Productividad Personal. Madrid, 15 de Junio

A lo largo de todo un día juntos recorreremos los rincones clave para reiniciar tu Productividad Personal.

Para quién
Si necesitas poner en marcha un cambio personal y conseguir de una vez la productividad que necesitas. También para personas con un cierto nivel que necesiten reforzar y reimpulsar su propia organización y rendimiento.

Temas clave
Desde la planificación y gestión de tareas, pasando por el manejo de urgencias, cómo evitar distracciones, y el importante trabajo en equipo (reuniones, interrupciones…). Nos detendremos también en la gestión del Email y, lo más importante, trazaremos juntos un plan de mejora con acciones reales y concretas para iniciar o potenciar tu cambio.

Este curso lo hago en colaboración con Ákoras.

Dónde: Madrid, 15 de Junio
Duración: 8 horas
Más Información e Inscripción

Tecnología Productiva. Santiago de Compostela, 5 de Junio

Pasaremos un día juntos analizando y descubriendo las claves de un uso más productivo de tu tecnología diaria.

Para quién
Si necesitas sacar más de la tecnología o si tu trabajo y resultados dependen de la tecnología, aplicaciones y gadgets que utilizas.

Temas clave
Empezando por la organización de tu propio ordenador (carpetas y archivos), pasando por aplicaciones en la nube como Evernote y Dropbox, la colaboración junto a otros, cómo construir una oficina móvil eficiente y cómo organizar y ser más eficaz con el Email.

Este workshop lo hago en colaboración con FEUGA.

Dónde: Santiago de Compostela, 5 de Junio
Duración: 8 horas
Más Información e Inscripción

¿Te animas a venir y aprender juntos?

Fíjate si no en el bombardeo: montones de inputs externos que vienen vía Internet, por teléfono, por televisión o de las personas que nos rodean. Montones de (sobre)información que cada vez cuesta más absorber o filtrar (la basura de lo útil). Montones de tareas que intentamos hacer a la vez (multitarea). Montones de actividades que hacemos por pura inercia y casi sin ser conscientes del momento. Montones de momentos que compartimos con otros sin tener momentos que compartimos con nosotros mismos.

Hay tanto desde tantos sitios que conseguir tiempo de calidad para pensar y hacer lo importante se ha convertido en una misión cada vez más complicada. ¿O no tanto?

Hace tiempo que me planteé esto y casi inmediatamente decidí que necesitaba encontrar y hacer sitio para ese “tiempo”. La respuesta la encontré en los bloques de desconexión. Son espacios de tiempo en tu día en los que estar en soledad y en la más absoluta desconexión… con todo y con todos.

La palabra “bloques” se refiere a la agenda: bloquear (y asegurar) momentos o ratos en mi día o mi semana para lograr eso. Y la palabra “desconexión” se refiere precisamente a eso: a cortar el cordón umbilical con tanta comunicación e input que proviene de otros.

Con el paso de los años, y sobre todo la práctica, he descubierto que procurarse estos bloques de desconexión tiene sobre todo tres grandísimos beneficios:

Esos bloques, de 10 minutos ó 2 horas, valen el doble que otros momentos de trabajo o personales. Es tiempo de más calidad. La ausencia de ruido, estímulos externos y de distracciones a tu alrededor, hace que hagas más y mejor. Es tiempo en el que tú haces o piensas más intensamente. Veinte minutos en desconexión cunden como cuarenta. Una hora cunde como dos. Merece la pena hacer el esfuerzo de conseguirlos. Hoy más que nunca.

Se trata de un rápido ejercicio mental que te permite visualizar por adelantado qué es lo más importante que te espera en ese día. Qué tareas clave y exigentes vas a hacer, qué eventos, reuniones o compromisos relevantes tendrás que afrontar. Eso servirá para despertar y poner en guardia tus sentidos productivos para que cuando llegue el momento, estén a tope; y empieces esa tarea o esa actividad al máximo, desde el segundo uno.

