No quiero recomendarte ninguna aplicación ni voy a hacer una reseña al uso. Hoy sólo voy a hablarte de una sola aplicación que uso yo (en Mac), y que hace que mi trabajo diario sea infinitamente más productivo. No es una recomendación porque no te conozco ni sé lo que necesitas. Te cuento cómo la utilizo yo y cómo ha cambiado mi forma de trabajar. Tal vez te pueda dar alguna pista.

Su nombre: Keyboard Maestro

Keyboard Maestro es una aplicación veterana en Mac que te permite ejecutar macros desde el teclado. Mediante combinaciones de teclado hace que pueda ahorrar tecleo repetitivo, sucesiones de clics, movimiento de ventanas, apertura de archivos, ejecución automática de scripts, etc.

Con Keyboard Maestro he podido prescindir de golpe de varias aplicaciones y unificar todas sus funcionalidades en una sola. Es de pago, y no muy barata por cierto. Pero si utilizas Mac y trabajas horas frente al teclado, tal vez te pueda interesar.

Las posibilidades que ofrece esta aplicación son inagotables. Más concretamente, ¿qué cosas hago yo con Keyboard Maestro? Muchas. Para mí es una auténtica navaja suiza.

Autotexto

Tengo predefinidos una serie de textos que puedo pegar inmediatamente cada vez que escribo una palabra clave. Lo utilizo en plantillas para Email, a la hora de escribir HTML o CSS, para pegar información difícil de recordar (el número de la cuenta del banco…), para escribir caracteres especiales para los que no recuerdo su combinación de teclas, o cuando quiero ahorrar el tecleo de una palabra o expresión que repito con mucha frecuencia (¿sabes cuántas veces escribo “Productividad Personal” al cabo del mes?).

Con Keyboard Maestro (KM) he prescindido de TextExpander, una fantástica aplicación que me ha acompañado durante mucho tiempo y que hace muy bien su trabajo. Si he dejado de utilizarla es porque con KM puedo, además de eso, hacer muchas más cosas.

Cambiar los Atajos de una aplicación

Si les este blog de vez en cuando sabes que soy un convencido devoto de los atajos de teclado. Te permiten trabajar más rápido y de forma natural. Ahora bien, como generalmente no me gustan los que la aplicación trae de serie, con KM yo mismo los personalizo a mi gusto y manías. Y, lo más importante, me permite unificar los atajos entre las aplicaciones que utilizo más habitualmente.

Lo mejor de KM es poder encadenar una serie de acciones, clics o tecleos

Simular clics y suceciones de acciones

Con KM puedes simular clics en una zona específica de la ventana, accionar un botón en concreto, ejecutar una tecla determinada… e incluso todo ello en una sucesión de acciones. Esto me vale en aplicaciones como Pixelmator, JDownloader, Scrivener o Evernote y me ahorra multitud de idas y venidas.

Imagina la típica (molesta) ventana de confirmación o cancelación que siempre te sale cuando pulsas guardar u otra operación. En lugar de tener que hacer dos o tres clics siempre en los mismos botones, grabas la secuencia de acciones que siempre se ejecutará cuando pulses una combinación determinada.

Ejecutar Applescripts

(Esto no es de trabajo.) A la hora de tener música en iTunes soy especialmente maniático con los formatos. Cuando importo la música que me descargo los títulos y demás información está patas arriba. Eso lo arreglo mediante una serie de scripts que ejecuto en cadena o de forma individual desde el teclado. Una vez más, el ahorro de tiempo y la comodidad es abrumador.

Cambiar el formato de un texto

Si selecciono una palabra o una frase puedo ponerlas en mayúsculas, minúsculas o poner en mayúsculas la primera letra de cada palabra, con una combinación de teclas. Si habitualmente escribes o trabajas con palabras, agradeces estos pequeños placeres.

Mover y redimensionar ventanas

En casa trabajo con una única pantalla de 30 pulgadas. Hace tiempo trabajaba con dos (e incluso tres) pero me di cuenta que sólo me distraía más. Con una resolución de 2560×1600 puedo tener dos ventanas en paralelo y trabajar con más eficacia (por ejemplo el navegador y el editor de código). Con una simple combinación de teclas, con KM puedo cambiar el tamaño de una ventana y situarla exactamente en la mitad izquierda, en la mitad superior o donde quiera. Y lo mismo con el resto.

