Saca la información útil del Email

El Email se ha convertido en una especie de segundo disco duro en paralelo al que continuamente volvemos para recuperar información que necesitamos. Y ese gesto tan nuestro puede ser foco de desorganización, pérdidas de tiempo y distracciones. Porque, en el Email, la información útil, prioritaria y vital que necesitamos para trabajar, convive con la innecesaria y la basura.

No hay que pararse mucho a pensarlo, pero habitualmente por Email recibimos información, detalles, instrucciones, especificaciones o archivos que son esenciales para nuestro trabajo y proyectos. ¿Y qué hacemos con todo eso? Lo dejamos ahí mismo. Medio oculto entre cadenas interminables de correos, mensajes irrelevantes, notificaciones de redes sociales, invitaciones, enlaces enviados por mí mismo, newsletters obsoletas, spam no filtrado o correos de mis amigos donde me preguntan dónde vamos a cenar el viernes.

Y luego, naturalmente, pasa lo inevitable:

  • La información clave es difícil de localizar o lleva más tiempo del deseado (porque además no sabemos buscar bien).
  • Separar lo útil de lo inútil se ha convertido en un gesto innecesario y gratuito que ya repetimos sin que nos duela.
  • Es un lugar más donde tener la información clave, que se viene a sumar a los que ya tenemos (papeles, libretas, notas digitales…)

Equivocadamente hemos convertido el Email en un lugar de archivo. Alguien nos ha hecho creer que el Email (sea la aplicación que sea) es el sitio más idóneo para almacenar información sensible y útil, cuando, en la mayoría de los casos, el Email es lo más parecido a un trastero… cuando no un estercolero. Es nuestras rutinas de trabajo hemos olvidado una regla de oro en la organización: ten más a mano lo que más uses o aquello más importante, y esconde el resto.

Yo esto lo expreso de otra forma, utilizando una frase que me has escuchado decir más de una vez (y que por cierto, algún listillo ya se ha apropiado y la va repitiendo por ahí como suya): La información no vale cuando la guardas, vale cuando la necesitas. Si aplicamos esta máxima al Email nos queda esto: la información no vale cuando la recibes, vale cuando la necesitas. Es decir…

  1. Esa información clave y sensible tiene que poder encontrarse de forma ágil y rápida.
  2. Esa información clave y sensible tiene que estar aislada del inherente ruido y la confusión del Email.
  3. Esa información clave y sensible tiene que estar junto al resto de información del mismo tema (agrupada y bien organizada).
  4. Esa información clave y sensible requiere muchas veces actualizaciones, cambios, anotaciones y nuevas indicaciones (en el Email no puede modificarse o añadir).

Lo que yo hago es lo siguiente: cuando recibo información sensible, importante o que necesitaré para alguno de mis proyectos o próximas tareas, la saco inmediatamente del Email. En el instante de procesar un email, si veo que contiene algún dato, contacto, archivo, instrucciones o detalles valiosos para mí o para mi trabajo, lo saco de ahí sin perder ni un segundo. En mi caso reenviando ese correo a mi Evernote.

Porque aplicaciones como Evernote, la veterana Yojimbo, pero también Springpad o OneNote facilitan esa labor. Te permiten extraer la información clave con la que trabajas y ponerla junto al resto de información útil que ya tienes, organizada por proyectos, temas o clientes, lo que tú decidas. Esto ante todo te brinda tres grandísimos beneficios:

Toda tu información útil (tanto profesional como personal) está centralizada en solo sitio. Donde sólo hay información útil.

Encontrar algún dato concreto para tu trabajo posterior es una operación más cómoda, ágil y agradable.

Permite reducir la dependencia del Email, porque la información que necesitas para trabajar ya no está ahí.

Este último punto es un beneficio que personalmente me encanta. Déjame ilustrarlo con una pequeña historia.

Hace poco, en un seminario que impartí en una empresa, pregunté lo siguiente: «Si vas a preparar una propuesta para un cliente, ¿qué necesidad tienes de dejar abierto el Email? ¡Ciérralo!» A lo que uno de los asistentes me contestó: «Es que precisamente en el Email tengo la información que necesito para elaborar esa propuesta».