Contrariamente a lo que muchos creen el primer paso para construir tu atención, tu intensidad y tu ritmo de trabajo, no es eliminar las distracciones (eso es lo último), sino tener interés por lo que vas a hacer. Y al interés se llega pensando y conociendo. Y en eso este ejercicio te puede ayudar.

¿Cómo hacer el ejercicio?

Es sencillo y rápido, de dos o tres minutos de duración como mucho. Y es algo que puedes hacer mientras te estés duchando, afeitando, preparando tu desayuno o saliendo de casa.

Consiste en repasar y visualizar todo lo que sabes que tienes por delante en tu día, todo lo que te espera. Pero no deteniéndote en todo, sino sólo en aquello donde tú tengas que dar un plus de intensidad. Puede ser una presentación para completar, un estudio-informe, una reunión-negociación, una visita a un cliente importante, una planificación de un gran proyecto que nace… lo que sea. Piensa en ello brevemente y pregúntate por qué es importante para ti y qué va exigir de ti. Tal vez creatividad, concentración, habilidad, liderazgo, optimismo.

1. Hazlo poco después de levantarte, mentalmente, mientras haces otra rutina de mañana.
2. Párate sólo en tareas, actividades o momentos que requieran ese extra de concentración que necesitas.
3. Interpreta esos momentos, pregúntate por qué son importantes para ti y cómo quieres hacer esas tareas.
4. Imagínate a ti mismo haciendo todo eso: haciendo y terminando con total ritmo e intensidad.
5. Para recordar hacerlo pon un post-it en un sitio que verás por la mañana: el espejo o la nevera (después de varios días repitiendo ya no lo necesitarás).

Anticipando esas tareas/actividades así, conseguirás estar a tope y preparado cuando lleguen de verdad esos momentos. Esa predisposición te permitirá empezarlos con una marcha más de velocidad (más tención, más intensidad, más intención).

En el fondo este ejercicio comparte parecido al momento de concentración de muchos atletas antes de la carrera. Todos los hemos visto alguna vez en directo o en televisión. Estiran y calientan sus músculos pero también hablan consigo mismos, hacen gestos y aspavientos sólo con un fin: visualizar cada metro de la carrera para dar lo mejor de sí mismos desde el pistoletazo de salida. ¿Por qué no hacer lo mismo con nuestro trabajo?

Hace tiempo que me di cuenta que la concentración e intensidad que necesitaba en mi trabajo se construía mejor si empezaba a hacerlo desde la mañana. Los días en los que practicaba el Enfoque de Mañana todo me iba un poco mejor. Era más productivo, me despistaba menos, hacía las cosas con más ritmo e intensidad, era hasta más brillante. Desde entonces lo incorporé a mis rutinas y nunca me ha abandonado. Te invito a hacer lo mismo. Es algo tan sencillo e inocuo que nada pierdes por probar y experimentar.

¿Y por qué nos cuesta tanto decir “no”? Dicho de otro modo: ¿Por qué somos tan propensos a decir “sí” y cargarnos de más cosas? Porque decir sí es rápido: no te obliga a pensar y elegir; porque es conveniente: quedas bien con los demás y transmite una mejor imagen de ti; porque es cómodo: en lugar de decidir por prioridades miras hacia otro lado y eliges lo que tenga más “azúcar”, como un niño.

Pero decir “sí” a todo, no saber decir “no”, significa pagar un precio alto. Sumar lleva a saturar, y la saturación conduce al exceso y la desorientación. Al final necesitaríamos 17 vidas para hacer todo lo que nos gustaría. Y claro, después de las 17 vendrían otras 17 más…

Hay que decir “no” a mil cosas para estar seguro de que no te estás equivocando o que intentas abarcar demasiado.

— Steve Jobs

¿Por qué hay que decir “no” cuando lo que me pide el cuerpo e incluso todo el mundo a mi alrededor me empuja a probar, hacer y colaborar en todo lo que se ponga por delante? ¿Por qué es importante empezar a decir “no”?

