Hoy te traigo tres nuevas ideas para integrar en tu aplicación de Email y que te facilitarán el proceso de identificar ciertos correos. Recuerda que, aunque todos entran por la misma puerta, no todos deben ir a la misma habitación. Los correos, al igual que las tareas y los japoneses, no son todos iguales.

Hay que identificar cada mensaje para tratarlo en su medida. Saber distinguirlos te ayudará a racionalizar y dosificar el tiempo y energía que consumen unos y otros. Y a la hora de conseguirlo de un manera rápida, los filtros inteligentes tienen mucho que decir ya que automatizan la clasificación de gran parte de tu correo entrante.

Si todavía no trabajas con este fabuloso e indispensable complemento en tu Email, empieza hoy mismo. La diferencia de trabajar con o sin filtros inteligentes, es abismal, sideral. Tu Productividad se disparará. (Si no los conoces te recomiendo la lectura de este artículo.)

1Filtro para los VIPs

Crear una carpeta (un filtro, una regla) para los mensajes enviados por ciertas personas o empresas ofrece numerosas ventajas. Te ayuda a aislar esos correos del resto, evitando que se mezclen con otros de escasa importancia. Y te permite agilizar el procesado del Email ya que empezarás siempre por esos mensajes, por poner dos ejemplos

Puedes crear una carpeta donde filtrar los correos de tu jefe o supervisor, o bien los de tus clientes o proveedores principales. Bajo ningún concepto esos mensajes pueden estar a la par del resto.

Para ello identifica qué personas o empresas envían los correos IMPORTANTES y crea una carpeta para ellos. Ahí irán a parar los mensajes que exigen acciones y que producirán resultados. Correos que de verdad tienen que ver con tu trabajo.

2Filtro para un Proyecto

¿Estás trabajando en un proyecto especial y recibes muchos correos? Si participan muchas personas y si se genera mucha actividad en torno a él, es facilísimo acumular 10 ó 20 correos diarios relacionados con el mismo proyecto. Aíslalo del resto con una carpeta especial.

Eso evitará que satures tu Bandeja de Entrada —con el consiguiente aumento del estrés—, te permitirá reunir fácilmente y confinar en un mismo lugar los correos de ese proyecto tan importante, y si tu actividad actual gira en torno a él, podrás empezar a procesar tu correo empezando desde esa carpeta.

3Filtro para tu Equipo

A día de hoy hay formas mucho más eficaces y eficientes de trabajar y colaborar en equipo que intercambiar emails. Pero si es el caso puedes valerte de un filtro para clasificar automáticamente todos los correos que te envíen tus compañeros de departamento y que tienen que ver con varios proyectos distintos.

Y si acordáis un criterio común a la hora de redactar los “asuntos” de los mensajes, todavía serán más útiles. Así, mensajes que empiecen por “ERROR, “FALLO”, “CLIENTE”, “TAREA” o similares, serán mucho más fáciles de identificar, clasificar y naturalmente atender. Ganaréis todos y vuestro trabajo será más cómodo.

Recomendaciones sobre los Filtros

Unas rápidas sugerencias para conseguir que nuestra estructura y política de filtros sean, de verdad, de ayuda real:

1. Planifica con lápiz y papel. Tómate unos minutos porque en juego está agilizar tu Email diario.
2. No multipliques innecesariamente los filtros. Pon sólo los que de verdad necesites y de verdad agilicen tu flujo de trabajo.
3. Revisa, ajusta y elimina con frecuencia. El Email es algo vivo y lo mismo le ocurre a los filtros. Ayer podían ser necesarios pero ya no aportan nada. Cámbialos.
4. Estudia con la naturaleza de tus mensajes. Precisamente como es algo vivo, se crean oportunidades para mejorarlo con nuevos y mejores filtros.

El poder compartir documentos y carpetas enteras multiplica los usos creativos de Google Docs

Cada vez estoy más convencido de que utilizo mal ciertas herramientas y aplicaciones de Google. A pesar de manejar a diario unas cuantas sé que hay otras a las que no les estoy sacando todo el provecho que podría. Y están ahí, son gratis y funcionan muy bien. (No sé si te pasará lo mismo.)