Así es. Como casi todo el mundo tiene la información que necesita para trabajar en el Email, pues se ven obligados (claro) a tenerlo abierto para recuperar, copiar o consultar cualquier dato. ¿La consecuencia? Tenemos un ojo en la tarea y otro en el Email, en los correos que llegan, en el notificador, en leer y responder nada más entra algo… Al final, desencadena todos los problemas habituales del chequeo constante: multitarea, distracciones, pérdidas de tiempo…

Nunca como ahora había sido tan fácil dejar de utilizar el Email para almacenar información útil. Porque esas aplicaciones que mencionaba (y alguna otra que hay por ahí), hacen que la clasificación, consulta y utilización de toda la información útil que un día llegó por el Email, sea algo cómodo y rápido. Y desde cualquier lugar y dispositivo.

La clave para mí es esta: cuando llegue información útil por Email… sácala de ahí.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • kNo

    El problema viene cuando tienes años de correo almacenados. Su tuvieses que procesar todo ese correo para extraer la información relevante, te arruinarías. Sin embargo, ti que no veo chino tu al demonio en cada email, creo que se puede utilizar para almacenar información de forma productiva: primero porque si tienes una buena organización y un buen sistema de filtros puede ser tan sencillo de encontrar algo como en esas aplicaciones comentas,y segundo porque existe Google desktop que busca de una forma fantástica en tu correo electrónico (además de en el resto de tu equipo)
    Un saludo

    • Claro que no hay que ponerse a extraer lo de años atrás, no lo he sugerido en ningún momento. Ignóralo y céntrate en los proyectos actuales. Para mí sólo hay una cosa peor que perder el tiempo en el Email… y es perder el tiempo organizando el Email.

      Para mí, el beneficio mayor de sacar la información del Email, no es encontrar información, sino tenerla junto a otra, centralizada, y sobre todo empezar a cortar la dependencia y tenerlo todo el día abierto. Por eso me he parado al final a destacarlo.

  • Flames

    Voy a utilizar desde ahora el EVERNOTE para eso. Ayer ya se me planteó el “dónde guardo este e-mail”.

    Por cierto, el que a uno le “copien” debe de ser una buena señal. ;-)

    • Ése es justo un caso bueno. Cuando recibes “ese” email que sabes vas a tener que utilizar más temprano que tarde. La próxima vez que lo necesites lo tendrás junto a tu otra información: histórico, reuniones, notas personales, ideas… todo separado pero relacionado.

  • Roger

    O usar Gmail como gestor único del correo del trabajo. Así no necesito aplicaciones externas. Cuando tenga que hacer una presentación puedo recopilar fácilmente lo que quiero. De manera que necesito tener el Gmail abierto.

    • En esa aplicación externa puedes tener ideas para esa presentación, indicaciones de un cliente, notas de reuniones, ideas personales, histórico de acciones o cambios, listado de tareas, capturas de páginas web, urls interesantes… y además correos importantes. Todo centralizado. El Email es algo estático, tú no puedes añadir ni cambiar información.

  • Kairos

    Por primera vez no estoy de acuerdo con el gran Berto. Gracias a Thikwasabi y a su libro conseguí organizar tanto el correo (procesé y organicé más de 3.000 correos acumulados y sí que vale y mucho la pena el trabajo) como mi sistema de archivos digitales en el disco duro del PC.

    Después de este trabajo me he dado cuenta de que el archivo digital prácticamente no lo uso. Simplemente van a parar ahí los documentos originales que normalmente van como adjuntos a un correo. Y eso porque en algún sitio hay que guardarlos. Normalmente los mantengo mientras estoy trabajando en ellos en una carpeta llamada (cómo no) Bandeja de Entrada, posteriormente los archivo en su carpeta correspondiente. Pero si necesito revisar algo directamente acudo a Outlook.

