Este detalle puede no importar cuando hablas de recetas de cocina. Pero cuando estás hablando de tus clientes, de reuniones, de facturas, de cobros… de tu actividad profesional y comercial en definitiva, no es que sea un “detalle”, es que la piedra que lo sostiene. Así que tener esa información bien guardada, agrupada y fácilmente accesible desde cualquier dispositivo, es una cuestión de sentido común y supervivencia profesional.

Voy a contarte la forma en la que utilizo yo Evernote para gestionar mis clientes. Lo que no quiere decir que se pueda transplantar a tu caso. Tómalo como lo que es: una fórmula con pistas que te pueden dar otras a ti para crear tu propio sistema. Esto es lo bueno de Evernote, que se puede utilizar de mil formas y todas son válidas si te valen a ti.

Estructura Básica

Pilas y Libretas. Tengo una pila (stack) llamada “Clientes” en la que guardo distintas libretas; una por cada cliente. Esto me permite tener un primer nivel de organización para saber que en tal libreta esta TODO lo de ese cliente.

Etiquetas. Básicas para hacer búsquedas cruzadas y encontrar información antes.

Ahora te explicaré cómo utilizo las libretas y las etiquetas dependiendo del tipo de información de ese cliente o proyecto. Y si no eres muy amigo de utilizar etiquetas, alternativamente puedes utilizar palabras clave al comienzo del título de cada nota.

Comunicaciones

Mis comunicaciones con el cliente suelen venir por tres sitios: Email, teléfono y reuniones. No importa tanto el cómo sino el qué: por ahí me llega información de ese cliente. Puede ser la primera toma de contacto, lo que busca, las condiciones, el acuerdo final, contacto y datos, cambios a posteri una vez empezda la relación, etc.

• Email. Uno de los problemas del Email es que es un lugar donde se mezcla información útil y vital con basura. Así que cuando me llega un correo de un cliente que quiero tener a la vista, lo saco del Email reenviándolo a mi Evernote. Dependiendo de lo que me llegue en un correo le asigno una etiqueta u otra.
• Teléfono. Siempre tomo notas: generalmente sobre una libreta a la que luego le hago una foto y la subo a la libreta correspondiente. Para estas notas utilizo la etiqueta Reuniones.
• Reuniones. Rara vez llevo portátil, prefiero escuchar activamente y tomar notas a las que también hago foto y subo. Para estas notas utilizo la etiqueta Reuniones.

La información no vale para nada cuando la guardas; vale cuando la necesitas.

Datos de contacto

Salvo que vaya a tener una relación muy estrecha con un cliente y vaya a intercambiar muchas llamadas con él, nunca meto sus datos en la agenda de mi teléfono. Los tengo mejor en Evernote. Esto me permite no saturar mi agenda, encontrarlos con suficiente rapidez y si hay varias personas de una misma empresa, los tengo bien juntitos. Para estas notas utilizo la etiqueta Contacto. (Complementariamente hago fotos de tarjetas de visita que subo a Evernote y que él mismo escanea para poder buscar “dentro” de la imagen.)

Condiciones económicas

Condiciones, primeras propuestas, presupuestos finales y aprobación final. Todo eso es lo que me van a pagar y lo que va a hacer que pueda llenar la nevera el mes que viene. Así que necesito tenerlo bien claro y organizado. Lo pongo todo en una misma nota pero separo visualmente (mediante una línea y un título) los tres estados de Propuesta—Presupuesto—Aprobado.

Histórico de cambios

Especialmente para clientes importantes, para aquellos proyectos en los que hay muchos cambios, o aquellas relaciones a largo plazo, me interesa llevar un control de cambios, nuevas decisiones y en definitiva “cuándo hicimos qué”. Para estas notas utilizo la etiqueta Histórico.

Pagos de facturas

Tengo una única nota para todos mis clientes donde centralizo el estado de mis cobros. Con una sencilla tabla tengo el nombre del cliente, cuándo se envió la factura y, si se cobró y cuándo; además del email de contacto por si hay que perseguir a alguien. En cuanto me pagan saco al cliente de esa lista. Como quiero tenerla bien cerca, esta nota la tengo dentro de mis Favoritos.

Localizar información

Recuerda siempre esto: «La información no vale para nada cuando la guardas; vale cuando la necesitas». Así que guardar información de tus clientes es un acto inútil si luego no eres capaz de encontrarla a tiempo o cuando la necesitas.

Esta estructura de información que te acabo de contar me permite encontrar la información desde ordenador o dispositivo móvil de cuatro formas distintas: libretas, etiquetas, sabiendo buscar y mediante los enlaces entre notas; una poderosísima funcionalidad que me permite entrecruzar información dentro y fuera de Evernote aunque esté en rincones distintos.

