Una Mina de Tiempo que no Todos Conocen: Listas Reutilizables

Al cabo del año, ¿cuántas listas de cosas haces para momentos, ocasiones o actividades que luego terminan por repetirse? Nos obligamos a escribirlas de nuevo intentando recordar lo que hicimos o incluímos en la anterior ocasión, cuando, conservándolas para reutilizarlas, podríamos ganar tiempo y eficiencia.

En mi caso personal guardo estas listas en Evernote; en una libreta que hace las veces de “trastero”. Son una serie de listas que rescato y reutilizo cuando llega un momento, una actividad, un evento, un acontecimiento… De esta manera no pierdo tiempo rehaciéndolas desde cero, tampoco pierdo energía esforzándome en recordar todo lo que hice o incluí con anterioridad y, más importante, me ayudan a que no se me escape nada y me queje después. Y si surge la necesidad de agregar alguna cosa nueva, ahí queda añadida para la próxima ocasión.

Listas reutilizables en acción

Algunos sencillos ejemplos de mis listas reutilizables:

  • Viajes. Hay dos viajes que repito varias veces al año: a Gijón y a Ciudad del Cabo. En ambos casos tengo que llevar conmigo varias cosas, y casi siempre las mismas. Cuando voy a Sudáfrica, donde estoy periodos más largos, la lista es más extensa (pasaporte, medicinas, ropa de correr…).
  • Compra mensual. En mi compra más voluminosa del mes, que hago siempre por Internet, por lo general siempre compro las mismas cosas. Así que tengo una lista fija a la que recurro puntualmente. Rara vez se me olvida algo.
  • Pre y post curso. Antes y después de cada seminario de Productividad Personal que imparto sigo el mismo ritual (lista) de cosas que tengo que preparar, hacer, enviar, adjuntar y llevar conmigo. Desde el cuestionario pre-curso que envío al cliente hasta el adaptador VGA para el proyector que no puedo olvidar.
  • Hacienda. Cuando cada trimestre y anualmente tengo que cumplir con mis impuestos sigo una lista con las cosas que puntualmente he de enviar a mi gestoría.
  • Recetas de cocina. ¡Son las listas reutilizables por excelencia!

Tareas, proyectos, procedimientos

Pero las listas reutilizables no sólo pueden ser de cosas que tienes que incluir, no olvidar o llevarte contigo, tipo “to-do lists”. También pueden ser procedimientos, secuencias, tutoriales u operaciones que tienes que ejecutar paso a paso, para cosas que al cabo del año también terminas por repetir.

En lugar de perder tiempo volviendo a consultar a Google, de rebuscarlas en tu Email, de preguntarle a algún compañero, o de invertir esfuerzo volviendo a construirlas con una hoja en blanco, guárdalas en un “cajón” para reutilizarlas cuando llegue su momento. Ganarás en eficiencia e independencia.

Algunos ejemplos de este tipo de listas que uso personalmente:

  • WordPress. Documento paso a paso el proceso de backup y reinstalación para no cometer errores.
  • Sistema operativo. Cómo instalar y qué tengo que restaurar cuando limpio el disco duro con un nuevo sistema operativo.
  • Photoshop. Algún tutorial extenso para alguna técnica compleja y que no repito tanto como para memorizarlo. También el paso a paso de cómo configuro esta aplicación tan “especial” para dejarla a mi gusto.
  • Proyectos. Un diagrama-estructura que siempre utilizo para organizar cada nuevo proyecto que dura semanas o meses.
  • Entrenamientos. Series con tiempos y distancias, o rutinas que utilizo a la hora de correr, que es una de mis aficiones.
  • Libros. Cada vez que empiezo a preparar algún nuevo libro sigo un mismo guión para planificar, plasmar contenido y empezar a escribir.

Plantillas para listas

Y si te encuentras con ocasiones o actividades en los que varía el contenido pero no la estructura de tus listas, como por ejemplo reuniones o notas que tomas en clase, puedes recurrir al uso de plantillas en Evernote para acelerar tu trabajo.