Google Docs es una de las aplicaciones que tengo poco explotadas. La utilizo sí, pero lo justo y echándole poca imaginación. Y lo cierto es que en los últimos meses ha pegado un notable estirón. Con la funcionalidad de compartir carpetas y subir cualquier documento ha multiplicado sus posibilidades a la hora de colaborar y trabajar junto a otras personas.

Porque “compartir” es la palabra clave para colaborar… en lugar de enviar. Cada vez se envían menos documentos corrientes (por Email, por FTP, etc.) y se comparte más. Es más rápido, conveniente y eficiente, y se evita la confusión y la duplicidad de las versiones y distintas las correcciones. Y con GDocs lo tenemos ahí, a mano.

Pensando en los distintos usos que se le podían dar a Google Docs (con la opción de compartir) se me ocurrían unos cuantos que tal vez te valgan o te sugieran otros nuevos para tus actuales o tus futuros proyectos.

1. Vacaciones en grupo. Planea las próximas vacaciones en grupo: itinerarios, precios y situación de los hoteles, lugares que visitar, etc.
2. Blog a medias. Hay muchísimos blogs en los que participan más de una persona y podéis utilizar GDocs para facilitaros el trabajo: recoger documentos, anotar links o párrafos de otros blogs, anotar ideas para próximos posts, redactar un texto a medias o guardar capturas de pantalla.
3. “Golden Tweets”. Recopila junto a tus amigos y conocidos las mejores perlas de Twitter (inspiradoras, divertidas, memorables…). Si sabes escuchar bien, hay auténticas joyas.
4. Escribir un libro a medias. Siempre animo a todo el mundo a escribir. No importa que no lo hayan hecho nunca. Es sano, creativo, entretenido y te hace sentir bien. Ya se trate de cuentos, poemas o relatos cortos. Hacerlo junto a otros puede ser divertidísimo y fácilmente podéis publicar vuestra obra con Bubok.
5. Organizar un evento. Cenas, fiestas, reuniones anuales, eventos de empresa… Da igual si es pequeño o grande alrededor de él concitará mucha información: planteamiento, condiones, asistentes, etc.
6. Elaborar un ránking o lista conjunta. Desde las mejores películas, series de TV o las mayores pifias tecnológicas hasta los mejores temas de Spotify para la próxima fiesta.
7. Los mejores sitios para… Utiliza Map a list para recopilar desde las hojas de cálculo de Google los mejores sitios para comer, hacer una fiesta, practicar deporte o pasar un buen rato con la familia.
8. Gastos compartidos. Con las hojas de cálculo podéis recoger los distintos gastos que vayáis teniendo en vuestro proyecto o actividad.
9. Compartir trucos o sugerencias. Comparte con amigos o compañeros ideas para nuevas recetas de cocina, hacer deporte, escribir novelas, adelgazar, ahorrar en la economía doméstica o aumentar tu Productividad.
10. Apuntes o trabajos de clase. Desde un examen en el colegio, apuntes de la última clase en la universidad hasta un trabajo en la que estéis colaborando varias personas.

¿Te animas a completar la lista con tu aportación? Seguro que se te ocurre algún otro uso más creativo a Google Docs.

[Win y Mac] ¿Dónde guardas las nuevas ideas o mejoras que se te ocurren para tu blog? ¿Dónde almacenas las sugerencias que te hacen tus lectores? ¿Dónde archivas las propuestas para futuros artículos? Quienes blogueamos sabemos que alrededor de nuestro blog se concita un montón de actividad e información, especialmente relacionada con reformas y mejoras. Porque continuamente estamos viendo cosas o se nos ocurren otras para incluir o mejorar nuestro blog.

Ya sea un nuevo enfoque para los contenidos, incorporar una nueva sección, una vistosa funcionalidad para introducir en nuestro código, un plugin que hemos visto en otro blog, sugerencias de nuestros lectores que vienen llegan a través del Email, Twitter o Facebook… sea como fuere son IDEAS, y como decía el bueno de Cajal las ideas no duran mucho, hay que hacer algo con ellas.