Antes, para llevar el control de mis clientes, utilizaba una magnífica aplicación: Highrise de 37Signals. Pero luego me di cuenta que no tenía que pagar por algo que casi tenía. Lo único que necesitaba era crear mi pequeño sistema de organización. Y así llevo casi tres años.

Hace unas semanas instalé en mi Mac el nuevo sistema operativo: Lion. Siempre hago reinstalaciones desde cero y aunque eso exija un poco más de tiempo en ese momento, luego disfruto de un sistema que va más ágil y sin arrastrar basura del pasado.

Así que tras la instalación de Lion lo primero que hice fue instalar Evernote. Para recuperar ahí mi lista de cosas para reinstalar, restaurar o personalizar. No me rompo la cabeza intentando recordar «cómo lo tenía antes» o «qué es lo que falta aquí». Con una sencilla nota puedes tener la configuración de tu ordenador y aplicaciones y no perder tiempo después.

Cualquier dispositivo o aplicación que utilizas requiere cierta personalización que luego, tarde o temprano, siempre tienes que recuperar.

Ahí van algunas pistas de cómo lo hago yo… más otras que se me ocurren sobre la marcha mientras escribo esto…

• Lista de Aplicaciones. Las más habituales y conocidas no necesitarás ni anotarlas ni recordarlas, pero seguro que hay pequeñas aplicaciones o utilidades semidesconocidas que te interesará recoger en forma de lista.
• Lista de extensiones del navegador. Y no sólo su nombre, sino el enlace directo a la página de descarga. Y si alguna extensión requiere algún tipo de personalización a tu gusto, puedes recoger también cómo lo tenías antes.
• Lista de Fuentes. Si te dedicas al diseño web o gráfico, maquetación o haces presentaciones, seguramente terminarás por instalar un montón de fuentes. Puedes llevar un control (una lista) de las que tienes activas en tu Evernote.
• Preferencias de una Aplicación. Aplicaciones avanzadas de edición gráfica, de edición de vídeo, etc. requieren un alto grado de personalización y cacharrear mucho. Por ejemplo, Photoshop siempre me pide que retoque bastantes cosas hasta dejarlo como yo quiero. Y no pierdo el tiempo escribiéndolas, hago una captura de pantalla y pego esa imagen en una nota de Evernote.
• Configuración del sistema. Desde la sensibilidad del ratón hasta los ajustes de red y conexión, pasando por el ahorro de energía hasta extras que puedas instalar ahí. En esta parte del ordenador haces también muchos ajustes que puedes anotar para no olvidar nunca. O captura una imagen y pégala.
• Ajustes avanzados del sistema. Cambios en el Registro (usuarios de Windows) o retoques en el sistema hechos con el Terminal (Mac o Linux) son candidatos perfectos para ser guardados en Evernote. Yo por ejemplo he deshabilitado la animación de las ventanas de Lion así como otros cambios del tipo «así está como me gusta a mí». Todas esas lineas de código que tuve que buscar en Google, las he anotado por si necesito recuperarlas después. Y no necesitaré invertir más tiempo.
• Configuración de tu smartphone. Los teléfonos que utilizamos hoy en día tienen más de ordenador que de teléfono. Y si te fijas, también ahí personalizas un montón de cosas y tienes que introducir datos de configuración aquí y allá. Guárdalo en un sitio donde puedas recuperarlo sin dificultad. Y lo mismo para tu tablet.

Este uso de Evernote lo he centrado principalmente en tu ordenador. Pero si te fijas un poco, hoy en día cualquier dispositivo o aplicación que utilizamos en nuestra vida requiere cierta personalización que luego, tarde o temprano, siempre tienes que recuperar. Tu cámara de fotos o vídeo, tu televisor, tu equipo de cine en casa, el GPS del coche… en todos esos sitios introduces, cambias o ajustas valores y datos. Si son medianamente relevantes, guárdalos para no perderlos y poder recuperarlos rápidamente cuando los necesites.

Esta nueva funcionalidad tiene una trascendencia tremenda, equivale a reiventar la aplicación y dispara sus posibilidades. A partir de ahora podrás conectar notas de Evernote con otras aplicaciones que tengas en tu ordenador o en la nube. Simplemente indicando el link de la nota que quieres relacionar. Las posibilidades y usos que abre dentro y fuera de Evernote se disparan. Y a bote pronto se me ocurren unos cuantos.

El enlace de cada nota se obtiene desde el nuevo menú “Nota” o desde la lista de notas. Si haces clic derecho sobre cualquiera de ellas podrás encontrar su enlace único. Y ojo, porque esto no sólo funciona con notas propias sino también con aquellas que estén compartidas.

