Priorizar es pensar y distinguir

Uno de los problemas que más me plantean en mis cursos y seminarios es la dificultad para organizar y planificar todo lo que hay que hacer en el día. Cómo priorizar tareas. Lo que significa fijar un orden y sobre todo un momento a la hora de hacer las cosas. Todo empieza un poco más atrás: para priorizar primero hay que saber distinguir las tareas.

La expresión «Hoy tengo que hacer mil cosas» además de una frase hecha esconde un problema de fondo en el que caen muchos profesionales: creemos que todo lo que hay que hacer es igual. Nos cuesta distinguir las tareas y las metemos todas en el mismo saco. Las tratamos por igual.

La consecuencia es que las priorizamos en función de cualquier criterio menos los más importantes: qué me pide cada una (Exigencia) y qué me va a dar (Resultados).

Tipos de Tareas

Fíjate, en tu trabajo tienes muchos tipos de tareas. Todas distintas, todas te exigen cosas distintas y todas te dan cosas distintas.

Tipos de Tareas

Esta diapositiva pretende mostrar dónde está el “solomillo” de tu día, de tu Productividad diaria. Principalmente en los proyectos a medio y largo plazo y las tareas Clave del día. Luego, todo lo demás, aunque haya que hacerlo, tiene mucha menos importancia para ti y los demás.

Si alguien alguna vez te recuerda como un excelente profesional, será por lo bien que consigues priorizar tareas resolviendo aquellas que figuran en la parte alta de la imagen. Lo demás, lo de la mitad hacia abajo, son cosas que todo el mundo olvida minutos después de terminarse. Saber priorizar significa volcarse en las tareas inolvidables.

No obstante, en el mundo real, no lo hacemos así. Empieza el día y la estrategia es: “tiro palante a ver qué tal se da el día”. La principal consecuencia de trabajar sin distinguir tareas o priorizándolas mal (es lo mismo) es que maltratamos el corazón de nuestro trabajo. Y luego nos quejamos amargamente porque trabajamos como burros pero los resultados no llegan.

¿Y cómo priorizar tareas al organizar?

Para mí todo empieza así: distingue las tareas, ponles nombre y apellidos, márcalas con una etiqueta. Identifica en primer lugar aquéllas más calientes (exigencia+resultados) y sobre todo sepáralas del resto. Las cosas complementarias y menores no pueden bajo ningún pretexto entorpecer a las primeras.

Para priorizar bien hay que tener claro qué es, qué te pide y qué te va a dar cada tarea que tienes delante. Para priorizar hay que hacerse preguntas y no actuar a lo loco. Para priorizar hay que pensar.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Gracias, me ha encantado. Este tipo de entradas y la lógica y sencillez de tu exposición me resultan tremendamente útiles. Pero qué difícil aprender a identificar dónde o con cuál de esas etiquetas defino cada tarea. Esa, creo yo, que es también la diferencia. Hacerlo requiere cierto grado de listura y entrenamiento.
    Son importantes esas tareas que dan más y menos cuestan en tiempo y esfuerzo. Pero tambien las que no hacer incrementarán enormemente la lista de otras nuevas. Un saludo

    • Gracias Sonia! Cada vez estoy más convencido que la verdadera Productividad está detrás de las cosas más elementales y obvias. Son las primeras que olvidamos o pasamos por alto en el día a día.

      Personalmente estoy empeñado en comunicar y contar este tipo de “pequeños” detalles. Cuando he conseguido mis mejores resultados personales ha sido retocando las tuercas más pequeñas.

  • Gracias por el post Berto, me gusta que empieces a usar ilustraciones propias ;-)

    Es algo en lo que todos flojeamos creo (yo al menos) por no establecer una rutina de enfoques todos los días (y a ver qué tal el de acción!), especialmente por la mañana teniendo claro qué vamos a tener por ahí…

    Un saludo!

  • Aquí entra en escena el enfoque y saber tomar las decisiones adecuadas en cada momento. Esta tarea importante en este momento, esta otra menos importante en ese otro y dejar huecos suficientes en la agenda para los inevitables imprevistos.

    Gracias Berto por esta excelente entrada.

  • Miguel

    Me sangra la cabeza…
    Cada vez que leo un post tuyo, tomo carrera hacia la pared mas lejana, me inclino y corro hacia ella.
    No estoy culpándote por mi sangrado, sino agradeciéndote! ; )
    Gracias por enésima vez!

