar una Estrella que me ayude a mí a encontrarlo más rápido. Y es que cuando recibes más de 50 correos al día, no sólo te interesa tenerlos clasificados de forma automática, sino sacar el “rotulador” y subrayar aquéllos que tengan un especial significado para ti, o sobre los que necesites actuar antes.

Estrellas + Enlaces Rápidos… ¡WIN!

Todos los mensajes marcados con Estrellas están dentro de la carpeta «Destacados». Da igual el icono que les asignes. Si tiene alguna Estrella, va a parar a Destacados. El problema es justo ese. Que van todos al mismo sitio y mezclados entre sí (aunque distinguibles por su icono, claro). ¿Qué hacer si sólo te quieres centrar (ver) un tipo de mensajes-iconos en concreto?

Cuando la funcionalidad de las Estrellas mejora de verdad es cuando te das cuenta que también puedes hacer búsquedas para encontrar mensajes con Estrellas. Mediante un formato de búsqueda especial podrás localizar y agrupar de un plumazo aquellos mensajes marcados con un icono en concreto.

Cada icono de las Estrellas tiene un nombre único que puedes introducir en la caja de búsquedas y filtrar así tus correos. (Para saber el nombre de cada icono entra en tus Preferencias y posa el cursor del ratón sobre cada icono.)

Por ejemplo, puedes buscar has:purple-star, has:green-check, has:blue-info, has:orange-guillemet o has:red-bang, y encontrarás de golpe todos los mensajes marcados con cada uno de esos iconos.

Como seguramente lo que no te interesa es estar haciendo búsquedas todo el rato, ni Google tampoco nos permite crear filtros automáticos con Estrellas, puedes utilizar los Enlaces Rápidos para acceder con un solo clic a correos marcados o destacados.

Sencillamente acuerda contigo mismo qué Estrellas vas a utilizar (tal vez tres o cuatro sean suficientes). Haz una búsqueda con el formato has:nombredelaEstrella. Y luego, desde el apartado Enlaces Rápidos, vete guardando esas búsquedas con el nombre que mejor te ayude a identificarlas.

Naturalmente en esas búsquedas puedes añadir otros criterios de filtrado, como el remitente, fechas, adjuntos… Puedes hacerlas todo lo sofisticadas que necesites.

Por ejemplo, ahí van algunas situaciones muy habituales en las que puedes aprovecharte de las Estrellas y los Enlaces rápidos para localizar visualmente ciertos mensajes:

• Mensajes que requieren una acción inmediata. Contestar, hacer, solucionar…
• Mensajes que implican hacer algo próximamente. Una tarea que he de recoger en mi sistema o mi gestor de tareas.
• Mensajes que tengo que reenviar a otros o bien que ya he delegado a otra persona (para hacer seguimiento y que no se me escapen).
• Mensajes que requieren una lectura más pausada.
• Mensajes que recibo a título informativo. El típico FYI.
• Mensajes con información de proyectos en los que trabajo y que necesito copiar a otro sitio (por ejemplo Evernote).
• Mensajes para archivar o hacer backup en otro sitio (por ejemplo Evernote).

De este modo, a un solo clic de distancia, y siempre a la vista en la barra lateral, no sólo tendrás acceso a todos los mensajes clasificados por tus filtros automáticos. Sino también a aquellos correos que tú mismo asignaste una acción o resaltaste para poder volver después.

Tanto si buscas iniciarte («Modo Padawan»), conocer atajos avanzados («Modo Ninja») o dominarlo por completo como nadie («Modo Master-and-Commander»), hay un puñado de combinaciones utilísimas que te permitirán manejar Gmail de un modo más eficiente y rápido. (Uno no sabe el tiempo que pierde en una aplicación hasta que empieza a manejarla casi por completo desde el teclado.)

El primer paso y por su obviedad el más importante: activar las combinaciones de teclas en Gmail. Entra en la Configuración y dentro de la pestaña General encontrarás el apartado “Combinaciones de Teclas”. Actívalo si no lo has hecho ya.

Nivel Básico ~ «Modo Padawan»

Algunas combinaciones básicas pero esenciales. Sin duda alguna las que más repetirás y que sólo exigen una sola tecla:

• c: crear un mensaje.
• r: responder a un mensaje.
• a: responder a todos (cuando en un mensaje hay más personas copiadas).
• f: reenviar un mensaje.
• Mayúscula + cualquiera de las letras anteriores: ejecutará la operación correspondiente pero en ventana aparte, en ventana nueva.
• e: archivar un mensaje.
• s: marcar un mensaje como “Destacado”.
• May+b: borrar mensaje (Papelera) (¡gracias Patricia!)
• ?: muestra en pantalla una lista de todos los atajos disponibles (¡gracias Mikel!)

