Si te agobia una Lista de Tareas muy larga, recórtala así

Imagina el día en el que ves tu lista de tareas y el alma se te cae a los pies. ¡Es kilométrica! No tienes ganas, no sabes por dónde empezar o estás desconcentrado. Es tanto lo que tienes que hacer que no terminas de arrancar, los minutos pasan y tú empiezas a agobiarte. ¿Cómo empezar a hacer tareas cuando tu lista es tan grande?

Para esos días (y para otros) puedes utilizar una técnica o una estrategia que da resultados sorprendentes. Consiste en utilizar una lista alternativa o la “Lista B” de tareas. Y lo que vas a hacer con ella es engañar a tu mente, ponerte en marcha y empezar a hacer y terminar tareas. Justo lo que necesitas.

En ese momento tu mente no para decirte cosas como «mira todo lo que tienes que hacer», «no vas a poder con todo», «no te va a dar tiempo» y mensajes “positivos” de ese estilo. La sola visión de la lista hace que te veas incapaz. Pero es sólo un espejismo. Naturalmente que puedes con eso y con más. Sólo que con la llave en la mano todavía no has encontrado la cerradura.

La lista alternativa o Lista B de Tareas consiste en una versión muy reducida de la lista de (todas) las cosas que tienes que hacer hoy. Es una versión extra delgada más manejable, más asequible y menos intimidatoria. En la práctica actúa como un regate a tu mente, una forma de sacudirte el drama y de ponerte de una ***** vez con tus tareas.

¿Cómo trabajar con ella?

[PASO 1] Vuelve sobre la lista principal de tareas (vamos llamarla “Lista A”) e identifica tres tareas (atención, sólo tres) que por su impacto e importancia debas hacer antes que las otras, en primer lugar. Bien, a continuación sácalas de ahí y anótalas en la Lista B.

[PASO 2] Aquí viene lo importante. A partir de ese momento, no tienes que hacer 15, 20 ó 30 cosas sino sólo esas tres tareas. Ése es tu trabajo hoy. Aquí y ahora ésas son tus únicas tareas. Así que debes borrar inmediatamente de tu mente todo lo demás… porque desde ese instante ¡no existe!

Y ahora que sólo tienes tres tareas por delante, ponte en marcha cuanto antes. Empieza sin perder tiempo por la primera pero en la convicción absoluta de que sólo tienes que hacer tres tareas. (Huelga decir que debes hacer esas tres tareas de una en una, nunca las tres a la vez :-)

[PASO 3] Cuando hayas completado las tres primeras tareas regresa a la Lista A, la lista original con el resto de tus tareas pendientes. Rescata otras tres tareas (en función de su prioridad, importancia…) y anótalas una vez más en la Lista B. A partir de ese instante lo único que tienes que hacer de verdad, tu misión, son esas tres nuevas tareas.

[PASO 4] Poco a poco, y ante tu propia sorpresa, te verás a ti mismo avanzando y terminando una lista que parecía inabarcable e inacabable. Aprovecha el tirón productivo. Vete sacando más tareas de la Lista A → Lista B pero siempre en bloques de sólo tres tareas. No te embales, no caigas en la tentación de añadir más. Tres es el número perfecto.

[PASO 5] Descansa. No olvides hacer descansos periódicos cada cierto tiempo. Eso garantiza tu atención primero y tu concentración después. Sin eso no hay tareas ni lista ni nada.

Beneficios para ti

La Lista B no sólo vale para los días en los que estás desconcentrado, desganado o cuando no sabes por dónde o cómo empezar. Es una medida eficaz cuando te enfrentas a toneladas de cosas por hacer aun cuando tienes ganas de hacerlas. En la práctica te proporciona multitud de beneficios productivos que se encadenan en una tacada, como si se tratara de una carambola…

  • Empiezas a trabajar y echas a andar ya.
  • Aumentas tu Concentración y capacidad de atención.
  • Ganas más ritmo y agilidad de trabajo.
  • Cierras antes las tareas y ves antes resultados.
  • La satisfacción de ver resultados te anima a continuar.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Buena técnica. La pondré en práctica. Pero, ¿qué hago si lo que tengo son 5 proyectos a la vez y todos son para ya????

    ¡Qué agobio!

    • Puedes probar a cambiar de trabajo… o planificar por semanas y días, trabajar por bloques y proyectos, reducir tareas periódicas (diarias que consumen un huevo de tiempo), entre otras medidas.