    • Qué susto me has dado! :-))))
      Me alegro mucho que esto que escriba te aporte cosas, gracias!

  • Pablo L

    Nunca más cierto aquello de el sentido común es el menos común de los sentidos.

  • Una vez más Berto, consigues hacer evidente lo complicado y enfocas a cada vez un punto muy concreto. Y además de lo que todo el mundo ve te felicito por tu dominio de los detalles. Desde el minimalismo de tu imagen, pasando por la brevedad del artículo y el muy logrado título hasta la magnífica selección de la negrita. Puede que todo eso no se perciba a simple vista pero te aseguro que este artículo es un gran trabajo en muchos sentidos. Felicidades porque eres todo un ejemplo a seguir.

    Un saludo.

    • Vaya, pues muchas gracias Iago. Me alegro mucho que te haya gustado :-)

  • JC

    Excelente Berto, como siempre. Todo lo que ayude a tomar decisiones para la priorización de tareas es necesario. No se puede organizar algo sin decidir que va primero.

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Planificación – Planes vs Realidades

  • Repito todos los aspectos positivos de todos los comentarios de este post. Me ha encantado: exigencia – resultados. Gracias Berto

  • Estoy totalmente de acuerdo pero a mi se me plantea un problema de prioridades, entre productividad y ética. Me explico, soy consultor de un distribuidor Gold de VODAFONE, lógicamente tengo objetivos que cumplir y esa es mi prioridad y todo lo que me rente y sea productivo para tal fin es mi prioridad en el día. Me establezco dos tardes a la semana para incidencias pero nunca consigo cumplirlo. El 95% de las incidencias que tengo afectan seriamente a la economía de mi cliente y no son culpa mía. Cada incidencia de este tipo me lleva casi una hora tramitarla y no me reporta absolutamente nada salvo mi satisfacción personal del trabajo bien echo, pero ni me renta en mis objetivos y nunca lo agradecen los clientes, pues consideran que fue culpa mía y por consiguiente el responsable de solucionarlo. Así que al final mezclo tareas y voy literalmente…. Loco.

    • Hola Hector, he leído tu comentario y me ha parecido muy interesante. Permíteme que te dé mi humilde punto de vista al respecto.

      El trabajo honrado y bien hecho SIEMPRE triunfa. Quizás no a corto plazo. Quizás (pongámonos muy, muy negativos) nunca se reflejará en tu cuenta corriente, pero como bien dices la SATISFACCIÓN PERSONAL del trabajo bien hecho no tiene precio, y te aporta cosas que el dinero no.

      Yo también trabajo atendiendo a clientes y arreglando marrones con frecuencia. En ocasiones los marrones no son culpa de la empresa y en ocasiones sí. En todo caso me esfuerzo también por atender lo mejor posible al cliente y solucionar su problema. Es cierto que muchos clientes no agradecen nunca, pero hay otros que sí, incluso te reconocen la eficiencia en la gestión por email. Muchos aunque no respondan se quedan con la sensación de que “allí me solucionaron el problema y me trataron como una persona y bien”. A mi eso ya me satisface. A medio y largo plazo significa una sensación de confianza y seguridad que repercute en cierta fidelización por parte del cliente y en aumento en las ventas.

      Un abrazo.

  • Excelente artículo Berto! Los mejores perfumes van en pequeños frascos…

    La verdad es que muchos tenemos claro el criterio para priorizar nuestras tareas en función del resultado esperado, lo difícil es ponerlo en práctica en el “campo de batalla”, es decir, acordarse de esto antes de decidir cual es la siguiente acción.

    Entiendo que la clave está en adquirir el hábito, pero al principio es difícil ponerlo en práctica…

    ¿Alguna sugerencia?

  • Gracias José Ramón ,

    Opino que tienes toda la razón, por ese motivo sigo cayendo en lo mismo día tras día. El trabajo bien hecho realiza. Ahora bien, los objetivos debo alcanzarlos o mis superiores me lo recrimiaram.

    Un saludo…

  • Muy bueno el artículo…..muchas veces por no saber gestionar nuestro tiempo nos ahogamos en un vaso antes de comenzar el día, cuando deberíamos ver el vaso medio lleno. Saludos,