Uno de los problemas que tenemos que afrontar cuando almacenamos información es encontrarla después. Y hacerlo además rápidamente. Yo suelo decir que la información no vale cuando la guardas, vale cuando la necesitas. Es cierto que en Evernote, con las pilas y libretas por un lado, y con las búsquedas avanzadas y las etiquetas por otro, se puede orgarnizar-y-encontrar con relativa facilidad. Pero cuando el número de notas sube y sube todo se vuelve un poco más difícil.

¿Para qué sirve?

¿Y en qué ayuda la “Barra de Favoritos”? En tener más a mano la información que más usas, que más consultas, que más modificas. Siempre a la vista, en todo lo alto y con solo un clic, puedes acceder a notas que a veces están semienterradas entre otras. Del mismo modo que haces en tu navegador, pones atajos a las cosas que más utilizas.

A la vez sirve para simplificar y limpiar la barra lateral eliminando paneles. Las consultas y atajos que antes tenía en los paneles de Etiquetas, Atributos y Búsquedas guardadas, ahora los tengo arriba en una barra siempre visible y menos obstrusiva. Después de ocultar esos paneles extra, en la barra lateral ya sólo tengo las pilas y libretas.

¿Qué puedes poner en ella?

Casi todo. Desde Etiquetas, Búsquedas Avanzadas (guardadas), una Libreta en concreto, Atributos de varias notas o incluso una Nota específica. Lo que de momento no se puede poner ahí es una Pila (un conjunto de libretas).

Sencillamente, arrastra aquello que quieras desde la barra lateral hasta la de Favoritos y suéltalo en la posición que te resulte más conveniente. Igual que en un navegador. Y si en algún momento quieres eliminar algo de ahí, pínchalo y arrástralo fuera de ella. Agregar y quitar elementos es cómodo.

Notas
Puedes colocar una nota en particular ahí arriba para acceder a la velocidad del rayo. Cosas como tu lista de tareas, la lista de cosas a chequear para un viaje inminente, tu nota donde siempre apuntas tus ideas rápidas…

Etiquetas
Etiquetas hay muchas y añadimos nuevas con muchísima facilidad. Y es normal, para eso están. Pero siempre hay dos o tres que utilizamos/consultamos más. Puedes poner las tres seguidas en la Barra de Favoritos y hacer que esas consultas sean más ágiles si cabe. También puedes utilizar una etiqueta especial como comodín y acceder rápidamente a las notas más “calientes” que pueden estar esparcidas por distintas libretas.

Búsquedas habituales
Si ves que repites una búsqueda medianamente avanzada, puedes guardarla para ahorrar tiempo la siguiente vez que la repitas. En estas búsquedas puedes incluir o excluir palabras, títulos, etiquetas, fechas. Definiendo bien esas “metabúsquedas” y colocándolas en la barra acelerarás tu trabajo.

Atributos
Los atributos son condiciones especiales de las notas. Cosas como “creadas desde el móvil”, “si llevan imágenes”, “si contiene audio” o “páginas web”. Por ejemplo, yo creo muchas notas desde mi iPhone y agrego muchas URLs de páginas web para revisar después. Estos dos atributos los he sacado del panel de Atributos y los he puesto más a mano.

Otro Atributo útil que tengo en la barra es este: “las notas creadas hoy”. De este modo al final del día puedo revisar y organizar todo lo que he ido anotando durante la jornada de trabajo. Tener un acceso rápido a todas esas notas desde la Barra de Favoritos acelera mi flujo de trabajo, el abanico de los atajos que puedes poner ahí abren las posibilidades y los usos que le puedes dar.

Editado.- Nos comenta Herix que en Mac la Barra de Favoritos sólo aparece si tienes Lion, no en versiones anteriores del sistema operativo.

Este detalle puede no importar cuando hablas de recetas de cocina. Pero cuando estás hablando de tus clientes, de reuniones, de facturas, de cobros… de tu actividad profesional y comercial en definitiva, no es que sea un “detalle”, es que la piedra que lo sostiene. Así que tener esa información bien guardada, agrupada y fácilmente accesible desde cualquier dispositivo, es una cuestión de sentido común y supervivencia profesional.

Voy a contarte la forma en la que utilizo yo Evernote para gestionar mis clientes. Lo que no quiere decir que se pueda transplantar a tu caso. Tómalo como lo que es: una fórmula con pistas que te pueden dar otras a ti para crear tu propio sistema. Esto es lo bueno de Evernote, que se puede utilizar de mil formas y todas son válidas si te valen a ti.

Estructura Básica

Pilas y Libretas. Tengo una pila (stack) llamada “Clientes” en la que guardo distintas libretas; una por cada cliente. Esto me permite tener un primer nivel de organización para saber que en tal libreta esta TODO lo de ese cliente.

