Screencast #7: GTD con Gmail

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Como sabéis si habéis seguido desde el pricipio los videos dedicados a GTD, el “plan” era explicar primero sus fundamentos de este método de organización y luego ir viendo, poco a poco, cómo aplicarlo utilizando distintas herramientas y aplicaciones, con sus virtudes, defectos y particularidades.

Lo vimos con Evernote, Things, Remember the Milk y ahora con Gmail. Muchos de vosotros me lo habíais comentado por correo electrónico y dado que es una herramienta tan extendida, me ha parecido una buena idea.

Antes de ver Gmail en vivo, en el vídeo hago una introducción con los pros y contras de utilizar una aplicación de correo para GTD. En el caso concreto de Gmail podemos aplicarlo de dos formas distintas:

  • Mediante las Etiquetas de Gmail, que actuarán como las Carpetas o buzones de GTD.
  • Mediante las Tareas, un añadido que podemos incluir en nuestro Gmail fácilmente y que actúa como un gestor de tareas que podemos “traducir” fácilmente a GTD.

Evidentemente si tu trabajo te impone manejar un volumen muy alto de tareas es más recomendable una aplicación dedicada expresamente a GTD. Pero si no son muchas y tu trabajo hace que “te muevas” mucho en el correo, donde se generan gran parte de las tareas diarias, échale un vistazo porque puede ser una alternativa interesante. Es gratuita, tiene una curva de aprendizaje muy corta y el sistema está integrado en una aplicación que ya utilizas a diario. Aunque también cuenta con importantes limitaciones, como señalo en varios momentos del vídeo.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Despues de ver el video creo que para mí es la mejor opción ya que no tengo un volumen alto de tareas y uso el correo constantemente. Usándolo junto a Evernote como primer almacén me está facilitando mi día a día. Quizá más adelante y si mi volumen de tareas sube me pase a Hit List siempre que salga para iphone. Como siempre muchas gracias Berto por TW!

  • Niklaus

    Muy bueno Doc! Me ha gustado mucho. Conocía lo de las Tareas pero no sabía que se podía aplicar el GTD. Gracias por tu aporte siempre tan bueno!

  • Blas

    Pues yo también soy de los que “van que chutan” con las tareas de Google Labs aunque no conocía la opción de enviar directamente un correo desde la bandeja a las tareas: realmente útil.

    Gracias por el screencast. Un saludo.

  • Fernando

    Buenisimo Screencast ..Genial

    Gracias …Seguro que a mucha gente le aporta mucho

  • Excelente screencast, pero me gustaría matizar una cosilla:

    Una vez que escribes el título de una tarea (recalco: tarea, no sobre los e-mails), en lugar de darle a “intro” para guardar la tarea, existe la posibilidad de darle a shift + intro, atajo el cuál te permite entrar a editar los detalles de una tarea. Considero MUY interesante este atajo.

    Un saludo y gracias por este fantástico blog.

  • Fernando

    Antes que nada , el que te da las gracias soy yo , ya que terminas el video agradeciendo y el recompensado aquí somos nosotros .

    Lo que has hecho con el GTD , para mi tiene un valor muy grandes .Por una parte explicaste que era , por otra parte implementaste la metodología con diversas aplicaciones pero para mi lo mas importante es que esto lo has hecho a lo largo del tiempo .De nada , hubiera servido que hubieras cargado las tintas el primer dia o la primera semana y ahora nadie se acordara de esto

    Creo que de todas los blogs a los que puede acceder y que son mas de 20 , entre ellos destacaría lifechacker , este es el que mas me ha ayudado como persona .

    Tu recomendaste ayer un libro de un autor de un libro que se llama steve pavlina y me llamo la atención que de su twitter , ponía la siguiente frase : You will feel better about yourself if you help others feel better about themselves .Pues esta frase es la que yo te pondría de brazalete sin conocerte .Lo que haces ,a mi ,a todos es justamente ese filosofia y mas con las ganas con la que preparas cada articulo ,que son cosas que se ven pero que yo creo que sin ser egoismo humano se valora muy poco

    Cosas que creo que mejoraste con este video , aunque sean nimiedades (digo por destacar de mi persona , no por el hecho en si )

    1- Ahora para ver el video en HD ( una maravilla ) no hay que ir a vimeo ..No se si le pasaba a alguien antes pero yo tenia que ir a la Web de vimeo por que el video embebido no estaba en HD en thinkwasabi