Nivel Medio ~ «Modo Ninja»

Vamos avanzando de nivel con operaciones un poco más complejas que exigen, en algunos casos, accionar dos teclas simultáneamente:

MÓDULO 1

• u: para volver a la lista de mensajes (desde un mensaje abierto, por ejemplo).
• j: para ir al mensaje anterior de la lista.
• k: para ir al siguiente mensaje de la lista.
• x: para marcar el mensaje que concreto (activas el checkbox).
• g+i: para saltar a la carpeta “Recibidos”.
• g+s: para saltar a la carpeta “Destacados”.
• g+a: para saltar a la carpeta “Todos”.
• g+c: para saltar a la carpeta “Contactos”.
• May+i: marcar mensaje como leido.
• May+u: marcar mensaje como no leido.

MÓDULO 2

• l: para desplegar el menú-lista de “Etiquetas”.
• . (es un punto): para desplegar el menú-lista de “Más Acciones”.
• !: para marcar un mensaje como spam.
• g+t: para ir al módulo de “Tareas”.
• z: para deshacer la última operación realizada.

Nivel Avanzado ~ «Modo Master-and-Commander»

Si llegas aquí ya te puedes considerar todo un Maestro de los Atajos de Gmail :-)

• /: para saltar directamente al poderoso buscador de Gmail
• *+u: para seleccionar los mensajes sin leer.
• *+a: para seleccionar todos los mensajes.
• *+n: para desmarcar todos los mensajes seleccionados
• #: mueves un mensaje a la Papelera.
• Esc: quitas el cursor de la caja de búsquedas o de cualquier caja de entrada de datos.

Personaliza los Atajos a tu Gusto

Si alguna de estas combinaciones de teclas no es de tu agrado, puedes cambiarla. Dentro de Gmail Labs hay un servicio llamado “Combinaciones de Teclas Personalizadas”.

Una vez activado en la Configuración de Gmail aparecerá una nueva sección donde podrás cambiar las combinaciones y atajos para que se adapten a tus necesidades o distrubución del teclado (hay personas que utilizan teclados internacionales, por ejemplo).

¿No usas Gmail? Los Atajos están en todas partes

Thunderbird, Apple Mail, Hotmail, Outlook… cualquier aplicación que utilices tiene sus propios atajos de teclado. Aprenderlos te proporcionará algo muy preciado: perder menos tiempo en el Email para dedicarlo a tu trabajo de verdad.

Y aprenderlos no requiere tanto:

1. Apunta los 5 más utilizados en un post-it.
2. Practícalos unos días hasta que te lo sepas.
3. Añade otros 5 en una nueva lista.

Con 10 atajos volarás con el Email. Serás más resolutivo y rápido, y todo será más eficiente y natural. Soy un convencido defensor y “promotor” de los atajos, y en el correo electrónico todavía más.

Pueden ser mensajes sobre los que inevitablemente tienes que volver días después, mensajes enviados a personas especiales o correos con actualizaciones o novedades de ciertos proyectos… Podrás marcarlos con una etiqueta y moverlos a una carpeta, asignarles una estrella, reenviarlos a otra dirección, etc. En definitiva, tal como ya haces con tu correo entrante. Te propongo algunas ideas para sacarle partido a esta interesante opción de los filtros de Gmail.

Ejemplos de Filtros para el Correo Saliente

Aquí, como a la hora de diseñar el resto de filtros inteligentes, es cada uno el que necesita definir en qué momentos le puede resultar útil esta funcionalidad. Pero hay algunos casos generales que pueden servir para la mayoría de nosotros y que tal vez te den alguna pista.