Etiquetas. Básicas para hacer búsquedas cruzadas y encontrar información antes.

Ahora te explicaré cómo utilizo las libretas y las etiquetas dependiendo del tipo de información de ese cliente o proyecto. Y si no eres muy amigo de utilizar etiquetas, alternativamente puedes utilizar palabras clave al comienzo del título de cada nota.

Comunicaciones

Mis comunicaciones con el cliente suelen venir por tres sitios: Email, teléfono y reuniones. No importa tanto el cómo sino el qué: por ahí me llega información de ese cliente. Puede ser la primera toma de contacto, lo que busca, las condiciones, el acuerdo final, contacto y datos, cambios a posteri una vez empezda la relación, etc.

• Email. Uno de los problemas del Email es que es un lugar donde se mezcla información útil y vital con basura. Así que cuando me llega un correo de un cliente que quiero tener a la vista, lo saco del Email reenviándolo a mi Evernote. Dependiendo de lo que me llegue en un correo le asigno una etiqueta u otra.
• Teléfono. Siempre tomo notas: generalmente sobre una libreta a la que luego le hago una foto y la subo a la libreta correspondiente. Para estas notas utilizo la etiqueta Reuniones.
• Reuniones. Rara vez llevo portátil, prefiero escuchar activamente y tomar notas a las que también hago foto y subo. Para estas notas utilizo la etiqueta Reuniones.

La información no vale para nada cuando la guardas; vale cuando la necesitas.

Datos de contacto

Salvo que vaya a tener una relación muy estrecha con un cliente y vaya a intercambiar muchas llamadas con él, nunca meto sus datos en la agenda de mi teléfono. Los tengo mejor en Evernote. Esto me permite no saturar mi agenda, encontrarlos con suficiente rapidez y si hay varias personas de una misma empresa, los tengo bien juntitos. Para estas notas utilizo la etiqueta Contacto. (Complementariamente hago fotos de tarjetas de visita que subo a Evernote y que él mismo escanea para poder buscar “dentro” de la imagen.)

Condiciones económicas

Condiciones, primeras propuestas, presupuestos finales y aprobación final. Todo eso es lo que me van a pagar y lo que va a hacer que pueda llenar la nevera el mes que viene. Así que necesito tenerlo bien claro y organizado. Lo pongo todo en una misma nota pero separo visualmente (mediante una línea y un título) los tres estados de Propuesta—Presupuesto—Aprobado.

Histórico de cambios

Especialmente para clientes importantes, para aquellos proyectos en los que hay muchos cambios, o aquellas relaciones a largo plazo, me interesa llevar un control de cambios, nuevas decisiones y en definitiva “cuándo hicimos qué”. Para estas notas utilizo la etiqueta Histórico.

Pagos de facturas

Tengo una única nota para todos mis clientes donde centralizo el estado de mis cobros. Con una sencilla tabla tengo el nombre del cliente, cuándo se envió la factura y, si se cobró y cuándo; además del email de contacto por si hay que perseguir a alguien. En cuanto me pagan saco al cliente de esa lista. Como quiero tenerla bien cerca, esta nota la tengo dentro de mis Favoritos.

Localizar información

Recuerda siempre esto: «La información no vale para nada cuando la guardas; vale cuando la necesitas». Así que guardar información de tus clientes es un acto inútil si luego no eres capaz de encontrarla a tiempo o cuando la necesitas.

Esta estructura de información que te acabo de contar me permite encontrar la información desde ordenador o dispositivo móvil de cuatro formas distintas: libretas, etiquetas, sabiendo buscar y mediante los enlaces entre notas; una poderosísima funcionalidad que me permite entrecruzar información dentro y fuera de Evernote aunque esté en rincones distintos.

Antes, para llevar el control de mis clientes, utilizaba una magnífica aplicación: Highrise de 37Signals. Pero luego me di cuenta que no tenía que pagar por algo que casi tenía. Lo único que necesitaba era crear mi pequeño sistema de organización. Y así llevo casi tres años.

Hace unas semanas instalé en mi Mac el nuevo sistema operativo: Lion. Siempre hago reinstalaciones desde cero y aunque eso exija un poco más de tiempo en ese momento, luego disfruto de un sistema que va más ágil y sin arrastrar basura del pasado.

Así que tras la instalación de Lion lo primero que hice fue instalar Evernote. Para recuperar ahí mi lista de cosas para reinstalar, restaurar o personalizar. No me rompo la cabeza intentando recordar «cómo lo tenía antes» o «qué es lo que falta aquí». Con una sencilla nota puedes tener la configuración de tu ordenador y aplicaciones y no perder tiempo después.

Cualquier dispositivo o aplicación que utilizas requiere cierta personalización que luego, tarde o temprano, siempre tienes que recuperar.