Decir “no” cuesta horrores, sin duda. Pero cuesta mucho menos cuando tienes claro lo que quieres, cuando tienes un porqué y sabes que hay cosas mucho más importantes que la incomodidad o el mal trago de rechazar algo nuevo. Cosas como tu capacidad parar invertir en tus prioridades verdaderas para vivirlas más intensamente. Libertad para elegir según tus principios y caminar con menos peso a la espalda. O inteligencia para administrar tus fuerzas y no desgastarte gratuitamente en cosas que no aportan. Creo que son razones poderosas para empezar a practicar el “no”.

Para mí compaginar varios proyectos a la vez no es una cuestión ni de buena voluntad ni de dormir menos. Sino de saber lo que tienes que hacer y cuándo.

Como en casi todos los proyectos que empiezo apliqué entonces la Técnica de “Divide y Trocea” que nunca me ha fallado. Esta vez tampoco. Y no falla porque es la base de todo lo que viene a continuación.

El siguiente paso para compatibilizar proyectos es garantizar resultados todos los días. Asegúrate que todos los días vas a dedicar algo de tiempo a cada uno de tus proyectos. Un trocito del día a cada uno. No importa tanto el tiempo que les dediques como el poder ir completando las partes y tareas en las que lo dividiste. Unos días a uno le dedicarás una hora y media, a otro veinte minutos y a otro puede que diez. Pero en todos habrás avanzado.

Y la última clave es la menos obvia, la que muy a menudo se pasa por alto. Reside en hacer una planificación diaria y semanal combinando piezas (tareas) de todos los proyectos. Pero hacer que esas piezas se “complementen”. ¿Y qué quiere decir esto? Que dentro de cada proyecto hay tareas exigentes, que requieren concentración, creatividad e intensidad. Pero también hay otras que son medianas y menores, otras que son más cómodas de hacer, otras mecánicas, otras de recopilación, otras de maquetación… Cada parte es distinta y pide algo distinto de ti. Combínalas entre sí.

¿Cómo se haría esto dentro de una organización cotidiana? Imaginemos que es viernes y voy a construir mi plan de trabajo para la semana que viene. Tengo en mente que debo compaginar cuatro proyectos: el A, B, C y D. Dado que en su día dividí esos proyectos y los descompuse en tareas, las tengo bien identificadas y sé lo que me pide cada una. De esta manera me organizo así…

El lunes:

• Empiezo mi día con dos tareas exigentes del proyecto A.
• Continúo por la mañana con dos tareas menores del proyecto B y otra del proyecto C.
• Después dejo sitio para las cosas del día, tareas repetitivas y encargos que seguro llegarán.
• Termino el día con tareas manuales del día y haciendo dos tareas mecánicas del proyecto D.

El martes…

• Empiezo mi día con una gran tarea del proyecto D.
• Continúo por la mañana con otras tareas (menos) importantes del proyecto A y B.
• Y dejo para el final del día una parte más mecánica del proyecto C.

Y así continuaría con el resto de los días. Al final de la semana, al hacer la planificación de la siguiente, puedo evaluar cómo voy. De este modo si ha habido algún retraso u obstáculo y he descuidado algún proyecto, puedo reforzarlo la siguiente semana en tiempo y tareas. Pero siempre asegurándome de hacer una parte de todos los proyectos todos los días.

Naturalmente que cuando hay muchos proyectos hay que hacer encaje de bolillos y a veces las pasamos canutas. Es complicado. Por eso se llama trabajo. Pero esta fórmula de trabajo hasta ahora siempre me han dado buenos resultados.

Y esa calidad, esa excelencia, sale a la luz con mucha más facilidad en ciertos momentos del día: en tus horas de máxima Productividad. Aprovechando, intencionadamente, esos ratos donde tú sabes que rindes mejor y los demás te dejan trabajar, tendrás más éxito con ciertas tareas que son las que de verdad generan resultados. Las que te hacen decir: «Ha costado pero acabo de avanzar».