• Mensajes de Seguimiento
  Correos que días después tendré que recuperar porque tratan un tema que exige un seguimiento posterior. Tal vez una propuesta a un cliente, una petición o cambio solicitado, una tarea compartida con un compañero, etc. Puedo concentrarlos todos bajo una misma etiqueta-carpeta y cuando quiera volver sobre ellos lo haré más rápidamente. (Una vez que se cierre esa tarea o asunto le quito la etiqueta y ya no aparecerá junto al resto de temas pendientes.)
• Mensajes Importantes
  Por su contenido o por la persona a quien van dirigidos quiero apartarlos en una etiqueta-carpeta especial para tenerlos agrupados; o bien asignarles una estrella para resaltarlos respecto al resto.
• Mensajes de Proyecto
  Cuando trabajas en un proyecto o producto intercambias montones de mensajes con compañeros o colaboradores. Utilizando ciertas palabras clave en el asunto podrías tener centralizado todos los mensajes de ese proyecto, tanto los que tú envías como los que recibes.
• Mensajes con Adjuntos
  Si sueles enviar contratos, presupuestos o propuestas comerciales por Email, tal vez te interese apartar y agrupar esos mensajes con una etiqueta-carpeta especial. En función de una palabra clave y si lleva adjunto.
• Backup Automático de mensajes
  Utilizando para ello Evernote. Según ciertas palabras clave o destinatarios de una importancia especial, puedes reenviar automáticamente cualquier mensaje a tu cuenta de email de Evernote. Que, como ya sabes, convierte cualquier correo en una nota. Es una forma de tener fuera de Gmail correos que quieres resaltar o que quieres tener junto a otra información relevante.

¿Cómo crear los Filtros para el Correo Saliente?

Del mismo modo que el correo entrante, no varía nada. Puedes definir tus filtros en función de: destinatario o grupos de destinatarios, palabras clave, asunto o adjuntos, por ejemplo. Como lo vienes haciendo desde siempre.

El problema es que a veces el correo saliente es menos predecible que el entrante y eso plantea dificultades a la hora de crear tus filtros. En tales casos puedes echar mano de las utilísimas direcciones de usar y tirar que te ofrece Gmail. ¿Cómo?

1. Defines 3-4 direcciones de “usar y tirar” que utilizarás en tus mensajes.
2. Creas los distintos filtros, reglas y etiquetas en función de esas direcciones.
3. A la hora de enviar tus mensajes pones esas direcciones en copia oculta.

Algunos ejemplos prácticos con estas direcciones tomando los casos que anteriormente te sugería:

Mensajes de Seguimiento (followup a cosas que quiero revisar después)
Regla: si el mensaje se envía a micorreo+followup@gmail.com (va en copia oculta).
Acción: Omitir Recibidos > Marcar como leído > Aplicar la Etiqueta followup.

Mensajes Importantes (enviados a personas especiales)
Regla: si el mensaje se envía a micorreo+vips@gmail.com (va en copia oculta).
Acción: Omitir Recibidos > Marcar como leído > Destacar > Aplicar la Etiqueta VIPs.

Mensajes de con Adjuntos (contratos y propuestas)
Regla: si el mensaje tiene la palabra “contrato” o “propuesta” y como adjunto va un PDF.
Acción: Omitir Recibidos > Marcar como leído > Aplicar la Etiqueta contratos.

Siempre que hablo o escribo sobre filtros me gusta terminar diciendo lo mismo: no se trata de matar moscas a cañonazos, de crear reglas al tuntún para todo que luego terminan por complicar las cosas. Pero si detectas que hay una necesidad, utilízalos. Porque si en algún caso puedes arañarle tiempo al Email, por muy poco que sea, es algo que ya tienes de regalo.

En Gmail Labs (ese formidable banco de pruebas de posibles nuevas funcionalidades de Gmail) hay una opción avanzada que mejora la opción de silenciar. Y viene fenomenal para determinados casos que seguro te han ocurrido en más de una ocasión.

Caso A: bromas enviadas a un grupo

Digamos que alguien envía un comentario, broma o hace una gracieta y la envía en copia a diez personas. El resto, en lugar de cortar el flujo de mensajes, o responder únicamente al remitente del primer correo, contribuye con más ruido y comentarios respondiendo a todo el grupo. Tú, con fastidio y resignación, te limitas a marcar cada nuevo mensaje como leido. Una y otra vez, una y otra vez.

Con el “silenciado inteligente” de Gmail activado, esa conversación que inicialmente silenciaste no se volverá a reactivar, por muchos mensajes que se intercambien los demás e intenten llegar a tu “Recibidos”. Salvo que alguien, explícitamente, incluya en un nuevo mensaje tu dirección de email en los campos “Para” o “Con copia”, no volverás a tener que abrir o marcarlo. ¡Un pequeño-gran alivio!

Caso B: mensajes que no te atañen

Alguien envía una consulta, una petición o bien un comentario de un asunto de trabajo sobre un tema que, por tu puesto u obligaciones, ni te va ni te viene. No sabes por qué el remitente ha decidido ponerte en copia de ese mensaje, pero el caso es que ahí estás. Copiado junto a otros cinco o siete personas, recibiendo, no sólo el primer mensaje, sino el resto de esa cadena que engorda con cada nuevo mensaje.