Ahí van algunas pistas de cómo lo hago yo… más otras que se me ocurren sobre la marcha mientras escribo esto…

• Lista de Aplicaciones. Las más habituales y conocidas no necesitarás ni anotarlas ni recordarlas, pero seguro que hay pequeñas aplicaciones o utilidades semidesconocidas que te interesará recoger en forma de lista.
• Lista de extensiones del navegador. Y no sólo su nombre, sino el enlace directo a la página de descarga. Y si alguna extensión requiere algún tipo de personalización a tu gusto, puedes recoger también cómo lo tenías antes.
• Lista de Fuentes. Si te dedicas al diseño web o gráfico, maquetación o haces presentaciones, seguramente terminarás por instalar un montón de fuentes. Puedes llevar un control (una lista) de las que tienes activas en tu Evernote.
• Preferencias de una Aplicación. Aplicaciones avanzadas de edición gráfica, de edición de vídeo, etc. requieren un alto grado de personalización y cacharrear mucho. Por ejemplo, Photoshop siempre me pide que retoque bastantes cosas hasta dejarlo como yo quiero. Y no pierdo el tiempo escribiéndolas, hago una captura de pantalla y pego esa imagen en una nota de Evernote.
• Configuración del sistema. Desde la sensibilidad del ratón hasta los ajustes de red y conexión, pasando por el ahorro de energía hasta extras que puedas instalar ahí. En esta parte del ordenador haces también muchos ajustes que puedes anotar para no olvidar nunca. O captura una imagen y pégala.
• Ajustes avanzados del sistema. Cambios en el Registro (usuarios de Windows) o retoques en el sistema hechos con el Terminal (Mac o Linux) son candidatos perfectos para ser guardados en Evernote. Yo por ejemplo he deshabilitado la animación de las ventanas de Lion así como otros cambios del tipo «así está como me gusta a mí». Todas esas lineas de código que tuve que buscar en Google, las he anotado por si necesito recuperarlas después. Y no necesitaré invertir más tiempo.
• Configuración de tu smartphone. Los teléfonos que utilizamos hoy en día tienen más de ordenador que de teléfono. Y si te fijas, también ahí personalizas un montón de cosas y tienes que introducir datos de configuración aquí y allá. Guárdalo en un sitio donde puedas recuperarlo sin dificultad. Y lo mismo para tu tablet.

Este uso de Evernote lo he centrado principalmente en tu ordenador. Pero si te fijas un poco, hoy en día cualquier dispositivo o aplicación que utilizamos en nuestra vida requiere cierta personalización que luego, tarde o temprano, siempre tienes que recuperar. Tu cámara de fotos o vídeo, tu televisor, tu equipo de cine en casa, el GPS del coche… en todos esos sitios introduces, cambias o ajustas valores y datos. Si son medianamente relevantes, guárdalos para no perderlos y poder recuperarlos rápidamente cuando los necesites.

Si hay tres, cinco o siete notas de proyectos actuales que son las que más consultas y modificas, ¿por qué no tenerlas más a mano para perder menos tiempo? Los Favoritos no existen como tal en Evernote (hablo de las aplicaciones de Escritorio) pero con una sencilla etiqueta puedes crear los tuyos y acelerar el acceso a ciertas notas clave.

Actualmente en Evernote no etiqueto casi nada. Antes sí, pero no sé si con el tiempo o el uso he perdido las ganas de etiquetar todo. Creo que sabiendo buscar bien puedes encontrar algo con bastante rapidez. Ahora bien, sí utilizo un puñado (3-4) de etiquetas que aplico para casos específicos. Uno de ellos son los “Favoritos”.

Cuando detecto que estoy utilizando mucho una nota (consultas permanentes, cambios y añadidos…), inmediatamente le agrego la etiqueta “Favorito”. Da igual la pila o libreta en la que esté. Da igual si es de trabajo, casa, un viaje o algo de mi tiempo libre. A partir de ese momento accedo a ella casi con solo un clic. Y lo mismo desde mi iPhone o mi iPad.

Dado que no utilizo las etiquetas en mi caso accedo a estas notas mediante las Búsquedas Guardadas o Búsquedas Inteligentes. En lo alto de mi lista, y siempre visible, tengo la “carpeta” de notas favoritas. Con un clic las veo de golpe y puedo consultarlas mucho más rápidamente. Luego, cuando esa nota deja de tener actualidad o pasa a un segundo plano, le quito la etiqueta de “Favorito” y desaparece de mi lista de accesos rápidos a notas.

«Vaya, ¡qué sencillo!», dijo mi cliente al escuchar esto. En efecto. No tiene ningún misterio ni es ningún truco avanzado. Pero a veces estas cosas de lo obvias que son se nos pasan por alto.