Igualmente, si quiero trabajar únicamente con una ventana (siempre que puedo evito la multitarea) ejecuto otra combinación, se cambia el tamaño de la ventana y me aparece centrada en pantalla.

Para esto antes utilizaba dos aplicaciones de la misma empresa. Dos fantásticas aplicaciones por cierto: Cinch y SizeUp. Ahora lo he unificado todo en KM.

Un simple atajo y en Scrivener me ahorro montones de clics al cabo del día

Ejecutar acciones que no tienen atajos

No todas las aplicaciones permiten hacer todo desde el teclado. Hay operaciones que por defecto no tienen atajo o bien exigen luego proporcionar una información extra. Por ejemplo, en Scrivener, mi aplicación para escribir, al crear listas desde el teclado tengo que dar dos-tres pasos hasta que creo la lista. Con KM no sólo puedo crear una lista con un simple atajo sino que me ahorro de golpe toda esa sucesión de clics (y la consiguiente molestia y pérdida de tiempo). ¡Impagable!

Y muchísimo más, la verdad, pero tampoco quiero extenderme. Para mí es sencillamente imprescindible. Puedes descargar e instalar una versión de prueba completamente funcional. Si te interesa, te recomiendo estos videos donde podrás ver muchas de las posibilidades que ofrece.

Tanto si buscas iniciarte («Modo Padawan»), conocer atajos avanzados («Modo Ninja») o dominarlo por completo como nadie («Modo Master-and-Commander»), hay un puñado de combinaciones utilísimas que te permitirán manejar Gmail de un modo más eficiente y rápido. (Uno no sabe el tiempo que pierde en una aplicación hasta que empieza a manejarla casi por completo desde el teclado.)

El primer paso y por su obviedad el más importante: activar las combinaciones de teclas en Gmail. Entra en la Configuración y dentro de la pestaña General encontrarás el apartado “Combinaciones de Teclas”. Actívalo si no lo has hecho ya.

Nivel Básico ~ «Modo Padawan»

Algunas combinaciones básicas pero esenciales. Sin duda alguna las que más repetirás y que sólo exigen una sola tecla:

• c: crear un mensaje.
• r: responder a un mensaje.
• a: responder a todos (cuando en un mensaje hay más personas copiadas).
• f: reenviar un mensaje.
• Mayúscula + cualquiera de las letras anteriores: ejecutará la operación correspondiente pero en ventana aparte, en ventana nueva.
• e: archivar un mensaje.
• s: marcar un mensaje como “Destacado”.
• May+b: borrar mensaje (Papelera) (¡gracias Patricia!)
• ?: muestra en pantalla una lista de todos los atajos disponibles (¡gracias Mikel!)

Nivel Medio ~ «Modo Ninja»

Vamos avanzando de nivel con operaciones un poco más complejas que exigen, en algunos casos, accionar dos teclas simultáneamente:

MÓDULO 1

• u: para volver a la lista de mensajes (desde un mensaje abierto, por ejemplo).
• j: para ir al mensaje anterior de la lista.
• k: para ir al siguiente mensaje de la lista.
• x: para marcar el mensaje que concreto (activas el checkbox).
• g+i: para saltar a la carpeta “Recibidos”.
• g+s: para saltar a la carpeta “Destacados”.
• g+a: para saltar a la carpeta “Todos”.
• g+c: para saltar a la carpeta “Contactos”.
• May+i: marcar mensaje como leido.
• May+u: marcar mensaje como no leido.

MÓDULO 2

• l: para desplegar el menú-lista de “Etiquetas”.
• . (es un punto): para desplegar el menú-lista de “Más Acciones”.
• !: para marcar un mensaje como spam.
• g+t: para ir al módulo de “Tareas”.
• z: para deshacer la última operación realizada.

Nivel Avanzado ~ «Modo Master-and-Commander»

Si llegas aquí ya te puedes considerar todo un Maestro de los Atajos de Gmail :-)

• /: para saltar directamente al poderoso buscador de Gmail
• *+u: para seleccionar los mensajes sin leer.
• *+a: para seleccionar todos los mensajes.
• *+n: para desmarcar todos los mensajes seleccionados
• #: mueves un mensaje a la Papelera.
• Esc: quitas el cursor de la caja de búsquedas o de cualquier caja de entrada de datos.