Una vez copiado (en el portapapeles) ya podrás pegarlo donde quieras. Y donde quieras significa que puedes poner el enlace dentro de otra nota de Evernote o bien en cualquier aplicación externa.

¿Cómo? Los enlaces de las notas de Evernote tienen este formato: evernote:///view/... Eso te permite pegar ese link en otra aplicación o bien compartirlo (si es una nota compartida, claro). Muy parecido a lo que ya haces con las canciones de Spotify. Cuando hagas clic sobre el enlace o lo abras desde el navegador, Evernote se lanzará y automáticamente te mostrará esa nota. Estés donde estés.

Dentro de Evernote, tienes dos opciones a la hora de poner el enlace a una nota.

• Pegándolo dentro de otra nota: se copiará el título y el link de la otra nota.
• Enlazando una palabra o palabras: selecciónalas, pulsa Cmd+K y luego Cmd+V para pegar el link. Como si fuera un hipervínculo, estás enlazando esa palabra con la otra nota.

Algunas ideas que se me ocurren para aprovechar los nuevos enlaces de notas en Evernote. Tanto dentro como fuera de la aplicación:

1. Conectar información relacionada. ¡Evidente! Por fin puedes tener dos notas en distintos sitios y emparentarlas con un enlace, saltando de una a otra con el enlace y volviendo atrás con el botón de “Atrás” (otra nueva funcionalidad recién presentada). Por ejemplo puedes enlazar una nota de una reunión con otra donde figuran los contactos de los participantes. Ambas guardadas en libretas distintas.
2. Desglosar Notas y hacer un Índice. Hay notas que van creciendo y su contenido puede volverse inmanejable. Puedes dividirlas en varias partes (notas) y crear un sencillo índice con enlaces. Podrás saltar a cualquier parte con un solo clic.
3. Adjuntar en un email el enlace a una nota compartida para que la otra persona la abra directamente desde su aplicación de correo. O bien ponerlo en una página web (como una wiki).
4. Archivar información antigua de un proyecto, producto o cliente y dejar sólo la actual. Con un simple clic podrás acceder a todo su historial pero limpiar y despejar la nota actual. De alguna forma actuaría como un “Más información aquí…”
5. Crear un Archivo o Índide por Año, Mes, Nombre de Cliente, Nombre de Producto…
6. Enlazar Tareas y Notas dentro de Evernote. Aquellas personas que utilizan Evernote como gestor de tareas pueden añadir un enlace a una nota interna relacionada con esa tarea.
7. Enlazar Tareas y Notas fuera de Evernote. En aplicaciones como Omnifocus o Things puedes pegar el enlace a una nota específica dentro de cualquier tarea (en las notas adicionales). Cuando hagas clic sobre el enlace, Evernote se abrirá y te mostrará la nota.
8. Enlazar Eventos y Notas. Puedes poner el enlace a una nota en iCal, GCalendar… De ese modo puedes conectar citas con toda la información que ya guardas en Evernote (un viaje, un cliente, un evento…)
9. Complementar documentos con información extra. En un documento de Word, Pages, Excel… puedes enlazar cualquier palabra o sección con una nota propia o compartida que tengas en Evernote.
10. Conectar Agenda de Contactos con Historial. Mediante un enlace podrás saltar al historial de emails, cambios en un proyecto, logs de reuniones…

Seguro que hay más. Y habrá más. A medida que los vaya pensando y desarrollando los incluiré en la serie de 101 Usos de Evernote. Como apuntaba al principio, esta funcionalidad no sólo responde a las demandas de muchos usuarios, sino que mejora drásticamente el trabajo con otras aplicaciones y las posibilidades. Un Epic Win en toda regla.

He escrito un post para El Arte de Presentar, el blog de mi amigo Gonzalo Álvarez Marañón, donde explico cómo utilizo Evernote para mis presentaciones y cursos.

En el post, que pertenece a la serie de 101 Usos de Evernote, hago un repaso exhaustivo de cómo centralizo en Evernote todo lo que rodea a mis presentaciones: Briefing Inicial, Datos de la Audiencia, Apertura y Cierre, Recopilación de Citas, Diseño y Tipos de Fuentes, Iconos, Fotografías y Videos, Transparencias en la Calle, Historial de presentaciones, Impresiones y Mejoras…

Leer el post en El Arte de Presentar

(Si tienes que hablar en público, dar charlas o hacer presentaciones —cosa que cualquier profesional siempre termina haciendo—, te recomiendo absolutamente El Arte de Presentar. De él he aprendido muchas cosas que me han ayudado a mejorar cuando me pongo delante de un micrófono.)