Si me llevas leyendo un tiempo no te he contado nada nuevo hasta aquí. Lo que te propongo hoy es ir un paso más allá. No quedarte en un simple «aprovechar los ratos en los que rindo más», sino tener incluso un plan especial para esas horas de máxima Productividad.

Se trata de contar con un plan específico y ambicioso para sacar lo máximo de tus mejores horas. En otras palabras: tener un plan diario dentro de tu habitual plan de trabajo para que en esos picos de máximo rendimiento puedas multiplicar tus resultados. Que el primer objetivo que te fijes para mañana sea aprovechar al 110% ese momento privilegiado.

1Conoce tus mejores horas

Casi todo el mundo conoce sus mejores horas para trabajar. Puede ser al comienzo del día, aprovechando la frescura mental propia y la ausencia de interrupciones externas; puede ser a la hora de comer, donde hay menos distracciones y llamadas; o puede ser al anochecer cuando todo el mundo se ha ido a la cama. Más que el momento importa si lo conoces y si de veras quieres aprovecharlo a tope.

Para detectar tus horas de máxima Productividad debes tener en cuenta cosas como: tus niveles de energía e intensidad, tu capacidad de concentración, tu facilidad para ganar ritmo e intensidad, tu estado de ánimo, las distracciones a tu alrededor y interrupciones externas.

Dentro de tu planificación diaria pregúntate: «¿Qué voy a hacer y qué no voy a hacer para aprovechar al 110% mis horas de máxima Productividad?»

2Qué no hacer

La lógica dicta que el siguiente paso es elegir qué tareas debes hacer en esos momentos u horas. Y es así. Pero, antes de eso, te animo a hacer otra cosa que para mí es más importante si cabe: decidir por adelantado qué es lo que no vas a hacer en esas horas de máxima Productividad.

Porque hay ciertas tareas, actividades o rutinas que, aunque pueden entrar dentro de nuestro día, no deberían colarse ni a golpes dentro de las horas de máxima Productividad. Porque sería desaprovecharlas tontamente, y el equivalente a decir: «me da igual no conseguir resultados». Para ello puedes elaborar una lista específica de tareas o gestos que NO vas a hacer nunca en esas horas. Cosas como las reuniones, navegar por Internet, el Email, el teléfono, redes sociales o hacer tareas mecánicas o rutinarias deben quedar fuera de esas horas; que por sentido común nacieron para hacer cosas de verdadero peso en tu trabajo.

3Qué vas a conseguir

Tener un plan para aprovechar al máximo esas horas es querer exprimirlas hasta la última gota. No como un anhelo, no como algo que uno se propone y “a ver si sale”, sino como algo que se busca deliberadamente... empezando en la planificación diaria. A última hora del día, cuando hagas tu planificación para mañana, incluye también un plan específico para esas horas. ¿Qué vas a hacer y qué vas a conseguir durante ese tiempo? Da igual si es una hora o dos, lo que importa es lo que vas a hacer.

Introduce siempre ahí las tareas o actividades que exijan más concentración, más energía, más creatividad y más ritmo de trabajo… las tareas que dejen huella, las más difíciles, las que incluso no te apetezcan. Las harás antes, las harás con menos dificultad, las harás con más calidad.

Esto de incorporar un (nuevo) plan específico para estas horas dentro de mi habitual plan diario es algo que empecé a probar durante el año pasado. Yo ya sabía de sobra la importancia de aprovechar mis mejores horas. Lo que hice y te propongo ahora es ser más decidido y ambicioso en esas horas.

Todos los días dedica unos minutos dentro de tu planificación diaria para hacerte esta pregunta: «¿Qué voy a hacer y qué no voy a hacer mañana para aprovechar al 110% mis horas de máxima Productividad?»