Personaliza los Atajos a tu Gusto

Si alguna de estas combinaciones de teclas no es de tu agrado, puedes cambiarla. Dentro de Gmail Labs hay un servicio llamado “Combinaciones de Teclas Personalizadas”.

Una vez activado en la Configuración de Gmail aparecerá una nueva sección donde podrás cambiar las combinaciones y atajos para que se adapten a tus necesidades o distrubución del teclado (hay personas que utilizan teclados internacionales, por ejemplo).

¿No usas Gmail? Los Atajos están en todas partes

Thunderbird, Apple Mail, Hotmail, Outlook… cualquier aplicación que utilices tiene sus propios atajos de teclado. Aprenderlos te proporcionará algo muy preciado: perder menos tiempo en el Email para dedicarlo a tu trabajo de verdad.

Y aprenderlos no requiere tanto:

1. Apunta los 5 más utilizados en un post-it.
2. Practícalos unos días hasta que te lo sepas.
3. Añade otros 5 en una nueva lista.

Con 10 atajos volarás con el Email. Serás más resolutivo y rápido, y todo será más eficiente y natural. Soy un convencido defensor y “promotor” de los atajos, y en el correo electrónico todavía más.

Pasarme a GDocs me ha costado mucho menos gracias a sus múltiples atajos de teclado

Poco a poco en los últimos meses me he ido “pasando” a todas las aplicaciones de Google. Desde Gmail, pasando por Calendar y Reader, hasta Google Docs.

El hecho de trabajar desde distintos ordenadores, que con los navegadores modernos estas aplicaciones vuelan y que casi todo en ellas se puede hacer desde el teclado, son algunas de las razones que me han animado al cambio.

Google Docs es una de las aplicaciones que he empezado a utilizar. Pensé que me costaría mucho despegarme de las aplicaciones de escritorio y lo cierto es que no ha sido así. Si ahora tengo que preparar un sencillo texto o una hoja de cálculo, instintivamente voy ahí. Muchos de los atajos de teclado que se utilizan en Google Docs son idénticos o muy parecidos a los empleados por esas aplicaciones de escritorio. Y es esa coherencia lo que hace que cueste menos aprenderlos y acostumbrarse a estas nuevas aplicaciones.

Aquí tienes una lista con todos los atajos soportados pero me gustaría destacar algunos de los que más utilizo. Hay atajos comunes a todas las aplicaciones y algunos específicos de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones. (Los usuarios de Mac deberán sustituir la tecla Ctrl por la tecla Comando/Manzana.)

• Ctrl+MAY+F: edición a pantalla completa (mi favorito, para aprovechar toda la pantalla del navegador. Lo agradecerás si trabajas desde un netbook).
• Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: formatea el texto con negrita, cursiva o subrayado, respectivamente.
• Ctrl+Espacio: eliminar formato.
• Ctrl+K: insertar un enlace.
• Ctrl+Z, Ctrl+Y: deshacer y rehacer, respectivamente.
• Ctrl+S: guardar el documento.
• May+Espacio: seleccionar una lista entera (Hojas de cálculo).
• Av Pág, Rev Pág: bajar y subir una pantalla, respectivamente (en Hojas de cálculo y Presentaciones)

[Sólo Mac] Este es un truquillo muy sencillo pero bastante curioso que hacía tiempo quería incorporar al blog. No importa si llevas poco tiempo utilizando Mac seguramente ya habrás oído hablar de la ventana o panel de información de un archivo o una carpeta.

Lo seleccionas primero y tras pulsar Comando+I se abre una ventana con la información básica y avanzada de ese fichero o carpeta: tamaño, fecha de creación y modificación, ubicación, etiqueta (si la tiene), etc. Hasta ahí nada nuevo.

