Y esa calidad, esa excelencia, sale a la luz con mucha más facilidad en ciertos momentos del día: en tus horas de máxima Productividad. Aprovechando, intencionadamente, esos ratos donde tú sabes que rindes mejor y los demás te dejan trabajar, tendrás más éxito con ciertas tareas que son las que de verdad generan resultados. Las que te hacen decir: «Ha costado pero acabo de avanzar».

Si me llevas leyendo un tiempo no te he contado nada nuevo hasta aquí. Lo que te propongo hoy es ir un paso más allá. No quedarte en un simple «aprovechar los ratos en los que rindo más», sino tener incluso un plan especial para esas horas de máxima Productividad.

Se trata de contar con un plan específico y ambicioso para sacar lo máximo de tus mejores horas. En otras palabras: tener un plan diario dentro de tu habitual plan de trabajo para que en esos picos de máximo rendimiento puedas multiplicar tus resultados. Que el primer objetivo que te fijes para mañana sea aprovechar al 110% ese momento privilegiado.

1Conoce tus mejores horas

Casi todo el mundo conoce sus mejores horas para trabajar. Puede ser al comienzo del día, aprovechando la frescura mental propia y la ausencia de interrupciones externas; puede ser a la hora de comer, donde hay menos distracciones y llamadas; o puede ser al anochecer cuando todo el mundo se ha ido a la cama. Más que el momento importa si lo conoces y si de veras quieres aprovecharlo a tope.

Para detectar tus horas de máxima Productividad debes tener en cuenta cosas como: tus niveles de energía e intensidad, tu capacidad de concentración, tu facilidad para ganar ritmo e intensidad, tu estado de ánimo, las distracciones a tu alrededor y interrupciones externas.

Dentro de tu planificación diaria pregúntate: «¿Qué voy a hacer y qué no voy a hacer para aprovechar al 110% mis horas de máxima Productividad?»

2Qué no hacer

La lógica dicta que el siguiente paso es elegir qué tareas debes hacer en esos momentos u horas. Y es así. Pero, antes de eso, te animo a hacer otra cosa que para mí es más importante si cabe: decidir por adelantado qué es lo que no vas a hacer en esas horas de máxima Productividad.

Porque hay ciertas tareas, actividades o rutinas que, aunque pueden entrar dentro de nuestro día, no deberían colarse ni a golpes dentro de las horas de máxima Productividad. Porque sería desaprovecharlas tontamente, y el equivalente a decir: «me da igual no conseguir resultados». Para ello puedes elaborar una lista específica de tareas o gestos que NO vas a hacer nunca en esas horas. Cosas como las reuniones, navegar por Internet, el Email, el teléfono, redes sociales o hacer tareas mecánicas o rutinarias deben quedar fuera de esas horas; que por sentido común nacieron para hacer cosas de verdadero peso en tu trabajo.

3Qué vas a conseguir

Tener un plan para aprovechar al máximo esas horas es querer exprimirlas hasta la última gota. No como un anhelo, no como algo que uno se propone y “a ver si sale”, sino como algo que se busca deliberadamente... empezando en la planificación diaria. A última hora del día, cuando hagas tu planificación para mañana, incluye también un plan específico para esas horas. ¿Qué vas a hacer y qué vas a conseguir durante ese tiempo? Da igual si es una hora o dos, lo que importa es lo que vas a hacer.

Introduce siempre ahí las tareas o actividades que exijan más concentración, más energía, más creatividad y más ritmo de trabajo… las tareas que dejen huella, las más difíciles, las que incluso no te apetezcan. Las harás antes, las harás con menos dificultad, las harás con más calidad.

Esto de incorporar un (nuevo) plan específico para estas horas dentro de mi habitual plan diario es algo que empecé a probar durante el año pasado. Yo ya sabía de sobra la importancia de aprovechar mis mejores horas. Lo que hice y te propongo ahora es ser más decidido y ambicioso en esas horas.

Todos los días dedica unos minutos dentro de tu planificación diaria para hacerte esta pregunta: «¿Qué voy a hacer y qué no voy a hacer mañana para aprovechar al 110% mis horas de máxima Productividad?»