Ya sea entre personas que están en una misma oficina o colaborando de forma remota en distnitas partes, brinda jugosas posibilidades para aumentar la Productividad y facilitar el trabajo en común. Además de reducir drásticamente el intercambio (exceso) de información que siempre terminamos por enviar en un email. Un medio torpe, lento e incómodo a la hora de colaborar. Ya es hora de abandonar esta forma caduca y trasnochada de trabajar en equipo.

Evernote en Equipo da para mucho, así que seguramente le dedicaré más entradas con más usos y aplicaciones. De momento y para echar a andar se me ocurren estas…

1Vuestro delicious en equipo

Trabajando en una misma empresa, departamento o proyecto, es muy habitual intercambiar enlaces que os encontráis. Información del sector, artículos de prensa, tutoriales, curiosidades e información útil para todo el equipo. Tradicionalmente enviamos esas cosas en un email («Mira este post!») cuando lo podríamos hacer de forma mucho más eficiente y menos molesta para todos.

Podéis crear una libreta compartida donde todos los miembros del equipo vayan agregando links y páginas interesantes. Será como un centro de referencia con material relevante que podréis actualizar y consultar desde cualquier parte. Y de paso conseguiréis aligerar el número de emails que os enviaís.

2Contactos y direcciones útiles

Teléfonos, nombres, cargos, puestos en empresas, nicks en Skype, y hasta mapa de la localización de sus oficinas. En ciertos departamentos (comercial, márketing…) a veces se maneja más información de fuera que de dentro. Generalmente todo se guarda en las clásicas tarjetas de visita. Esto, por espacio, rapidez de consulta y comodidad, es poco eficiente. Y en muchas ocasiones ocurre que en un mismo departamento hay personas que tienen unas tarjetas y otras no; o bien otras están duplicadas.

Se puede crear un gran repositorio central de contactos externos (clientes, partners, proveedores, freelances…), bien introduciéndolos a mano o bien escaneando las correspondientes tarjetas. Aunque más incómodo de primeras, es mejor hacerlo a mano. Podéis crear una nota por cada letra (orden alfabético) y si esa información cambia en el futuro (nuevo móvil o email) y tenéis que modificarla, será cuestión de unos pocos segundos.

Si alguien necesita localizar un nombre, un número de teléfono o el email de tal persona que vino a la empresa el año pasado, será muchísimo más rápido y cómodo. El buscador de Evernote corre que se las pela. Además de poder hacerlo desde cualquier sitio y dispositivo.

3Caja de brainstorming continuo

Si trabajáis en un proyecto o en un producto, podéis compartir fácilmente ideas o sugerencias para próximos cambios o mejoras. Esto ofrece grandes posibilidades. Cualquier miembro puede aportar sus ideas, hacerlo desde cualquier sitio, a cualquier hora, y el resto de miembros del equipo puede leer esas ideas cuando quieran (a diferencia del Email, que te llega y siempre te ves obligado a leerlo).

Después, antes de hacer una reunión de brainstorming para analizar próximas ideas, ya conoceréis la mayoría por adelantado, agilizaréis el proceso y perderéis menos tiempo. Más eficiencia.

4Histórico de cambios y modificaciones

Si has trabajado o trabajas en un proyecto o desarrollando un producto, sabes la ingente cantidad de cambios y modificaciones que se van realizando. Saber quién hizo qué y cuándo es fundamental a la hora de garantizar el resultado final o el lanzamiento.

Con una sencilla hoja de cambios (podéis utilizar una plantilla o bien una simple tabla formateada), cada uno de los miembros del equipo puede introducir su cambio. Qué hizo, en qué fecha lo hizo, etc. Así, con un rápido vistazo de esa nota viva, siempre en constante cambio, el resto de miembros sabrá las últimas novedades.

Una sencilla nota (compartida) durante una reunión y todos sabrán qué hacer y cuándo

5Notas de reuniones internas

Uno de los pecados capitales de las reuniones es que no se traducen en acciones. Se habla durante una o dos horas y a la salida la gente no tiene claro qué es lo próximo que hay que hacer. Esto se puede solucionar fácilmente.

A medida que se vayáis acordando cosas (tareas, próximas acciones…), uno de los miembros del equipo puedo ir anotando en una libreta/nota compartida, qué tareas y próximas acciones debe hacer quién y para cuándo. Utilizando una plantilla para reutilizar en cada nueva reunión, podréis poner nombre, fecha y apellidos a vuestras próximas acciones.

La gran ventaja de Evernote te permite concentrar en un mismo sitio toda la información que sueles tener en mil sitios. Y esto en un equipo se multiplica por su número de miembros.