Con el “silenciado inteligente” podrás omitir, no sólo el primer correo (opción de serie que ya hay en Gmail), sino todos los nuevos que irremediablemente llegarán a tu carpeta “Recibidos”. ¡Otro pequeño-gran alivio!

Caso C: ese pesado que quieres ignorar

Una persona que te escribe y que, por el motivo que sea, quieres ignorar a posteriori. Tanto si se trata de futuros correos sobre ese asunto como próximas respuestas a un mensaje que tú mismo le enviaste (tal vez enviándolo al infierno :-) En ese caso, aunque te escriba de vuelta, si silenciaste la conversación en primer término, no tendrás que abrir o marcar ese mensaje. ¡Otro pequeño-gran alivio!

Tanto en el Caso “A”, como en el “B” y “C”, esos mensajes siguen apareciendo en “Todos”. Naturalmente no se borran. Sólo que te evitas la molestia de tener que abrirlos, leerlos y archivarlos.

El “silenciado inteligente” viene bien en casos puntuales ante los que no merece la pena crear un filtro que procese ese nuevo email automáticamente en función del remitente. ¿Supone acaso una “revolución”? Hombre, no, ni de lejos. Pero todo aquello que me ayude a arañar más tiempo al Email para dedicarlo a otra cosa más importante, me interesa mucho. Menos Email, más trabajo de verdad.

Con los años en la cuenta de Gmail (en cualquiera, realmente) vamos acumulando correos con adjuntos de 5, 10, 15 o más megas. Son correos que ya no nos interesa conservar online y que podemos eliminar o bien descargar y guardar en otro sitio. En cualquiera de los dos casos la consecuencia es más espacio libre sin pagar.

¿Y cómo hacer esto? Voy a proponerte dos maneras distintas. Una manual, donde tú haces todo el trabajo y requiere, eso sí, más tiempo. Y otra automática y mucho más rápida, donde una aplicación web (externa) es la que hará el trabajo duro por ti.

Opción 1: Manual

Dado que los mensajes que tienen archivos adjuntos son los que más ocupan, nos aprovecharemos de las búsquedas avanzadas de Gmail para identificarlos y encontrarlos.

Cuando tú en Gmail buscas has:attachment te mostrará únicamente aquellos mensajes que tienen adjuntos. Pero además puedes indicar el tipo de extensión para que detecte aquellos adjuntos que por su tipo de archivo tradicionalmente ocupan más: ppt, avi, etc.

Por ejemplo podríamos hacer una búsqueda así: has:attachment ppt OR avi OR tif

De entre todo tu Gmail te mostraría únicamente los mensajes con adjuntos PPT, AVI o TIF. (Si quisieras restringir los resultados de tu búsqueda a una carpeta/etiqueta, bastaría con añadir delante esa etiqueta label:nombretiqueta.)

Un paso más allá es filtrar, de entre todos esos mensajes, aquéllos más antiguos. Así podríamos decidir encontrar y eliminar mensajes con adjuntos con más de dos años de antigüedad, o a partir de cierta fecha.

Por ejemplo algo así: has:attachment ppt OR avi OR tif before:31/12/2009

El problema de este método es que no permite encontrar mensajes-adjuntos según su tamaño. No puedes encontrar de golpe los que más pesan y te obliga a ir abriendo uno a uno para ver si de verdad pesan tanto como para que merezca la pena borrarlos. Aun así, ya es un avance. Y con unos cuantos clics y 30 minutos libres puedes liberar mucho espacio sin tener que desembolsar nada.

Opción 2: Automático

Find Big Mail es una aplicación web gratuita pensada para encontrar los mensajes que más ocupan y liberar espacio en tu cuenta de Gmail. Única y exclusivamente hace esto.

Una vez que la aplicación tiene acceso a tu Gmail (sí, esta es la parte menos divertida), lo escanea a fondo para detectar los correos más pesados dentro de todo tu historial. Una vez terminado ese análisis, te muestra gráficos con la radiografía del tamaño de tus correos. Y, lo más importante, separa mediante nuevas etiquetas los correos más voluminosos para poder eliminarlos/guardarlos y ganar así espacio libre.

Esta opción es cómoda, rápida y hecha a medida para lo que buscas: más espacio sin pagar. Pero su problema es el siempre delicado tema de la privacidad (ver su nota aclaratoria), que sin duda desanimará a muchos a utilizarlo.