    2-Me gusto , aunque a mucha gente le pase de alto o no , la frase que pusiste en el esquema , de ahora que tu conoces, tu decides (todo un slogan )

    3-Y me hizo gracia , me reí mucho es poco , cuando vi. la famosa frase “hacer lista de ikea “ .Espero que en próximo video siga también .Es lo mas simpático .Esa frase junto con : programar el viaje ,son un clasico (Espero que al menos te saque media sonrisa )

    En fin , berto , que eres una persona culta ,sincera con los demás y eso se nota en los videos .Dicen que la voz es parte del espejo del alma y tu no engañas

    Gracias a ti

  • Excelente Video! Estoy empezando a aplicar el GTD en Mail app y este screencast me ayuda muchisimo, aunque si en algun momento puedes hacer un video con Mail app + GTD y el uso de carpetas inteligentes y rules seria genial.
    Como siempre agradecido de compartir todos tus conocimientos!

  • hola a todos,

    Solo hacer un comentario para los que usan Things (yo estoy intentadolo estrujar antes de comprarlo). Al menos yo no sabía que si desde el Mail, arrastras un email al icono de Thing del dock, te abre automaticamente una nueva tarea en inbox y te incluye la url del email.
    Es genial, porque despues cuando entras a ver esa tarea , si pinchas en la url que a añadido directamente te abre el email, este donde este guardado.

    A mi modo de ver Gmail es mas liado que Things, justamente lo que me gusta de Things es su simpleza, que para cosas complicadas ya tengo la cabeza bastante liada :)
    Por supuesto, siendo gratuita es una opción muy buena para tener en cuenta

    Saludos a todos

    • Gracias por tu apunte! Lo de arrastrar mails a Things es un gran punto a su favor!

    • Edu

      Ten en cuenta que la última versión de Things soporta Applescript. Ya hay algún script en la página del programa que te permite exportar tareas a Things desde mail, safari, finder……

  • Genial,
    Muy buena opción para los que están interesados en aprender y utilizar gtd y no tienen muchas tareas,
    Yo ya le invertí muhco esfuerzo y dinero a things así que le seguiré.

    Hay muchas opciones y poco tiempo para experimentarlas todas, pero gracias a que nos ayudas enseñandonos las más interesantes, el camnino se hace mas corto !

    muchas gracias !

    Pd. Ahora no compraste billetes de viaje, jaja !…salu2 !

  • Berto! Y para cuando un screencast con Mail de Apple?

  • Procrastiman

    Hay otro añadido en gmail labs que a mi modo de ver mejora la opción de gestionar las tareas con etiquetas, y es la que llaman Varios “Recibidos”.

    Con ella puedes tener varias múltiples bandejas de entrada, y configurar cada una para que te muestra los mails que tienen una determinada etiqueta/carpeta.

    Si lo configuras para que cada bandeja te muestre una de las carpetas del GTD lo tienes todo a la vista de golpe.

    Funciona especialmente bien si no tienes un número excesivo de tareas

  • Sr. Applemon

    Excelente screencast (como siempre Berto). Con la reciente actualización de Things a la versión 1.1.2 y sus jugosas novedades como soporte AppleScript (imagino que ya actualizaste) sería oportuno darle un repaso a esta excelente app GTD. Después de probarlo me decidí a comprarlo y estoy encantado. Doctor, ilumínanos!

  • paco nuñez

    El otro día leí un artículo sobre GTD con Gmail que aconsejaba crear las carpetas/etiquetas GTD precedidas de @ para que Gmail las liste las primeras (se supone que tendrás otras carpetas/etiquetas dependiendo de los proyectos en los que estés trabajando). Además, aconsejaba añadir la estrella de destacado a la próxima tarea que hubiese que realizar. De este modo, pinchando en destacados, se vería la próxima tarea que habría que realizar. El artículo no hablaba nada de las tareas de labs, y eso me ha parecido muy interesante.

    • Yo las @ las uso para Contextos, que para algo significan “en” :p

      Pero muy poca gente usa los Contextos, y a mi me parecen de lo más útil :D

  • Gracias una vez más, Berto, por tus sabios consejos. A todo esto, te/os alegrará saber que los chicos de Google habilitaron ayer la posibilidad de trabajar con la aplicación Tasks también desde Google Calendar. Sólo por esto ya estoy planteándome seriamente en cambiar mi sistema actual de organización de tareas. Sacaré tiempo para probarlo, y procuraré dejar algún comentario sobre la experiencia.