Centralizar en Evernote la información de toda la actividad de tu blog tiene varias ventajas:

• Unificas la información en un mismo sitio en lugar de disgregarla (a veces la tenemos en el disco duro, en Emails, etc).
• Si se te ocurren nuevas ideas tienes numerosas formas para guardarla rápidamente, en cuanto surge.
• Esa información siempre está accesible online.
• Puedes guardar información en diversos formatos o estilos. Desde listas, tablas o texto formateado, hasta imágenes, PDFs o audios. Puedes guardar ahí casi cualquier cosa que te manden, que te encuentres o que surja en torno a tu blog.

Ahora, ¿cómo organizar toda la información relativa a tu blog? Evidentemente es algo que sólo puedes decidir tú pero no multiplicar ni carpetas ni etiquetas suele ser una buena política.

Yo, por ejemplo, tengo una única carpeta llamada “ThinkWasabi” donde tengo estas notas:

1. Admin: cosas relativas al hosting, el servidor, el dominio y similares.
2. Artículos: propuestas para futuros posts donde también incluyo las sugerencias de los lectores que me llegan por Email.
3. Historial: cambios y mejoras que he ido haciendo a lo largo de los años en las distintas versiones y diseños del blog. Una especie de log esquemático en el que recojo lo más destacado.
4. Mejoras: varios tipos de ideas. De diseño, funcionalidad y de nuevas secciones. Por ejemplo, de ahí salió, hace unos días, una nueva sección del blog llamada “Píldoras Productivas”.

Todos queremos hacer un poco mejor nuestro blog y gestionarlo bien. En torno a él se genera una cierta o gran actividad y me gusta Evernote para centralizar y organizar esa información.

Y lo encuentro especialmente útil a la hora de guardar nuevas ideas. Estoy seguro que continuamente se te están ocurriendo nuevas cosas para mejorar contenido, su diseño o su funcionalidad. En mi caso siempre me ha funcionado muy bien la filosofía de atrapar la idea (en este caso guardarla en Evernote), dejar que madure y concretarla más tarde en el blog.

Una de las cosas que más me sorprendió del buscador de Spotify es su rapidez pero también la cantidad de resultados que obtienes si no afinas bien la búsqueda. Y es que realmente hay mucha música. Lo que en seguida me llevó a investigar un poco y encontrar el modo de hacer búsquedas más precisas.

Y eso me hizo recordar, una vez más, la importancia de conocer la sintaxis y los modificadores de los buscadores que utilizamos con más frecuencia. Buscar “por las bravas” puede parecer cómodo pero luego te obliga a buscar entre los resultados de arriba hacia abajo, lo que ni es rápido ni funcional y al final resulta muy incómodo.

Spotify admite varias opciones interesantes para acotar los resultados:

• Por título (de la canción). Así evitas encontrar resultados que incluyan esa palabra en el nombre del álbum, por ejemplo. Basta con poner title: seguido del nombre. Por ejemplo title:englishman in new york
• Por Artista. Poniendo artist: seguido de su nombre. Así restringes los resultados a sólo los de ese cantante y no a todos los que hayan interpretado ese tema. Por ejemplo: artist:sting
• Por Álbum. Igualmente basta con poner album: delante de lo que quieras buscar.
• Por Género. Muy interesante cuando de una misma canción han hecho varias versiones en distintos géneros y, digamos, no quieres encontrarte con la versión “techno”. Basta con poner genre: seguido del que queramos. Por ejemplo: genre:rock
• Por Fecha. Me ha ayudado a localizar canciones que tenía casi olvidadas y de las que sólo me acordaba de una palabra pero sí de la época en que habían sido lanzadas. Poniendo year: seguido del año o bien del periodo. Por ejemplo year:1980-1982

Por supuesto que se pueden combinar varias de ellas, de modo que cuando no encuentras lo que buscas —o bien encuentras demasiados resultados, que en la práctica es lo mismo—, puedes realizar una búsqueda con autor, álbum y género, por ejemplo.