Echándole una pizca de imaginación, estos Enlaces Rápidos pueden mejorar muchísimo tu experiencia diaria con el correo de Google. En resultados y eficacia, en organización y Productividad, están a la altura de las Etiquetas. Te invito a descubrirlos.

Activarlos es lo primero

Esta opción viene desactivada de serie así que tendrás que activarla manualmente tú. Puedes acceder a las opciones de Labs desde el menú superior derecho (el icono que está junto a “Configuración”). Una vez ahí baja hasta que veas la opción “Enlaces Rápidos”. Actívala y guarda los cambios.

Una vez hecho verás en la barra lateral izquierda una nueva caja donde podrás agregar tus Enlaces Rápidos. ¿Y qué son? Pues son a tu Gmail lo que los Favoritos a tu navegador. Enlaces a sitios o elementos destacados de tu Gmail que consultas o a los que accedes con frecuencia, pero que en principio no están a un clic de distancia.

¿Qué usos le puedes dar?

Aquí, como en muchas aplicaciones, funcionalidades y herramientas que hay en Internet, creo que sus responsables hacen un pobre esfuerzo de comunicación. Habilitan la opción y luego pasa sin pena ni gloria porque los usuarios no llegan a ver todo su potencial.

Los Enlaces Rápidos se vuelven tremendamente útiles cuando necesitas automatizar búsquedas, acceder más ágilmente a ciertos sitios de Gmail o como complemento de las etiquetas con las que seguramente ya trabajas.

Para estos Enlaces Rápidos yo te voy a sugerir algunos usos que yo mismo les doy, o bien que les he dado en el pasado. Pero naturalmente hay muchos más…

# Complemento (o sustituto) de las Etiquetas.
Las Etiquetas son una forma de clasificar y marcar ciertos mensajes que quieres destactar respecto al resto. Tal vez los de un cliente en especial, los de un proyecto o los que te envía una empresa en particular.

Las Etiquetas han nacido para ayudarte a organizarte mejor, pero si utilizas demasiadas el remedio puede convertirse en enfermedad. Una alternativa para no abusar de ellas es crear igualmente reglas y filtros para ciertos mensajes, pero no asignarles una etiqueta; y acceder a ellos mediante un Enlace Rápido.

Digamos que quiero ver con un simple clic todos los correos que me va enviando la empresa X para un proyecto que durará una semana. No merece la pena crear una nueva etiqueta sólo para eso, así que voy a aprovecharme de los Enlaces Rápidos. Hago una búsqueda avanzada (hay que saber buscar bien) y luego guardo el enlace de la barra de navegación como nuevo Enlace Rápido. Voilà. Todos los anteriores y los nuevos mensajes de la empresa X están a sólo un clic de distancia.

# Combinar y consultar dos o más Etiquetas
Con un Enlace Rápido puedes consultar de golpe los mensajes clasificados en dos o más Etiquetas. Imagina que tengo tres etiquetas llamadas “Equipo”, “Personal” y “Casa”. Si quisiera ver los mensajes recibidos en cada uno tendría que ir primero a uno, luego a otro y finalmente al tercero. Si eso es lo que quiero, con un Enlace Rápido que aúne ambas etiquetas lo conseguiría (guardando en enlace de la búsqueda avanzada l:equipo OR l:personal OR l:casa) de una tacada.

# Búsquedas frecuentes y repetitivas
Muchas veces te ves a ti mismo buscando una y otra vez lo mismo en tu correo. Una serie de correos que te enviaron ciertas personas, informes o actualizaciones que recibiste… En la práctica muchas personas utilizan su correo como un disco duro más donde volver una y otra vez sobre la información recibida. Si detectas que alguna búsqueda se repite con gran frecuencia, ahórrate tiempo y esfuerzo y conviértela en un Enlace Rápido.

# Acceso rápido a ficheros adjuntos
Y hablando de “discos duros”. El Email sigue siendo para muchas personas la forma más “eficaz” de intercambiar archivos (voluminosos o no). Y no es algo puntual sino que es su forma habitual de trabajo. Así que a la postre Gmail se convierte en un repositorio de presentaciones, videos, audios o zips de todo tipo y condición. Haciendo una búsqueda por tipo de fichero (mov, zip, ppt, avi…) y luego guardándola como Enlace Rápido te ahorrarás muchos clics.