6Lista semanal de tareas y acciones

En linea con el uso anterior, si no utilizáis otra herramienta para gestionar vuestras tareas en grupo, podéis crear una lista semanal de acciones. Más que tareas particulares (que eso debe estar en tu lista personal de tareas), es una relación de fases, etapas o hitos que iréis cerrando en la próxima semana, quincena o mes.

Y cuando se vayan completando las acciones semanales cualquiera de los miembros puede entrar en ese gran tablón comunitario y marcarla como terminada. Así, en un momento dado otro miembro del equipo o el manager puede consultar el estado de los trabajos. Desde el Mac de su casa, el PC de un hotel, su Blackberry en un taxi o un iPad en una reunión.

No es la herramienta definitiva para gestionar proyectos. No es un Basecamp desde luego. Pero para ciertos equipos y departamentos estas soluciones y recursos pueden ser más que suficiente. Y mucho más económico.

7Reuniones y seguimiento de clientes

Clientes… o cualquier empresa, equipo o colaborador externo con el que tengáis una relación a medio-largo plazo. Piensa por un momento toda la información que rodea a vuestra relación: toma de contacto, primeras reuniones, acuerdos, datos y teléfonos de contacto, condiciones, acciones y próximos pasos, propuestas, esbozo de contratos, cambios y modificaciones… ¿Dónde metéis todo eso?

Pues en el Email. Precisamente en el peor sitio para gestionar información útil. El peor sitio para compartir, consultar y utilizar la información en equipo. Mediante una libreta compartida en Evernote podréis concentrar en un mismo sitio toda esa información. Y dentro de esa libreta podréis incluir y desglosar la información según vuestras necesidades.

Tendréis, de un solo vistazo, y accesible para todo el equipo y en cualquier momento, una completa radiografía de ese cliente, partner o colaborador. El trabajo en equipo será infinitamente más eficiente para todos.

8Backup de emails importantes

Como seguramente sabes, cuando creas una cuenta en Evernote automáticamente se te asigna una dirección de email única. Cualquier mensaje que envíes ahí (de forma directa o en copia oculta) se convertirá automáticamente en una nota. Y en tus mensajes puedes especificar en qué Libreta y qué Etiquetas quieres asignar a esa nueva nota.

Si algún miembro del equipo envía un correo relevante o valioso (temas de contrato, confirmaciones de órdenes de compra, cancelación de servicio, etc), podéis hacer una copia de seguridad en vuestro Evernote. Y no porque se vaya a perder, porque siempre lo tendrás en el Email. Sino porque os interesará tenerlo junto a otra información relevante de ese cliente o ese proveedor.

Esa es la gran ventaja que yo le veo a Evernote: te permite concentrar en un mismo sitio toda la información que sueles tener en mil sitios. Y cuando esto lo aplicas a los tres, cuatro o quince miembros del equipo, las ventajas y beneficios se multiplican.

Soy, desde hace muchos años, aficionado a la fotografía. Y de un tiempo a esta parte he encontrado en Evernote uno de los mayores complementos para esta mi afición. Y es que con un poco de organización y una pizca de imaginación puede llegar a ser una gran herramienta para amateurs y profesionales.

Porque en torno a la fotografía se genera bastante información, material de referencia, sitios web que visitar, apuntes y configuraciones varias y un largo etcétera. Evernote me parece un sitio inmejorable para centralizar y organizar toda esa información. A continuación te cuento cómo la estructuro y organizo yo dentro de mi Evernote, y te doy algunas ideas para usos prácticos.

Estas son algunas de las cosas (de fotografía) que guardo en mi Evernote, y algunas de las libretas que me sirven para organizar todo ese material.

Manuales en PDF

Hoy en día todos los manuales de material fotográfico están disponibles en PDF. Aunque conozco bastante bien mis cámaras y el material que manejo no es la primera vez que me veo volviendo sobre lo que recomienda el fabricante para tal o cual ajuste.

En lugar de tener esos manuales desparramados por mi disco duro, los tengo bien juntitos en Evernote, dentro de una libreta llamada “Manuales” (dentro de “Fotografía”). Ahí tengo el manual de mi Nikon (reflex), el de mi Canon (compacta) y el del flash de la Nikon, y algún que otro documento. Con el buscador de Evernote encontrar cualquier cosa dentro de esos PDFs es una operación rápida.

Anotaciones, Pistas y Trucos

Mis habilidades como fotógrafo son más que discretas (y eso siendo generoso), y precisamente por eso me apasiona más la posibilidad de mejorar. Cada semana estoy descubriendo nuevas cosas, nuevos valores (apertura, exposición…), nuevos trucos, recomendaciones que encuentro en foros, experimentos y pruebas de gente que sabe más que yo, etc. Cuando encuentro algo relevante lo recojo dentro de una libreta llamada “Anotaciones”.

