Uno de los problemas que tenemos que afrontar cuando almacenamos información es encontrarla después. Y hacerlo además rápidamente. Yo suelo decir que la información no vale cuando la guardas, vale cuando la necesitas. Es cierto que en Evernote, con las pilas y libretas por un lado, y con las búsquedas avanzadas y las etiquetas por otro, se puede orgarnizar-y-encontrar con relativa facilidad. Pero cuando el número de notas sube y sube todo se vuelve un poco más difícil.

¿Para qué sirve?

¿Y en qué ayuda la “Barra de Favoritos”? En tener más a mano la información que más usas, que más consultas, que más modificas. Siempre a la vista, en todo lo alto y con solo un clic, puedes acceder a notas que a veces están semienterradas entre otras. Del mismo modo que haces en tu navegador, pones atajos a las cosas que más utilizas.

A la vez sirve para simplificar y limpiar la barra lateral eliminando paneles. Las consultas y atajos que antes tenía en los paneles de Etiquetas, Atributos y Búsquedas guardadas, ahora los tengo arriba en una barra siempre visible y menos obstrusiva. Después de ocultar esos paneles extra, en la barra lateral ya sólo tengo las pilas y libretas.

¿Qué puedes poner en ella?

Casi todo. Desde Etiquetas, Búsquedas Avanzadas (guardadas), una Libreta en concreto, Atributos de varias notas o incluso una Nota específica. Lo que de momento no se puede poner ahí es una Pila (un conjunto de libretas).

Sencillamente, arrastra aquello que quieras desde la barra lateral hasta la de Favoritos y suéltalo en la posición que te resulte más conveniente. Igual que en un navegador. Y si en algún momento quieres eliminar algo de ahí, pínchalo y arrástralo fuera de ella. Agregar y quitar elementos es cómodo.

Notas
Puedes colocar una nota en particular ahí arriba para acceder a la velocidad del rayo. Cosas como tu lista de tareas, la lista de cosas a chequear para un viaje inminente, tu nota donde siempre apuntas tus ideas rápidas…

Etiquetas
Etiquetas hay muchas y añadimos nuevas con muchísima facilidad. Y es normal, para eso están. Pero siempre hay dos o tres que utilizamos/consultamos más. Puedes poner las tres seguidas en la Barra de Favoritos y hacer que esas consultas sean más ágiles si cabe. También puedes utilizar una etiqueta especial como comodín y acceder rápidamente a las notas más “calientes” que pueden estar esparcidas por distintas libretas.

Búsquedas habituales
Si ves que repites una búsqueda medianamente avanzada, puedes guardarla para ahorrar tiempo la siguiente vez que la repitas. En estas búsquedas puedes incluir o excluir palabras, títulos, etiquetas, fechas. Definiendo bien esas “metabúsquedas” y colocándolas en la barra acelerarás tu trabajo.

Atributos
Los atributos son condiciones especiales de las notas. Cosas como “creadas desde el móvil”, “si llevan imágenes”, “si contiene audio” o “páginas web”. Por ejemplo, yo creo muchas notas desde mi iPhone y agrego muchas URLs de páginas web para revisar después. Estos dos atributos los he sacado del panel de Atributos y los he puesto más a mano.

Otro Atributo útil que tengo en la barra es este: “las notas creadas hoy”. De este modo al final del día puedo revisar y organizar todo lo que he ido anotando durante la jornada de trabajo. Tener un acceso rápido a todas esas notas desde la Barra de Favoritos acelera mi flujo de trabajo, el abanico de los atajos que puedes poner ahí abren las posibilidades y los usos que le puedes dar.

Editado.- Nos comenta Herix que en Mac la Barra de Favoritos sólo aparece si tienes Lion, no en versiones anteriores del sistema operativo.

Si hay tres, cinco o siete notas de proyectos actuales que son las que más consultas y modificas, ¿por qué no tenerlas más a mano para perder menos tiempo? Los Favoritos no existen como tal en Evernote (hablo de las aplicaciones de Escritorio) pero con una sencilla etiqueta puedes crear los tuyos y acelerar el acceso a ciertas notas clave.

Actualmente en Evernote no etiqueto casi nada. Antes sí, pero no sé si con el tiempo o el uso he perdido las ganas de etiquetar todo. Creo que sabiendo buscar bien puedes encontrar algo con bastante rapidez. Ahora bien, sí utilizo un puñado (3-4) de etiquetas que aplico para casos específicos. Uno de ellos son los “Favoritos”.

Cuando detecto que estoy utilizando mucho una nota (consultas permanentes, cambios y añadidos…), inmediatamente le agrego la etiqueta “Favorito”. Da igual la pila o libreta en la que esté. Da igual si es de trabajo, casa, un viaje o algo de mi tiempo libre. A partir de ese momento accedo a ella casi con solo un clic. Y lo mismo desde mi iPhone o mi iPad.

Dado que no utilizo las etiquetas en mi caso accedo a estas notas mediante las Búsquedas Guardadas o Búsquedas Inteligentes. En lo alto de mi lista, y siempre visible, tengo la “carpeta” de notas favoritas. Con un clic las veo de golpe y puedo consultarlas mucho más rápidamente. Luego, cuando esa nota deja de tener actualidad o pasa a un segundo plano, le quito la etiqueta de “Favorito” y desaparece de mi lista de accesos rápidos a notas.