# Mensajes donde yo soy el único destinatario
No es lo mismo un mensaje donde yo estoy copiado junto a cinco personas que otro donde yo soy el único destinatario. En el segundo caso tiene más importancia y relevancia, y posiblemente quieren o me piden algo en concreto. Crear una Etiqueta para estos mensajes puede ser excesivo pero no tanto si piensas en un Enlace Rápido y en la práctica obtendrás la misma funcionalidad. Conseguirás de una manera ágil y cómoda de resaltar esos mensajes seguramente más importantes que el resto.

# Destaca mensajes según fecha
Mediante las búsquedas avanzadas en Gmail puedes aislar los mensajes recibidos en un periodo de tiempo y luego convertir esa búsqueda en Enlace Rápido. Así, si te resulta útil, puedes separar los mensajes recibidos Hoy, Ayer o durante la última semana. Incluso puedes decidir crear un enlace para los enviados en el último mes por uno de tus clientes. Posibilidades no te faltan, otra cosa es que tú veas la necesidad y la utilidad de cada una.

Sobre los Enlaces Rápidos he escrito en el blog más de una vez aunque solamente de pasada. Y siempre he tenido la sensación que es una de esas cosas que están ahí, pero que la mayoría desconocen o que no exprimen al máximo. Bien utilizada es una grandísima funcionalidad y por eso te he dejado escrita esta pequeña guía. Espero que te ayude.

Los Alias en Gmail son como los subdominios de un dominio. Pequeñas variaciones de tu dirección original de Gmail a la que le añades un sufijo para crear una dirección única. De alguna forma son como direcciones de usar y tirar. Lo práctico de los Alias es que puedes configurar cualquier filtro para asignar acciones, destacar mensajes o clasificarlos sin que tú hagas nada.

Cómo crearlos

Pongamos que tu dirección de Gmail es tunombre@gmail.com. Para crear un Alias (otra dirección) sólo tienes que añadir el sufijo +nombredealias. Por ejemplo: tunombre+ideas@gmail.com

Acabas de agregar el Alias “ideas” a tu dirección de Gmail original. Si alguien te escribe ahí (o lo haces tú mismo) seguirás recibiendo todos los mensajes como siempre, en la cuenta principal, pero es mucho más fácil anticiparlos y por tanto filtrarlos, organizarlos y procesarlos.

Porque puedes configurar filtros para mover esos mensajes a una carpeta, aplicar una determinada etiqueta, resaltarlos con estrella, no ponerlos nunca en tu Inbox, marcarlos como leidos o incluso reenviarlos a otra cuenta de otro dominio que tú indiques. Lo subrayo porque es importante: sin que tú tengas que hacer nada.

Usos prácticos

Numerosos. La imagen de que son direcciones de “usar y tirar” puede darte ideas para usos prácticos. Pero aquí más que nunca cada uno es quien debe decidir si merece la pena o no utilizarlos, o qué usos particulares les puede dar. Pero déjame darte algunas pistas/sugerencias para usos que yo les doy (o que les he dado en el pasado):

1. Registros ocasionales
   Cuántas veces quieres probar un servicio y éste requiere un registro. Ahí das tu email y luego te envían notificaciones o actualizaciones que ni te van ni te vienen. Puedes crear un Alias llamado tunombre+registros@gmail.com y crear un filtro para hacer algo con todos los correos que te envíen ahí.
2. Newsletters y Boletines
   Muchos blogs (como en el que estás) ofrecen la posibilidad de recibir los nuevos artículos por Email. En esos casos un alias tipo tunombre+boletines@gmail.com te facilita la labor de agrupar y centralizar todas tus suscripciones en una única carpeta. Un filtro creado para esa dirección te hará la organización más simple y cómoda.
3. Varias cuentas en mismo servicio
   Muchos servicios (como Twitter) no te permiten crear dos cuentas utilizando la misma dirección de Email. Puedes crear un alias alternativo para la segunda cuenta o bien uno para cada una. Tú decides. Por ejemplo podrías tener tunombre+twitter1@gmail.com y tunombre+twitter2@gmail.com y mediante un filtro asignar la etiqueta “twitter” a todos los correos que te envíen a ambas direcciones.
4. Mensajes de formulario
   Si tienes un blog o una página web es muy posible que tengas un formulario de contacto. ¿Cómo organizas y procesas todos los mensajes que vienen por ahí? Si creas un alias del tipo tunombre+formulario@gmail.com puedes clasificar automáticamente (o reenviar a otra cuenta de otro dominio) todos los correos que te envíen mediante el formulario.
5. Mensajes a ti mismo
   Muchas personas se envían o reenvían correos a sí mismos con recordatorios, tareas por hacer o cosas que tienen que comprobar. Esto hace que en su buzón de entrada se mezclen sus propios correos con los de clientes o compañeros, incrementando el ruido y cierta confusión.