Pero Dropbox ofrece, en sus Preferencias, una opción para personalizar qué carpetas quieres sincronizar en un equipo. En el caso de este lector, le sugerí detectar qué carpetas de Dropbox eran las más voluminosas o bien aquéllas a las que no necesitaba aceder de forma constante, y “sacarlas” de la sincronización. Su disco duro volvió a respirar de nuevo.

Se llama “Sincronización Selectiva”

Esta funcionalidad (desconozco cómo lo han traducido al castellano) te permite desactivar una a una aquellas carpetas de Dropbox que no quieres replicar en un ordenador en concreto. De esta manera, por ejemplo, en el ordenador de casa puedes tener replicado todo, en el de la oficina una parte y en el portátil otra.

Dentro de las Preferencias lo encontrarás bajo el apartado “Avanzado”. Una vez dentro podrás activar/desactivar qué carpetas (y subcarpetas) se sincronizarán en ese mismo equipo.

Ya, pero si realmente el propósito de Dropbox es poder acceder a tus documentos, ¿en qué casos puede interesar sincronizar una parte? ¿Tiene sentido? Pues sí, puede venir bien…

• Cuando en Dropbox tengas archivos voluminosos en una carpeta que no quieras sincronizar cuando te mueves con un portátil y una conexión móvil.
• Cuando te estés quedando sin espacio en el disco de un equipo o bien no quieras llenarlo con archivos que sabes no necesitarás abrir a menudo.
• Cuando por conveniencia no quieres que un tipo de carpeta —por su contenido— se replique ahí. Por ejemplo la carpeta “Public” o “Photos”.

De todos modos, independientemente de lo que decidas sincronizar o no, siempre podrás acceder a todo el contenido de tu Dropbox: mediante su interfaz web. Así que aunque una carpeta o varias no se repliquen, podrás recuperar cualquier documento descargándolo con tu navegador web.

Y naturalmente en cualquier momento podrás volver a cambiar las preferencias de sincronización y volver a replicar esa carpeta que habías excluido anteriormente.

Ya que la utilidad de las Estrellas reside en que tú, manualmente, marques aquellos correos que han quedado sin filtrar o bien que requieren una atención especial o acción inmediata. Cuando incluso dentro de una carpeta (filtrada) tienes 30 correos, una superestrella puede decirte por dónde tienes que empezar a actuar.

Las Estrellas empezaron como un experimento de Gmail Labs. Finalmente, tras la gran acogida de los usuarios, se ha incorporado como característica de serie de la aplicación. Hasta ahora yo no las había utilizado mucho, la verdad. Con la posibilidad de asignar una estrella (la que viene de serie) me parecía suficiente a la hora de resaltar correos.

Pero fue cuando combiné Estrellas y Enlaces Rápidos cuando me di cuenta de su potencial y de lo práctico que resulta para mejorar la organización.

Siempre a la vista, y con un solo clic, puedes filtrar correos especiales, que requieren una acción o que resaltaste para revisar después.

¿Cómo funcionan las Estrellas?

Dentro de las Preferencias de Gmail, en la solapa «General», encontrarás un apartado llamado «Estrellas». Ahí puedes indicar si quieres trabajar con una (la clásica estrella amarilla), con cuatro o bien con las doce disponibles.

Cuando quieras asignar una estrella en concreto tienes que hacer clic sucesivamente en el icono estrella de cada mensaje hasta que te aparezca. Esta es la parte menos agradable. Porque hay que hacerlo de forma manual y porque no es muy cómodo tener que hacer varios clics hasta que aparezca la Estrella que quieres. Una lista desplegable hubiera resultado mejor.

¿Cuándo son útiles las Estrellas?

Imagina cualquiera de estas situaciones en Gmail:

• No trabajas con filtros. Todo los nuevos mensajes van a parar a «Recibidos» y tienes que leer bastantes de golpe.
• Tienes filtros pero recibes bastantes mensajes impredecibles que no se filtran y que terminan por ir a «Recibidos».
• Tienes filtros y casi la totalidad de tu correo se filtra bien. Pero dentro de cada etiqueta/carpeta hay muchos mensajes de todo tipo.
• Tanto si tienes como si no tienes filtros a veces se te escapan correos importantes o tareas que te han asignado.
• Tienes tendencia a resaltar mensajes como «Destacados» y cuando abres esa carpeta tienes decenas y todos te aprecen iguales.

En estos y en otros casos puedes ayudarte de las Estrellas para resaltar aquellos mensajes especiales o distintos.

De este modo, para ciertos mensajes (por supuesto que no se trata de hacerlo con todos y caer en la trampa de la sobreorganización), puedo asignar una Estrella que me ayude a mí a encontrarlo más rápido. Y es que cuando recibes más de 50 correos al día, no sólo te interesa tenerlos clasificados de forma automática, sino sacar el “rotulador” y subrayar aquéllos que tengan un especial significado para ti, o sobre los que necesites actuar antes.