Las innecesarias en cambio son más destructivas. Da igual el motivo, el momento o mis razones, interrumpo a mi compañero por puro impulso, bajo cualquier pretexto. De vuelta del baño paso por tu mesa y te comento algo, o suelto una voz en alto que cruza de punta a punta toda la oficina («¿habéis visto el último email que ha llegado?», «¡qué bueno este vídeo de Youtube!»), o te interrumpo para hablar de un asunto que bien podría esperar veinte minutos o dos horas. Cualquier excusa vale para interrumpir a un compañero.

Da igual el motivo, el momento o mis razones, interrumpo a mi compañero por puro impulso, bajo cualquier pretexto.

Siempre es arriesgado generalizar pero en este asunto carecemos de sensibilidad. Nos importa un bledo interrumpir al otro. Nos da igual su concentración, su ritmo de trabajo, su proceso creativo, si tiene mucha carga de trabajo, si está en medio de una tarea Clave… lo nuestro siempre es más importante que lo del otro. «Me da igual lo que estés haciendo, para y atiéndeme, lo mío va antes». Por supuesto que casi nadie dice esto pero luego actuamos como si lo pensáramos.

Tenemos que empezar a propagar la no-interrupción dentro del equipo. Empezar a concienciarnos que las interrupciones tienen un impacto devastador en cada persona (y muchos de ellos además son amigos). En su Productividad, su rendimiento, su eficiencia, sus resultados… Si somos capaces de reducir “sólo un poco” las interrupciones diarias, es algo que ayer no teníamos. Elevaremos el ánimo, traduciremos antes nuestro esfuerzo en resultados y todos nos iremos antes a casa. Ganamos todos.

Durante casi toda mi vida llevando equipos me preocupé más por si mi gente trabajaba que por cómo lo hacían. Fijaba objetivos, repartía trabajo, les motivaba, les echaba broncas pero nunca me preocupé por si yo les interrumpía o si ellos se interrumpían en exceso. (Si eres mánager, coordinador o directivo) Sensibilízalos, trabaja con tu equipo la importancia que la no-interrupción tiene en sus trabajos. Vas y van a notar una diferencia espectacular.

¿Y cómo se “sensibiliza”? ¿Qué se puede hacer dentro dentro un equipo frente a las interrupciones (necesarias e innecesarias)?

Para mí las interrupciones son de lejos el mayor enemigo productivo del trabajo en equipo. Son difíciles de reducir, sí. Pero también es cierto que si hay voluntad de mejorar y se adoptan estas u otras medidas, es posible. Y si crees que en tu equipo no se pueden cambiar las cosas, piénsalo dos veces.

La consecuencia es que las priorizamos en función de cualquier criterio menos los más importantes: qué me pide cada una (Exigencia) y qué me va a dar (Resultados).

Fíjate, en tu trabajo tienes muchos tipos de tareas. Todas distintas, todas te exigen cosas distintas y todas te dan cosas distintas.

Esta diapositiva pretende mostrar dónde está el “solomillo” de tu día, de tu Productividad diaria. Principalmente en los proyectos a medio y largo plazo y las tareas Clave del día. Luego, todo lo demás, aunque haya que hacerlo, tiene mucha menos importancia para ti y los demás.

Si alguien alguna vez te recuerda como un excelente profesional, será por lo bien que hagas las tareas de la parte alta de la imagen. Lo demás, lo de la mitad hacia abajo, son cosas que todo el mundo olvida minutos después de terminarse. Saber priorizar significa volcarse en las tareas inolvidables.

No obstante, en el mundo real, no lo hacemos así. Empieza el día y la estrategia es: “tiro palante a ver qué tal se da el día”. La principal consecuencia de trabajar sin distinguir tareas o priorizándolas mal (es lo mismo) es que maltratamos el corazón de nuestro trabajo. Y luego nos quejamos amargamente porque trabajamos como burros pero los resultados no llegan.

¿Y cómo priorizar al organizar? Para mí todo empieza así: distingue las tareas, ponles nombre y apellidos, márcalas con una etiqueta. Identifica en primer lugar aquéllas más calientes (exigencia+resultados) y sobre todo sepáralas del resto. Las cosas complementarias y menores no pueden bajo ningún pretexto entorpecer a las primeras.