   Como alternativa puedes crear una carpeta llamada “Mis Tareas” y a continuación un alias del tipo tunombre+tareas@gmail.com. Mediante un sencillo filtro podrás almacenar y clasificar mejor tus propios mensajes. (Y si utilizas mucho el correo desde tu móvil, crea un contacto en el teléfono con ese nuevo email y todas las notas o ideas que te envíes desde el móvil irán a parar ahí.)

Al igual que sugiero con los filtros, no se trata de crear alias para todo y generar decenas y decenas al tuntún. Pero si detectas 2-4 usos concretos que te vienen bien a ti, son una gran ayuda que tienes ahí para reforzar tu organización diaria.

Pero antes de contarte cómo, déjame ponerte en situación. He probado durante unos días los Prioritarios de Gmail y he desactivado la funcionalidad. No digo que no esté bien, no digo que no funcione, es que a mí no me vale. Creo que para muchos usuarios puede resultar pero para ciertos perfiles, como el mío, no. Y me explico.

Recibo correos de personas que me escriben por primera vez tan importantes o más que los que me envían con otras con las que intercambio mensajes habitualmente. Si alguien quiere contactarme para dar un curso o un seminario, ese mensaje es más importante que otros. Y Google no puede saberlo.

Por otro lado, el hecho de tener ya en mi Gmail un buen sistema de filtros, ha tenido mucho que ver a la hora de que no me enamorara la nueva funcionalidad. Con mi plan de reglas y etiquetas por lo menos el 80% del correo que recibo a diario ya se clasifica automáticamente atendiendo a mi criterio. Tengo mis propios “correos VIP” con mis propios filtros manuales.

El problema de los filtros manuales es precisamente ése. Que son manuales, hay que prefijarlos y diseñarlos con cuidado, y posteriormente ajustarlos o eliminarlos cuando pierden validez o cambia algo. Para que funcionen bien debes hacer un mantenimiento con cierta regularidad. Pero tampoco veo que sea un drama dedicar veinte minutos cada mes (o cada dos) a algo que todos los días te aligera enormemente el trabajo.

A la hora de establecer tus propios filtros de Prioritarios á la Gmail puedes hacerlo atendiendo a estos tres criterios:

• Gente importante
  Tu jefe, tu supervisor, el responsable de tu departamento o división, un cliente relevante al que le quieres dar un trato preferencial, un nuevo contacto que quieres mantener “caliente”. En ese caso defines el filtro atendiendo al remitente de los correos. Haz una breve lista de la gente o cargos más importantes en torno a tu trabajo y decide si le pones un “filtro VIP”.
• Colaboradores importantes
  Personas con las que diariamente trabajas y de las que dependes o dependen de ti. Pueden ser tus socios, un freelance externo o bien algunos miembros de tu equipo. Sus mensajes deben destacar sobre notificaciones, envíos regulares, mensajes de amigos, consultas menores, etc.
• Proyectos importantes
  Si estás trabajando en un proyecto o servicio en el que participan personas tanto dentro de la empresa como fuera. Tu jefe, compañeros, proveedores, clientes, freelances… Puedes agruparlos a todos en un filtro relacionado con ese proyecto, atendiendo a los remitentes o bien al Asunto del mensaje (si habéis acordado una nomenclatura común — por ejemplo todos los mensajes relacionados con ese proyecto empiezan así: [NOMBREPROYECTO]).

Y tres rápidas recomendaciones finales sobre los filtros que siempre me han ayudado a mí. Para que te funcionen bien sigue estos pasos:

1. ¿Merece la pena?
   Pregúntate si necesitas ese filtro. No los hagas a lo loco porque no se trata de hacer 1.000 sino 5-10-20 que de verdad te faciliten el trabajo.
2. ¿De verdad son VIP?
   Sé muy riguroso a la hora de decidir si es o no VIP, si incluyes a tal o cual persona en el filtro. De lo contrario te encontrarás con que el 90% de tus mensajes diarios van a tus prioritarios y ninguno destacará.
3. ¿Todavía siguen vigentes?
   Revisa tus filtros con cierta regularidad. Contactos obsoletos, proyectos que terminan… con el tiempo algunas reglas pierden validez y hay que reajustarlas o eliminarlas.