Buscar desde Quicksilver o Launchbar
Para que te resulte más cómodo hacer estas búsquedas puedes incorporar el buscador de Spotify a tu Quicksilver o Launchbar (u otra aplicación similar que admita buscadores). Sólo tienes que crear una entrada nueva de buscador y poner esta sintaxis: spotify:search:*

Búsqueda simultánea de la película “Invictus” en IMDb y Rotten Tomatoes con YubNub

De YubNub ya he hablado en varias ocasiones en el blog. Lo utilizo a diario en numerosas ocasiones y no para de sorprenderme lo cómodo y eficiente que es. Hoy te voy a contar una opción de YubNub que bastante gente desconoce y que te permite divide la pantalla de tu navegador en varios segmentos para buscar simultáneamente en varias webs a la vez.

Si no conoces YubNub te diré en pocas palabras que es un servicio que te permite buscar en miles de webs únicamente poniendo delante de lo que quieres buscar el código que identifica a la web donde quieres encontrarlo. Así yt Invictus haría una búsqueda de “Invictus” en YouTube (con el código yt); o imdb Invictus haría lo propio en IMDb (con el código imdb delante.

YubNub me gusta porque hace más cómodo y eficiente el gesto (tan repetido) de buscar aquí y allá. Y especialmente porque se puede instalar y utilizar en casi cualquier sitio, incluyendo sistemas operativos, navegadores, widgets, lanzadores o teléfonos y dispositivos móviles (basta echar un ojo a esta página para ver las numerosísimas opciones de instalación).

Busca a la vez en varias webs

El comando que debemos utilizar para disfrutar de esta característica es mash. Inmediatamente después pondremos la palabra que queremos buscar y justo después los códigos de las webs donde queremos buscar (hasta cuatro seguidos). Acto seguido se lanzará la búsqueda y, aquí viene otra novedad, YubNub dividirá la pantalla de nuestro navegador en varios segmentos con las distintas búsquedas. Si buscamos en dos sitios, dividirá la pantalla en dos; y si lo hacemos en cuatro, en cuatro.

Algunos ejemplos para comprenderlo mejor:

• mash invictus imdb rt. Dividirá la pantalla en dos para buscar “invictus” en la IMDb y Rotten Tomatoes.
• mash mandela wp yt deli. Dividirá la pantalla en tres para buscar “mandela” en Wikipedia, YouTube y Delicious.
• mash eastwood imdb wp rt yt. Dividirá la pantalla en cuatro para buscar “eastwood” en la IMDb, Wikipedia, Rotten Tomatoes y YouTube, respectivamente.

¿Y cómo buscar más de una palabra?
Se complica un poco pero es posible buscar múltiples palabras y añadirle ilimitados comandos. Hay que poner delante mash2, después las palabras a buscar y, muy importante, antes de los códigos, debemos poner -cmd

Un par de ejemplos:

• mash2 nelson mandela -cmd wp yt. Buscará “nelson mandela” tanto en Wikipedia como YouTube.
• mash2 pulp fiction -cmd imdb rt. Buscará “pulp fiction” tanto en la IMDb como Rotten Tomatoes.

Con las pantallas y resoluciones que cada vez crecen más y sobre todo a la hora de recavar información, comparar dos páginas o leer lo que dicen unos y otros sobre un mismo tema, esta opción de YubNub puede resultar muy interesante. No hay que instalar nada, sólo aprender mínimamente a utilizar el comando mash y ya has visto que no tiene misterio.

Los Favoritos son las páginas web, servicios o aplicaciones que en Internet visitamos con más frecuencia. ¿Por qué entonces tenemos la tendencia a pensar que es un lugar donde apilar webs como si fueran cajas? ¿Es eficiente tener 50, 100 ó 200 Favoritos? Bien, podemos abarrotar ese bolsillo de monedas o podemos adoptar una serie de medidas que nos ayuden a sacar más provecho de esa funcionalidad que ofrecen todos los navegadores. Porque precisamente la saturación es uno de los principales enemigos.

