Mis 3 reglas de oro para disparar tu Organización

A menudo me encuentro con personas descontentas con su Organización. Casi todas dicen y se amparan en la frase “soy un desastre total” para no intentar, ni lo más mínimo, un pequeño cambio que suponga una gran mejora. Y ésa es la clave: no hay que volver a nacer para mejorar las cosas. Basta con realizar algunos pequeños cambios.

Ser “organizado” no tiene nada que ver con ser un maniático, un robot automatizado o verse sometido por rutinas aburridas. Consiste en aprovecharte de una serie de sencillísimos y prácticos hábitos que te hacen la vida y el trabajo mejor. Por ser organizado no hay medallas pero sí grandes premios: cada día eres más eficiente, te anticipas a los problemas, te vuelcas en las cosas importantes, no te rompes la cabeza con tonterías y haces más en menos tiempo.

Tres son mis hábitos-reglas favoritos para empezar a construir una sólida Organización Personal. Y empezar con ellos no puede ser más fácil. Siempre que quieras, claro está.

1Planificar

Que esta palabra no te eche para atrás. Para “planificar” no hay que ser un fenómeno jugando al Stratego ni un friki de los detalles. ¿Alguna vez has hecho una fotografía? Pues en eso consiste planificar. Es tan sencillo como componer la escena, encuadrar y disparar la foto de todo lo que tienes por delante, para distribuir mejor tu tiempo, tus tareas, tus recursos.

Planificar es buenísimo. A mí personalmente no me gusta nada hacerlo pero me encantan los resultados que me da: esquivas dificultades y obstáculos, detectas (y separas) las tareas más importantes de las pequeñas, y empiezas a trabajar con más ritmo e intensidad. Esa “foto” que tú mismo compones es como el mapa del camino que tienes que recorrer: todo está más claro y avanzas con más agilidad y seguridad.

Tres pistas elementales para conseguir una buena planificación:

  1. Diaria y Semanal. Cada día haz la foto del día siguiente. Destina los últimos 10-15 minutos de tu jornada para componer el mapa del día siguiente. Y los viernes, a última hora, organiza y distribuye las tareas, actividades, compromisos, eventos y citas de la semana próxima. No lo tomes como una “molestia” sino como parte del éxito el día o de la semana siguiente.
  2. Constancia. Los resultados de una buena planificación se ven con la regularidad y un ritmo constante. Para conseguirlo fija en tu agenda momentos para esa planificación. Como si de una reunión inamovible se tratara, ponlo así: cada día de 18:45-19:00 hago la planificación de mañana. Y cada viernes, de 18:45-19:00 la de la semana que viene.
  3. Herramienta. No te compliques la vida con software demasiado avanzado. Hay trillones de aplicaciones chulísimas que no valen para nada. Empieza por algo que no te cueste: un trozo de papel. Luego ya irás viendo tus necesidades.

2Capturar

Piensa unos momentos en un día normal tuyo. En tu trabajo y en tu vida personal se generan montones de tareas, datos, noticias… información en general. ¿Dónde pones todo eso? Tener un lugar-herramienta que centralice toda esa información te facilita las cosas y dispara tu capacidad de organización. A la hora de encontrarlo o a la hora de planificarlo, apenas necesitas unos segundos para volver sobre ello.

Algunas personas utilizan una sencilla libreta (o la clásica Moleskine) y otros una aplicación (tipo Evernote) que tienen sincronizada entre sus ordenadores y su móvil.

Elijas lo que elijas, yo te recomiendo seguir estas tres pistas elementales para una buena captura:

  1. Agilidad. Anotar o recoger cualquier cosa en tu sistema de organización tiene que ser muy rápido y muy cómodo. Que casi no te cueste esfuerzo y por supuesto que no te de pereza hacerlo.
  2. Movilidad. Tiene que ir contigo porque la necesidad de anotar o consultar algo puede surgir en un taxi, en una reunión o frente a tu monitor.
  3. Estructura. Tareas, datos, detalles, enlaces… Mantener una mínima estructura coherente y sencilla, y saber buscar bien, es imprescindible para volver con rapidez sobre toda esa información. Asegúrate que tu sistema de captura garantiza todo ello.