Dos paneles en apariencia iguales que se comportan de forma diferente al cambiar la selección

Pero hay otra combinación muy parecida que lanza otra ventana/panel muy similar pero que en el fondo actúa de forma diferente. Selecciona el archivo y pulsa Comando+Alt+I. Verás que en apariencia la ventana es muy parecida a la anterior (aunque existen diferencias) pero ofrece una ventaja muy interesante a la hora, por ejemplo, de comparar ficheros o de inspeccionar varios objetos al ir cambiando la selección. Voy a poner un ejemplo…

Imagina que en una carpeta tienes tres archivos y quieres acceder a la información de cada uno de los tres de forma independiente y a medida que cambias la selección. Seleccionas el primero y pulsas Comando+I y se abre la ventana con su información. Ahora, si seleccionas el segundo archivo, la ventana del primero permanecerá ahí hasta que la cierres… cuando tú lo que querías era ver la información del segundo archivo. En esos casos pulsa para el primero Comando+Alt+I y a medida que vayas seleccionando los otros ficheros verás que la información de cada uno de ellos se irá mostrando en la misma ventana en primer plano.

Bueno, es un pequeño extra que mucha gente desconoce y que puede venir bien en determinados momentos en los que como digo necesitamos ir viendo la información a medida que cambiamos la selección.

GCalendar es una gran aplicación pero todavía lo es más si aprendes sus atajos de teclado

Hay tres cosas que me gustan de los servicios web de Google: lo rápidos que son (sobre todo con un navegador moderno), la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier ordenador o sistema operativo y la capacidad de realizar las operaciones más importantes desde el teclado.

Actualmente en mi día a día utilizo como herramientas de trabajo tanto GMail, GReader como GCalendar. Para las tres aplicaciones “he tenido” que aprender unas cuantas combinaciones de teclado y aunque al comienzo eso siempre es una molestia, a medida que las memorizas y practicas te das cuenta del tiempo que ahorras en las operaciones más comunes y repetitivas.

Google Calendar ofrece una interfaz bastante rica con varios tipos de vista y un buen puñado de funcionalidades que se pueden ejecutar desde el teclado. Estos son mis atajos favoritos para trabajar más rápida y eficazmente:

• c: crear un evento en tu calendario.
• e: editar un evento ya creado.
• t: saltar al día de hoy (la “t” es por today).
• d: calendario con la vista “Día”.
• w: calendario con la vista “Semana” (la “w” es por week).
• m: calendario con la vista “Mes”.
• a: calendario con la vista “Agenda”.
• Mayúscula+?: para ver en pantalla todos los atajos.

Una vez que descubres los beneficios de los atajos de teclado, sobre todo conveniencia, comodidad y rapidez, te das cuenta que realmente merece la pena memorizar unas cuantas combinaciones de teclas. Y ese pequeño esfuerzo es sólo al principio, claro, pues con la práctica llegarás a ejecutarlas mecánicamente sin tener que repescarlas de tu memoria.

Si acabas de llegar a Mac no se me ocurren mejores atajos por los que empezar como los del Finder, muy útiles para realizar las tareas más cotidianas y sobre todo repetitivas que te ahorrarán un montón de clics de ratón. En realidad existen decenas de combinaciones para el Finder, pero para no saturarte y perdernos en un mar de teclas, aquí recojo las que considero más importantes.

Mi recomendación es que empieces utilizando tres atajos, luego cinco y luego siete o diez, en tanto en cuanto los necesites y les saques partido, claro está. Una buena idea puede ser tenerlos escritos en una nota adhesiva junto a tu monitor hasta que llegues a memorizarlos a base de práctica y uso.

Recuerda, si estás en otra aplicación, tu gestor de correo, tu navegador, iChat o iPhoto, etc., para ejecutar estos comandos tienes que seleccionar primero el Finder, bien “saltando” a él mediante Comando+TAB o bien haciendo clic sobre el Escritorio.

1. Comando+Mayúsculas+H: irás directamente a tu Carpeta Personal (de usuario). La H viene de la palabra Home.
2. Comando+Mayúsculas+U: saltarás a la carpeta Utilidades. La U viene de la palabra Utilities.
3. Comando+Mayúsculas+A: abrirás directamente la carpeta Aplicaciones. La A viene de Applications.
4. Comando+1, 2, 3 ó 4: cada número identifica un tipo de vista en el Finder, pulsando Comando + cada número podrás saltar entre las vista: Icono (1), Lista (2), Columna (3) y Coverflow (4)
5. Comando+Mayúsculas+N: crea una Nueva Carpeta en el lugar en el que estás.
6. Comando+Alt+W: cierras de golpe todas las ventanas de Finder que se encuentren abiertas, aunque tengas quince abiertas.
7. Comando+Mayúsculas+K: vas directamente a la carpeta Red, muy conveniente cuando estás por ejemplo en una oficina con otros ordenadores en tu entorno.