Para priorizar bien hay que tener claro qué es, qué te pide y qué te va a dar cada tarea que tienes delante. Para priorizar hay que hacerse preguntas y no actuar a lo loco. Para priorizar hay que pensar.

Estamos tan pendientes del chequeo, tan pendientes de contar a otros lo que hacemos, tan pendientes de ver las últimas novedades, tan pendientes de lo que han posteado otros, que no estamos aquí y ahora. Necesitamos volver aquí, para estar en lo que estamos, para estar con quienes estamos. Necesitamos alejarnos puntualmente de la tecnología que tanto nos da pero que tanto nos puede quitar si no la manejamos con buenos hábitos.

En el lado profesional pagamos un precio alto: cada vez nos cuesta más concentrarnos en una cosa y terminarla de un tirón sin distracciones o parones. En el lado personal pagamos si cabe un precio mayor: nos perdemos cosas que sólo pasan una vez.

Si te interesa tu Gestión Personal, tu Productividad o, sencillamente, cómo aprovechas el tiempo haciendo qué, te animo a ver este demoledor vídeo y sobre todo dejarlo reposar a ver “qué te dice”.

Si de verdad quieres sacar más de lo que haces, poner lo mejor de ti en ello, saborearlo como la primera vez, sea donde sea haciendo lo que sea, necesitas conseguir bloques de desconexión. Ratos en el día donde estés tú solo, sin tecnología ni redes ni chequeos ni actualizaciones. Tú solo con una sola cosa o con otras personas.

«Tú no conoces mi trabajo Berto, está lleno de imprevistos», me decía mi amigo. «Enséñame un trabajo que no tenga imprevistos y te doy un millón de euros», le repliqué yo.

En todos los trabajos hay imprevistos. Por eso se llama “trabajo”. Si no hubiera imprevistos se llamaría familia, felicidad o tarta de chocolate. Los imprevistos forman parte del día a día tanto como las tareas, las reuniones o el Email. Pero NO todos los imprevistos son urgencias. De hecho, la inmensa mayoría de las autoimpuestas urgencias que machacan nuestro plan de trabajo (objetivos) son imprevistos con los que podríamos lidiar si tuviéramos claro qué es una cosa y qué es otra.

Voy a hacer una definición improvisada de ambos. Fíjate la (enorme) diferencia que hay entre los dos…

Saber distinguir si algo es un imprevisto o una urgencia es, en primer lugar, algo de sentido común. Pero todos sabemos que el sentido común es lo primero que perdemos cuando cruzamos la puerta de la oficina. Nos encanta el drama, nos ahogamos en vasos de agua, nos olvidamos con mucha facilidad de nuestros objetivos y nuestro plan del día. Y ahí, justo ahí, en esos objetivos escritos en forma de tareas, está lo que persigue tu Productividad Personal: trabajar y esforzarse y ver resultados.

Es cierto que no siempre somos nosotros los que generamos esa falsa urgencia: «Oye, tienes que hacerme esto porque es urgentísimo». En esos casos somos tan “culpables” como el otro. Por dejarnos contagiar por el drama, la irreflexión o la mala planificación de la otra persona. Muchas, muchas, muchas de las urgencias que nos contagian los demás son solo imprevistos que podemos hacer y terminar si los identificamos bien. Si pensamos. Si actuamos y trabajamos como profesionales y no como dibujos animados.

La próxima vez que llegue un imprevisto párate a pensar. Contén tu primer impulso de calificarlo como urgencia y considera serenamente qué es realmente ese imprevisto. Tu siguiente acción será proporcionada, se ajustará a la realidad y reducirás el número de días en los que tienes que romper tu plan y resultados.

El Email es sin duda el rincón donde más claramente se ve esta ausencia de “pensar antes de”. Hemos convertido el hecho de escribir un nuevo email es un gesto casi irreflexivo, un acto reflejo, algo casi compulsivo.

Antes de si quiera considerar si es necesario, ya disparamos un email. Y lo que es peor y genera un torrente de problemas: no pensamos lo que escribimos. No pensamos antes de comunicar, de pedir, de solicitar, de encargar, de delegar, de mandar.