Naturalmente que cada uno al final decide cómo debe utilizarlo. Pero yo siempre recomiendo simplificar al máximo y cuidar especialmente este rincón que, aunque no nos demos cuenta, estamos viendo y utilizando continuamente.

Puedes instalar algunas de las extensiones que hay para mejorar tus Favoritos pero sin necesidad de instalar nada, ahí van siete ideas para optimizar los Favoritos de tu navegador:

#1 Estructura de carpetas por temas

“Blogs”, “Compras”, “Noticias”, “Desarrollo”, “Diseño” son algunos ejemplos clásicos. Tener una mínima —no excesiva— estructura te ayuda a romperte menos la cabeza. Cada calcetín en su cajón y sabes que siempre va a estar ahí.

#2 Una carpeta para los Bookmarklets

Sabes que me encantan los bookmarklets porque completan la funcionalidad del navegador sin recargarlo, como hacen las extensiones. Tenerlos todos agrupados en un mismo sitio es cómodo y funcional.

#3 Utiliza los separadores visuales

Puedes utilizar separadores dentro de los menús y de las carpetas para así crear grupos y divisiones que visualmente podrás identificar con mayor facilidad. Y si tu navegador no ofrece esa posibilidad puedes agregar un “favorito falso” y sustituir su texto por asteriscos o guiones bajos. Es decir *********** o bien _____________

#4 Compleméntalos con un almacén de enlaces

Webs gratuitas como delicious te permiten almacenar enlaces que “algún día visitaré” evitando saturar tus Favoritos y tu navegador de webs que “un día te interesaron”. Igualmente puedes hacer lo mismo con Evernote (lo contaba en este artículo) o bien con OneNote o Google Notebook. En todos ellos puedes crear tu propia colección o almacén de links.

#5 No los utilices para leer después

Mucha gente ve un artículo interesante y lo agrega a sus Favoritos para leerlo después. En mi caso he encontrado más eficiente utilizar servicios como Read It Later o Instapaper que te permiten “enviar” páginas que estés visitando para leerlas en otra ocasión. Si utilizas Evernote —o una aplicación similar— también puedes crear una carpeta especial llamada “Para leer” que puedes revisar por ejemplo después de leer diariamente tus feeds.

#6 Optimiza y ahorra espacio en la barra

Acortar los nombres de los Favoritos, utilizar tu propia nomenclatura (utilizando caracteres especiales) o incluso reducirlos a un solo icono (más visual) te permitirá ahorrar espacio en la Barra de Favoritos. Y para hacer un diseño más despejado y limpio, incrementando la separación entre Favoritos, puedes agregar en su nombre varios espacios en blanco por delante y por detrás.

#7 Haz una revisión y limpieza regular

Los Favoritos, como el Escritorio, nuestras carpetas o nuestros feeds, tienden a acumular cosas que con el tiempo pierden validez o interés. De tanto en tanto haz una revisión rápida —pero implacable— de tus Favoritos y borra o mueve sin piedad. Simplifica y limpia todo lo que puedas.

Y si tienes en tus Favoritos alguna web que de verdad no visites regularmente, quítala del medio. Guarda el enlace en tu delicious, Evernote o tu almacén de enlaces y cuando lo necesites ahí lo tendrás. Y en último término, utiliza Google para buscarlo y recuperarlo, porque parece que tiene una memoria infinita.

Gmail, como no podía ser de otro modo, tiene un potentísimo buscador para escudriñar entre nuestros numerosos mensajes y dar rápidamente con lo que buscamos. Pero como casi todo hay que saber sacarle partido y utilizarlo como una herramienta de apoyo.

Y ahí está la clave. La mayoría de nosotros acumulamos miles de mensajes y no siempre es fácil encontrar tal o cual correo. Buscar “por las bravas” no es tan eficiente y rápido como utilizar los operadores de búsqueda, para realizar búsquedas avanzadas.