En unos casos y en otros, tener estas listas modelo, y sobre todo tenerlas en un sitio donde puedo recuperarlas fácilmente, me permite reutilizarlas y seguirlas con comodidad y rapidez, sin caer en pérdidas de tiempo innecesarias. Al final hace que cosas y actividades que repito a lo largo del año me cuesten menos: prepararlas, hacerlas y disfrutarlas.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Excelente, buen dato trato ello de hacerlo siempre talvez no tn prolijo como el manual, e aprendido siendo las 6:00 am de Perú un monton como tus demás artículos siempre muy buena información tienes un seguidor más desde los andes peruanos.

    Saludos.

    • Me alegro que haya gustado Miguel. Gracias!

  • Carlos J. Fernández

    Muy buen post. Es algo que hago con algún proyecto, pero no tenía estandarizado. A partir de ahora lo intentaré convertir en un hábito para los proyectos que repito.

    Gracias

    • Yo antes lo hacía ocasionalmente pero encontré la enorme utilidad y conveniencia de reutilizar y “reciclar” recursos. Ahorra trabajo!

  • IRR

    Muchas veces encuentro cosas interesantes en tu blog pero sinceramente parece que lo patrocina evernote…
    Hay mil aplicaciones y decenas con plantillas, no las menciono para que no parezca que tengo algún interés, pero creo que ayudaría que plantearas trabajar con más de una. De echo evernote a mi me parece:
    i) compleja.
    ii) no acabo de ver claro si es un contenedor o un desarrollador de contenido.
    iii) no es barata: como generador de contenido no es barata y como contenedor muy cara.

    • A mí Evernote (llevo varios años utilizándolo a nivel personal-profesional) me parece un excelente programa para gestionar información. Para mí el mejor. Me parece muy sencillo de utilizar y respecto al precio… es gratis. Tampoco he ido comparando en estos años otros programas pues Evernote me va bien y a diferencia de años atrás que probaba cualquier software que se ponía por delante, ahora tengo la máxima de “si funciona, mejor no tocar…”

      Yo creo que a Berto le pasa algo parecido, y en sus posts y clases no se centra tanto en el software si no en hábitos y técnicas de gestión personal. Evidentemente es fan de Evernote y eso se nota claramente en su blog (solo hay que ver la sección de ser un “Ninja de Evernote”). Está claro que es un programa que utiliza, le funciona bien y por tanto lo recomienda.

      Que Evernote le patrocina… tampoco sería ningún pecado, ¿no?

    • Iván Dito

      Soy lector habitual del blog de Berto y es mi primer comentario. IRR cada uno en su blog o espacio de comunicación, hablará de lo que le apetezca, ¿no crees?

    • Diego

      IRR, qué aplicaciones recomiendas para hacer listas reutilizables? He buscado un poco y no he conseguido encontrar ninguna que me guste. Gracias!

  • JC

    Herramientas muy útiles por cierto, aunque a veces haya que padecer gente que se empecina en escribir una y otra vez la misma lista del supermercado :)))

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Reglas de Uso del email

  • Berto, leendo este tipo de artículos, siempre haces un repaso o comparaciones a las funcionalidad / estructuras que propones. Te considero mi “papa” en la gestion personal online. Ya que me guiaste a descubrir este programa, sin cual no podría imaginar mi dia dia laboral.
    Tal y como comentas en el articulo, en Evernote guardo todo, ordenado por diversas libretas.
    Intente a realizar un par de plantilla, tipo encuesta, pero no me acaba de funcionar… Una vez las relleno, la base me desaparecen…. Pero bueno… El resto me compensa por completo :)
    Te felicito por tu trabajo y agradezco por ser mi guia particular!

    • Muchas gracias Dovi!
      Me alegro mucho que lo que “vuelco” en este blog y lo de Evernote en particular te resulte tan útil. A por ello!

  • Interesante artículo. Pero, me parece que lo llamas listas reutilizables son las Listas de control que menciona David Allen en GTD.

    • No sé cómo se llaman en GTD, la verdad. Yo sólo procuro utilizar palabras sencillas para que la gente lo entienda.