«Vaya, ¡qué sencillo!», dijo mi cliente al escuchar esto. En efecto. No tiene ningún misterio ni es ningún truco avanzado. Pero a veces estas cosas de lo obvias que son se nos pasan por alto.

Esta nueva funcionalidad tiene una trascendencia tremenda, equivale a reiventar la aplicación y dispara sus posibilidades. A partir de ahora podrás conectar notas de Evernote con otras aplicaciones que tengas en tu ordenador o en la nube. Simplemente indicando el link de la nota que quieres relacionar. Las posibilidades y usos que abre dentro y fuera de Evernote se disparan. Y a bote pronto se me ocurren unos cuantos.

El enlace de cada nota se obtiene desde el nuevo menú “Nota” o desde la lista de notas. Si haces clic derecho sobre cualquiera de ellas podrás encontrar su enlace único. Y ojo, porque esto no sólo funciona con notas propias sino también con aquellas que estén compartidas.

Una vez copiado (en el portapapeles) ya podrás pegarlo donde quieras. Y donde quieras significa que puedes poner el enlace dentro de otra nota de Evernote o bien en cualquier aplicación externa.

¿Cómo? Los enlaces de las notas de Evernote tienen este formato: evernote:///view/... Eso te permite pegar ese link en otra aplicación o bien compartirlo (si es una nota compartida, claro). Muy parecido a lo que ya haces con las canciones de Spotify. Cuando hagas clic sobre el enlace o lo abras desde el navegador, Evernote se lanzará y automáticamente te mostrará esa nota. Estés donde estés.

Dentro de Evernote, tienes dos opciones a la hora de poner el enlace a una nota.

• Pegándolo dentro de otra nota: se copiará el título y el link de la otra nota.
• Enlazando una palabra o palabras: selecciónalas, pulsa Cmd+K y luego Cmd+V para pegar el link. Como si fuera un hipervínculo, estás enlazando esa palabra con la otra nota.

Algunas ideas que se me ocurren para aprovechar los nuevos enlaces de notas en Evernote. Tanto dentro como fuera de la aplicación:

1. Conectar información relacionada. ¡Evidente! Por fin puedes tener dos notas en distintos sitios y emparentarlas con un enlace, saltando de una a otra con el enlace y volviendo atrás con el botón de “Atrás” (otra nueva funcionalidad recién presentada). Por ejemplo puedes enlazar una nota de una reunión con otra donde figuran los contactos de los participantes. Ambas guardadas en libretas distintas.
2. Desglosar Notas y hacer un Índice. Hay notas que van creciendo y su contenido puede volverse inmanejable. Puedes dividirlas en varias partes (notas) y crear un sencillo índice con enlaces. Podrás saltar a cualquier parte con un solo clic.
3. Adjuntar en un email el enlace a una nota compartida para que la otra persona la abra directamente desde su aplicación de correo. O bien ponerlo en una página web (como una wiki).
4. Archivar información antigua de un proyecto, producto o cliente y dejar sólo la actual. Con un simple clic podrás acceder a todo su historial pero limpiar y despejar la nota actual. De alguna forma actuaría como un “Más información aquí…”
5. Crear un Archivo o Índide por Año, Mes, Nombre de Cliente, Nombre de Producto…
6. Enlazar Tareas y Notas dentro de Evernote. Aquellas personas que utilizan Evernote como gestor de tareas pueden añadir un enlace a una nota interna relacionada con esa tarea.
7. Enlazar Tareas y Notas fuera de Evernote. En aplicaciones como Omnifocus o Things puedes pegar el enlace a una nota específica dentro de cualquier tarea (en las notas adicionales). Cuando hagas clic sobre el enlace, Evernote se abrirá y te mostrará la nota.
8. Enlazar Eventos y Notas. Puedes poner el enlace a una nota en iCal, GCalendar… De ese modo puedes conectar citas con toda la información que ya guardas en Evernote (un viaje, un cliente, un evento…)
9. Complementar documentos con información extra. En un documento de Word, Pages, Excel… puedes enlazar cualquier palabra o sección con una nota propia o compartida que tengas en Evernote.
10. Conectar Agenda de Contactos con Historial. Mediante un enlace podrás saltar al historial de emails, cambios en un proyecto, logs de reuniones…

Seguro que hay más. Y habrá más. A medida que los vaya pensando y desarrollando los incluiré en la serie de 101 Usos de Evernote. Como apuntaba al principio, esta funcionalidad no sólo responde a las demandas de muchos usuarios, sino que mejora drásticamente el trabajo con otras aplicaciones y las posibilidades. Un Epic Win en toda regla.

He escrito un post para El Arte de Presentar, el blog de mi amigo Gonzalo Álvarez Marañón, donde explico cómo utilizo Evernote para mis presentaciones y cursos.