Estrellas + Enlaces Rápidos… ¡WIN!

Todos los mensajes marcados con Estrellas están dentro de la carpeta «Destacados». Da igual el icono que les asignes. Si tiene alguna Estrella, va a parar a Destacados. El problema es justo ese. Que van todos al mismo sitio y mezclados entre sí (aunque distinguibles por su icono, claro). ¿Qué hacer si sólo te quieres centrar (ver) un tipo de mensajes-iconos en concreto?

Cuando la funcionalidad de las Estrellas mejora de verdad es cuando te das cuenta que también puedes hacer búsquedas para encontrar mensajes con Estrellas. Mediante un formato de búsqueda especial podrás localizar y agrupar de un plumazo aquellos mensajes marcados con un icono en concreto.

Cada icono de las Estrellas tiene un nombre único que puedes introducir en la caja de búsquedas y filtrar así tus correos. (Para saber el nombre de cada icono entra en tus Preferencias y posa el cursor del ratón sobre cada icono.)

Por ejemplo, puedes buscar has:purple-star, has:green-check, has:blue-info, has:orange-guillemet o has:red-bang, y encontrarás de golpe todos los mensajes marcados con cada uno de esos iconos.

Como seguramente lo que no te interesa es estar haciendo búsquedas todo el rato, ni Google tampoco nos permite crear filtros automáticos con Estrellas, puedes utilizar los Enlaces Rápidos para acceder con un solo clic a correos marcados o destacados.

Sencillamente acuerda contigo mismo qué Estrellas vas a utilizar (tal vez tres o cuatro sean suficientes). Haz una búsqueda con el formato has:nombredelaEstrella. Y luego, desde el apartado Enlaces Rápidos, vete guardando esas búsquedas con el nombre que mejor te ayude a identificarlas.

Naturalmente en esas búsquedas puedes añadir otros criterios de filtrado, como el remitente, fechas, adjuntos… Puedes hacerlas todo lo sofisticadas que necesites.

Por ejemplo, ahí van algunas situaciones muy habituales en las que puedes aprovecharte de las Estrellas y los Enlaces rápidos para localizar visualmente ciertos mensajes:

• Mensajes que requieren una acción inmediata. Contestar, hacer, solucionar…
• Mensajes que implican hacer algo próximamente. Una tarea que he de recoger en mi sistema o mi gestor de tareas.
• Mensajes que tengo que reenviar a otros o bien que ya he delegado a otra persona (para hacer seguimiento y que no se me escapen).
• Mensajes que requieren una lectura más pausada.
• Mensajes que recibo a título informativo. El típico FYI.
• Mensajes con información de proyectos en los que trabajo y que necesito copiar a otro sitio (por ejemplo Evernote).
• Mensajes para archivar o hacer backup en otro sitio (por ejemplo Evernote).

De este modo, a un solo clic de distancia, y siempre a la vista en la barra lateral, no sólo tendrás acceso a todos los mensajes clasificados por tus filtros automáticos. Sino también a aquellos correos que tú mismo asignaste una acción o resaltaste para poder volver después.

Esta nueva funcionalidad tiene una trascendencia tremenda, equivale a reiventar la aplicación y dispara sus posibilidades. A partir de ahora podrás conectar notas de Evernote con otras aplicaciones que tengas en tu ordenador o en la nube. Simplemente indicando el link de la nota que quieres relacionar. Las posibilidades y usos que abre dentro y fuera de Evernote se disparan. Y a bote pronto se me ocurren unos cuantos.

El enlace de cada nota se obtiene desde el nuevo menú “Nota” o desde la lista de notas. Si haces clic derecho sobre cualquiera de ellas podrás encontrar su enlace único. Y ojo, porque esto no sólo funciona con notas propias sino también con aquellas que estén compartidas.

Una vez copiado (en el portapapeles) ya podrás pegarlo donde quieras. Y donde quieras significa que puedes poner el enlace dentro de otra nota de Evernote o bien en cualquier aplicación externa.

¿Cómo? Los enlaces de las notas de Evernote tienen este formato: evernote:///view/... Eso te permite pegar ese link en otra aplicación o bien compartirlo (si es una nota compartida, claro). Muy parecido a lo que ya haces con las canciones de Spotify. Cuando hagas clic sobre el enlace o lo abras desde el navegador, Evernote se lanzará y automáticamente te mostrará esa nota. Estés donde estés.

Dentro de Evernote, tienes dos opciones a la hora de poner el enlace a una nota.

• Pegándolo dentro de otra nota: se copiará el título y el link de la otra nota.
• Enlazando una palabra o palabras: selecciónalas, pulsa Cmd+K y luego Cmd+V para pegar el link. Como si fuera un hipervínculo, estás enlazando esa palabra con la otra nota.