Si no quieres aprender estos operadores siempre puedes saltar a las “Opciones de búsqueda”, para hacer una búsqueda avanzada. Pero verás que memorizarlos no tienen ningún misterio y haciéndolos directamente desde la caja de búsquedas ganarás en tiempo y comodidad. Si utilizas Gmail como tu aplicación de correo encuentro estos detalles utilísimos… y es así, cuando de verdad conoces tu aplicación, cuando la Tecnología empieza a sumar y a ayudarte.

Operadores para buscar en Gmail hay unos cuantos (puedes verlos todos aquí) pero yo te voy a proponer los que yo personalmente más uso:

• from: seguido del nombre. Para buscar todos los mensajes de “Pedro” pondríamos from:pedro y si quisiéramos buscar los mensajes de un Pedro en concreto podríamos después su apellido from:pedro diaz
• subject: para buscar únicamente en la línea del asunto del mensaje. Igualmente puedes combinarlo con el anterior para acotar todavía más los resultados. Por ejemplo: from:pedro subject:manual
• has:attachment para buscar mensajes con archivos adjuntos. Si un día Pedro me envió un email con un manual en PDF podría buscar from:pedro has:attachment
• - (es el guión) para excluir deliberadamente algún término. Podríamos buscar por ejemplo from:pedro -cena para omitir los correos que intercambiamos con Pedro sobre una cena de empresa.
• OR para buscar una u otra cosa. Por ejemplo no tenemos claro si el manual nos lo envió Pedro o Ana buscaríamos from:pedro OR from:maria. Ojo, para que funcione es imprescindible que el OR aparezca en mayúsculas.
• “” (signos de comillas) para buscar una frase o palabras exactas, tal como las vas a escribir. Por ejemplo from:pedro subject:"manual de descargas de Jdownloader".
• () (signos de paréntesis) para incluir dos o más palabras dentro de un concepto. Si no recuerdas el asunto concreto podrías buscar from:pedro subject:(manual Jdownloader)
• in: seguido de la carpeta donde quieres buscar. Por ejemplo in:inbox o in:trash para buscar respectivamente en los Recibidos y en la Papelera. Para buscar en todo tu Gmail. Los mensajes que están en la Papelera y en el Spam se excluyen de toda búsqueda (por eso, entre otras cosas, siempre es mejor “Archivar” y no “Borrar).

Como habrás visto la utilidad de esta forma de buscar se multiplica cuando empleas varios operadores a la vez. Combinando varios al mismo tiempo es facilísimo encontrar cualquier cosa con independencia del número de correos que tengas en tu Gmail. Yo lo encuentro muy útil y sobre todo cómodo.

[Win y Mac] Yo hace años que abandoné las aulas pero recientemente hablando con alumnos de una escuela de negocio comentaba precisamente este nuevo uso de Evernote y me parece francamente interesante: utilizar Evernote como complemento o herramienta principal para tomar apuntes de tus clases.

Ya sea en la universidad, en clases de postgrado o especialización, en una escuela de idiomas, etc., puedes utilizar Evernote para sacar más partido de cada clase y, lo más importante, ahorrar tiempo y esfuerzo a la hora de preparar, organizar y estudiar la materia de tus clases.

Toma apuntes directamente en Evernote

En muchas aulas (no en todas) el uso de portátiles está permitido y ello te permite tomar directamente tus apuntes en Evernote. El hecho de tomar los apuntes en digital no significa que sea mejor que hacerlo en una libreta o en un puñado de folios, pero sí facilita enormemente combinar esa información con otra que puedas agregar más tarde.

(Si no lo has leído ya, te recomiendo este artículo: 9 métodos para guardar información en Evernote)

Completa tus apuntes con Internet

Después de tus clases es una muy buena idea complementar tus anotaciones y apuntes con información que puedas encontrar en Internet.

Un artículo de la Wikipedia, un vídeo de YouTube, varias imágenes en Flickr, uno o dos PDFs descargados, enlaces de interés relacionados, algún artículo mencionado o referenciado en el transcurso de la clase… la cantidad de información que puedes encontrar para tus clases es ingente. Pero hay que recopilarla y sobre todo organizarla.