Comparativas (precios y funciones)

El equipamiento de un fotógrafo siempre está inacabado. Si te pica el gusanillo, siempre hay una focal que añadir a la colección, un flash más potente, un trípode más robusto y mejor construido. Internet es el sitio perfecto para ir a la caza de ofertas y gangas, para informarse de las funciones y prestaciones de tal cámara, tal lente o tal flash.

Decidir dónde y cuál comprar implica comparar precios, recabar direcciones web, anotar especificaciones… Cuando tengo que hacer una compra (no sólo de fotografía), centralizo toda esa información en una nueva libreta y me resulta más cómodo y fácil tomar la decisión.

Zona de Aprendizaje

Yo aprendo mucho viendo otras fotografías. Generalmente hago esto en Flickr pero naturalmente hay muchos otros sitios web (Nikonistas.com, Canonistas.com…). Ves una foto, te gusta, estudias la información EXIF y sacas tus conclusiones.

Cuando encuentro una fotografía que me gusta o de la que aprendo algo, anoto su URL y agrego unas breves notas e impresiones. Eso me ayuda a volver luego sobre ella y absorber mejor los conceptos o lo que me llamó la atención sobre ella.

Hay conceptos que tengo que repasar una y otra vez, y los pongo en Evernote para tenerlos más a mano

Mapas para Rutas y “Photowalks”

(Este uso exige un teléfono móvil con Evernote.)
Una de mis aficiones es salir a hacer rutas de fotografía. Bien por la ciudad o por el campo de los sitios en los que vivo o visito. A veces improviso pero a veces no. Preparo con antelación las rutas y lugares que quiero fotografiar.

En Evernote pongo la información que necesito para llegar (direcciones de calles o edificios, paradas de metro, capturas de Google Maps…). Pero también los detalles para intentar reproducir ciertas fotografías. Si encuentro una foto por Internet y me gusta el encuadre, el ángulo de la cámara…, capturo esa foto en pequeña resolución para reproducirla yo luego (si eso es lo que quiero). Toda esa información la puedo consultar en el móvil, sobre el terreno, mientras voy caminando con mi equipo.

Localizaciones para futuras fotos

(Este uso exige un teléfono móvil con Evernote.)
Ocurre muchas veces que paseando o visitando ciertos rincones de la ciudad o el campo, me encuentro con una escena que me hubiera gustado fotografiar. Pero ese día no llevo mi equipo conmigo. Saco el móvil del bolsillo (en mi caso un iPhone) y con Evernote hago una fotografía del lugar para recordar volver ahí después.

Intento emular ya el encuadre y demás, como si fuera la foto final. Pero esa (rápida) foto lleva además una información extra muy importante. Lleva “impresas” las coordenadas desde donde la tomé. Así que es fácil organizar luego esa información en el ordenador de casa o acceder al mapa desde la propia nota de Evernote. Así puedo diseñar próximas rutas para mis próximas salidas.

El GPS del móvil hace que tomar fotos-notas sea más útil y conveniente

Preparativos de viajes

Suele decirse que los fotógrafos (aficionados y profesionales) llevan dos equipajes: por un lado la ropa y por otro el material fotográfico. Yo para los viajes hago una lista para asegurarme que llevo todo para el viaje en sí (ropa, pasaportes, tarjetas de embarque, teléfonos, detalles del hotel, etc.); y si me llevo las cámaras también añado una lista de lo que tengo que llevar (batería extra, tarjetas de memoria, cargadores, etc.).

Lo centralizo todo en una nueva libreta y la marco como “Favorita” en mi iPhone. De ese modo podré acceder a ella aun cuando no tenga conexión a Internet. Y eso es la parte más jugosa para el fotógrafo. Que toda esa información que guarda en su Evernote está accesible para ser consultada mientras va por la vida cámara en mano.

[Win y Mac] Personal y profesionalmente utilizo bastantes citas y frases con un especial significado. Hoy en día es muy fácil navegar por Internet y toparte (en un blog, en una red social, en una entrevista…) con un párrafo que quieres guardar y conservar.

Tanto si te sirven como motivación personal, como fuente de inspiración para tu trabajo, como punto de partida para escribir un artículo, como material para una presentación o una charla, o simplemente porque no las quieres perder, Evernote es un buen lugar para conservar estas citas, frases o tweets memorables. Las tendrás concentradas en un único sitio y podrás volver sobre ellas con facilidad y sobre todo rapidez.

Si guardas-utilizas muchas puedes valorar la posibilidad de crear una libreta específica. Luego ir guardando las citas clasificadas en notas atendiendo a temática o lugar de origen (“Twitter”, “Motivación”, “Humor”…) y complementando con una etiqueta (“Autor”…).

