Priorizar es pensar y distinguir

Uno de los problemas que más me plantean en mis cursos y seminarios es la dificultad para organizar y planificar todo lo que hay que hacer en el día. Cómo priorizar tareas. Lo que significa fijar un orden y sobre todo un momento a la hora de hacer las cosas. Todo empieza un poco más atrás: para priorizar primero hay que saber distinguir las tareas.

La expresión «Hoy tengo que hacer mil cosas» además de una frase hecha esconde un problema de fondo en el que caen muchos profesionales: creemos que todo lo que hay que hacer es igual. Nos cuesta distinguir las tareas y las metemos todas en el mismo saco. Las tratamos por igual.

La consecuencia es que las priorizamos en función de cualquier criterio menos los más importantes: qué me pide cada una (Exigencia) y qué me va a dar (Resultados).

Tipos de Tareas

Fíjate, en tu trabajo tienes muchos tipos de tareas. Todas distintas, todas te exigen cosas distintas y todas te dan cosas distintas.

Tipos de Tareas

Esta diapositiva pretende mostrar dónde está el “solomillo” de tu día, de tu Productividad diaria. Principalmente en los proyectos a medio y largo plazo y las tareas Clave del día. Luego, todo lo demás, aunque haya que hacerlo, tiene mucha menos importancia para ti y los demás.

Si alguien alguna vez te recuerda como un excelente profesional, será por lo bien que consigues priorizar tareas resolviendo aquellas que figuran en la parte alta de la imagen. Lo demás, lo de la mitad hacia abajo, son cosas que todo el mundo olvida minutos después de terminarse. Saber priorizar significa volcarse en las tareas inolvidables.

No obstante, en el mundo real, no lo hacemos así. Empieza el día y la estrategia es: “tiro palante a ver qué tal se da el día”. La principal consecuencia de trabajar sin distinguir tareas o priorizándolas mal (es lo mismo) es que maltratamos el corazón de nuestro trabajo. Y luego nos quejamos amargamente porque trabajamos como burros pero los resultados no llegan.

¿Y cómo priorizar tareas al organizar?

Para mí todo empieza así: distingue las tareas, ponles nombre y apellidos, márcalas con una etiqueta. Identifica en primer lugar aquéllas más calientes (exigencia+resultados) y sobre todo sepáralas del resto. Las cosas complementarias y menores no pueden bajo ningún pretexto entorpecer a las primeras.

Para priorizar bien hay que tener claro qué es, qué te pide y qué te va a dar cada tarea que tienes delante. Para priorizar hay que hacerse preguntas y no actuar a lo loco. Para priorizar hay que pensar.


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