Simplemente creamos un mensaje nuevo y “tiramos palante”. Nos abalanzamos sobre el teclado como posesos y empezamos a aporrear las teclas. Las consecuencias de este mal hábito son importantes, actúan como una bola de nieve y hacen más daño de lo que parece a la Productividad de todos.

Al no pensar antes de, y en concreto al no hacerlo antes de redactar nuestros mensajes, hacemos que sean…

Son sólo tres detalles pero hay muchos más. No quería pararme a diseccionar los males de nuestros mensajes sino a apuntar que muchos son consecuencia de no pensar antes de escribir. Y si piensas en frío la cantidad de correos que escribes al cabo del año, creo que saber escribir emails y mejorar nuestra comunicación es una cuestión de supervivencia profesional. (Estoy centrándome en el Email, claro, pero se puede extrapolar fácilmente a otras áreas de nuestra comunicación.)

¿La solución? Recuperar un acto, un hábito, una bendición que la sociedad en general y el profesional en particular hemos perdido: pensar antes de. Antes de empezar, de hacer, de escribir, de comunicar, de solicitar, de enviar…

Pensar antes de está ahí contigo. No hay que instalar ningún software, hacer un master, leer ningún libro, apuntarte a ningún curso o leer el timeline de un iluminado para hallar respuestas.

Cualquiera puede pensar antes de. No sólo te permitirá tomar las riendas de todo lo que haces, sino que ayudará a que tu comunicación sea más clara, efectiva y precisa. Y eso aumentará tu Productividad y la de los demás.

Cuando estudiaba, cuando monté mi primera empresa, cuando dirigía equipos, cuando trabajé en otros países, cuando empecé en el mundo de la Productividad, nadie nunca me explicó que más importante que el qué haces, es el cómo lo haces; el cuándo lo haces.

Hacer tus tareas sin mirar el momento en el que las haces es como tratarlas todas por igual. Cuando no es así. Porque cada tarea te pide algo distinto y te da algo distinto.

Además de cuidar el momento, que es en realidad el corazón de la Planificación y la Ejecución, yo te sugiero apuntalar tu trabajo diario con otra “técnica” que siempre me ha dado buenos resultados.

Consiste en concentrar las tareas relacionadas o que se asemejen en el mismo espacio de tiempo. Tareas creativas, tareas administrativas, tareas online, tareas de análisis, tareas de investigación, tareas de papeleo, tareas de chequeo, tareas de comunicación hacia afuera… Muchas de tus tareas diarias se prestan a hacerlas en bloques de tiempo.

En lugar de salpicar todo tu día haciendo unas y otras, convirtiendo tu agenda en un salto de obstáculos entre tareas distintas, las metes en la misma media hora u hora para hacerlas todas de un tirón, de una tacada, en bloque. Por ejemplo: yo hago las facturas y papeleo siempre en el mismo bloque; y leo blogs y reviso páginas guardadas siempre en el mismo bloque.

Esta técnica brinda menos cambios de rumbo en tu día de trabajo, más rapidez y eficiencia, y simplifica tu plan de trabajo.

Si te animas a probar esta idea tu primer paso debe ser identificar este tipo de actividades y tareas. ¿Cuáles puedes agrupar por parejas, trios o grupos de varias? Así puedes juntar email-llamadas-correspondencia, papeleo-informes-reportes, blogs-redes sociales, etc.

Si no son tareas que repites cada día, sino que van surgiendo de un día para otro, y por tanto no te las sabes, entonces puedes hacer esto otro dentro tu planificación diaria: justo antes de irte a casa, a la hora de trazar tu plan de trabajo para mañana, haz el ejercicio de agrupar por bloques eligiendo siempre el mejor momento para esas tareas.

En definitiva, ¿qué consigues agrupando las tareas por bloques de tiempo?

