¿Conoces Meeting Ticker? Es una sencilla utilidad web que valora en dinero cuánto le cuesta a tu empresa o a ti la próxima reunión en la que vayas a despilfarrar tu tiempo. Pruébala. Porque la experiencia de empezar una reunión, ver cómo pasa el tiempo, y contemplar cómo sube la cantidad de dinero tirada a la basura, es una experiencia reveladora.

Reveladora porque primero sientes curiosidad. Luego incomodidad. Finalmente te escandalizas.

A la hora de hablar de Productividad en el trabajo las reuniones son de lejos uno de los puntos más sangrantes. Por lo general se convocan a la ligera, son largas, demasiado frecuentes, asiste demasiada gente y son el gesto favorito de las personas que quieren hacer ver que hacen algo. Posiblemente las mismas personas que tras un día con siete reuniones dirán: «Hoy he tenido un día muy productivo».

Las reuniones no valen para nada. Salvo que se concreten, de forma inmediata y muy precisa en acciones, no valen para nada salvo dar la sensación a los asistentes de que están haciendo algo. Lo peor, por supuesto, es la cantidad de tiempo, energía y atención que silenciosamente les roban. Día a día a lo largo de toda su vida profesional van pagando esa vergonzosa hipoteca. Porque mientras te reúnes, no haces.

Pero, como el Email o mover archivos por el disco duro, son de ese tipo de engañosas actividades del trabajo que nos dan la sensación de que conseguir avances. O incluso peor. Que las tenemos que hacer para hacer nuestro trabajo. Convertimos a la herramienta, a la utilidad (las reuniones, el Email…) que sirve para hacer nuestro trabajo, en el centro de nuestro trabajo. Elevamos a la categoría de “rey” algo que ni siquiera es “ministro”.

No sé si puede trabajar sin reuniones. Pero sí sé que se puede trabajar sin la mayoría de las reuniones.

«Bien, pero ¿qué demonios hacer? ¡Si es imposible trabajar sin reuniones!» No sé si puede trabajar sin reuniones. Pero sí sé que se puede trabajar sin la mayoría de las reuniones. A partir de aquí, yo sólo te puedo contar mi punto de vista, apuntar alguna sugerencia y compartir contigo mi experiencia. La experiencia de un mal manager (sí, yo) que durante años despilfarró su propio tiempo y el de todo su equipo.

Si convocas tú las reuniones (eres directivo, manager, jefe de equipo…):

1. Decide si es absolutamente necesario convocar la reunión. Si puedes, cancélala, no la convoques. Busca otra forma alternativa de comunicar, organizar o acordar que sea más directa y respetuosa con el tiempo de todos.
2. Convoca sólo a las personas que explícitamente puedan aportar algo.
3. Decide por adelantado una duración máxima y sé inflexible. (Ten claro que a partir de 20 minutos es un despilfarro de dinero, tiempo, energía…)
4. Comunica por adelantado el porqué de la reunión. Su objetivo.
5. Exige puntualidad y cierra la puerta si alguien llega tarde.
6. Arranca Meeting Ticker.
7. Y luego acciones, acciones y acciones. Si eres capaz de traducir esa reunión en próximas tareas, tal vez no haya sido una completa pérdida de tiempo y dinero.
8. (Prueba a descubrir las reuniones de pie. En cinco minutos todos vais al grano y son igualmente —más— efectivas.)

Si te convocan a ti a las reuniones:

1. No aceptes ir porque sí o porque te lo han ordenado. Pregúntate si merece la pena que vayas, si de verdad tú vas a aportar algo (por tu puesto o cargo, conocimiento, experiencia…).
2. Antes de ir averigua: cuánto va a durar, qué temas trataréis y si tienes que preparar algún material o documento.
3. Sé puntual.
4. Háblale a tu jefe de Meeting Ticker y convéncele para que lo pruebe.
5. Aporta, sugiere, concreta. Si estás en la reunión es por algo.
6. Cuando salgas por la puerta ten muy clara tu próxima tarea-acción.