En el post, que pertenece a la serie de 101 Usos de Evernote, hago un repaso exhaustivo de cómo centralizo en Evernote todo lo que rodea a mis presentaciones: Briefing Inicial, Datos de la Audiencia, Apertura y Cierre, Recopilación de Citas, Diseño y Tipos de Fuentes, Iconos, Fotografías y Videos, Transparencias en la Calle, Historial de presentaciones, Impresiones y Mejoras…

Leer el post en El Arte de Presentar

(Si tienes que hablar en público, dar charlas o hacer presentaciones —cosa que cualquier profesional siempre termina haciendo—, te recomiendo absolutamente El Arte de Presentar. De él he aprendido muchas cosas que me han ayudado a mejorar cuando me pongo delante de un micrófono.)

Lo que nos ocurre es que siempre encontramos información útil cuando estás haciendo otra cosa. Déjame preguntarte: cuando encuentras un post interesante o una web sobre la que quieres volver, ¿dónde la guardas? Yo capturo, guardo y organizo la información útil utilizando “tres niveles” que corresponden a tres aplicaciones. Te lo cuento por si te da alguna pista.

Primer Nivel “Cartera” (Instapaper)

Cualquier cosa que encuentro la capturo inmediatamente con Instapaper. No pierdo tiempo en leerlo (salvo que precisamente esté haciendo eso o tenga un rato libre) y sencillamente con un clic lo guardo para revisar después. Esto lo puedo hacer en el ordenador, en el iPad o en mi iPhone. Así da igual lo que utilice o lo que esté revisando, siempre puedo guardar cualquier cosa en mi Cartera.

Para los que utilizáis GTD o estáis familiarizados con él, de alguna forma Instapaper es como “Inbox” donde meto absolutamente todo lo que creo que me puede interesar. Luego “proceso” y decido qué hacer con él.

Dependiendo de la carga de trabajo que tenga reviso esa cartera cada 2, 3 ó 7 días. Ahora bien, siempre lo hago de forma regular y no me lo salto para evitar el hacinamiento de páginas. Es ahí, cuando hago una lectura de cada cosa y decido qué hacer con cada enlace. El leer en Instapaper tiene una enorme ventaja: elimina todas las distracciones que rodean a un artículo y te muestra sólo el texto, desnudo y despejado. Es ahí cuando decido si…

1. Lo borro. Lo leo y no me interesa guardardarlo. Bien porque no habla de lo que esperaba o porque no me aporta nada.
2. Lo guardo. Dependiendo del tipo de contenido que sea lo guardo en mi “Armario” o en mi “Guardamuebles”.

Segundo Nivel “Armario” (Evernote)

Si la página que capturé con Instapaper la voy a utilizar en los próximos días, o tiene que ver con alguno de los proyectos o productos en los que estoy trabajando en la actualidad, la mando directamente a Evernote. Es ahí donde guardo la información que utilizo más, donde recopilo datos e ideas de trabajo y donde centralizo la documentación y material de mis proyectos actuales. Lo tengo todo junto, relacionado entre sí y todo a mano.

En Evernote lo puedo agregar notas, juntar y relacionar con el resto de información de mi proyecto, añadir capturas, combinar notas, incluir audio, etc. De alguna forma desarrollo ese enlace para aprovecharlo mejor cuando lo necesite (próximamente).

(El motivo de no utilizar el capturador de Evernote (el clipper) desde el navegador es porque es muy lento. Es decepcionante que no hayan mejorado esto. De hecho, en Evernote es más rápido capturar enviando un email que utilizando el clipper del navegador. En cambio, con el bookmarklet de Instapaper la captura dura 1-2 segundos.)

Tercer Nivel “Guardamuebles” (Delicious)

Si la página que capturé me interesa o creo que puedo utilizarla en un futuro, la guardo en Delicious. El motivo de no guardarlo en Evernote es muy sencillo: sólo quiero en Evernote la información útil de verdad. No quiero acumular enlaces curiosos, cosas para dentro de cinco años y mezclarlo con información relevante que manejo en el día a día. Además, a la hora de guardar enlaces puros y duros, me resulta más cómodo y rápido el sistema de etiquetado de Delicious.

¿Se podría utilizar sólo una aplicación y simplificar? Sería sin duda lo ideal y habrá muchos que lo puedan hacer así. Pero yo lo he intentado y nunca he estado cómodo. Este “sistema de tres niveles” me permite:

1. Guardar rápido y desde cualquier sitio.
2. Revisar desde cualquier sitio (dispositivo) y decidir.
3. Guardar dependiendo de la inmediatez-importancia del contenido.
4. Tener muy a mano, desarrollada y relacionada, toda la información que necesito ya.
5. Evitar que mi Evernote (al que le doy mucha importancia) no engorde con grasa digital.

¿Cómo lo haces tú? Cuéntalo en los comentarios y seguro que el resto encontramos formas de mejorar cómo lo hacemos :-)

Ya sea entre personas que están en una misma oficina o colaborando de forma remota en distnitas partes, brinda jugosas posibilidades para aumentar la Productividad y facilitar el trabajo en común. Además de reducir drásticamente el intercambio (exceso) de información que siempre terminamos por enviar en un email. Un medio torpe, lento e incómodo a la hora de colaborar. Ya es hora de abandonar esta forma caduca y trasnochada de trabajar en equipo.