En cambio, si guardas estas citas de tanto en tanto de forma ocasional, puedes crear una única nota pero hacer una mínima organización. Yo, cuando quiero organizar bastante contenido en una única nota lo hago así: creo secciones a modo de epígrafes con un tamaño de letra grande y separo las secciones utilizando la opción de línea (a la derecha, en la barra de edición). De ese modo evitas el batiburrillo de contenido y visualmente localizas las cosas antes.

Las numerosas opciones para guardar frases y citas en Evernote hacen que sea un proceso cómodo. Que puedes hacer desde tu navegador, reenviando un correo o bien desde un teléfono móvil.

[Win y Mac] La semana pasada, mientras visitaba una empresa en Barcelona para darles un curso, les sugerí este uso de Evernote. Era una forma de complementar su aplicación de mensajería instantánea, integrada dentro de su método de trabajo. Les gustó y han empezado a utilizarlo.

Muchas de las ideas, comentarios o sugerencias sobre un producto o un proyecto no tienen lugar en una reunión, tampoco en persona o a través del Email, sino en tu aplicación de mensajería instantánea (Messenger, Skype, Adium…). ¿Dónde van a parar todas esas conversaciones? ¿Las recoges en algún sitio?

La empresa a la que me refería utiliza el messenger para poner en contacto a su equipo descentralizado y dividido en tres países. El problema que me plantearon es que muchas de las conversaciones en torno a sus productos “quedan en el olvido”. Ideas al azar o propuestas de las que no quedaba constancia por no haber utilizado un medio escrito (como el Email).

Dado que no querían contemplar otras alternativas de colaboración en grupo, y seguir utilizando la mensajería instantánea, yo les sugerí que el Product Manager añadiera los logs a las notas que ya mantiene en Evernote.

Las aplicaciones de mensajería suelen guardar los historiales (logs) de las conversaciones dentro de tu disco duro, en un archivo de texto. Si te interesa guardar a buen recaudo alguna en particular, sólo tienes que recuperarla copiarla y pegarla dentro de tu Evernote. Dentro de la carpeta o de la nota que quieras.

Así, puedes optar por hacer dos cosas:

• Crear una carpeta donde guardar notas independientes con las distintas conversaciones que te interese registrar.
• Complementar notas de productos o proyectos con esas conversaciones. De ese modo, junto a tus ideas, capturas de pantalla, PDFs o enlaces a páginas web, también tendrás el debate o las ideas que sobre ello mantuviste online con un compañero o un amigo.

Y otra utilidad a la hora de registrar conversaciones. Por messenger, también, se dice de todo. Desde discusiones hasta burradas de todo calibre y tamaño. Si en alguna ocasión te interesa guardar “la prueba del delito” de alguna discusión especialmente acalorada, también te puede servir tenerla en Evernote. Y si el texto es algo delicado, ponle una contraseña.

[Win y Mac] ¿Dónde guardas las nuevas ideas o mejoras que se te ocurren para tu blog? ¿Dónde almacenas las sugerencias que te hacen tus lectores? ¿Dónde archivas las propuestas para futuros artículos? Quienes blogueamos sabemos que alrededor de nuestro blog se concita un montón de actividad e información, especialmente relacionada con reformas y mejoras. Porque continuamente estamos viendo cosas o se nos ocurren otras para incluir o mejorar nuestro blog.

Ya sea un nuevo enfoque para los contenidos, incorporar una nueva sección, una vistosa funcionalidad para introducir en nuestro código, un plugin que hemos visto en otro blog, sugerencias de nuestros lectores que vienen llegan a través del Email, Twitter o Facebook… sea como fuere son IDEAS, y como decía el bueno de Cajal las ideas no duran mucho, hay que hacer algo con ellas.

Centralizar en Evernote la información de toda la actividad de tu blog tiene varias ventajas:

• Unificas la información en un mismo sitio en lugar de disgregarla (a veces la tenemos en el disco duro, en Emails, etc).
• Si se te ocurren nuevas ideas tienes numerosas formas para guardarla rápidamente, en cuanto surge.
• Esa información siempre está accesible online.
• Puedes guardar información en diversos formatos o estilos. Desde listas, tablas o texto formateado, hasta imágenes, PDFs o audios. Puedes guardar ahí casi cualquier cosa que te manden, que te encuentres o que surja en torno a tu blog.

Ahora, ¿cómo organizar toda la información relativa a tu blog? Evidentemente es algo que sólo puedes decidir tú pero no multiplicar ni carpetas ni etiquetas suele ser una buena política.