Para ello Evernote te ofrece la posibilidad de centralizar toda la información en un único sitio, combinar información y datos variados (texto, imágenes, enlaces, PDFs, etc), múltiples formas de capturar la información y suficiente potencia de búsqueda para encontrar rápidamente cualquier dato.

Haz fotos de la pizarra

¿El profesor ha dibujado un diagrama complejo en la pizarra? Puedes dibujarlo a la vez que él en tu libreta pero si tienes un teléfono con Evernote (iPhone/Touch, Windows Mobile, Android) puedes tomar una foto de la pizarra y agregar la imagen al resto de los apuntes realizados durante la clase.

Las aulas suelen estar bien iluminadas y los teléfonos de hoy en día tienen cámaras de suficiente calidad para no perder ningún detalle de lo fotografiado. Antes de salir y que alguien lo borre, acércate y haz una fotografía.

Haz fotos o escanea otros apuntes

¿Cuántas veces te has perdido una clase y has pedido los apuntes a un compañero? Puedes fotocopiarlos o copiarlos (como se hacía en mi época), pero también puedes tomar una fotografía de algún apartado en especial o bien escanearlos y guardarlos en Evernote, junto a tus otras notas de clases anteriores.

Graba la clase en audio o video

En esta misma serie de artículos te contaba cómo utilizar Evernote para grabar audio/video. Aunque por espacio en disco igual no es una buena idea grabar todas las clases, sí que puede haber alguna que por su especial interés o por el profesor que la imparte, quieras guardarla con más lujo de detalles.

Podrás tener (por ejemplo) el audio junto a otras notas, enlaces que hayas recopilado por Internet, un PDF que te hayas descargado y un par de fotografías o imágenes capturadas en la misma clase. Así conseguirás unos apuntes más completos y que marcarán la diferencia.

Naturalmente que todo esto queda a tu discreción y decisión. Yo siempre digo que no se trata de “hacerlo todo” (o sí) con Evernote, pero sí descubrir usos y pistas que en determinados momentos nos pueden aliviar y ayudar mucho nuestro trabajo.

PDFs de viajes que ya he hecho, notas sobre proyectos que ya he completado, apuntes sobre productos que ya he comprado, referencias a artículos que ya he leído y procesado y un largo etcétera.

El problema no es el hacinamiento en sí, sino el efecto que provoca: información ya obsoleta o menos válida se mezcla al mismo tiempo con otra recién agregada mucho más importante. Esto es, información ya caduca o menos relevante se mezcla con otras notas de mucha más importancia a las que queremos y necesitamos acceder de forma rápida y cómoda.

Para garantizar que la aplicación sea lo más eficiente posible y que de verdad sea una buena herramienta de trabajo y/o ocio, yo hago tres cosas:

1Revisar

Tanto si eres un usuario intensivo como ocasional de Evernote, es muy recomendable (así lo veo yo) hacer una revisión de las notas que tenemos almacenadas. Realmente es como hacer limpieza de la casa… hay que hacerla sí o sí, si es que no queremos vivir en un “estercolero digital”.

¿Cada cuánto hacer esa revisión de notas? Yo hago una cada 15-20 días pero esa periodicidad dependerá mucho del volumen de notas que almacenes o el tráfico diario de actualizaciones que hagas en tu Evernote.

Sea como fuere, yo recomiendo que sea una revisión extremadamente rápida. No se trata de cargarnos ya de otra tarea más, sino de hacer una labor de mantenimiento muy ágil de una herramienta que nos ayuda a trabajar mejor.

De forma, repito, muy rápida, pregúntate con cada nota:

1. ¿La sigo necesitando de verdad? ¿Sí o no?
2. Si no es así, ¿la archivo o la elimino?

2Eliminar

Si una nota no te vale ya… elimínala sin reparos, sin compasión, sin miedo. Recuerda que todo lo que no suma, resta. Es mejor soltar lastre y ruido que acumularlo.

Y si tienes dudas sobre eliminar una nota o no, piensa esto que siempre me ha ayudado a mí: la gran mayoría de las notas de Evernote vienen de páginas de Internet, cosas que en el eventual caso de necesitarlas de nuevo podrás localizarlas con facilidad gracias al todopoderoso Google.