Evernote en Equipo da para mucho, así que seguramente le dedicaré más entradas con más usos y aplicaciones. De momento y para echar a andar se me ocurren estas…

1Vuestro delicious en equipo

Trabajando en una misma empresa, departamento o proyecto, es muy habitual intercambiar enlaces que os encontráis. Información del sector, artículos de prensa, tutoriales, curiosidades e información útil para todo el equipo. Tradicionalmente enviamos esas cosas en un email («Mira este post!») cuando lo podríamos hacer de forma mucho más eficiente y menos molesta para todos.

Podéis crear una libreta compartida donde todos los miembros del equipo vayan agregando links y páginas interesantes. Será como un centro de referencia con material relevante que podréis actualizar y consultar desde cualquier parte. Y de paso conseguiréis aligerar el número de emails que os enviaís.

2Contactos y direcciones útiles

Teléfonos, nombres, cargos, puestos en empresas, nicks en Skype, y hasta mapa de la localización de sus oficinas. En ciertos departamentos (comercial, márketing…) a veces se maneja más información de fuera que de dentro. Generalmente todo se guarda en las clásicas tarjetas de visita. Esto, por espacio, rapidez de consulta y comodidad, es poco eficiente. Y en muchas ocasiones ocurre que en un mismo departamento hay personas que tienen unas tarjetas y otras no; o bien otras están duplicadas.

Se puede crear un gran repositorio central de contactos externos (clientes, partners, proveedores, freelances…), bien introduciéndolos a mano o bien escaneando las correspondientes tarjetas. Aunque más incómodo de primeras, es mejor hacerlo a mano. Podéis crear una nota por cada letra (orden alfabético) y si esa información cambia en el futuro (nuevo móvil o email) y tenéis que modificarla, será cuestión de unos pocos segundos.

Si alguien necesita localizar un nombre, un número de teléfono o el email de tal persona que vino a la empresa el año pasado, será muchísimo más rápido y cómodo. El buscador de Evernote corre que se las pela. Además de poder hacerlo desde cualquier sitio y dispositivo.

3Caja de brainstorming continuo

Si trabajáis en un proyecto o en un producto, podéis compartir fácilmente ideas o sugerencias para próximos cambios o mejoras. Esto ofrece grandes posibilidades. Cualquier miembro puede aportar sus ideas, hacerlo desde cualquier sitio, a cualquier hora, y el resto de miembros del equipo puede leer esas ideas cuando quieran (a diferencia del Email, que te llega y siempre te ves obligado a leerlo).

Después, antes de hacer una reunión de brainstorming para analizar próximas ideas, ya conoceréis la mayoría por adelantado, agilizaréis el proceso y perderéis menos tiempo. Más eficiencia.

4Histórico de cambios y modificaciones

Si has trabajado o trabajas en un proyecto o desarrollando un producto, sabes la ingente cantidad de cambios y modificaciones que se van realizando. Saber quién hizo qué y cuándo es fundamental a la hora de garantizar el resultado final o el lanzamiento.

Con una sencilla hoja de cambios (podéis utilizar una plantilla o bien una simple tabla formateada), cada uno de los miembros del equipo puede introducir su cambio. Qué hizo, en qué fecha lo hizo, etc. Así, con un rápido vistazo de esa nota viva, siempre en constante cambio, el resto de miembros sabrá las últimas novedades.

Una sencilla nota (compartida) durante una reunión y todos sabrán qué hacer y cuándo

5Notas de reuniones internas

Uno de los pecados capitales de las reuniones es que no se traducen en acciones. Se habla durante una o dos horas y a la salida la gente no tiene claro qué es lo próximo que hay que hacer. Esto se puede solucionar fácilmente.

A medida que se vayáis acordando cosas (tareas, próximas acciones…), uno de los miembros del equipo puedo ir anotando en una libreta/nota compartida, qué tareas y próximas acciones debe hacer quién y para cuándo. Utilizando una plantilla para reutilizar en cada nueva reunión, podréis poner nombre, fecha y apellidos a vuestras próximas acciones.

La gran ventaja de Evernote te permite concentrar en un mismo sitio toda la información que sueles tener en mil sitios. Y esto en un equipo se multiplica por su número de miembros.

6Lista semanal de tareas y acciones

En linea con el uso anterior, si no utilizáis otra herramienta para gestionar vuestras tareas en grupo, podéis crear una lista semanal de acciones. Más que tareas particulares (que eso debe estar en tu lista personal de tareas), es una relación de fases, etapas o hitos que iréis cerrando en la próxima semana, quincena o mes.

Y cuando se vayan completando las acciones semanales cualquiera de los miembros puede entrar en ese gran tablón comunitario y marcarla como terminada. Así, en un momento dado otro miembro del equipo o el manager puede consultar el estado de los trabajos. Desde el Mac de su casa, el PC de un hotel, su Blackberry en un taxi o un iPad en una reunión.

No es la herramienta definitiva para gestionar proyectos. No es un Basecamp desde luego. Pero para ciertos equipos y departamentos estas soluciones y recursos pueden ser más que suficiente. Y mucho más económico.