    Será por el sistema que he empleado pero el correo se ha convertido en mi archivo digital. Creo que en GTD y en productividad en general hay pocas reglas universales, cada uno debe mantener aquello que le funciona. En mi caso mantengo eventos y vencimientos en el calendario, tareas en Nirvana y correos y documentos en Outlook. Y para mí funciona perfectamente. Y es algo paradójico pero se lo debo en gran parte a Berto:-D, pero pese a sus intentos no consigo sacarle el jugo a Evernote. En mi caso, creo que sacar mi correo a Evernote sería un trabajo añadido que no me aportaría nada.

    En Outlook mantengo en la bandeja de entrada temporalmente aquellos correos que necesitan acción. Normalmente no más de 25, excepcionalmente pueden llegar a 50, en todo caso un volumen razonable para encontrar cualquier cosa. El resto de correos van a su carpeta correspondiente. Mantengo una estructura de carpetas por Asunto, con una letra a continuación para su área de responsabilidad (solo tengo 4: FAMILIAR, PROFESIONAL, PERSONAL y RELACIONAL), y a continuación el nombre del asunto. Así todos los correos de cualquier área de responsabilidad están agrupados, y dentro de ellos cualquier asunto está ordenado por orden alfabético automáticamente. Para la mayoría de correos he creado reglas por lo que entran directamente a su carpeta correspondiente y solo abro fuera del tiempo de revisión que me he fijado los que pueden ser urgentes (profesionales), el resto solo los reviso en su momento. De un vistazo sé qué ha llegado, de qué área de responsabilidad y de qué asunto concreto y si puede ser importante o no. En la bandeja de entrada permanecen solo los correos que requieren acción o algunos que no tienen reglas porque deben ser procesados manualmente.

    Al contrario de lo que señala Berto esto me permite tener en Outlook tanto los documentos como correos con gestiones realizadas y poder revisar la cronología de un asunto con todas las gestiones y documentos relativos al mismo centralizados en un mismo lugar. Habitualmente esas carpetas no albergan más de 50 correos, un volumen manejable para encontrar cualquier cosa.

    Solo mantengo algunas carpetas con cientos de correos y solo en una ocasión me ha ocurrido no encontrar un documento adjunto. Para evitarlo aplico el siguiente “truco” que enlaza con lo que dice Berto: Outlook permite guardar no solo correos sino también documentos, basta con arrastrar el documento adjunto de un correo a la misma carpeta para que quede guardado como documento de Word, pdf, jpg o lo que sea. De ese modo en carpetas con cientos o miles de correos mantengo separados algunos documentos de forma que sea fácil encontrarlos.

    Por supuesto tengo respaldado el correo mediante un disco duro externo.

    A mí me funciona bien así.

    • Estupendo, si tú tienes tu sistema así y te funciona es genial. Al final todo se reduce a lo que le sirva a cada uno.

      Todo lo que escribo en este blog es para compartir mis experiencias y mis propias opiniones. Estas son mis ideas y lo que me funciona a mí, y lo que también aprendo de mi tiempo con otros profesionales :-)

      • Kairos

        Muy cierto. Y mi sistema es “hijo” tuyo curiosamente lo que te agradezco enormemente. Es una pena que no uses Outlook podría ser una buena serie de entradas las referidas a convertirse en Outlook-ninja.

        Es la primera vez que comento así que muchas gracias por todo el material del blog y por el libro. Últimamente veo que las entradas se espacian bastante, supongo que se debe a que te va muy bien como consultor, si es así, me alegro. Eso sí, espero con impaciencia que saques nuevo material como libro o ebook. Saludos cordiales.

  • Kairos

    Upss! siento el tocho que me he marcado… Espero que le sirva a alguien….

  • Excelente Berto. No hay que perder de vista que el e-mail ES una bandeja de entrada igual que un buzón físico. Si por las mañanas abriésemos cartas y las dejásemos ahí porque son importantes y no podemos hacerlas, no conservamos tanto cosas útiles como inútiles y aún encima de vez en cuando nos enviamos cartas a nosotros mismos con información sensible, entonces, tendríamos la maravillosa piscina de caos que es el e-mail hoy en día. Un saludo

    • Tienes toda la razón, yo lo veo como tú. Gracias!