Bien utilices los nuevos Prioritarios como los filtros de toda la vida, distinguir, clasificar y atender a los mensajes según su importancia, es fundamental. O eso, o te ahogarás diariamente en un mar de ruido y correos de poca importancia. Trabajar con filtros supone una diferencia colosal en tu Productividad.

Y a ti, ¿cómo te ha ido a con los Prioritarios? ¿Has podido probarlos y te convencen… o seguirás con los filtros de toda la vida?

Lo mejor es que están ahí para que les saques partido. Son gratis y bien utilizados pueden multiplicar tu Productividad y facilitarte mucho el trabajo diario. Te ayudarán a atascarte menos con el Email y a invertirlo en cosas más importantes.

De la amplia oferta que hay disponible, he elegido mis siete extras favoritos de Gmail Labs con los que mejorar tu experiencia con Gmail.

1. Combinaciones de teclas personalizadas. Gmail tiene un buen número de combinaciones de teclas con las agilizar las operaciones más habituales. Pero si alguna se te resiste, no te gusta o no te adaptas, puedes crear y personalizar tus propias combinaciones de teclas según tus preferencias.
2. Respuestas prediseñadas. Muchas veces te ves a ti mismo escribiendo una y otra vez las mismas frases (saludos, entradillas, despedidas, direcciones, etc.) Una forma de agilizar la escritura de mensajes y ganar mucho tiempo es utilizar textos ya escritos que podrás “pegar” instantáneamente en tus correos. Algo insignificante en apariencia que multiplicado por los miles de mensajes se traduce en tiempo efectivo para hacer otras cosas.
3. Mensajes como no leídos desde aquí. Imagina la clásica cadena (interminable) de mensajes. Con este extra podrás marcar como no leídos los mensajes desde un cierto punto. Así podrás volver a la conversación y retomarla donde te interesa empezar a leer.
4. Autocompletado de la búsqueda. Continuamente estamos volviendo sobre mails antiguos para buscar cosas. Por eso saber buscar en Gmail es fundamental. Este extra te ayudará a buscar mejor, autocompletando nombres de personas u operadores de búsqueda a medida que los vas escribiendo. Esas operaciones te resultarán más cómodas.
5. Enlaces rápidos. Los “enlaces rápidos” son a Gmail lo que los “Favoritos” son a tu navegador. Crea una caja en la columna izquierda donde podrás poner “accesos directos” a lugares habituales de Gmail: búsquedas frecuentes o búsquedas avanzadas, correos importantes o que consultas con mucha frecuencia, etc.
6. Etiquetas anidadas. Muy conveniente si eres de los que tienes montones de etiquetas para clasificar tus mensajes. Podrás organizar estas etiquetas por familias creando una categoría “madre” y agrupando dentro otras categorías secundarias. Por ejemplo “TRABAJO” que agrupa “Mi Equipo”, “Jefe” y “Clientes”.
7. Superestrellas. Bajo este nombre se esconden una serie de iconos que te ayudarán a identificar visualmente cualquier correo. De serie Gmail trae las estrellas, pero este extra amplía el número de imágenes que puedes asignar a tus mensajes para así resaltar o agrupar aquéllos según su importancia o categoría. Son un complemento visual a las etiquetas.
8. [BONUS] Enviar y Archivar. (Para mí) es un imprescindible extra. Te permite archivar automáticamente cualquier mensaje de tu bandeja de entrada en cuanto lo respondes. Desde ahora el botón “Enviar” se convierte en “Enviar y Archivar”. Con un solo clic respondes y guardas el mensaje, manteniendo limpio y despejado tu Inbox.

Cómo instalar estos extras
Para activar estos u otros extras, entra en tu cuenta de Gmail y accede a Gmail Labs haciendo clic en el icono de Labs que verás junto a “Configuración” (en la parte superior derecha de la pantalla). Sólo tienes que “Habilitar” o “Inhabilitar” los que te interese y guardar los cambios.

Una vez has terminado de escribir el mensaje en contestación a cualquier persona, pulsas el citado botón y tras enviar tu contestación archiva el o los mensajes de vuestra conversación dejando limpio tu buzón de entrada. ¡Muy cómodo!

Lo encontrará en la sección de Labs, dentro de tu Gmail, bajo el nombre “Enviar y Archivar”. Sólo tienes que habilitarlo. Recuerda, sólo aparecerá cuando estés contestando a alguien, no cuando estés escribiendo un mensaje por primera vez.