Algunas ideas que se me ocurren para aprovechar los nuevos enlaces de notas en Evernote. Tanto dentro como fuera de la aplicación:

1. Conectar información relacionada. ¡Evidente! Por fin puedes tener dos notas en distintos sitios y emparentarlas con un enlace, saltando de una a otra con el enlace y volviendo atrás con el botón de “Atrás” (otra nueva funcionalidad recién presentada). Por ejemplo puedes enlazar una nota de una reunión con otra donde figuran los contactos de los participantes. Ambas guardadas en libretas distintas.
2. Desglosar Notas y hacer un Índice. Hay notas que van creciendo y su contenido puede volverse inmanejable. Puedes dividirlas en varias partes (notas) y crear un sencillo índice con enlaces. Podrás saltar a cualquier parte con un solo clic.
3. Adjuntar en un email el enlace a una nota compartida para que la otra persona la abra directamente desde su aplicación de correo. O bien ponerlo en una página web (como una wiki).
4. Archivar información antigua de un proyecto, producto o cliente y dejar sólo la actual. Con un simple clic podrás acceder a todo su historial pero limpiar y despejar la nota actual. De alguna forma actuaría como un “Más información aquí…”
5. Crear un Archivo o Índide por Año, Mes, Nombre de Cliente, Nombre de Producto…
6. Enlazar Tareas y Notas dentro de Evernote. Aquellas personas que utilizan Evernote como gestor de tareas pueden añadir un enlace a una nota interna relacionada con esa tarea.
7. Enlazar Tareas y Notas fuera de Evernote. En aplicaciones como Omnifocus o Things puedes pegar el enlace a una nota específica dentro de cualquier tarea (en las notas adicionales). Cuando hagas clic sobre el enlace, Evernote se abrirá y te mostrará la nota.
8. Enlazar Eventos y Notas. Puedes poner el enlace a una nota en iCal, GCalendar… De ese modo puedes conectar citas con toda la información que ya guardas en Evernote (un viaje, un cliente, un evento…)
9. Complementar documentos con información extra. En un documento de Word, Pages, Excel… puedes enlazar cualquier palabra o sección con una nota propia o compartida que tengas en Evernote.
10. Conectar Agenda de Contactos con Historial. Mediante un enlace podrás saltar al historial de emails, cambios en un proyecto, logs de reuniones…

Seguro que hay más. Y habrá más. A medida que los vaya pensando y desarrollando los incluiré en la serie de 101 Usos de Evernote. Como apuntaba al principio, esta funcionalidad no sólo responde a las demandas de muchos usuarios, sino que mejora drásticamente el trabajo con otras aplicaciones y las posibilidades. Un Epic Win en toda regla.

He escrito un post para El Arte de Presentar, el blog de mi amigo Gonzalo Álvarez Marañón, donde explico cómo utilizo Evernote para mis presentaciones y cursos.

En el post, que pertenece a la serie de 101 Usos de Evernote, hago un repaso exhaustivo de cómo centralizo en Evernote todo lo que rodea a mis presentaciones: Briefing Inicial, Datos de la Audiencia, Apertura y Cierre, Recopilación de Citas, Diseño y Tipos de Fuentes, Iconos, Fotografías y Videos, Transparencias en la Calle, Historial de presentaciones, Impresiones y Mejoras…

Leer el post en El Arte de Presentar

(Si tienes que hablar en público, dar charlas o hacer presentaciones —cosa que cualquier profesional siempre termina haciendo—, te recomiendo absolutamente El Arte de Presentar. De él he aprendido muchas cosas que me han ayudado a mejorar cuando me pongo delante de un micrófono.)

El teléfono, y el móvil en concreto, es una de las herramientas de trabajo que más detesto. Es intrusivo (en las dos direcciones), fomenta las interrupciones y distracciones, consume mucho tiempo y fomenta la divagación en las conversaciones. Claro que todo el mundo lo necesita y para asuntos de urgencia es la herramienta número uno (no el Email).

Aunque ya no hago un uso intensivo de él como antaño, las personas y las empresas con las que trabajo sí. Y utilizar el teléfono “con Productividad” es algo que, como casi todo en el trabajo, nadie nos ha enseñado a hacer. Por ejemplo, uno de los aspectos donde más se refleja esto es en mal uso que hacemos de uno de sus mejores inventos: el Buzón de Voz.

— ¡Chico, por fin te encuentro!
— ¿Y eso?
— Te he llamado veinte veces y no te he encontrado.
— ¿Y por qué no me dejaste un mensaje?
— Ah, no sé.

Hay países especialmente malos a la hora de utilizar el Buzón de Voz. España por ejemplo es uno de ellos. Y bien aprovechado, es un grandísimo aliado de tu concentración y tu trabajo. Te permite estar conectado y disponible para la gente pero, a la vez, proteger el tesoro más valioso en tu trabajo: tu concentración.