Si tienes hoy alguna reunión, prueba a utilizar Meeting Ticker para comprobar cuánto os costará. Sin saber cuánto durará ni cuántos asistiréis, seguro que será bastante.

Temporizadores, alarmas y utilidades de cuenta atrás son herramientas de lo más común. Hay multitud de alternativas ahí fuera. Desde temporizadores y alarmas web hasta aplicaciones para instalar en el escritorio de tu ordenador.

Dejando a un lado cuál elegir, me quiero parar hoy en los distintos usos que le puedes dar. Porque con un pelín de imaginación, estas sencillas utilidades pueden convertirse en un gran aliado de tu Productividad. Tú eliges cuándo utilizarlas: de forma habitual como herramienta indispensable para multiplicar tu rendimiento… o de forma puntual únicamente cuando las necesites o te enfrentes a un día especialmente complicado.

No las subestimes. Porque bajo su sencillez ofrecen resultados sobre el terreno (que son los que buscas). Pero para ello es preciso saber cómo utilizarlas. Yo te apunto ocho usos útiles y productivos que en el pasado o en la actualidad yo mismo practico.

#1 Vencer la tentación de Procrastinar

Muchas veces procrastinamos porque nos abruma el tamaño de la tarea que tenemos delante o sencillamente no nos apetece hacer eso en ese momento. Una de las fórmulas para vencer la tentación de posponer esa tarea es “hacer un trato contigo”. Fija el temporizador o la alarma para trabajar en esa tarea sólo durante los próximos 10 minutos. Sólo 10. Eso te animará a ponerte con ella y echar a andar… que es justo y lo único que necesitas para terminarla (la tentación de posponer no es más que un espejismo generado por la “sucia mentirosa” que en esos momentos es la mente).

Si luego te cuesta seguir, vuelve a negociar contigo y fija el temporizador a otros 10 minutos. Verás cómo poco a poco vas encontrando el ritmo, y la resistencia inicial se va rompiendo en favor de la tarea que progresivamente se irá completando. Francamente, funciona.

#2 Reducir las tareas rutinarias de menor importancia

Uno de los problemas más habituales con los que me encuentro en las empresas es el dedicar demasiado tiempo a tareas de poca importancia. Tareas rutinarias, menores, mecánicas o intranscendentes que consumen más tiempo del debido. ¿Por qué? Porque quien las hace no es consciente del tiempo que minuto a minuto se escapa en ellas. Te pones a hacerlas, se te va el santo al cielo y de repente, ¡zás! “alguien” con muy mala leche te ha robado una hora de trabajo. Un temporizador o una alarma puede ser una gran ayuda a la hora de evitar perder demasiado tiempo en tareas rutinarias de escasa importancia.

#3 Recordar hacer descansos periódicos durante el trabajo

Hacer descansos frecuentes y periódicos entre las tareas es uno de mis mayores descubrimientos personales. Y la tónica general es justo la contraria: no levantar el culo de la silla durante horas. Y eso no te hace rendir mejor, más bien lo contrario. Pero lo cierto es que recordar hacer esos descansos no es nada fácil, sobre todo al principio cuando todavía no has desarrollado el hábito de hacerlo. Un temporizador o una alarma te recordará periódicamente que es momento de despejar la mente y recuperar la concentración y frescura que necesitarás para continuar tu trabajo.

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#4 Limitar el tiempo de la navegación

La “navegación inconsciente” o el “clic impulsivo” son junto con el Email el mayor enemigo digital de tu Productividad. Con toda la buena voluntad del mundo vas a mirar algo “sólo un momento”, y lo que tendrían que haber sido dos minutos luego se convierten en veinte o más. Con un temporizador o una alarma puedes fijar un límite de minutos a la hora de leer blogs, entrar en una red social o curiosear por Internet. El ring evitará te despistes y que pierdas más tiempo del que originalmente querías, y te recordará que ya es hora de volver a tu trabajo.