Elimina, borra y simplifica. Que la acumulación no haga de Evernote una herramienta torpe.

3Archivar

“Ya pero esta nota, aunque no la necesito ahora tal vez en el futuro sí”. En ese caso puedes crear una nueva carpeta/notebook llamada ARCHIVO que guarde todas las cosas ya pasadas pero de las que no te quieres desprender. Las guardas ahí como referencia futura (no las pierdes) pero las quitas del medio para simplificar la información del resto de tus carpetas (no te estorban).

Y complementariamente, si lo ves conveniente, utiliza las etiquetas/tags para clasificar la información y encontrarla u ordenarla con una estructura más lógica.

Evernote es una grandísima aplicación que como siempre digo tiene sus límites en nuestra imaginación. Pero, creo también, que hay que dedicarle un poco de tiempo para su mantenimiento. Eso si le trabajas mucho con ella, claro, si no… déjalo correr. Pero un pintor al terminar de pintar siempre limpia sus pinceles :-)

[Win y Mac] Este es un nuevo uso que he adoptado recientemente y al que todavía me estoy acostumbrando. Pero lo que he experimentado hasta ahora me ha gustado y las conclusiones son buenas, de ahí que me haya animado a comentarlo aquí.

No sé cuántas tarjetas de visita (business cards) tengo en mis tarjeteros pero ciertamente son muchas. Además del espacio físico que ocupan, que en mi caso es bastante, bucear entre ellas buscando a tal o cual personas no siempre es eficaz ni ágil ni cómodo. De hecho, como en su día no tuvieras cuidado a la hora de organizarlas, puede ser toda una pesadilla.

La parte “mala” es que hay que escanear las tarjetas o bien capturarlas (fotografiarlas) con un móvil (iPhone/Touch, Windows, Android o Blackberry) directamente en Evernote. De modo que si tienes cientos o miles… puede ser un auténtico coñazo. Ahora bien, a la postre los beneficios son numerosos y variados y creo sinceramente que el esfuerzo merece la pena.

Tanto si manejas un número alto de tarjetas como pequeño, utilizar Evernote como almacén de tarjetas de visita es una buena opción por varios motivos:

• Tiempos de búsqueda. Utilizando el buscador de Evernote (o incluso directamente Spotlight, en Mac) puedes localizar una tarjeta y un contacto en un par de segundos. Impagable el tiempo que ahorras frente al método tradicional.
• Organización más eficiente. Al poder guardar las tarjetas por carpetas o asignándoles etiquetas, la organización de tus tarjetas será más eficiente y lógica y podrás filtrar tarjetas por “familias” o grupos. Por ejemplo: “proveedores”, “restaurantes”, “clientes”, etc.
• Acceso desde el móvil. No tienes necesidad de agregar esas tarjetas a los contactos de tu móvil, y aun así podrás acceder a sus datos. Con un iPhone/Touch, Windows Mobile, Adroid o Blackberry podrás acceder a tu colección de tarjetas y localizar cualquiera rápidamente desde el buscador.
• Los diseños se guardan. Siempre me ha gustado ver el diseño que tal o cual empresa ha elegido para sus tarjetas. Creo que dice mucho sobre ella. Al tenerlas en Evernote no se pierde ya que lo que realmente se guarda es la imagen de la tarjeta tal como se capturó o se escaneó (Evernote con su OCR “lee” el contenido de la imagen y lo transforma en datos).
• Agrupa tarjetas en una misma nota. Es bastante frecuente ir a una reunión y que dos, tres o más personas de esa empresa te den sus tarjetas. Una buena idea es agrupar todas ellas en una única nota que identificarás claramente por su título y su etiqueta. Ganamos en organización lógica.
• Información complementaria. Junto a la tarjeta puedes almacenar casi cualquier tipo de información relacionada con esa persona: una fotografía suya, el texto de uno o varios emails que habéis intercambiado, el audio de una reunión que acabáis de tener, información o perfil de su empresa, etc. Con Evernote tienes un tarjetero con “esteroides”.