Porque cuando tienes que hacer y terminar una tarea lo que más te puede hacer daño son las interrupciones. Y en esta sociedad se ha instaurado la creencia de que, si tienes un móvil, tienes que contestar de forma inmediata a cualquier llamada que recibas. A cualquier hora y da igual lo que estés haciendo. Páralo todo, contesta.

¿Se puede puede utilizar y aprovechar más el Buzón de Voz? Yo creo que sí…

Graba un mensaje eficaz

Graba un mensaje de voz descriptivo, claro y contundente. Debe ser lo suficientemente redondo como para que te indiquen claramente qué quieren de ti y dónde les puedes encontrar. En otras palabras: “no estoy disponible pero dime qué necesitas de mí y cómo puedo devolverte el mensaje”.

Escríbelo primero en papel. Redáctalo con tus mejores palabras como si se tratara de un tweet memorable. Si lo haces bien lograrás que te dejen el mensaje y, algo muy importante, que tus contactos se acostumbren a dejártelos.

¿Cuándo revisarlo?

Si eres una persona que tiene un volumen alto de llamadas puedes establecer momentos fijos en el día, como si fuera el Email. También puedes aprovechar los huecos en tu agenda, una espera, una reunión que se retrasa o un trayecto para comprobarlo. De hecho, es una tarea o actividad perfecta para esos momentos.

Lo importante, siempre, es destinar momentos fijos para así despejar el resto de la agenda para tareas que requieran atención o concentración. Eso es lo que hará que hagas mejor tu trabajo.

En esta sociedad se ha instaurado la creencia de que, si tienes un móvil, tienes que contestar de forma inmediata a cualquier llamada que recibas.

Contesta en bloque

Si te encuentras con unas cuantas llamadas que devolver, y ninguna tiene el sello de urgente-e-importante, anótalas en tu lista de tareas o de llamadas. De esta manera podrás hacerlas todas en bloque. ¿Y esto por qué? En lugar de salpicar tu día, la mañana o la tarde, haciendo llamadas aquí y allá, lo cual te quitaría intensidad de trabajo, las concentras todas en el mismo bloque de tiempo y haces una ronda de llamadas.

Por ejemplo: tengo cinco llamadas que devolver. Las hago todas de golpe entre las 13:30 y 14:00. De este modo no perderás ritmo, aprovecharás mejor el tiempo y despejarás el día para otras cosas.

Contesta en forma de Email

¡Es mi receta favorita! Compruebas tu Buzón de Voz y en lugar de contestar en forma de llamada (lo que supondría una interrupción segura para la otra persona), contestas en forma de mensaje. Y es que detrás de muchísimas de las llamadas que recibimos a diario hay peticiones que podemos resolver por Email. Una herramienta mucho más respetuosa y ventajosa en términos de tiempo e interrupciones.

Le escribes un Email tal cual: «Hola Juan, he escuchado tu mensaje y aquí tienes la información detallada de lo que me pedías». Juan tiene lo que buscaba y tú has contestado en forma de correo electrónico, lo cual tiene grandes beneficios para ti:

• Te permite ir directamente al grano. Sin rodeos.
• Tú controlas la “conversación”, no vas a divagar.
• Queda constancia escrita de tu contestación (útil en muchos casos).
• Puedes adjuntar archivos.
• Puedes hacerlo cuando proceses el resto de tu correo.

Naturalmente que no siempre se podrá contestar con un email. Pero, si te fijas, muchas llamadas que recibimos son para pedirnos cosas que luego tenemos que enviar por Email. El Email es un coñazo, pero al menos, en términos de interrupciones, es infinitamente más respetuoso que el sonidito del teléfono.

Si algo me ha enseñado la Productividad Personal en los últimos años es que los gestos más pequeños y las soluciones más sencillas son habitualmente la respuesta a los problemas más complejos. Como la técnica del “Divide y Trocea”, que tan grandes resultados me lleva dando desde que la practico.

Cada vez soy más fan de esta técnica. Que como casi todo en Productividad Personal tiene muy poco de técnica y mucho de sentido común. No hay seminario o curso en los que no la aborde. Porque es extremadamente sencilla pero muy eficaz a la hora de encarar tareas de cierta magnitud o incluso miniproyectos.

La técnica consiste en dividir y trocear el trabajo que hay que hacer en lugar de hacerlo como si fuera una sola pieza. Tal cual, sin más. Es algo tan elemental que, como casi todos los “detalles productivos”, en la vida real lo pasamos por alto.

Un informe o un estudio elaborado, un memorando largo, una presentación en público, un proyecto web… Cuando te enfrentas a una tarea de gran tamaño o un miniproyecto, antes de empezar, divides, despiezas y troceas en distintas partes todo el trabajo que hay que hacer. En lugar de empezar sin más, de principio a fin, te tomas unos minutos para enfocar, interpretar, organizar y planificar el trabajo.