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#5 Hacer tareas en bloques de tiempo

Una forma de trabajar muy efectiva que cada vez más personas adoptan. Consiste en concentrar en una misma franja o bloque de tiempo todas las tareas de una misma actividad. Por ejemplo, en lugar de salpicar todo el día haciendo llamadas de teléfono que por adelantado sé que tengo que hacer, las concentro todas en un bloque de tiempo de 30 minutos. Y lo mismo para la lectura de blogs o redes sociales, archivar documentos… Tú fijas por adelantado cúando haces eso pero te ayudas de un temporizador o una alarma para establecer un tiempo máximo para esa tarea.

#6 Practicar la “Técnica Pomodoro”

Técnica de concentración que yo utilizo en los días en los que estoy especialmente desconcentrado o espeso. Consiste en trabajar en tramos de 25 minutos haciendo descansos de 5 minutos entre cada bloque. Al cabo de dos horas haces un descanso más prolongado de 15-20 minutos. La técnica se sustenta en un “pomodoro”, en un corriente temporizador de cocina que ha evolucionado en forma de numerosas aplicaciones.

Si te interesa este apartado lee este otro post.

#7 Recordar una tarea o algo que tienes que hacer

Quizá el uso más obvio pero no por ello el menos útil. Cuántas veces te pones a teclear y hacer clics, te enfrascas en una tarea, buceas por Internet, estudias un proyecto o preparas un documento… y olvidas que tenías que hacer algo a una hora determinada. En estos casos la alarma o el aviso de tu agenda también puede valer.

#8 Limitar el tiempo de una llamada de teléfono

Las llamadas de teléfono son uno de los agujeros por donde más se escapa tu tiempo. Además de darle un propósito y tener claro qué pretentes con ella antes de marcar el número, tener a mano un temporizador o una alarma te ayudará a que no te robe el tiempo indiscriminadamente. Te empujará a ir al grano y a no divagar, y a ser más consciente del tiempo que inviertes en ella.

Y para concluir no quería dejar el artículo sin hablarte del temporizador que últimamente estoy utilizando. Se llama e.ggtimer.com. Es una aplicación web gratuita y aunque muy sencilla ofrece bastantes alternativas de configuración. Lo utilizo sobre todo cuando estoy navegando-curioseando y no quiero que esa actividad devore mi tiempo.

Remindr es sencillo a más no poder pero los usos que le puedes dar son ilimitados.

Remindr es una aplicación web que te permitirá recibir alarmas o alertas a un día y hora determinada a través de Email, Twitter o Jabber.

A mí estas sencillas utilidades web me encantan. Porque además de ser gratuitas y no tener que instalar nada, no pierdes tiempo en aprender a utilizarlas.

Con un poco de imaginación puedes sacarle mucho provecho. Por ejemplo utilizarlo para evitar perder el tiempo en tareas de poca importancia, recordar hacer descansos periódicos transcurrido cierto tiempo de trabajo, poner tope a una tarea en concreto, o, sencillamente, recordar que tenías que hacer algo a una hora en concreto.

Y eso nos da una falsa sensación de Productividad porque 1) irremediablemente nuestra concentración y energías se van perdiendo con el paso de lo minutos y poco a poco de nosotros salen menos buenas ideas; y 2) saltamos de una tarea a otra (a veces tareas importantes) sin darle tiempo a nuestra mente a que se adecúe y se prepare para la nueva actividad.

Los minidescansos de 3-4 minutos tienen en nuestro trabajo un impacto mucho más notable de que lo que parece. Y como casi todo en Productividad le restamos importancia porque no llaman la atención. Y es, una vez más, en esos detalles pequeños y cotidianos donde están las cerraduras que tenemos que abrir para disparar nuestro rendimiento. En mi artículo resumen de mis hábitos de 2009 lo destacaba como uno de los más importantes por el formidable resultado que me ha dado y me da en mi trabajo diario.

Restamos importancia a los minidescansos porque no llaman la atención pero son una de las llaves para disparar nuestra Productividad.

Cuando cuento esto muchas personas me dicen que su problema no es ver la importancia de estos minidescansos sino el recordar hacerlos. Nos ponemos a escribir un artículo, un diseño web, una presentación o cualquier documento y pasan y pasan los minutos. Entramos en “modo trance” y el tiempo y espacio se disipan. ¿Cómo lograr recordar que tengo que hacer una pausa transcurrido cierto tiempo?