Las innecesarias en cambio son más destructivas. Da igual el motivo, el momento o mis razones, interrumpo a mi compañero por puro impulso, bajo cualquier pretexto. De vuelta del baño paso por tu mesa y te comento algo, o suelto una voz en alto que cruza de punta a punta toda la oficina («¿habéis visto el último email que ha llegado?», «¡qué bueno este vídeo de Youtube!»), o te interrumpo para hablar de un asunto que bien podría esperar veinte minutos o dos horas. Cualquier excusa vale para interrumpir a un compañero.

Da igual el motivo, el momento o mis razones, interrumpo a mi compañero por puro impulso, bajo cualquier pretexto.

Siempre es arriesgado generalizar pero en este asunto carecemos de sensibilidad. Nos importa un bledo interrumpir al otro. Nos da igual su concentración, su ritmo de trabajo, su proceso creativo, si tiene mucha carga de trabajo, si está en medio de una tarea Clave… lo nuestro siempre es más importante que lo del otro. «Me da igual lo que estés haciendo, para y atiéndeme, lo mío va antes». Por supuesto que casi nadie dice esto pero luego actuamos como si lo pensáramos.

Tenemos que empezar a propagar la no-interrupción dentro del equipo. Empezar a concienciarnos que las interrupciones tienen un impacto devastador en cada persona (y muchos de ellos además son amigos). En su Productividad, su rendimiento, su eficiencia, sus resultados… Si somos capaces de reducir “sólo un poco” las interrupciones diarias, es algo que ayer no teníamos. Elevaremos el ánimo, traduciremos antes nuestro esfuerzo en resultados y todos nos iremos antes a casa. Ganamos todos.

Durante casi toda mi vida llevando equipos me preocupé más por si mi gente trabajaba que por cómo lo hacían. Fijaba objetivos, repartía trabajo, les motivaba, les echaba broncas pero nunca me preocupé por si yo les interrumpía o si ellos se interrumpían en exceso. (Si eres mánager, coordinador o directivo) Sensibilízalos, trabaja con tu equipo la importancia que la no-interrupción tiene en sus trabajos. Vas y van a notar una diferencia espectacular.

¿Y cómo se “sensibiliza”? ¿Qué se puede hacer dentro dentro un equipo frente a las interrupciones (necesarias e innecesarias)?

Para mí las interrupciones son de lejos el mayor enemigo productivo del trabajo en equipo. Son difíciles de reducir, sí. Pero también es cierto que si hay voluntad de mejorar y se adoptan estas u otras medidas, es posible. Y si crees que en tu equipo no se pueden cambiar las cosas, piénsalo dos veces.

La consecuencia es que las priorizamos en función de cualquier criterio menos los más importantes: qué me pide cada una (Exigencia) y qué me va a dar (Resultados).

Fíjate, en tu trabajo tienes muchos tipos de tareas. Todas distintas, todas te exigen cosas distintas y todas te dan cosas distintas.

Esta diapositiva pretende mostrar dónde está el “solomillo” de tu día, de tu Productividad diaria. Principalmente en los proyectos a medio y largo plazo y las tareas Clave del día. Luego, todo lo demás, aunque haya que hacerlo, tiene mucha menos importancia para ti y los demás.

Si alguien alguna vez te recuerda como un excelente profesional, será por lo bien que hagas las tareas de la parte alta de la imagen. Lo demás, lo de la mitad hacia abajo, son cosas que todo el mundo olvida minutos después de terminarse. Saber priorizar significa volcarse en las tareas inolvidables.

No obstante, en el mundo real, no lo hacemos así. Empieza el día y la estrategia es: “tiro palante a ver qué tal se da el día”. La principal consecuencia de trabajar sin distinguir tareas o priorizándolas mal (es lo mismo) es que maltratamos el corazón de nuestro trabajo. Y luego nos quejamos amargamente porque trabajamos como burros pero los resultados no llegan.

