A veces organizar nuestra agenda es lo más parecido a jugar con un Tetris. Piensa en ello. Hay un montón de piezas que tienes que encajar, hay un espacio limitado donde todo debe acoplarse perfectamente y a medida que se acumulan las piezas ves que la cosa sube y te agobias más (el “fin de la partida” está cerca).

Y muchos días no es exageración. Viendo lo abarrotado de ciertas agendas y la cantidad de colorines que aparecen en pantalla aquello es un Tetris.

¿Se puede planificar y organizar mejor? Claro que cada caso es un caso. Pero sí hay tres pautas generales que a mí siempre me han resultado y que me apetece compartir contigo.

Deja espacio entre eventos o citas

Una planificación demasiado ajustada, en la que empalmas citas y los eventos se suceden sin margen alguno siempre da problemas. Retrasos, tareas inesperadas, marrones de última hora… sabes que siempre van a llegar. Así que lo mejor es dejar un espacio prudencial entre cada tarea-cita-evento. Máxime cuando hay otras personas involucradas (reuniones, eventos…) o hay desplazamientos por el medio (atascos…).

Sé prudente y hasta un pelín rácano a la hora de planificar. Si ibas a poner 10 cosas quita 2-3 y deja margen para hacer las cosas bien y lidiar mejor con los imprevistos. Días nos regala el año para cumplir con las tareas, lo que cuenta es hacerlas bien.

Cuida y protege las tareas Clave

Ya me has oído hablar de ellas más de una vez. Son las dos o tres grandes tareas del día que por su impacto, la concentración y la energía que exigen, debes cuidar y proteger. Son la columna vertebral de tu rendimiento. Empezar el día con una de estas tareas siempre genera resultados, te da satisfacción y te da más ritmo de trabajo.

A la hora de planificar tus citas y eventos trata por todos los medios de que no dañen ninguna de esas tareas. De alguna forma son intocables. Por ejemplo no pongas una comilona antes de una tarea Clave o una salida a ver a un cliente inmediatamente después del tiempo para hacerla (puede complicarse y la harás precipitadamente mal.)

Planifica semanalmente, no diariamente

Naturalmente muchas tareas vienen y deben hacerse en el día a día. Pero hacer una única planificación diaria te llevará a sobrecargar unos días y otros no. Sin embargo, combinarla además una “fotografía” semanal te dará más perspectiva y capacidad para visualizar en conjunto todo lo que hay que hacer.

Fijando objetivos semanales (además de los diarios) evitarás atracones, balancearás mejor todo el trabajo y conseguirás tiempo extra para otras cosas. Tres básicas pistas para esa planificación semanal:

1. Elige un rato del viernes para sacar la foto de la semana próxima.
2. Distribuye las “piezas” de acuerdo a tus objetivos y necesidades.
3. Si hay muchas reuniones intenta concentrarlas el mismo día y tener “un día de reuniones”. (De otro modo sólo contribuirán a romperte el ritmo diario y te impedirán hacer tus propias tareas. Las reuniones son terribles. Un mal necesario que hay que saber manejar.)

La Agenda de Leopard permite personalizar buena parte de la información de nuestros contactos que aparece en las tarjetas. De serie vienen una serie de campos predefinidos: teléfono fijo y móvil, email y dirección. Pero podemos añadir (o quitar) esos campos muy fácilmente.

En primer lugar para editar la información de un contacto lo más rápido es pulsar en el teclado Comando+L eso habilitará y deshabilitará el modo edición de un contacto (o bien haz clic en el botón “Editar”, lo que prefieras). Si lo que queremos es añadir información extra que no viene de serie en la tarjeta, vamos al menú superior “Tarjeta” > “Añadir campo” y luego elegimos el que queramos añadir: cumpleaños, cargo, departamento, etc.

Añadir y personalizar los campos de las tarjetas de tu Agenda es muy sencillo

Pero en ese mismo menú encontraremos al final de la lista una opción muy interesante: “Editar Plantilla”. Eso nos permitirá todavía personalizar más la información de nuestras tarjetas, ya que podremos modificar casi cualquier cosa en nuestra plantilla. Una vez ahí te habrás dado cuenta que realmente te encuentras en las Preferencias de la aplicación. En el icono “Teléfono” podrás personalizar el formato de los números de teléfono, pudiendo poner el prefijo del modo que quieras.

Y hablando de teléfonos… ¿Nunca te ha parecido que los números de teléfono se ven un poco pequeños en la agenda? Si coinciden números iguales uno tras otro a veces es difícil distinguirlos y verlos con claridad. Un truco para visualizarlos a tamaño bien generoso es posar el cursor sobre la palabra “móvil” o “trabajo” (o la que identifique el teléfono) y hacer clic. Verás que aparece una opción llamada “Tipo grande”. Haz clic sobre ella. No creo que ahora tengamos problemas para visualizar el número :-)

Si utilizas con relativa frecuencia la Agenda de Mac, y sobre todo si tienes puntualmente incluídas las direcciones de tus contactos, este truquillo puede interesarte. Haz clic derecho o Control+clic sobre el campo de dirección y selecciona la opción Ver Mapa. Automáticamente en tu navegador aparecerá MapQuest con el mapa de la dirección. Chulo, ¿no? MapQuest no es sin embargo un santo de mi devoción. Y especialmente para Europa/España el detalle de sus mapas deja bastante que desear. He encontrado en MacOS X Hints un par de scripts que añaden Google Maps a esta opción tan cómoda y tan útil.

Adium Book es una aplicación sencillita que “conecta” o sincroniza los contactos de tu Agenda con los de la lista de tu Adium, y viceversa. Puedes añadir cualquier contacto en uno u otro sentido con su nickname, correo/login y la imagen con la que le ves en Adium. Si tienes cuatro o diez amigos en tu lista podrás vivir sin probar esta aplicación, pero si el scroll de tu Adium parece interminable o necesitas una agenda bien completa y a punto por razones de trabajo, por ejemplo, échale un ojo. Es gratuito y lo puedes descargar en aquí.

¿Lo peor de Chandler? Bueno, el nombre, es el anti-márketing personificado y me hace pensar una y otra vez en Friends. Ahora en serio, son los bugs. Se trata todavía de una versión 0.73. Así y todo, si te gusta cacharrear un poco, tienes que probarlo, es un programa que promete mucho (ojalá Tiger-Leopard tuviera-tenga algo así), aunque es cierto que le queda mucho camino que recorrer. No os lo recomiendo como opción para el trabajo diario. Chandler pertenece a la Open Source Applications Foundation.