7Reuniones y seguimiento de clientes

Clientes… o cualquier empresa, equipo o colaborador externo con el que tengáis una relación a medio-largo plazo. Piensa por un momento toda la información que rodea a vuestra relación: toma de contacto, primeras reuniones, acuerdos, datos y teléfonos de contacto, condiciones, acciones y próximos pasos, propuestas, esbozo de contratos, cambios y modificaciones… ¿Dónde metéis todo eso?

Pues en el Email. Precisamente en el peor sitio para gestionar información útil. El peor sitio para compartir, consultar y utilizar la información en equipo. Mediante una libreta compartida en Evernote podréis concentrar en un mismo sitio toda esa información. Y dentro de esa libreta podréis incluir y desglosar la información según vuestras necesidades.

Tendréis, de un solo vistazo, y accesible para todo el equipo y en cualquier momento, una completa radiografía de ese cliente, partner o colaborador. El trabajo en equipo será infinitamente más eficiente para todos.

8Backup de emails importantes

Como seguramente sabes, cuando creas una cuenta en Evernote automáticamente se te asigna una dirección de email única. Cualquier mensaje que envíes ahí (de forma directa o en copia oculta) se convertirá automáticamente en una nota. Y en tus mensajes puedes especificar en qué Libreta y qué Etiquetas quieres asignar a esa nueva nota.

Si algún miembro del equipo envía un correo relevante o valioso (temas de contrato, confirmaciones de órdenes de compra, cancelación de servicio, etc), podéis hacer una copia de seguridad en vuestro Evernote. Y no porque se vaya a perder, porque siempre lo tendrás en el Email. Sino porque os interesará tenerlo junto a otra información relevante de ese cliente o ese proveedor.

Esa es la gran ventaja que yo le veo a Evernote: te permite concentrar en un mismo sitio toda la información que sueles tener en mil sitios. Y cuando esto lo aplicas a los tres, cuatro o quince miembros del equipo, las ventajas y beneficios se multiplican.

Un stylus y una aplicación

Cuando Steve Jobs presentó el iPad recuerdo sus comentarios sobre los bolígrafos-punteros. Es cierto que el dedo es el mejor stylus para un tablet, pero NO para ciertas tareas. Dibujar, esbozar, planear o incluso escribir, es algo que se hace mejor con un bolígrafo en la mano. Son gestos que llevamos haciendo desde niños y no resultan muy cómodos.

Fue al empezar a utilizar una aplicación, Penultimate, cuando empecé a ver las verdaderas posibilidades que me ofrecía el iPad. Y fue cuando me di cuenta que necesitaba algo más que un dedo para sacarle todo el jugo.

Con esta (fantástica) aplicación puedo tener múltiples libretas con todo tipo de contenido: esbozos, gráficos y diseños que exporto fácilmente a Evernote con un par de toques.

Penultimate en acción con mis dos stylus. Sobre el iPad el de Targus y sobre la mesa el casero

Me construí mi stylus

Antes de comprar nada decidí hacerme mi propio stylus. Utilizando un viejo bolígrafo y una esponja (sí, una esponja convencional de baño) construí mi propio lápiz-puntero (se aprecia en la foto superior). Y a fe que funcionó. Empecé a utilizarlo tanto que finalmente me decidí a comprar un stylus hecho y derecho, uno de Targus.

Usos múltiples y variados

Evidentemente los usos que uno le puede dar a un stylus y este tipo de aplicaciones (Penultimate es sólo una de las muchas que hay) depende del trabajo que desempeñe. Yo lo utilizo principalmente para:

• Esbozar diapositivas para las presentaciones de mis cursos y seminarios.
• Diseñar elementos o partes de mis páginas web.
• Hacer mapas mentales.
• Elaborar listas rápidas y checklists.
• Recoger ideas-tareas en reuniones, llamadas de teléfono, conferece calls…
• Estructurar el contenido de próximas charlas o conferencias.
• Apuntar ideas, palabras o conceptos para desarrollar (en mi curso online, libros, charlas…)

La cosa termina en Evernote

¿Lo mejor? Que cualquiera de estas cosas las puedo exportar a Evernote enviando un simple correo. Todas mis anotaciones, ideas, palabras van dentro de una imagen o un PDF que va a parar junto al resto de mi documentación y notas. Pero la cosa no queda ahí. El reconocimiento OCR de Evernote hace que pueda buscar y localizar cualquier cosa dentro de esas notas manuscritas desde el iPad.

Con este sistema de iPad-Stylus-Penultimate veo que me beneficio de la escritura tradicional (pintar y borrar, la libertad de movimiento, la expontaneidad de pensamientos, la “hoja” en blanco) pero “exporto en digital” sin tener que recurrir al papel. Y al final todo se integra perfectamente con el resto de notas e información creada en el ordenador.

Al menos en mi caso, suelo tomar el mismo tipo de notas: reuniones o briefings, listas de cosas por hacer, ideas acompañadas de tareas, URLs acompañadas de mis comentarios o impresiones, etc. El problema es que por cada nueva nota tienes que darle formato desde cero: poner encabezados y epígrafes, formatear el texto (negritas…), incluir listas, separar los elementos con lineas, etc. Eso facilita muchísimo la posterior consulta de información, pero consume mucho tiempo. Bien, trabajando con plantillas prediseñadas te ahorras todo ese tiempo. De golpe.

¿Cómo funcionan las plantillas en Evernote?