    La noticia en sí en: http://googlesystem.blogspot.com/2009/05/google-calendar-adds-tasks.html

    • Pues no estaba yo al día de esto, gracias a ti!

  • Y que pasa con las tareas que no llegan por correo electronico?

    Uff, eso de que la mayoría tenemos el correo sincronizado en nuestro dispositivo móvil, no se yo… :S

    Berto, conoces GTInbox para GMail? Para los que usen GMail esta muy bien.

    Yo personalmente, creo que no es la mejor opción. Si ya nos vamos a Google Tasks con sincronización, sería otro cantar :D

  • Sé que se pueden conseguir de muchas maneras (como explica berto en el video) pero si quereis un pdf con los atajos de teclado de gmail los he maquetado y subido a http://bit.ly/FvH0u

  • Pues a mi me ha decepcionado este video. Lo estaba esperando y para mi se ha quedado corto. Destacaría dos cosas que yo utilizo en Gmail y creo importantes.

    ——–Alias y filtros———-
    Para tus propias tareas va muy bien utilizar los subcorreos (alias) de manera usuario+proximo@gmail.com. Te los creas en contactos y creas un filtro que cuando te envíes a ti mismo este subcorreo te va directamente a la carpeta. Yo tengo creado un alias para próximo, uno por EnEspera, etc.

    ———-MultiInvox.—————
    En el Labs de Gmail hay una utilidad que va muy bien para el GTD que permite tener multiples Invoxes personalizados. En mi caso tengo debajo del Invox, los mensajes de “Próximo” – “Proyecto”…

    Un saludo a todos y espero que estos dos truquillos os gusten

    Dani

    PD: Berto felicidades por el Blog, te sigo siempre!

  • Kyo

    Gracias por el screencast.

    Estaba deseando que hicieras el GTD en Gmail como ya te comenté en otro post, aunque hasta hoy no había tenido tiempo de hacerlo.

    Dado que mi volumen de tareas no es muy alto, creo que voy a probrarlo en Gmail, porque necesito sacarlas del Evernote, ya que como también lo uso para otras tareas del blog, la novela, etc. y me suponían una fuente de distracción.

    Un saludo

  • Angel L.

    Berto, yo fui uno de los que te pidió este screencast por Twitter y has superado la expectativa de lo que podrías hacer “con tan poco material” o mejor dicho con un material que yo ya creía conocer de sobra. Me has aportado una nueva visión de Gmail y ahora mismo esto vacilando entre Evernote y Gmail para hacer el GTD diario.

    A parte, esta semana Labs ha conseguido unir Task al G. Calendar. Me da que es un golpe ganador. Puesto que a la hora de calendarizar tareas (“pecado mortal” eso de las fechas) creo que no va a tener rival, a un nivel mayoritario.
    Si además contamos que Calendar nos puede ayudar con sus potentes recordatorios (sobre todo el que va via SMS), creo que puede ser una aplicación definitiva.

    En fin, supongo que ya lo veremos. Gracias y saludos

  • iRock

    Excelente screencast, como siempre. Aunque en lo personal no me sirve mucho, puesto que no suelo utilizar la webapp de Gmail. Sin perjuicio de lo anterior, igualmente he aprendido algunos trucos interesantes sobre el servicio de correo de Google.

    ¡Screencast sobre GTD en Mail.app con todas sus posibilidades ya! ;)

  • Matias,

    Yo uso Evernote como método GTD. pero el tema es que ese solo me sirve cuando ando con la compu encima. Que método recomiendas para llevar siempre encima?
    Tengo una palm a mi disposición pero es muyyy vieja. y cuesta mucho sincronizarla con con mi compu. Por ahí conoces alguna aplicación que sincronice fácilmente compu y palm(en cuanto a agenda y GTD).

  • Francisco Muñoz

    Berto:
    Un amigo me ha recomendado acceder a thinkwasabi y me ha encantado. sólo he podido ver tu último vídeo y me ha parecido muy interesante. Voy a recomendarla a todos mi amigos y consultaré tu web de forma habitual. Muchas gracias por tu labor y la forma tan didáctica de llevarla a cabo.

    • Muchas gracias Francisco! Es genial que lo hayas encontrado tan útil, me alegro mucho :-)))

  • Erre

    En primer lugar felicidades por tu excelente trabajo, 10 sobre 10.
    Hay un tema que me gustaría preguntar y es si existe alguna aplicación en Mac con la que puedas asignar tareas y obtener su seguimiento como hace el Outlook de pc. Es una opción muy útil para organizar equipos.
    Gracias por adelantado.