Estos atajos son para el uso del Finder en general, pero hay más combinaciones para operar y aplicar a tus archivos, de modo que si te has quedado “con ganas” de más te recomiendo la lectura de este otro artículo que escribí hace tiempo con los mejores atajos del Finder para tus archivos.

A raíz de los screencasts que he empezado a hacer, alguno de vosotros me ha preguntado qué es ese icono que aparece en mi Escritorio llamado “_Inbox”. Es algo que empecé a hacer hace ya mucho tiempo y que hasta el momento me ha funcionado bien. Quería compartirlo por si a alguno de vosotros os sirve.

Esta carpeta básicamente evita que mi Escritorio se llene de “cosas” y se convierta en un caos organizativo. Desde que Leopard incorporó la carpeta “descargas” ya no tanto, pero como esto viene desde antes de Tiger, el Escritorio siempre ha sido tradicionalmente un lugar para soltar, volcar y poner un montón de cosas. Cosas que descargabas desde tu navegador, correo o que movías desde otras carpetas. El resultado, al menos en mi caso, era lo más parecido a un burdel un domingo por la mañana.

Cualquier fichero que va a pasar más de 15 minutos en mi escritorio, por el motivo que sea: lo tengo que revisar después, lo tengo que modificar, lo tengo que reenviar o decidir qué hacer con él, va directamente a la carpeta “Inbox”. Con ello consigo liberar espacio en el Escritorio, mantenerlo limpio (limpio=orden=productividad) y tener, en un mismo sitio, todos aquellos archivos que luego tengo que “procesar” y decidir qué hacer con ellos.

A otras personas ya les basta con la carpeta “Descargas”, bien, perfecto, ahí cada uno tiene que encontrar su método. No hay una solución general-definitiva sino recetas que luego uno se aplica a su caso particular.

Yo como trabajo con muchos ficheros en local (HTML, imágenes, etc.) generalmente van a parar al Escritorio. Inmediatamente los recopilo para soltarlos en el Inbox, donde los tengo a mano pero a la vez bien recogidos. Y es luego, cuando tengo un rato o necesito hacerlo, cuando abro el Inbox y decido qué hacer con cada fichero.

Este “método” está claramente inspirado en el GTD (es GTD para ser más exactos), del que estoy hablando por aquí y del que a partir de ahora hablaré mucho más. Realmente es aplicar parte de la filosofía GTD a los archivos que pululan por tu ordenador y tu Escritorio, para mantener un orden y evitar perder cosas.

Palabras como “Inbox”, “recopilar” o “procesar” son algunas de las claves fundamentales del éxito en el GTD. Se me ha ocurrido que contaros el método del Inbox en el Escritorio era una buena idea para seguir explicando el GTD de un modo ligero, muy práctico y (creo) fácilmente entendible.

(El siguiente capítulo de GTD —es screencast— está al caer, pero quiero prepararlo y plantearlo muy bien, y explicarlo mejor todavía, porque lo peor que podría hacer es pasar de puntillas por un tema tan importante como el GTD y explicarlo como si fuera comida rápida.)

Como soy un un amante de lo que yo llamo “la economía de movimientos” y me encantan los atajos de teclado… en esta página de la propia Cultured Code encontrarás una colección de útiles atajos de teclado para trabajar con mayor eficacia con Things. Hala, a “getedear”…

Para Firefox. Admito que conocía el clásico Comando+Enter para añadir el http://www. delante y el .com detrás de una palabra, pero desconocía que también se pudieran completar direcciones de Internet que terminaran en .net y .org. El vídeo lo muestra claramente, pero básicamente ponemos el nombre principal del dominio en la barra de direcciones, por ejemplo thinkwasabi y luego pulsamos…

• Comando+Enter: se añade el www. delante y el .com detrás.
• Mayúsculas+Enter: se añade el www. delante y el .net detrás.
• Comando+Mayúsculas+Enter: se añade el www. delante y el .org detrás.

Si tienes Windows sustituye la tecla Comando por Control. @ Lifehacker