Te lo cuento resumido y luego me extiendo en los detalles:

1. En Evernote creas una nota “madre” y la formateas a tu gusto. Será la plantilla.
2. Desde Evernote la exportas a tu disco duro (o mejor Dropbox, como veremos luego).
3. Editas el archivo —si quieres y sabes— (es un fichero en XML).
4. Luego, desde tu disco duro, importas la plantilla a Evernote.
5. Ya está. Ya tienes creada una nueva con el formato prediseñado que tú fijaste.

Esta es una sencilla plantilla para reuniones que he preparado para que puedas descargar

Plantillas en Evernote: Paso a paso

Si te quieres aprovechar de todos los beneficios de las plantillas, estos son los pasos:

PASO 1
Define qué tipo de plantilla quieres crear (reuniones, ideas, lista de tareas, varias cosas a la vez…). Crea una nota en Evernote y dale el formato que tú quieras, tal como si estuvieras creando la nota final.

Sé todo lo detallado que quieras: centra textos, formatea palabras, crea listas, incluye lineas de separación, crea tablas… Pon todos los elementos que de verdad necesites. Y me refiero también a Etiquetas. Ya que en la plantilla también podrás predefinir las etiquetas que tú quieras y ahorrar así un tiempo extra.

PASO 2
Antes de exportar la nota, asegúrate de que de verdad está como tú quieres/necesitas. Si es así, pulsa botón derecho sobre la nota y selecciona “Exportar Nota…”. Dale el nombre que quieras y guárdala en tu disco duro.

PASO 3
Este paso no es imprescindible aunque sí recomendable. Pero exige editar el archivo que has exportado y eso implica toquetear un XML. Tranquilo que no es complicado.

¿Por qué editar el XML? La nota, tal como la has exportado, ya está lista para ser utilizada como plantilla. Pero al exportarla ha incluido cierta información que no te interesa que esté dentro de la plantilla. Como por ejemplo la fecha de creación de la nota. Si no eliminas ese detalle de la nota, cada vez que utilices esa plantilla tendrías que cambiar manualmente la fecha; lo que es una molestia y ralentiza el proceso.

Con un editor de textos simple (tipo Notepad, TextEdit, TextMate o similar) abre el archivo “.enex” (extensión de Evernote para los XML) y localiza esta linea:

Elimina lo que esté dentro de export-date

Y luego localiza esta otra línea:

xxxxxxxx

Elimínala por completo. Hay que quitar toda la línea, tanto el created como el updated.

PASO 4
Ya tienes lista tu plantilla para utilizarla y reutilizarla cuando quieras. Ahora sólo hay que importarla en Evernote. Sitúate en la Libreta en la que quieres importar la plantilla, vete al menú “Archivo” y selecciona “Importar Notas desde Archivo”. Antes de seleccionar el archivo a importar (la plantilla), asegúrate que la casilla “Importar Etiquetas” está seleccionada.

Una vez que Evernote ha importado la plantilla, verás una ventana en la que te pregunta si quieres crear una nueva Libreta para la nota importada. Selecciona “No” (salvo que quieras lo contrario, claro).

¡Y ya está! Ya puedes empezar a tomar notas directamente en una nota perfectamente estructurada y formateada según tus necesidades. Tiempo total de la operación (de importar): 3 segundos.

Plantillas de Evernote en Dropbox

Lo que yo he hecho es crear un grupo de plantillas para mis distintos tipos de notas y las he puesto en una carpeta de Dropbox. De este modo, puedo acceder a ellas para importarlas o modificarlas en cualquier momento y lugar.

Me beneficio de unas notas perfectamente diseñadas y estructuradas, en las que la consulta e introducción de datos es rapidísima, pero no pierdo tiempo dando formato o retocando la nota según voy escribiendo.

Descarga una plantilla de Ejemplo

He modificado una de mis plantillas y he preparado una para ti. Es la que se aprecia en la captura superior. Tú mismo puedes descargarla y utilizarla. Una vez en tu disco duro sólo tienes que importarla a Evernote desde el menú Archivo. (Igualmente, si sabes de XML, puedes abrir el fichero “.enex” y toquetearlo a tu gusto.)

Si utilizas Evernote habitualmente, y sueles trabajar con el mismo tipo de notas, te animo a que empieces a trabajar con plantillas. El ahorro de tiempo y la comodidad es abismal.

Ahora que llevo un tiempo utilizando Springpad y lo conozco mínimamente, me animo a escribir por primera vez sobre esta prometedora aplicación. No voy a hacer una comparativa “cara a cara” Springpad vs. Evernote. Porque entre ambas aplicaciones hay demasiadas diferencias como para que sea justa, o incluso tenga sentido. Dado que Springpad es relativamente nueva, y mucha gente todavía no la conoce, voy a centrarme sólo en ella. Especialmente en 7 cosas que me gustan y 7 cosas que no me gustan.