3Simplificar

Yo desde pequeño fui un desastre organizativo. Todo manga por hombro y todo a última hora. Empecé a cambiar hace no mucho, y aunque me queda mucho camino por recorrer, mi Organización de hoy en día me permite hacer más cosas con menos esfuerzo. Me ha hecho mejor.

El verdadero cambio lo noté cuando me tomé en serio eso de “simplificar”. Esto es, prescindir de lo que sobra para volcarme en las cosas que más y mejores resultados me dan.

Tres pistas elementales para lograr una buena simplificación que refuerce tu Organización:

  1. Puesto de trabajo. Tu mesa, tu ordenador, tu entorno de trabajo son clave a la hora de encontrar esa eficiencia organizativa. Ten a mano lo que más utilices y quita del medio el resto; utiliza un rincón (bandeja o caja) para todos los documentos que entran; y almacena o tira (recicla) todo lo que no valga. No tengas compasión.
  2. Herramientas. Probamos, instalamos y utilizamos montones de utilidades y aplicaciones. ¿Todas te valen? ¿Todas te sirven para algo? En lugar de aligerarnos el trabajo ellas mismas son un trabajo. Sé consecuente y actúa así: a) prescinde de aquéllas que no te sirvan de verdad; b) unifica todas las que puedas en una misma; c) piensa que menos es mejor y si no suma, entonces resta.
  3. Tareas y Compromisos. El que cada día tengas que “jugar al Tetris” muchas veces tiene que ver con un exceso de grasa en forma de tareas y compromisos que te vuelven más lento y torpe y te complican la existencia. Simplificarlos (reduciendo, comprimiendo o eliminando) supone mejorar tu Organización y centrarte en las actividades más relevantes.

¿No sabes por dónde empezar? ¿Tres reglas te parecen demasiadas? Entonces empieza por una Planificación diaria y sigue con el resto. Sin prisas. Hoy mismo empieza a desarrollar el hábito de planificar cada día y poco a poco irás viendo los resultados. No tengas prisa por mejorar porque tienes mucho tiempo por delante.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • David

    ¿Alguna aplicación sencilla y recomendable para hacer calendarios?

    Gracias!

  • Rafa

    Google calendar. Desde que lo utilizo unido a la potencia que ofrece gmail, mi capacidad de organizarme se ha visto aumentada exponencialmente.

  • Sabiopelotas

    Lo de la planificación ya me lo sé. Y sé lo importante que es. Pero a primera hora de la mañana me resulta muy complicado, porque la marabunta del diá a día me obliga a ponerme con el apagado incendios. Y a última hora de la tarde… A ultima hora de la tarde no tengo la cabeza para planificaciones.
    No sé los demás, pero yo para planificar necesito tener el coco despejado y estar rebosante de energía. Por la tarde a última hora lo que quiero es irme a casa y suelo estar procrastinando como un campeón.

    Pero haré un intento.

    • Prueba a diferentes horas. No hay una regla única para todos. Más importante que la hora en la que lo haces es hacerlo.

    • rafael8a

      con respecto a loq dice
      Sabiopelotas
      me sucede algo parecido.
      Es por ello q despues de la rutina diara de recien levantado
      (hacer cafe, poner a cargar la pila de los gadgets, etc)
      la 1ra tarea al pasar al area de oficina es hacer la agenda
      del dia siguiente.
      Empiezo por revisar q quedo pendiente del dia anterior
      y lo re-agendo, y en general me siento mas ordenado y
      productivo de esta manera.
      Quizas eso te ayude tambien a ser mas organizado y
      preventivo y a que menos fuegos aparezcan.
      Saludos.