  • Isabel Coslada

    Parece interesante. Gracias y lo probare en cuanto pueda!

  • Jorge

    ¡Divide y vencerás!

  • Juan Varios

    A veces flipo con tus consejos, por lo buenos, lógicos y simples que son a la vez. Gracias Berto.

  • Hola Berto,

    Excelente solución a los bloqueos mentales de ciertos días, pero ¿y cuando esas “3” tareas son largas y eso provoca desasosiego o desanimo a la hora de enfrentarlas por no ver resultados más o menos inmediatos?

    Saludos

  • Personalmente, yo uso muchas veces eso de “ahora no toca” (siempre y cuando esté reservado un momento para hacerlo después) y es muy positivo eso de separar las tareas y “parcelarlas”.
    Lo que propones es muy interesante, pero tiene un peligro o al menos a mi me lo parece. El punto que quiero resaltar es que, o delimitamos los tiempos, o nos puede faltar día porque las cosas tienen la maldita mania de expandirse como si fueran gases y utilizar todo el espacio que hay (o el tiempo en este caso)
    Aún así, animo a la gente a probar lo que comentas.
    Muchas gracias y un saludo.

  • al

    Hace ya un tiempo comentaste esta técnica en el curso, coincidió con un época en la que yo estaba más “dispersa” de lo normal…y la verdad es que funciona. El agobio se reduce al ver menos tareas, es como si te pareciera más abarcable y eso te motiva a ponerte.
    Como siempre..gracias Berto!!

  • No entiendo como he podido vivir sin tu blog hasta el dia de hoy! :)

    Gracias!

  • eva

    Muy buenas,

    Me parece una táctica interesante. Así vas haciendo cosas de forma prioritaria. Como apuntaba un comentario anterior, delimitando en le tiempo, concretando plazos de entrega.

    Esta táctica se enseña también en los curso de formación de la consultoria Otto Walter, y , junto con otras cosas, la verdad es que resulta útil.

    Saludos

    eva

  • Igor

    Gracias por tus consejos. La verdad es que he llegado d casualidad a tu blog y has captado mi atención. Quizás ponga en práctica el método para valorar resultados!
    Gracias!!

  • Hola!
    Desde hace mucho tiempo he revisado tus consejos, ya que un amigo cercano lo recomendó y la verdad es que no me arrepiento. Los consejos son excelentes, muchos de ellos los he practicado y me ha resultado productivo.
    Saludos.

  • Andres

    Berto yo practico algo similar. Solo que tengo “iconos” o identificadores que marcan la prioridad en una “lista A” (única). Primero identifico las mas urgentes y que no son correlativas de otras. Luego las importantes que son correlativas. Y así hasta que algunas quedan sin marcar (las menos urgentes). Hago nubes, grupos, “niveles” de subrayado, con lápiz y/o birome, etc… cualquier método que sirva para crear la impresión a la vista de que son pequeños módulos de tareas.
    Arranco con las de mayor prioridad. Luego voy tachando con algún color las tareas realizadas, pero siempre que se entienda lo que decía, esto causa bienestar y ganas de seguir al ver que vas logrando ciertos avances.
    Es importante nunca pasar en limpio la lista original, que se vea así, sucia, arrugada y con garabatos, esto denota que has trabajado en ella.
    Y así, con pequeñas metas y sus pequeñas satisfacciones a corto plazo, llegaremos a una gran, enorme, interminable… lista de tareas tachadas por completo.
    Saludos y como siempre, sus consejos son imprescindibles.

  • carlos

    Hoy es un día de estos para mi, hasta me daba pereza leer esta web (cosa nada habitual), pero tienen toda la razón, así que voy a hacer al menos las 3 primeras.

    Gracias

  • Gonzalo

    Hola Berto:

    Rebuscando por la web he encontrado este gesto de tareas multiplataforma, que es precisamente lo que estaba buscando, un sencillo gestor que pueda sicnronizar entre mi sobremesa, portétil, iPad y teléfono Android. Tiene buena pinta, échale un vistazo y ya me cuentas…

    https://i.doit.im/

    Un saludo

  • Jvi

    Genial idea la lista B de tareas, lo difícil es saber qué 3 tareas debes elegir, yo creo que hay que hacer un compromiso entre importancia/duración de la tarea, si pones primero tareas más breves, la lista A va reduciendose más rápido y eso sube moral, aunque tampoco puedes dejar las tareas más importantes para el final…