7 cosas que ME GUSTAN de Springpad

Huelga decirlo pero esto son impresiones puramente personales. En todas mis apreciaciones no hay objetividad ni voluntad de buscarla por otro lado. Estas son las cosas que me gustan de Springpad (algunas me gustan mucho):

#1 Carpetas, etiquetas y banderas
Ofrece suficientes opciones para clasificar tu contenido según tus necesidades. Me gusta especialmente la posibilidad de marcar una nota o un contenido mediante una bandera. Esta opción resulta muy útil para resaltar notas entre tanta información, o cuando por necesidad quieres destacar una nota de forma temporal (un evento, un viaje, etc).

#2 Filtros para clasificar automáticamente
Muchas de las notas que añadimos en estas aplicaciones suelen ser películas, recetas, libros, música… Cuando en Springpad añades una nota por tipo, la aplicación busca referencias en Internet para intentar hallar coincidencias. Por ejemplo: si agrego “The King’s Speech” me la encontrará como película y podré añadir la ficha completa del filme sin tener que teclear ninguna información más. Lo mismo con libros, música, etc.

Springpad ofrece multitud de tipos y variedad de notas. Mucho más que “texto plano”.

#3 Múltiples tipos y formatos de notas
En Springpad las “notas” son mucho más que texto plano. Puedes añadir desde Enlaces/Bookmarks, hasta Citas o Listas de la Compra, pasando por Alarmas, Tareas o Contactos. Está estructurado para que puedas guardar cualquier cosa que por trabajo o por ocio manejes habitualmente.

#4 Integracion con otros servicios
Ofrece posibilidad de trabajar con Gmail, Flickr, Facebook y Twitter. Por ejemplo puedes crear contactos en Springpad desde los que tienes en Gmail o Facebook, importar imágenes desde Flickr o recibir alarmas (de Springpad) en tu cuenta de Twitter.

También permite importar direcciones desde delicious. Ahora que parece que se ha calmado la histeria por su supuesto cierre tal vez no llame la atención. Pero la posibilidad de poder importar tus cientos-miles de enlaces directamente a tu cuenta de Springpad, me parece un acierto. Esto era algo que ofrecía Evernote pero dejó de hacerlo.

#5 Gratuito y sin limitaciones
En Springpad no hay cuentas de pago. Tampoco límites en el número de notas y contenido que puedes almacenar en tu cuenta. (Al menos por ahora.)

La homescreen se asemeja al escritorio de tu ordenador. Puedes localizar e identificar visualmente.

#6 Un escritorio intuitivo
La pantalla de inicio de Springpad muestra todas las carpetas con tu información. Pero la representa de forma visual, con la posibilidad de personalizar el aspecto, colores y orden de cada una de las carpetas. Guarda cierta similitud al Escritorio de tu ordenador y hace que la organización sea intuitiva y visual.

#7 Facilidad para compartir con otros
Creo que es uno de sus puntos más fuertes. Es cómodo y fácil de hacer, y ofrece diferentes formas de compartir:

• Puedes compartir una nota en particular con quien quieras, mediante una URL única que identifica a esa nota.
• Puedes compartir una nota en particular con todo el mundo, haciéndola pública.
• Puedes compartir carpetas con amigos, familia o compañeros. Por ejemplo para organizar un viaje o trabajar en un proyecto juntos.

#8 Bonus: aplicaciones móviles
Actualmente ofrece versiones para iOS (iPhone, iPod Touch, iPad) y Android. Dado que la utilidad de este tipo de aplicaciones se multiplica cuando estamos lejos del teclado, es todo un acierto. Todas las versiones móviles son gratuitas.

7 cosas que NO ME GUSTAN de Springpad

Hay que tener en cuenta que Springpad es relativamente nuevo. Muchos de los peros o faltas que vienen a continuación irán desapareciendo con las sucesivas actualizaciones. Pero este artículo lo escribo hoy, así que ahí van las cosas que menos me gustan o que directamente no me gustan nada.

#1 No hay aplicación de escritorio
Ni Windows ni Mac ni Linux. El único modo de acceder a Springpad es mediante un navegador. Esto de primeras no resulta muy traumático pero en la práctica plantea algunos problemas:

• Conexión: si no puedes acceder a Internet no puedes ver tus notas.
• Velocidad: de la aplicación y de la conexión. Por mucho que tiren los navegadores y los programadores afinen su trabajo, trabajar en la web de Springpad no es todo lo rápido que debería. No llega a la agilidad de una aplicación de escritorio.
• Comodidad: si estás trabajando con un documento y quieres guardar algo, tienes que abrir el navegador por narices. Tampoco puedes arrastrar y soltar archivos desde el Email, el Escritorio u otra carpeta. (Un gesto que yo por ejemplo en Evernote repito mucho.)

#2 No ofrece conexión segura HTTPS
Un fallo gordo que espero subsanen pronto. Cuando accedes a tu cuenta de Springpad la conexión no está protegida. Ya que sólo ofreces la posibilidad de acceder vía web, al menos que se trate de una conexión segura por HTTPS. Si te preocupa la seguridad de tus datos, ten muy en cuenta este detalle.

#3 No escanea el texto de las imágenes
Creo que es uno de los alicientes de este tipo de aplicaciones y aquí no lo tenemos. El poder “leer” dentro del texto de las imágenes multiplica las posibilidades y versatilidad de estas herramientas. Imágenes que almacenamos directamente (facturas, capturas de pantalla…) o que guardas con la cámara del teléfono móvil (recibos, etiquetas, tarjetas de visita…).