  • Alex

    Qué bueno que eres Berto! Me ha encantado el artículo, como casi todos tuyos! Gracias!

  • No sé porqué, al ver la fotografía de este artículo me ha venido instantáneamente a la mente la frase de Berto: “Cada calcetín en su cajón”…

    Respecto al software estoy completamente de acuerdo con Berto: simplificar al máximo y no cambiar si lo que utilizamos (aunque sea papel) nos funciona. Se pierde mucho tiempo y energías probando y aprendiendo a manejar programas nuevos que a menudo aportan muy poco o nada a nuestra productividad.

    • rafael8a

      Coincido. Hay muchos software de donde escoger.
      Y c/ vez salen mas y mas.
      En otro post vi q alguien comento q con outlook y
      un smartphone le es suficiente. Para mi tambien.
      Creo q lo clasico se termina imponiendo:: el outlook
      no es mas q una agenda donde apuntar inicio y fin
      de las actividades, recordatorios, y permite tambien
      anotar tareas, etc.
      En fin q para estar organizado es mas q suficiente.
      Aparte las aplicaciones online van y vienen, como Xmarks
      por ejemplo.

  • Empecé a recopilar con sencillos papelitos, pero me di cuenta de que debía buscar un lápiz y el papel.

    Ahora recopila con una pequeña grabadora digital. Aunque tengo un teléfono que también tiene esa función la grabadora me ha simplificado mucho el tema de recopilar. Desprotejo (hold), aprieto el botón, grabo y vuelvo a proteger.

    Utilizo mensajes cortos, más adelante, proceso en RTM y ya concreto.

    La utilización de la grabadora me permite recopilar en movilidad, no tardo más de 3 segundos de información valiosa. Una idea, una pista. Hacia las 6 am proceso y jerarquizo las tareas. Preparo el día, después en la ducha suelo hacer una foto de las tareas claves. Más tarde salgo de casa con no más de 3 objetivos en la cabeza y una larga lista de tareas jerarquizadas en un papel impreso.

    Lo de planificar lo hago a más largo plazo, con vistas a la semana entera.

    Por último, el día que decidí simplificar mi mochila se vació de papeles y de DVDs que cargaba por si a caso. Me dí cuenta de cuanto esfuerzo había hecho sin ser estrictamente necesario.

    Gracias Berto por la información siempre tan valiosa y estructurada. Después de leer tu libro todo se ve un poco diferente, aunque, progresar fácil, fácil no es, aunque lo parezca al principio.

  • Estimado BErto.
    Desde que leí tu libro y tu blog me asalto una duda que me gustaría que me resolvieras. ¿ eres usuario de iPhone? Y si es así que opinas sobre este teléfono y como puede ayudar en la productividad?

  • Alfredo

    Felicidades Beto es un excelente sitio y te ayuda bastante en tu día a día.

  • La teoría de cómo organizarse es fácil y bastante conocida, lo difícil como siempre es llevarla a la práctica e incluirla de una manera SISTEMÁTICA en nuestra rutina diaria. Ahí suele estar el secreto, en utilizar las cosas que sabemos que funcionan y en ponernos alertas por si se nos olvida.
    También es importante a la hora de organizar la agenda el fijar prioridades y distinguir lo importante (que añade valor o reporta ingresos) de lo urgente (que suele ser inmediato pero que no siempre aporta y se puede hacer más tarde, delegar o no hacer).

  • carlos

    a mi el punto de tener el puesto de trabajo organizado me es fundamental. Si no me agobio y como que hasta me da pereza empezar. Creo que si lo tengo ordenado me organizo mejor.

    Por ejemplo, tenia un lapicero con 20-25 bolis diferentes. Para que? si siempre uso los mismos, un boli , un lápiz y un rotulador !! Y eso es lo que tengo ahora.
    Con las aplicaciones, programas e informaciones he hecho lo mismo porque creo que es extrapolable perfectamente.