Si es una tarea intelectual la divides en partes lógicas (capítulos, epígrafes, fases, partes…). Y si es una tarea manual la divides en partes iguales.

En trabajos complejos lo que cuenta es cómo lo haces y cuánto tardas. Y la técnica de “Divide y Trocea” te brinda montones de beneficios.

Durante muchos años trabajé del modo contrario, haciendo las tareas difíciles “a lo bruto”, empezando sin más de principio a fin, tratándolas como un todo cuando, en realidad, esas tareas se componen de varias partes que puedo descomponer para facilitar mi trabajo.

El tener que dividir y trocear pudiera parecer que es añadir trabajo al trabajo. Pero cuando hay tareas grandes o proyectos de varios días o semanas, es algo absolutamente necesario. Porque en trabajos complejos más que lo haces lo que cuenta es cómo lo haces y cuánto tardas. Y ahí, la técnica de “Divide y Trocea” te brinda montones de beneficios y siempre evidentes. Sólo por mencionar mis cinco beneficios favoritos:

1Medida AntiProcrastinación

Muchas veces la Procrastinación actúa así: tengo que hacer algo pero el tamaño de la tarea es tan grande que me intimida, miro para otro lado y termino por dejarlo para otro día. Si en cambio aplico la técnica, esto es, divido y troceo lo que tengo que hacer, tengo menos sensación de agobio. Despiezo el puzle y empiezo por la parte que más me apetece, que conozco o que domino. Y me pongo en marcha… que es justo lo único que necesito para vencer a la Procrastinación: moverme.

“No tengo que hacer un documento de 20 páginas. Tengo que hacer 5 partes y voy a empezar por la número 3 porque la conozco y tengo la información a mano”

2Detectar Partes Clave

En una tarea grande o proyecto intelectual (no manual) habrá partes más importantes y exigentes que otras. Partes donde que habrá que extremar el cuidado y hacerlas muy bien. Como empiezo dividiendo y troceando, soy capaz de detectarlas desde el minuto uno. Esto me hace muy consciente (responsable) de dónde tengo que exprimirme más y dónde tengo que dar un extra de calidad.

“Para terminar esta tarea tengo que recorrer 8 partes. Pero la 2 y la 7 son las que marcan la diferencia. Ahí tengo que echar el resto”

3Planificación y Momentos

Y precisamente, porque comienzo distinguiendo las distintas partes y lo que supone cada una, puedo elegir mejor el momento para cada una. Porque hay un momento para cada tarea y una tarea para cada momento. Y cuando quieres hacer las cosas (muy) bien, más que la voluntad lo que cuenta es el momento en el que las hagas… En definitiva, cómo las haces.

“A primera hora, fresco y despejado, empezaré con las partes 1 y 5. Después, por la mañana, haré la 3, 4 y 7. Y el resto las terminaré por la tarde”.

4Desajustes e Imprevistos

Da igual si trabajas solo o con más gente. En un planificación siempre hay imprevistos y desajustes que te obligan a recolocar las piezas. Siempre que el trabajo lo tengas dividido en piezas. Y es que el dividir y trocear el trabajo te da más libertad y capacidad de reacción a la hora de reajustar tus planes.

“Me acaban de fastidiar mi plan de trabajo. Veamos. Las partes 6 y 7 que iba a hacer esta mañana las muevo a mañana a primera hora. Mantengo las 3 y 4 para esta tarde. El resto lo termino mañana por la tarde.

5Progreso y Motivación

Al ir recorriendo cada parte, es decir, al ir completándolas, tengo una mayor sensación de progreso que cuando encaro el trabajo “a lo bruto”. Veo lo que he terminado y esos avances son los que me animan a terminar lo que falta. Si no me hubiera tomado la molestia de dividirlo y trocearlo tendría mucha más dificultad para comprobar mis progresos y animarme viendo el resultado de mi esfuerzo.

Y a este beneficio de motivación que proporciona esta técnica yo le doy mucha importancia. Porque el trabajo que hacemos tú y yo es emocional, no racional. Te animas a hacerlo y superarte cuando te sientes bien. Y no hay mejor sensación que echar la vista atrás y ver que a pesar de todo lo que había que hacer estás avanzando.

“Sí, era un montón de trabajo. Pero esta mañana he completado las partes 1, 5, 6 y 7. Las más difíciles. Sólo me quedan unas pocas para terminarlo :-)

Más que la técnica en sí, que ya ves que no tiene ningún misterio y es bastante evidente, quería reflexionar sobre sus beneficios. No tan obvios. Porque son esos detalles los que pasamos por alto en el mundo real, y los que nos hacen terminar antes y mejor el trabajo.