Saturar con opciones no implica mejorar la aplicación. Springpad a veces peca por exceso.

#4 Demasiadas cosas, demasiado visual
Antes lo ponía como un punto fuerte pero puede llegar a ser un arma de doble filo. Cuando lo utilicé por primera vez me ví un poco abrumado por todas las opciones que ofrece. Además, me encontré a mí mismo añadiendo, configurando, creando, personalizando… al final perdí demasiado tiempo en gestionar mis notas. Lo pongo como un pero a sabiendas de que mucha gente esto lo aprecia. Yo no. Prefiero que mis notas sean espartanas pero rápidas de guardar y consultar. La información está para utilizarla, no para gestionarla.

#5 No está en castellano
Aunque la aplicación en sí es eminentemente visual y no hay demasiado texto, es un fallo. Es algo que evidentemente corregirán con el tiempo.

#6 Editor de textos un tanto rudimentario
Estas aplicaciones no han nacido para formatear textos pero se agradecería algo más que las opciones básicas de negrita, cursiva y listas simples. Tal vez tablas (aunque fueran elementales), texto indentado (mediante tabulación), lineas y algo más.

#7 Imposibilidad de exportar información
Actualmente no hay forma de extraer la información y tus notas de Springpad. Salvo que vayas enviando una a una por Email no hay manera de sacar tus cosas de ahí. Esto es otro de esos detalles que el tiempo y las actualizaciones corregirán, pero molesta. Una simple opción de exportar en XML hubiera servido para empezar.

Springpad promete mucho y su evidente pugna con Evernote sólo nos beneficia a nosotros, los usuarios. Springpad tiene algunas cosas muy innovadoras, está apretando el acelerador con actualizaciones frecuentes y tiene el hambre por sorprender que parece haber perdido Evernote.

Evernote es una grandísima aplicación que utilizo a diario y hace mi trabajo muchísimo mejor. Lo que no significa que esté enamorado de ella. Le queda mucho que mejorar y más les vale que espabilen.

Su gran utilidad reside en la posibilidad de acceder con un simple clic a un conjunto de notas que comparten algo en común, que pueden estar distribuidas en distintas libretas, que se filtran según los criterios que defino yo, y que se agrupan de golpe para poder consultarlas muy rápidamente.

De alguna forma funcionan igual que los filtros y reglas de tu aplicación de Email. Primero defines unas reglas-criterios con los que filtrar de forma automática, y a continuación creas la libreta para acceder a toda esa información con un solo clic.

Del mismo modo que los filtros de Email son más útiles cuanto más mensajes recibes, la utilidad de estas libretas inteligentes aumenta en función del número de notas que cada día-semana creas, de su variedad y tipología, y del volumen total que guardas en tu cuenta.

Estas “libretas” están poco aprovechadas y ofrecen unas posibilidades increibles para tu organización

Ejemplos prácticos de Libretas Inteligentes

Aquí, como en los filtros de Email, eres tú el que debe definirlos atendiendo a tus propias necesidades. Pero voy a plantear cinco ejemplos por si te sirven de inspiración y te dan ideas para crear tus propias Libretas Inteligentes (Búsqueda Avanzada + Guardar Búsqueda). Las tres primeras son libretas que yo mismo utilizo en mi Evernote.

Libreta con las notas creadas desde mi móvil
Son notas donde por lo general pongo poco texto y las redacto de forma apresurada. Me interesa volver sobre ellas y completarlas o ampliar la información de esa nota rápida.
Formato de la libreta (búsqueda): source:mobile.*

Libreta con las notas sin etiquetar
Cuando creo una nota rara vez le pongo etiquetas. Pero para ciertas notas sí que luego, a posteri, tal vez me puede interesar poner alguna etiqueta que me ayude a filtrar-ordenar más cómodamente. Utilizo esta “libreta” para detectar rápidamente las notas sin etiquetar creadas por mí en los últimos 7 días.
Formato de la libreta: -tag:* created:day-7

Libreta con las notas reenviadas desde el Email
Mucha gente se reenvía mensajes de Email a su dirección de Evernote para guardarlos a título informativo, como log-historial o como “prueba del delito”. Puedes crear esta libreta inteligente para acceder rápidamente a todas esas notas (correos), que seguramente estarán distribuidas por diversas libretas.
Formato de la libreta: source:mail.smtp intitle:Fwd

Libreta con las notas antiguas sin actualizar
Son notas viejas que desde que las creé no las he vuelto a tocar ni modificar. Es muy posible que hayan perdido validez o ya no tengan interés para mí. Son por tanto notas que me interesa detectar para limpiar, archivar y seguramente eliminar.
Formato de la libreta: created:day-200 -updated:day-200

Notas con listas de tareas
Puede que en Evernote tengas varias listas de tareas distribuidas por distintas libretas (muchas personas lo utilizan para GTD, por ejemplo). Pueden ser listas con tareas para el trabajo, lista con la compra del supermercado o recados que tienes que hacer. Son cosas que tienes que hacer hoy mismo. Esta libreta-búsqueda te serviría para acceder a ellas con sólo un clic y verlas todas de golpe.
Formato de la libreta: todo:true