Existen aplicaciones que nos ayudan a fijar un periodo de tiempo determinado y, una vez transcurrido, nos recuerdan que tenemos que hacer ese parón. Desde extensiones para tu navegador hasta aplicaciones sencillas y sin misterio, porque de eso se trata.

Otra opción que me han comentado en alguna ocasión es optar por utilizar la alarma de tu teléfono móvil. Pero si quieres instalar algo en tu ordenador hay unas cuantas alternativas. Basta con buscar “productivity timers” en Google para encontrar un buen puñado de ellos. Ahí van algunas sugerencias:

• Mac: Quicksilver (fijando una alarma), 3-2-1 (widget), TinyAlarm, Time Out, Minuteur, Tea Timer (widget), Minutes (Widget).
• Windows: Timeleft, Workrave, Cook Timer.
• Web: Online Countdown Timer, Free Workout Timer, E.gg Timer, Online Stopwatch.

(Otro día hablaré de la “Técnica Pomodoro”, que guarda relación con esto mismo y que de un tiempo a esta parte se ha puesto de moda.)

Mediante unos sencillos pasos podemos convertir Quicksilver en un “despertador musical”

Mi primer screencast lo dediqué a mi aplicación favorita: Quicksilver. Una de las cosas podemos hacer con Quicksilver y que mostré durante el vídeo es la posibilidad de fijar alarmas en pantalla que se pueden mostrar, o bien a un determinada hora (por ejemplo a las 22:00) o bien transcurrido un cierto periodo de tiempo (por ejemplo dentro de 72 minutos). Un viejo truco que ya publiqué en ThinkWasabi hace bastante tiempo.

Lo que no conté durante el vídeo, y lo hice deliberadamente para evitar abrumar con demasiada información, es que no sólo podemos mostrar mensajes en pantalla, sino que podemos ejecutar o abrir cualquier cosa (una aplicación, un archivo, un script, etc.) tanto a una hora que nosotros indiquemos o transcurrido un lapso de tiempo. Y con cualquier cosa… también me refiero, por ejemplo, a una canción.

Así que sumando uno más otro tenemos un despertador en potencia en nuestro Mac gracias a Quicksilver. Si lo vamos a utilizar todas las mañanas o de forma muy habitual nos interesa desde luego recurrir a aplicaciones más específicas tipo Awaken o Alarm Clock 2, pero para usos puntuales hacerlo con Quicksilver puede resultar muy interesante, más que nada porque no necesitamos instalar ninguna aplicación extra; ya que no es necesario siquiera instalar el plugin de iTunes de Quicksilver.

Vamos con los pasos:

1. Lanza Quicksilver y navega por tus carpetas hasta localizar la canción con la que te quieres despertar.
2. Una vez que la tengas localizada en el primer panel pulsa la tecla TAB para saltar al siguiente panel.
3. Ahora pulsa simultáneamente las teclas Control+Enter.
4. Verás que en el segundo panel aparece la opción Run.
5. En tu teclado pulsa la tecla de cursor abajo para desplegar la lista. Baja hasta situarte en la opción Run at Time…
6. Pulsa de nuevo la tecla TAB y escribe, en el tercer módulo, la hora a la que quieres despertarte con esa canción, por ejemplo las 8:00.
7. Listo, mañana a las 8:00 en punto comenzará a sonar esa canción, sólo tienes que asegurarte que tu Mac está encendido y Quicksilver abierto.

No quiero ser malicioso, pero esto de poder programar mensajes en pantalla o ejecutar aplicaciones o canciones con Quicksilver a una hora determinada, es terreno abonado para las bromas. Si se la queréis gastar a alguien que vaya a utilizar vuestro Mac, sólo tenéis que echarle un poco de imaginación.

NOTA.- Para que te funcione bien asegúrate que tienes activado “Proxy objects”, en el apartado Catalog > Quicksilver. Y también “Enable advanced features” en Preferences > Application. Pero sobre todo que dispones de la última versión de Quicksilver que encontrarás aquí