1. Reduces interrupciones. Mezclar momentos e intercalar tareas dispares implica menor eficiencia para tu mente, que se ve obligada a saltar de unas a otras y pierde eficacia. Al final rompes algo sagrado si buscas resultados: tu ritmo de trabajo.
2. Ganas rapidez y agilidad. Tu mente está “sólo con eso”. Se pone, por llamarlo de un modo gráfico, en modo llamadas, modo papeleo, modo creativo, modo online o modo chequeo. Como no “cambia de carril” lo hace antes y mejor.
3. Simplificas tu planificación. En tu plan del día (o de la semana) hay momentos y ratos específicos y bien elegidos para hacer todas esas tareas. No se quedan colgando o no te peleas por conseguir tiempo para eso. Siempre hay un bloque para esa tarea. Esto, además, reduce las distracciones y pérdidas de tiempo.

«¿Esta técnica hace milagros?» ¿Y qué es eso?. Llevo años dedicado a la formación en Productividad Personal más el tiempo que pasé (y sigo) tratando de mejorar mi propia improductividad. Y si algo tengo claro es esto: la mejora es una suma de cosas. A veces de técnicas y métodos, a veces de detalles sencillos y poco llamativos. Pero todo empieza por empezar. Porque si no lo pruebas, seguro que no funciona.

Aquí y ahora, piensa en esto:

Cada vez estamos en más redes sociales (en cuanto sale una nueva nos damos de alta). Cada vez tenemos más cuentas en más sitios. Cada vez tenemos más gadgets y dispositivos. Cada vez tenemos más aplicaciones en el ordenador. Cada vez tenemos más aplicaciones en el móvil. Cada vez tenemos más suscripciones en nuestro lector de feeds. Cada vez nos apuntamos online a más cosas. Cada vez instalamos más cosas. Cada vez seguimos a más gente. Cada vez nos recibimos y contestamos a más emails. Cada vez hacemos más cosas de forma remota. Cada vez compartimos más cosas y con más rapidez. Cada vez estamos más conectados.

¿Y somos mejores que ayer? ¿Tenemos mejores ideas? ¿Pasamos más tiempo con la familia? ¿Disfrutamos más de nuestras aficiones y tiempo libre? ¿Trabajamos con menos estrés? ¿Somos más productivos y capaces? ¿Hacemos mejores productos y servicios? ¿Superamos a la competencia con más facilidad? ¿Sorprendemos a nuestros clientes día a día? ¿Trabajamos en equipo mejor? ¿Vemos la mejor versión de nosotros mismos? ¿Encontramos la excelencia con menos esfuerzo? ¿Nos sobra más tiempo para nuevas cosas? ¿Estamos más cerca de nuestros objetivos y metas? ¿Anteponemos e invertimos en nuestras prioridades? ¿Somos más felices?

Si no es así, ¿por qué lo hacemos? ¿Por qué nadar con piedras en los bolsillos cuando de lo que se trata, al fin y al cabo, es de nadar?

Con regularidad me hago estas preguntas. Y sus respuestas irremediablemente me llevan a decidir soltar lastre y desprenderme de lo que sobra. Yo lo hago mediante la Dieta de Información. Y es un ejercicio que practico periódicamente porque los humanos tendemos a sobrecargarnos de cosas innecesarias. Y en cuestión de Tecnología e Internet, nos llevamos la palma.

La posterior sensación de libertad (poder “nadar” sin peso extra e innecesario) es una pasada.

Una vez más doy gracias a la Productividad Personal. De su mano, esto es, de lo que otros autores me han explicado y de lo que yo mismo he practicado, he descubierto un tesoro llamado Monotarea. Dicho de forma coloquial es una bomba, una auténtica pasada. No es llamativo ni rimbombante ni moderno. Es un hábito sencillo, discreto, corriente y extremadamente fácil de practicar (si hay voluntad).

Detrás de esa Monotarea que los humanos nos empeñamos en ignorar, sólo he encontrado satisfacción, resultados, beneficios. Todo para mí. Cuando uno se empeña en hacer sólo una cosa a la vez destapa un inagotable frasco de regalos. Son cosas que te hacen mejor; que te hacen terminar antes y mejor las tareas que cada día te ponen a prueba. Fíjate todo lo encontrarás detrás de “hacer sólo una cosa a la vez”…

Lo más grande la la Monotarea es que ya está ahí, contigo. No es una habilidad compleja, no es una virtud reservada para unos pocos. No tienes que comprar ningún gadget, cambiar de sistema operativo, instalar ninguna extensión, comprarte ningún libro, aprender ningún método o comprar un crecepelo.