  • JC

    Berto, totalmente de acuerdo. Es importantísimo sacar la paja del trigo del email. Lo que hago en mi caso es que si la información es lo suficientemente relevante como para tener que ser guardada porque la puedo usar, la envío muy rápido a mi sistema de archivos.

    Lo de “Información relevante” no es un dato menor. Tengo que estar convencido que la información me sirve. Si no, se queda en el email. Lo que hago es copiar el mensaje así como está en la carpeta del proyecto correspondiente (queda como .msg). Así el pedido del cliente, solo requiere un doble click y “vuala”, lo tengo disponible.

    Cuando tengo dudas, lo que estoy haciendo es “marcar” el correo. Le pongo una bandera, y lo dejo en la pila general. Así, cuando tengo que hacer una búsqueda restrinjo un poco más el universo de material a revolver. De esa manera me evito tener que archivar y elegir donde poner material que muchas veces puede resultar excesivo guardar. Así he ganado muchísimo tiempo.

    Saludos.

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Hay un tiempo para todo

    • Pues sí, lo mejor es pasar sólo una vez por cada email. Un email –> una acción.

  • Me llama la atención que utilices Evernote. Intento usar esa aplicación más a menudo pero aún no le he cogido el gusto. ¿Puedes dar algún consejo de cómo extraer info del email y enviarlo a Evernote? ¿Re-envías el e-mail tal cual o haces una pequeña edición?

  • Rafael Hernampérez

    En mi trabajo, el email es la columna vertebral de todo, y estamos más tiempo justificando con tal o cual email que en las tareas en sí. Eso es cultura de empresa, y no se puede escapar a su influencia.

    En mi caso, organizo el correo por carpetas, teniendo clasificados los correos relacionados con las tareas y su estado: HECHO, EN CURSO, EN ESPERA… Va bien, pero no es la panacea, y rindo mucho mejor que compañeros que tienen cientos y miles de correos.

    En mi caso, en mi correo de Gmail, todo el correo masivo lo filtro automáticamente para que no ocupe en mi bandeja de entrada, y luego lo miro cuando tenga tiempo y ganas. En mi bandeja de entrada solo me entra el correo de los remitentes que me interesan, e incluso así, ya tengo el hábito de borrar sin abrir todo aquel correo que no me interesa con sólo mirar el asunto o si lleva adjuntos, pero eso requiere determinación, y la verdad es que aprendí, después de mucho tiempo, que mirar correos graciosos de amigos terminaban robándome mi tiempo, y aunque sean “molones”, mi tiempo vale más.

    Hace un par de días vi tus vídeos sobre GTD y me enamoré de ellos, pues son muy sencillos, útiles y de sentido común. Hasta el momento estaba usando ToodleDo como herramienta de gestión de tareas. Tiene toda la información que puedo necesitar para mis tareas (tags, carpetas, contextos, prioridad, fecha inicio y vencimiento, descripción, alarmas…), pero no gestiona ni conlleva un sistema: lo usas con tus hábitos, sean buenos o malos.

  • Manuel Jacinto Flores

    Hola Berto, desde hace mucho sigo tu página, y me encantan los temas que abordas, algunas de tus propuestas las eh puesto en práctica y me han ayudado muchísimo para mejorar mis hábitos y mi desempeño laboral. Gracias a este articulo me he dado a la tarea de borrar emails que he tenido almacenado en mi correo, son correos que ya no utilizo pero que en su momento no los borré y se fueron almacenando, y otros correo que he almacenado por simple “sentimiento” jeje, porque algunas fueron conversaciones con personas muy queridas por mi pero que en realidad no aportaban nada interesante y estaban abultando mi correo, así que ahora he tomado valor para vaciar todo el correo innecesario, y los correo con notas importantes las he mandado a evernote donde he catalogado todo.

    Por fin tengo un correo decente, sin correos innecesarios.

    Ahora solo me falta leer tus temas sobre cómo preparar reuniones efectivas, creo que estoy un poco débil en esas cosas, sobre todo porque a veces convoco a reuniones y siento que no llegamos a acuerdos concretos. Así que me pondré mano a la obra a leer lo que has comentado sobre eso.
    Gracias.