¿Y cómo priorizar al organizar? Para mí todo empieza así: distingue las tareas, ponles nombre y apellidos, márcalas con una etiqueta. Identifica en primer lugar aquéllas más calientes (exigencia+resultados) y sobre todo sepáralas del resto. Las cosas complementarias y menores no pueden bajo ningún pretexto entorpecer a las primeras.

Para priorizar bien hay que tener claro qué es, qué te pide y qué te va a dar cada tarea que tienes delante. Para priorizar hay que hacerse preguntas y no actuar a lo loco. Para priorizar hay que pensar.

Estamos tan pendientes del chequeo, tan pendientes de contar a otros lo que hacemos, tan pendientes de ver las últimas novedades, tan pendientes de lo que han posteado otros, que no estamos aquí y ahora. Necesitamos volver aquí, para estar en lo que estamos, para estar con quienes estamos. Necesitamos alejarnos puntualmente de la tecnología que tanto nos da pero que tanto nos puede quitar si no la manejamos con buenos hábitos.

En el lado profesional pagamos un precio alto: cada vez nos cuesta más concentrarnos en una cosa y terminarla de un tirón sin distracciones o parones. En el lado personal pagamos si cabe un precio mayor: nos perdemos cosas que sólo pasan una vez.

Si te interesa tu Gestión Personal, tu Productividad o, sencillamente, cómo aprovechas el tiempo haciendo qué, te animo a ver este demoledor vídeo y sobre todo dejarlo reposar a ver “qué te dice”.

Si de verdad quieres sacar más de lo que haces, poner lo mejor de ti en ello, saborearlo como la primera vez, sea donde sea haciendo lo que sea, necesitas conseguir bloques de desconexión. Ratos en el día donde estés tú solo, sin tecnología ni redes ni chequeos ni actualizaciones. Tú solo con una sola cosa o con otras personas.

«Tú no conoces mi trabajo Berto, está lleno de imprevistos», me decía mi amigo. «Enséñame un trabajo que no tenga imprevistos y te doy un millón de euros», le repliqué yo.

En todos los trabajos hay imprevistos. Por eso se llama “trabajo”. Si no hubiera imprevistos se llamaría familia, felicidad o tarta de chocolate. Los imprevistos forman parte del día a día tanto como las tareas, las reuniones o el Email. Pero NO todos los imprevistos son urgencias. De hecho, la inmensa mayoría de las autoimpuestas urgencias que machacan nuestro plan de trabajo (objetivos) son imprevistos con los que podríamos lidiar si tuviéramos claro qué es una cosa y qué es otra.

Voy a hacer una definición improvisada de ambos. Fíjate la (enorme) diferencia que hay entre los dos…

Saber distinguir si algo es un imprevisto o una urgencia es, en primer lugar, algo de sentido común. Pero todos sabemos que el sentido común es lo primero que perdemos cuando cruzamos la puerta de la oficina. Nos encanta el drama, nos ahogamos en vasos de agua, nos olvidamos con mucha facilidad de nuestros objetivos y nuestro plan del día. Y ahí, justo ahí, en esos objetivos escritos en forma de tareas, está lo que persigue tu Productividad Personal: trabajar y esforzarse y ver resultados.

Es cierto que no siempre somos nosotros los que generamos esa falsa urgencia: «Oye, tienes que hacerme esto porque es urgentísimo». En esos casos somos tan “culpables” como el otro. Por dejarnos contagiar por el drama, la irreflexión o la mala planificación de la otra persona. Muchas, muchas, muchas de las urgencias que nos contagian los demás son solo imprevistos que podemos hacer y terminar si los identificamos bien. Si pensamos. Si actuamos y trabajamos como profesionales y no como dibujos animados.

La próxima vez que llegue un imprevisto párate a pensar. Contén tu primer impulso de calificarlo como urgencia y considera serenamente qué es realmente ese imprevisto. Tu siguiente acción será proporcionada, se ajustará a la realidad y reducirás el número de días en los que tienes que romper tu plan y resultados.