Hacer sólo una tarea a la vez y disfrutar de todos estos beneficios está en tu mano. Puedes empezar ya, aquí y ahora. Es tan sencillo como hacerlo en tu siguiente tarea.

¿Es posible darle la vuelta a la tortilla y ver esa tarea de otro modo? La respuesta rápida es sí.

La forma en la que yo venzo a estas tareas está precisamente en la propia pregunta que acabas de leer. Es esta: «ver esa tarea de otro modo».

La fórmula para romper la desmotivación que genera una tarea aburrida es cambiar por completo tu punto de vista. Para mí la clave no es la tarea. Eres tú. En la gran mayoría de los casos tú y yo no tenemos que hacer trabajos aburridos… sino trabajos que nos parecen aburridos.

¿Y cómo se cambia de perspectiva? ¿Cómo percibir estas tareas matadoras de otro modo? Ahí van tres pasos elementales, sencillos y súper eficaces para lograr vencer a estas tareas. A mí particularmente siempre me han funcionado bien.

1Dale un empujón a tu estado de ánimo

La tarea no puede cambiar pero tú sí. Rodearte de estímulos positivos y agradables (y la música es el más accesible y rápido) hará que te sientas mejor y poco a poco te desprendas de la desgana.

Si tu trabajo te lo permite, puedes escuchar tu canción o tu disco favorito. Necesitas generar endorfinas que te hagan sentir mejor y más preparado para esa tarea. Haz una escucha activa de tu música, como si fuera la primera vez. Sé consciente de la música, de cada nota, de cada estrofa que te gusta y te emociona. Paulatinamente dejarás de concentrarte en lo matadora que es esa tarea para prestar más atención a tu estado de ánimo (que va mejorando).

2Elimina distracciones y tentaciones

Ignora, silencia, cancela o cierra cualquier otra tarea, actividad o herramienta que pueda estar rondando, y que desde luego sea mucho más tentadora y atractiva.

Cosas como redes sociales, messenger, navegador, Email, descargas, teléfono móvil… quita todo eso de en medio para evitar que algo que se cuele por ahí te descentre. Porque si además de la desgana, le añades la desconcentración, entonces no sólo no cambiarás tu forma de ver esa tarea sino que nunca te pondrás con ella. Para mí el segundo paso ineludible es estar a solas con esa tarea.

3Concéntrate en el primer paso

(Este último punto es, para mí, el más eficaz e importante de todos. Lo utilizo constantemente en mi semana de trabajo y siempre me sirve para doblegar estas tareas matadoras.) Esa sensación de desgana o desmotivación es sólo una ilusión pasajera. Algo que se esfuma en el momento en el que te pones y, sencillamente, empiezas. Y ésa es la tercera clave: sólo necesitas empezar. Un gesto, un clic, una acción.

No pienses ni te centres ni te obsesiones en todo lo que hay que hacer o lo pesado que es esa tarea, sino sólo en lo primero que en realidad tienes que hacer. Céntrate sólo en el primer gesto, sólo en la primera acción de esa tarea.

• Si es un artículo concéntrate sólo en el primer párrafo.
• Si es una presentación concéntrate sólo en la primera diapositiva.
• Si es un diseño concéntrate sólo en el primer rincón o gráfico que vas a dibujar.
• Si es un informe o un memorando concéntrate sólo en el primer punto que vayas a recoger.
• Si es una hoja de cálculo concéntrate sólo en las primeras celdas.

El hecho de mirar sólo a un punto pequeño rompe la resistencia inicial. Y la consiguiente actividad y el movimiento disipan de un plumazo esa sensación de tedio. Puede que esa tarea siga sin motivarte al 100% pero al menos dejarás de verla como algo “matador” y lo más importante: lograrás ponerte en marcha para terminarla.

En Productividad Personal (en tu trabajo diario) hay que saber librar tanto las grandes batallas como las escaramuzas. Da igual si utilizas métodos rimbombantes o sencillas pistas. De lo que se trata es de empezar y terminar.