Yo, por ejemplo, tengo una única carpeta llamada “ThinkWasabi” donde tengo estas notas:

1. Admin: cosas relativas al hosting, el servidor, el dominio y similares.
2. Artículos: propuestas para futuros posts donde también incluyo las sugerencias de los lectores que me llegan por Email.
3. Historial: cambios y mejoras que he ido haciendo a lo largo de los años en las distintas versiones y diseños del blog. Una especie de log esquemático en el que recojo lo más destacado.
4. Mejoras: varios tipos de ideas. De diseño, funcionalidad y de nuevas secciones. Por ejemplo, de ahí salió, hace unos días, una nueva sección del blog llamada “Píldoras Productivas”.

Todos queremos hacer un poco mejor nuestro blog y gestionarlo bien. En torno a él se genera una cierta o gran actividad y me gusta Evernote para centralizar y organizar esa información.

Y lo encuentro especialmente útil a la hora de guardar nuevas ideas. Estoy seguro que continuamente se te están ocurriendo nuevas cosas para mejorar contenido, su diseño o su funcionalidad. En mi caso siempre me ha funcionado muy bien la filosofía de atrapar la idea (en este caso guardarla en Evernote), dejar que madure y concretarla más tarde en el blog.

[Win y Mac] Yo hace años que abandoné las aulas pero recientemente hablando con alumnos de una escuela de negocio comentaba precisamente este nuevo uso de Evernote y me parece francamente interesante: utilizar Evernote como complemento o herramienta principal para tomar apuntes de tus clases.

Ya sea en la universidad, en clases de postgrado o especialización, en una escuela de idiomas, etc., puedes utilizar Evernote para sacar más partido de cada clase y, lo más importante, ahorrar tiempo y esfuerzo a la hora de preparar, organizar y estudiar la materia de tus clases.

Toma apuntes directamente en Evernote

En muchas aulas (no en todas) el uso de portátiles está permitido y ello te permite tomar directamente tus apuntes en Evernote. El hecho de tomar los apuntes en digital no significa que sea mejor que hacerlo en una libreta o en un puñado de folios, pero sí facilita enormemente combinar esa información con otra que puedas agregar más tarde.

(Si no lo has leído ya, te recomiendo este artículo: 9 métodos para guardar información en Evernote)

Completa tus apuntes con Internet

Después de tus clases es una muy buena idea complementar tus anotaciones y apuntes con información que puedas encontrar en Internet.

Un artículo de la Wikipedia, un vídeo de YouTube, varias imágenes en Flickr, uno o dos PDFs descargados, enlaces de interés relacionados, algún artículo mencionado o referenciado en el transcurso de la clase… la cantidad de información que puedes encontrar para tus clases es ingente. Pero hay que recopilarla y sobre todo organizarla.

Para ello Evernote te ofrece la posibilidad de centralizar toda la información en un único sitio, combinar información y datos variados (texto, imágenes, enlaces, PDFs, etc), múltiples formas de capturar la información y suficiente potencia de búsqueda para encontrar rápidamente cualquier dato.

Haz fotos de la pizarra

¿El profesor ha dibujado un diagrama complejo en la pizarra? Puedes dibujarlo a la vez que él en tu libreta pero si tienes un teléfono con Evernote (iPhone/Touch, Windows Mobile, Android) puedes tomar una foto de la pizarra y agregar la imagen al resto de los apuntes realizados durante la clase.

Las aulas suelen estar bien iluminadas y los teléfonos de hoy en día tienen cámaras de suficiente calidad para no perder ningún detalle de lo fotografiado. Antes de salir y que alguien lo borre, acércate y haz una fotografía.

Haz fotos o escanea otros apuntes

¿Cuántas veces te has perdido una clase y has pedido los apuntes a un compañero? Puedes fotocopiarlos o copiarlos (como se hacía en mi época), pero también puedes tomar una fotografía de algún apartado en especial o bien escanearlos y guardarlos en Evernote, junto a tus otras notas de clases anteriores.

Graba la clase en audio o video

En esta misma serie de artículos te contaba cómo utilizar Evernote para grabar audio/video. Aunque por espacio en disco igual no es una buena idea grabar todas las clases, sí que puede haber alguna que por su especial interés o por el profesor que la imparte, quieras guardarla con más lujo de detalles.

Podrás tener (por ejemplo) el audio junto a otras notas, enlaces que hayas recopilado por Internet, un PDF que te hayas descargado y un par de fotografías o imágenes capturadas en la misma clase. Así conseguirás unos apuntes más completos y que marcarán la diferencia.

Naturalmente que todo esto queda a tu discreción y decisión. Yo siempre digo que no se trata de “hacerlo todo” (o sí) con Evernote, pero sí descubrir usos y pistas que en determinados momentos nos pueden aliviar y ayudar mucho nuestro trabajo.